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CURSO CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS PPC ANO 2014
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Sistema de Informações Gerenciais DOCENTE Ricardo Brito da Silva TURMA 5°CCN-1 / 4°ADN- Banco de Dados, Informações Estruturadas e Não Estruturadas Banco de Dados Um dos conceitos mais importantes para a análise de sistemas de informações e, consequentemente, de um sistema de informação contábil, é o entendimento do conceito de banco de dados. Conforme Bio, banco de dados é um “conjunto de arquivos estruturados, não redundantes e inter-relacionados, que proporciona uma fonte única de dados para uma variedade de aplicações”. O conceito de banco de dados implica no armazenamento de informações de forma estruturada para acesso variado. Nesse sentido, quando, por exemplo, da formatação do lançamento e das contas contábeis dentro de um sistema de contabilidade, será necessário ter em mente que as informações contábeis deverão ser armazenadas no sistema de informação contábil sob a forma de banco dados. Assim, tanto os registros referentes aos lançamentos bem como os demais dados inerentes a cada fato contabilizado devem ser armazenados sob esta forma de arquivo informático. Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados Conforme Gil, para o sistema construído sob a forma de banco de dados existem softwares de gerenciamento de banco de dados. Um sistema gerenciados de banco de dados deve objetivar: a) Como proteger os dados que são compartilhados; b) Como estruturar dados, facilmente, necessários ao atendimento de situações diversas; c) Como minimizar os impactos negativos (prazos excessivos, erros) nas mudanças dos sistemas aplicativos;
d) Como evitar erros e falhas em base de dados; e) Como atender a essas questões com qualidade e segurança operacional. O banco de dados deve objetivar: a) Integridade dos dados; b) Rapidez e flexibilidade no acesso de informações; c) Independência entre dados e programas; d) Sigilo e segurança de dados; e) Padronização de dados. BANCO DE DADOS E SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL Tendo em vista o conceito de banco de dados e o grande avanço da tecnologia da informação, podemos, hoje, imaginar três possibilidades básicas de um banco de dados para o sistema de informação contábil: a) Um banco de dados específico para o sistema de informação contábil, em que os dados advindos de outros sistemas interfaceados sejam recolocados no sistema de contabilidade; b) Um banco de dados específico de informações contábeis não encontradas em outros sistemas operacionais, sendo que as informações necessárias aos subsistemas contábeis, constantes de outros sistemas de informações, sejam capturadas somente no momento de sua utilização; c) A contabilidade sem banco de dados específicos, só utilizando o banco de dados geral da empresa. Sabemos que as duas últimas possibilidades são de difícil execução, e normalmente o sistema de informação contábil tende a ter um banco de dados específicos, mesmo que parte seja retrabalhada de outros sistemas de informação. O principal motivo disso é a questão da atribuição de valor aos eventos econômicos (fatos contábeis). Dentro da contabilidade legal e fiscal, todos os fatos que alteram o patrimônio da entidade devem ser mensurados em moeda corrente do país e assim acumulados e armazenados. Nesse sentido, pode ser complexa a utilização de bancos de dados gerais que contenham dentro de si todos os atributos necessários para a informação contábil. INFORMAÇÕES ESTRUTURADAS E NÃO ESTRUTURADAS
Estruturada; Semiestruturada; Não estruturada Há ligação entre esses aspectos no sistema de informação contábil: Nível Empresarial Ciclo Administrativo Nível de Estruturação da Informação Operacional Execução Estruturada Operacional Controle Estruturada Tático Controle Estruturada Tático Planejamento Semiestruturada Estratégico Planejamento Semiestruturada Estratégico Planejamento Não Estruturada O sistema de informação contábil tende a atender em primazia aspectos operacionais e táticos, primordialmente com informações estruturadas e algumas informações semiestruturadas. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO E CERTIFICAÇÃO –ISSO 27001/27002(7) ISSO/IEC 27001 é um padrão para sistema de gestão da segurança da informação (ISMS – Information Security Managemente System) publicado em outubro de 2005 pelo International Organization for Standardization e pela Internatinal Electrotechnical Comission. Seu nome completo é ISSO/IEC 27001:2005 – Tecnologia da Informção – técnicas de segurança – sistemas de gerência da segurança da informação – requisitos , mas conhecido como ISSO 270001. Esta norma foi elaborada para prover um modelo para estabelecer, implementar, operar, monitorar, analisar criticamente, manter e melhorar um Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI). A adoção de um SGSI deve ser uma decisão estratégica para uma organização. A especificação e a implementação do SGSI de uma organização são influenciadas pelas suas necessidades e objetivos , exigências de segurança, os processos empregados e tamanho e a estrutura da organização. CERTIFICAÇÃO A série ISO 27000 está de acordo com outros padrões de sistemas de gerência ISSO, como ISSO 9001 (sistemas de gerencia da qualidade) e ISSO 14001 (sistemas de gerencia ambiental), ambos em acordo com suas estruturas gerais e de natureza a combinar as melhores práticas com padrões de certificação. Certificações de organização com ISMS ISSO/IEC 27001 são um meio de garantir que a organização certificada implemente um sistema para gerência da segurança da informação de acordo com os padrões. Credibilidade é a chave de ser
certificado por uma terceira parte que é respeitada, independente e competente. Essa garantia dá a confiança à gerencia, aos parceiros de negócios, clientes e auditores de que é uma organização séria sobre gerencia de segurança da informação – não perfeita, necessariamente, mas está rigorosamente no caminho certo de melhora contínua. A Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) elaborou a NBR ISSO/IEC 27001:2006, que é uma tradução idêntica da ISSO/IEC 27001:2005, que já foi elaborada pelo Join Technical Committee Information Technology (ISSO/IEC/JTC 1), subcommittee IT Security Tecchniques (SC 27). SISTEMAS OPERACIONAIS, SISTEMAS DE GESTÃO E SISTEMAS DE SUPORTE A DECISÃO. Os sistemas de informação classificam-se em: sistemas de informação de apoio às operações e sistemas de informação de apoio à gestão. SISTEMAS DE INFORMAÇÕES OPERACIONAIS Os sistemas de informações de apoio às operações nascem da necessidade de planejamento e controle das diversas áreas operacionais da empresa. Esses sistemas de informações estão ligados ao sistema físico-operacional e surgem da necessidade de desenvolver as operações fundamentais da firma. Podemos dizer até que esses sistemas são criados automaticamente pelas necessidades de administração operacional. Como exemplo, podemos citar os sistemas de informações de controle de estoque, de banco de dados de estrutura de produtos, de processos de produção, de planejamento e controle da produção, de compras, de controle patrimonial, de controle de recursos humanos, de carteira de pedidos, de planejamento das vendas, de acompanhamento de negócios etc. Os sistemas de apoio às operações têm como objetivo auxiliar os departamentos e atividades a executarem suas funções operacionais (compras, estocagem, produção, vendas, faturamento, recebimentos, pagamentos, qualidade, manutenção, planejamento e controle de produção etc). SISTEMAS DE APOIO À DECISÃO Classificamos como sistemas de informações de apoio à gestão os sistemas ligados à vida econômico-financeira da empresa e às necessidades de avaliação de desempenho dos administradores internos. Fundamentalmente, esses sistemas são utilizados pelas áreas administrativa e financeira da empresa, e pela alta administração da companhia, com o intuito de planejamento e controle financeiro e avaliação de desempenho dos negócios. São exemplos desses sistemas o sistema de informação
Mais recentemente, um avanço nesse tipo de sistema de informação, com a inclusão da Internet e seu acoplamento com os sistemas integrados de gestão, tem denominado esses sistemas Business Intelligence (BI) ou Sistemas de Inteligência dos Negócios. CARACTERÍSTICAS DOS SISTEMAS DE SUPORTE À DECISÃO Devem ser dinâmicos, flexíveis, possuir interação homem/máquina, suporte à decisão e auxílio nas previsões sobre o futuro. Devem ter como relevância o suprimento de informações para promover a eficácia operacional e decisorial. ESTRUTURA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES A classificação dos sistemas de informações, identificando os sistemas de apoio às operações e os sistemas de apoio à gestão, é importante também para evidenciar o fluxo de informações dentro da empresa, que culminam, junto à alta administração, com os Sistemas de Suporte à Decisão. Podemos fazer a seguinte representação da integração sistêmica entre os três tipos de sistemas de informação: Os sistemas de informações de apoio à gestão necessitam constantemente de informações qualitativas e quantitativas que são capturadas nos sistemas de apoio às operações, como, por exemplo, número de funcionários, número de horas trabalhadas, quantidade de pedidos, quantidade de desenhos, quantidade de refugos, quantidade de reclamações etc. Essas informações são alocadas nos sistemas de apoio à gestão e analisadas juntamente com o impacto econômico-financeiro que elas apresentam. Sistemas de Apoio à Decisão Sistema de Apoio à Gestão Sistema de Apoio a Operações Figura 1 – Estrutura e integração dos sistemas de informações
Além disso, informações de carácter semiestruturada e não estruturada, tais como tamanho de mercado, concorrentes, previsão de crescimento do PIB, população, importações etc. são colocadas nos sistemas de apoio à decisão, que, mais as informações capturadas dos sistemas de apoio à gestão, permitem aos executivos e à alta administração da companhia efetuarem estudos e simulações, que permitam orientá-los no processo de tomadas de decisões de maneira mais flexível. INTEGRAÇÃO E NAVEGABILIDADE DE DADOS Consideramos um sistema de informação contábil como integrado quando todas as áreas necessárias para o gerenciamento da informação estejam abrangidas por um único sistema de informação. Todos devem utilizar-se de um mesmo e único sistema de informação. O que caracteriza um sistema de informação integrado é a navegabilidade dos dados. A partir do momento em que um dado é coletado e processado (e ele só pode ser coletado pelo sistema se for um dado operacional), ele deve ser utilizado em todos os segmentos do sistema de informação. Sua utilização e o eventual tratamento diferenciado em um ou outro subsistema podem acontecer, mas o dado ou a informação básica deve ser a mesma em todos os subsistemas de um sistema considerado integrado. Para tanto, é necessário estudo específico para o tratamento de cada dado e informação constante do sistema integrado. A formatação e a modelação de cada tipo específico de informação devem ser feitas pensando na utilização por igual para todos os subsistemas de um sistema integrado, e para todos os usuários da informação. Podemos exemplificar com a coleta, modelação, processamento e armazenamento dos dados sobre uma venda. Todos os dados úteis da nota fiscal de venda devem estar disponíveis nos subsistemas. Adicionalmente, neste exemplo, deverão estar adequadamente caracterizados os conceitos de valor de venda. Em algum momento deverá haver um processamento que determinará, por exemplo, qual o valor líquido da venda realizada. Assim, além dos dados constantes da nota fiscal, como os impostos de IPI, ICMS, ISS etc., deverá ainda ser efetuado um cálculo sobre a venda. Também a receita líquida de venda não deve incorporar resultados financeiros, caso haja, nas vendas a prazo.
a) movimento da integração mundial das empresas transnacionais, exigindo tratamento único e em tempo real das informações; b) a tendência de substituição de estruturas funcionais por estruturas ancoradas em processos; c) a integração, viabilizada por avanços na tecnologia de informação, dos vários sistemas de informação em sistema único. TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO E SIGE Fundamentalmente, a diferença entre os sistemas integrados de gestão empresarial e os sistemas de informação elaborados por meio da arquitetura tradicional está na concepção do que seja integração e, principalmente, no componente tecnologia. As necessidades informacionais dos gestores sempre existiram, mas, na realidade, sua transformação em sistemas de informação com adequada relação custo/benefício esbarravam no componente tecnologia. Os enormes avanços tecnológicos na área da informação, em nível de hardware e software, telecomunicações, multimídia etc., permitiram que as empresas fornecedoras de sistemas de informações gerenciais desenhassem sistemas com grau de integração muito forte e traduzissem em sistemas de informação o fluxo dos processos de negócios das empresas. SIGE E CONCEPÇÃO DE INTEGRAÇÃO A tecnologia disponível permitiu também a realização de uma concepção de integração sistêmica e funcional muito avançada e praticamente em linha com o processo físico-operacional da empresa. A integração mais comum existente entre os diversos subsistemas de informação é a integração via interface. Todos os subsistemas informacionais são conectados tradicionalmente uns aos outros por meio de programas-ponte, denominados de interfaces. As interfaces tradicionais partem da identificação das informações que um subsistema necessita de outro subsistema e, por meio de um programa, carregam automaticamente as informações desejadas para o sistema subsequente. Isso evita a redundância de dados, e portanto, causa a integração.
Contudo, esta concepção de interface parte do pressuposto de trazer apenas as informações desejadas ou identificadas pelos principais usuários do sistema subsequente. A interface tradicional não possibilita que todas as informações dos subsistemas anteriores fiquem disponíveis para os usuários de outros subsistemas. Figura 2 – Concepção de integração tradicional (interface). Figura 3 – Concepção moderna de integração (visão de fluxo). Nesse sentido, uma nova concepção de interface, fundamentalmente baseada na possibilidade advinda do avanço tecnológico, permite a construção de um sistema de informação único para empresa, em que os módulos (ou subsistemas) específicos sejam totalmente integrados entre si, em sua maior abrangência. Com isso, todos os dados estão disponíveis para a empresa, dentro de uma visão de fluxo ininterrupta, já que não são apenas algumas informações que navegam dentro das interfaces, mas todas as informações estão disponíveis, desde seu nascedouro até seu impacto final, normalmente um impacto patrimonial, ou seja, econômico-financeiro. Enquanto na concepção tradicional a interface, apesar de fazer uma integração, é parcial e, portanto, restritiva, na concepção atual os dois sistemas estão se sobrepondo e, portanto, além da integração estar completa, ela ainda é recorrente, ou seja, movimenta- se para frente e para trás, e não apenas num sentido. INTEGRAÇÃO INTERFUNCIONAL: PROCESSOS DE NEGÓCIOS A possibilidade de uma completa integração entre os subsistemas de informação, sejam eles operacionais ou de apoio à gestão, faz com que os sistemas integrados de Sistema 1 (^) Interface Sistema 2 Sistema 1 Sistema 2
A proposta do Sige, sendo conceitualmente um sistema único, traz dentro de si uma série de vantagens, claramente decorrentes da tecnologia de informação empregada, da integração total a que se propõe e d proeminência da visão dos processos sobre as estruturas. Contudo, algumas desvantagens podem ser identificadas, principalmente no processo de comparação com a manutenção dos conceitos de sistemas especializados para as diversas áreas da empresa, ligados ainda sob o conceito de interfaceamento. Denominam-se sistemas especialistas os sistemas (software) desenvolvidos com foco em determinada área operacional, sem uma preocupação inicial de navegabilidade de dados. Por exemplo, existem empresas especializadas em sistemas de especialização muito forte, podendo ser considerado o melhor no mercado. O mesmo se pode dizer de outras áreas, em que empresas se especializam em sistemas de contabilidade, de controle patrimonial, de compras etc. Os sistemas especialistas têm sido denominados de best-of-breed (literalmente, o melhor da raça), no sentido de que cada um deles se propõe a ser o melhor na área em que se especializam. Damos a seguir as vantagens da adoção do conceito de Sige, em que todos os sistemas especialistas são considerados apenas como “módulos” de um sistema única integrado, bem como suas desvantagens, ambas em comparação com a possibilidade de ter-se sistemas especialistas unidos por interfaces. Vantagens do SIGE a) uma única solução de venda; um só contato com fornecedor facilita a manutenção do sistema. b) Viabilidade; As empresas que vendem o Sige tem mais condições de escala de viabilizar novas ocorrências de mercado, pois seu produto está consolidado. c) Proposta abrangente. Sendo um sistema abrangente, é mais fácil adaptar as necessidades dos novos empreendimentos da corporação aos conceitos atuais. Desvantagens do SIGE a) Tempo de implantação; Todos os componentes do Sige demandam longo tempo de análise e implantação.
b) Diversidade. O Sige tenta vender em seu software todas as soluções para todas as empresas e nem sempre isso traz vantagem adicional. Vantagens do BEST-OF-BREED a) especialização; como regra geral, sistemas especialistastêm mais condições de evidenciar a competência essencial em sua área. b) tempo; os esforços de implementação podem ser mais bem focados e reduzir o tempo de implantação significativamente. c) escolha. Os vendedores dos softwares têm mais opções de ajustar as funcionalidades requeridas pelos compradores, incluindo facilidades de adaptação (denominadas customizações). Desvantagens do BEST-OF-BREED a) Consolidação potencial; É uma desvantagem mercadológica. É a possibilidade de o produtor especialista e sua empresa serem absorvidos por outras empresas de software maiores, prejudicando, eventualmente, os atuais usuários. b) Opções de interfaceamento. Apesar das tecnologias emergentes, os interfaceamentos ainda tem grandes limitações para o processo de integração. A QUESTÃO DO TEMPO DE IMPLANTAÇÃO O tempo de implantação tem sido um dos aspectos considerados como uma grande desvantagem para o Sige. Obviamente, por ser um sistema único, que congrega uma grande diversidade de módulos, os quais tem, em princípio, de funcionar em conjunto de forma integrada, demanda um tempo considerável para sua completa implantação. Os sistemas especialistas são implantados um a um, e, individualmente, demandam menos tempo. No conjunto, incluindo os programas de interfaces, provavelmente demandarão tempo similar ao da implantação do Sige. De qualquer forma, mais recentemente, os fornecedores da solução Sige/ERP têm dado uma atenção cada vez maior para esse aspecto, e desenvolvido e oferecendo
