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ÍNDICE
- INTRODUÇÃO...............................................................................................................................
- 1.OBJECTIVOS..............................................................................................................................
- 1.1. Objectivo geral......................................................................................................................
- 1.2. Objectivos específicos...........................................................................................................
- Metodologia.................................................................................................................................
- PLANEAR A COMUNICAÇÃO DO PROJECTO.....................................................................
- 3.1. Como Fazer - O Plano de Comunicação do Projecto...........................................................
- 3.2. Importância de planear comunicação de projectos...............................................................
- 3.3. Conteúdo do Plano de Gestão da Comunicação.................................................................
- 3.4. Objetivo do Plano de gerenciamento das comunicações....................................................
- 3.5. Processos do Gerenciamento das Comunicações...............................................................
- Diretrizes e procedimentos usados para comunicar...................................................................
- 4.1. Comunicação geral..............................................................................................................
- 4.2. Gestão de mudança de Escopo............................................................................................
- 4.3. Status Report / Relatórios de desempenho..........................................................................
- 4.4. Gerência de reuniões...........................................................................................................
- 4.5. Gerência de questões e problemas......................................................................................
- Plano de Escalonamento............................................................................................................
- Planeamento das comunicações de projecto..............................................................................
- 6.1. Entradas para o Planeamento das Comunicações...............................................................
- 6.2. Restrições............................................................................................................................
- 6.3. Técnicas e Ferramentas para o Planeamento das Comunicações.......................................
- 6.4. Saídas do Planeamento das Comunicações.........................................................................
- Conclusão......................................................................................................................................
- Bibliografia....................................................................................................................................
Este trabalho tem por objectivo demonstrar a importância do Planeamento de Comunicação para a Gestão de Projectos relacionando os requisitos necessários para a realização desse planeamento, relacionar ferramentas e técnicas para a prática da comunicação e ainda apontar as vantagens da Gestão do Projecto com um plano de comunicação estruturado.
Na verdade, independentemente do tamanho do projecto que esteja sendo desenvolvido é necessário que o Gerente de Projectos elabore um Planeamento de Comunicação, pois essa é a única forma de certificar que a informação certa, irá para o stakeholder certo e no momento certo. Para se realizar o planeamento de comunicação tem que se levar em consideração os interesses e poderes dos stakeholders, pois o desprezo a esses itens fará com que o risco de insucesso, resistência e atritos durante o projecto aumente consideravelmente.
Não importa se o Gerente de Projectos fará opção por uma comunicação formal ou informal, o que importa na Gestão de Projectos é que ele comunique durante todo o ciclo de vida do projecto.
1.OBJECTIVOS
1.1. Objectivo geral
É o processo que permite determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projecto (Stakeholders), e definir a forma como a comunicação será realizada durante a totalidade da duração do projecto.
O planeamento da comunicação deve responder as seguintes perguntas:
■ Quem devem ser os destinatários da informação (Quem precisa da informação)? ■ Com que periodicidade é que a informação lhes deverá ser disponibilizada? ■ Em que formato a informação deve ser entregue? (informação de síntese vs. Informação detalhada, informação genérica vs. informação técnica) ■ Quem irá fornecer a informação? ■ Em que formato a informação deve ser entregue? (informação de síntese vs. Informação detalhada, informação genérica vs. informação técnica) ■ Como será disponibilizada a informação? (Documento formalmente entregue, Enviada por e-mail, No âmbito de uma reunião pessoal, disponibilizada para consulta na intranet da organização ou noutro tipo suporte que seja habitualmente usado para publicitar informação entre os colaboradores da organização ■ Qual o tipo de feedback pretendido?
A identificação das necessidades de informações das partes interessadas, e a determinação dos meios adequados para atender a essa necessidade, são factores importantes para o sucesso do projecto. A comunicação para ser eficiente deve obedecer aos seguintes critérios:
■ Fornecer apenas as informações necessárias a cada stakeholder ou grupo de stakeholders ■ No momento adequado, isto é permitir a todos os intervenientes terem disponível toda a informação que necessitam para estarem a par do estado do projecto e poderem tomar correctamente as decisões ■ Num formato e com um conteúdo que maximize a compreensão do destinatário e que potencie a retribuição do feedback pretendido.
O plano de gerenciamento das comunicações descreve como os processos de comunicação serão gerenciados desde a identificação das partes interessadas até o encerramento do projecto.
Ele é um dos planos auxiliares do plano de gerenciamento do projecto.
Deve ser um documento de fácil entendimento. Abaixo algumas das informações mais comuns do plano:
■ Requisitos de comunicação das partes interessadas; ■ Relatório/Informação (formato, conteúdo, nível de detalhe, modelo); ■ Propósito; ■ Responsável; ■ Destinatários; ■ Meios de comunicação ou tecnologia; ■ Frequência; ■ Início e término; ■ Critério para escalação; ■ Método para actualização do plano; ■ Glossário do projecto; ■ (^) Modelos e directrizes para reuniões, e-mail, etc.
3.1. Como Fazer - O Plano de Comunicação do Projecto...........................................................
Uma boa comunicação é um factor crítico de sucesso de qualquer projecto. Contudo, muitos dos projectos executados nas organizações, e praticamente a totalidade dos projectos que são realizados para clientes internos da própria organização, não têm um plano de comunicação devidamente estruturado.
■ Data de início e de término do envio da informação ■ Método para actualização do plano de comunicação; ■ Modelos, formulários e directrizes para reuniões, e-mail, etc. ■ Glossário do projecto.
O plano de comunicação é compartilhado abertamente com todas as partes internas do projecto para ajudá-los a entender como eles devem se comunicar e com quem. Contudo o plano de comunicação contêm informação de contacto relativa a um grande número de pessoas e essa informação não deve circular livremente.
O ideal é que o plano de comunicações seja construído usando um programa de folha de cálculo de forma a facilmente filtrar as partes interessadas por modos de comunicação, contactos, frequência da comunicação, ou outra qualquer categoria. Isso permitirá fornecer aos diversos interessados no projecto um resumo do plano de comunicação que contem apenas a informação relevante para essa pessoa ou grupo de pessoas (Por exemplo, aos interessados no projecto externos à organização deve ser fornecido um plano de comunicação, filtrado de forma a apresentar unicamente a informação que é relevante para as suas necessidades no âmbito do projecto em causa).
O plano de comunicação deve respeitar as necessidades de comunicação que estão definidas no documento que deu origem ao projecto, seja ele um contrato de prestação de serviços, um memorando de entendimento (DOU), ou uma declaração de trabalho (SOW), bem como quaisquer outros protocolos que se tornaram evidentes no decurso do processo de planeamento do projecto, podendo ser alterado no decurso da execução do projecto, caso o processo de controlo da comunicação do projecto assim o aconselhe. Diferentes participantes do projecto irão utilizar o plano de comunicação de diferentes maneiras:
■ O gestor de projecto utiliza o plano de comunicação para garantir que as várias partes interessadas estão cientes das suas responsabilidades de comunicação. ■ Os membros da equipa usam o plano de comunicação como uma lista de contactos onde encontram toda a informação que necessitam para cumprir com as actividades de comunicação que são da sua responsabilidade.
■ A administração de topo e os clientes podem usar uma versão resumida do plano de comunicação para terem informação sobre quando irão receber os relatórios de desempenho e a restante documentação de que precisam para conhecer de forma actualizada o estado do projecto, e para obter informações sobre os seus principais pontos de contacto.
3.2. Importância de planear comunicação de projectos...............................................................
Entre os vários motivos que levam um projecto ao insucesso destacasse a falta de um Planeamento de Comunicação na Gestão do Projecto ou a concepção de um planeamento mal elaborado, sem levar em consideração os interesses de cada stakeholder e a definição dos meios de comunicação.
A Gestão da Comunicação dos Projectos lida com a necessidade de fornecer informações aos envolvidos, com o objectivo de diminuir a resistência e as barreiras na execução do projecto. A comunicação apoia a mudança de cultura, pois alinha o conhecimento dos envolvidos às mudanças que poderão ocorrer.
Para que fique clara a importância do planeamento de comunicação é necessário antes de iniciarmos esse artigo, conhecer o significado das palavras "comunicar" e "comunicação". Conforme consta no Dicionário Aurélio, 1ª edição, Editora Nova Fronteira, Comunicar significa: Tornar comum; fazer saber. Pôr em contacto ou relação; ligar, unir. Dar passagem. Estabelecer comunicação, conversação, convívio. Transmitir-se, propagar-se. Travar ou manter entendimento; entender-se. Comunicação significa: Ato ou efeito de comunicar (-se). Ato ou efeito de transmitir e receber mensagens por meio de métodos e/ou processos convencionados. A mensagem recebida por esses meios.
O acto de comunicar em um projecto é muito mais do que simplesmente o envio de um correio electrónico esporádico ou uma reunião sem pauta e sem ata. Comunicar é a arte que o ser humano tem para se fazer compreender, vender uma ideia, dar uma explicação, ensinar aos
Gerir as comunicações do projecto requer um plano da Gestão das comunicações desenvolvido e aprovado durante a fase de planeamento do projecto englobando os processos necessários para assegurar que as informações do projecto sejam geradas, colectadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.
O plano da Gestão das comunicações descreve de forma clara como as comunicações do projecto serão planejadas, estruturadas, monitoradas e controladas e guia a equipe em relação a todo o ciclo de vida das informações usadas no projecto (da sua geração e colecta até o seu armazenamento e possível descarte).
3.5. Processos do Gerenciamento das Comunicações...............................................................
Processo de descrever de forma detalhada e clara neste plano como as comunicações do projecto serão planejadas, estruturadas, monitoradas e controladas com base nas necessidades de informação, requisitos das partes interessadas e os activos organizacionais disponíveis.
3.5.1. Gerir as comunicações
Processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projecto, conforme descrito neste plano.
3.5.2. Controlar as comunicações
Processo de monitorar e controlar as comunicações para garantir que as necessidades de informação das partes interessadas sejam atendidas, conforme descrito neste plano.
4. Diretrizes e procedimentos usados para comunicar...................................................................
4.1. Comunicação geral..............................................................................................................
Todos os procedimentos relacionados a comunicação devem seguir as políticas e procedimentos adoptados pela empresa e pelo seu Escritório de Projectos. Normalmente, estas políticas e procedimentos estão documentados no sistema de gestão da qualidade ou na metodologia da Gestão de projectos.
A comunicação tem como principais objectivos:
- Conectar as diversas partes interessadas apesar de seus diferentes interesses e culturas para atender os objectivos do projecto;
- Fornecer as ligações críticas entre pessoas e informações necessárias para comunicações bem-sucedidas;
- Garantir a geração, disseminação, armazenamento, recuperação e descarte de informações do projecto;
- Manter as partes interessadas “alinhadas”.
Os documentos devem ser classificados conforme tabela abaixo para habilitar o acesso a somente as pessoas autorizadas:
Classificação Pessoas autorizadas Comentários Confidencial-GP Equipa de gerenciamento do projecto Confidencial Equipe do projecto Privada Toda empresa Pública Sem restrição
4.2. Gestão de mudança de Escopo............................................................................................
Toda mudança deverá ser solicitada através do formulário e enviada ao Gerente de Projecto por e-mail, o Gerente de Projecto fará sua avaliação, incluirá no Log de Mudanças e encaminhará para aprovação do patrocinador do projecto. O Log de Mudanças ficará na pasta do projecto e conterá todas as solicitações com seu status actualizado, mesmo que ela seja rejeitada.
4.3. Status Report / Relatórios de desempenho..........................................................................
O Status Report detalha a seguinte informação:
- Actividades Concluídas no período
- Deixe muito claro no convite os procedimentos e pré-requisitos
- Teste antes e solicite o mesmo para os participantes
- Certifique que os participantes possuem os pré-requisitos
4.5. Gerência de questões e problemas......................................................................................
O gerente de projecto (GP) deve registar todas as questões e problemas ocorridos no projecto no registo das questões, mais conhecido pelo termo em inglês, Issues Log. O GP usa o Issues Log para documentar e monitorar sua solução, e deve, inicialmente, definir e classificar as questões com base na urgência e no impacto potencial. Depois, para cada problema ou questão do projecto, o GP deve:
- Identificar alternativas e pessoas envolvidas com base no plano de escalonamento descrito abaixo;
- Seleccionar a melhor solução;
- Gerar as acções com responsável e data de término;
- Acompanhar o andamento das acções;
- Divulgar a solução e garantir o alinhamento dos envolvidos na solução;
- Facilitar a comunicação;
- Manter relacionamentos bons e construtivos entre as diversas partes interessadas;
Sempre lembrando de envolver os responsáveis para tomar as decisões e para executar as acções. As questões não resolvidas ou mal resolvidas são fontes de conflitos e de atrasos no projecto e muitas vezes, causa do cancelamento ou suspensão do projecto. Além disso, serão feitas reuniões de lições aprendidas para analisar as soluções dos problemas de modo a garantir que o problema não se repita o que pode implicar em actualizar procedimentos, capacitar as pessoas, entre outras actividades.
As lições aprendidas ocorrerão no término de cada fase do projecto e sempre que o gerente de projecto julgar necessário.
5. Plano de Escalonamento............................................................................................................
Criado para agilizar as decisões determinando níveis de alçada dentro da hierarquia do projecto e de determinados assuntos específicos. O Plano de
escalonamento também é usado para reunir agilmente as pessoas envolvidas na tomada de decisão. O gerente de projecto é o responsável por accionar os envolvidos para solucionar as questões.
Nível de Escalonamento
Cargo/Função Nome Quando accionar
Até 500,00/Mês Gerente de Projecto Eduardo Montes, PMP
Aprovação de orçamento adicional Até 1.000,00/Mês Cliente João Montes Aprovação de orçamento adicional Até 5.000,00/Mês Patrocinador do Projecto
Alessandra Montes
Aprovação de orçamento adicional Acima de 5.000,00 Comité do Projecto Aprovação de orçamento adicional
6. Planeamento das comunicações de projecto..............................................................................
O planeamento das comunicações envolve determinar as informações e comunicações necessárias para os interessados: quem necessita de qual informação, quando necessitarão dela e como isso será fornecido para eles, e por quem. Embora todos os projectos compartilhem a necessidade de comunicar informações, as necessidades das informações e os métodos de distribuição variam amplamente. Identificar as necessidades de informação dos interessados e determinar uma forma para atender a essas necessidades, é factor importante para o sucesso do projecto.
O planeamento da comunicação é frequente e firmemente relacionado ao planeamento organizacional. Visto que a estrutura organizacional do projecto terá um maior efeito nos requerimentos de comunicação.
■ A logística de quantos indivíduos estarão envolvidos com o projecto e em que locais. ■ Necessidades de informações externas (por exemplo: comunicação com a mídia).
Tecnologia de comunicações. As tecnologias ou métodos utilizados para transferir informações entre as partes envolvidas do projecto, podem variar significativamente: de breves conversas para encontros extensos, de simples documentos escritos para cronogramas ou bancos de dados acessíveis on-line. Os factores tecnológicos da comunicação que podem afectar o projecto incluem:
■ A urgência da necessidade de informação - o sucesso do depende de se ter frequentemente informações actualizadas e disponíveis rapidamente, ou seria suficiente a emissão de relatórios periódicos? ■ A disponibilidade de tecnologia - os sistemas que já estão implantados são apropriados, ou as necessidades do projecto justificam mudanças? ■ O pessoal designado para o projecto - os sistemas de comunicação propostos são compatíveis com a experiência e conhecimento especializado dos participantes do projecto ou serão necessários treinamentos e aprendizado mais extensos? ■ A longevidade do projecto - a tecnologia disponível poderia mudar antes do término do projecto?
6.2. Restrições............................................................................................................................
As restrições são factores que limitarão as opções da equipe de gerência do projecto. Por exemplo, no caso de contratação de recursos importantes, serão necessárias maiores cuidadas para se lidar com as informações do contrato. Quando o projecto é executado sob contrato, existem, frequentemente, provisões contratuais específicas que afectam o planeamento da comunicação.
6.3. Técnicas e Ferramentas para o Planeamento das Comunicações.......................................
Análises das partes interessadas (Stakeholders). As necessidades de informação dos vários interessados devem ser analisadas para desenvolver uma visão metodológica e lógica dessas necessidades de informação e das fontes para satisfazê-las. As análises devem considerar
métodos e tecnologias adequados ao projecto que fornecerão as informações necessárias. Devem ser tomados cuidados para não desperdiçar recursos com informações desnecessárias ou tecnologias não apropriadas.
6.4. Saídas do Planeamento das Comunicações.........................................................................
Plano de gerência de comunicações. Um plano de gerência de comunicações é um documento que fornece: Uma estrutura de colecta e arquivamento que detalhe que métodos serão usados para reunir e armazenar os vários tipos de informação. Os procedimentos devem cobrir também a colecta e a disseminação das actualizações e correcções no material previamente distribuído.
■ Uma estrutura de distribuição que detalhe que informações (relatórios de situação, dados, cronograma, documentações técnicas, etc) fluirão, e que métodos (relatórios escritos, reuniões, etc) serão utilizados para distribuir os vários tipos de informação. Esta estrutura deve ser compatível com as responsabilidades e os relacionamentos de reporte descritos através do organograma do projecto. ■ Uma descrição da informação a ser distribuída incluindo o formato, conteúdo, nível de detalhamento e as convenções/definições a serem utilizadas. ■ Os cronogramas de produção apresentando quando cada tipo de comunicação será produzido.
Conclusão......................................................................................................................................
Chegando o fim deste trabalho, podemos concluir que os componentes do modelo de comunicação precisam ser considerados na discussão das comunicações de projecto. Contudo, o uso desses componentes para se comunicar de forma eficaz com as partes interessados no projecto envolve vários desafios. Na verdade a comunicação bem sucedida de um conceito técnico de um membro de equipa para outro membro da equipa em um pais diferente pode envolver a codificação da mensagem na linguagem adequada, o envio da mensagem usando varias tecnologias e a descodificação dessa mensagem pelo receptor.
Nome: Sérgio Alfredo Macore / 22.02. Naturalidade: Cabo Delgado – Pemba – Moçambique Contactos: +258 826677547 ou +258 846458829 Formado em: Gestão de Empresas / Gestão Financeira E-mail: Sergio.macore@gmail.com / helldriverrapper@hotmail.com Facebook: Helldriver Rapper Rapper, Sergio Alfredo Macore Twitter: @HelldriverTLG
Instituição de ensino: Universidade Pedagogica Nampula – Faculdade = ESCOG.
Boa sorte para você…….
