Expedição de Documentos Escolares: Procedimentos e Importância, Resumos de Construção

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Oficina: Expedição de

Documentação Escolar

Anexo 2

Expedição de Documentação Escolar - Anexo 2 1

Anexo 2

Oficina para os Agentes Educacionais II

A Coordenação de Documentação Escolar – CDE tem como atribuição, entre outras, orientação sobre os procedimentos legais quanto à produção e emissão de documentos escolares, a validação e o arquivo da documentação escolar produzida e expedida pelas instituições de ensino. Vale ressaltar que esta coordenação trabalha com toda a documentação escolar das redes de ensino vinculadas ao Sistema: Estadual, Municipal e Particular.

Expedição de Documentação Escolar

A secretaria escolar é a ponte entre as ações da gestão escolar e os demais integrantes da escola e da comunidade escolar. Integrar o grupo gestor de uma escola implica numa ação refletida, consciente e comprometida com a construção da escola que todos queremos. O trabalho neste setor exige que os funcionários gostem de trabalho coletivo, de organização, comunicação, atualização de conhecimentos e uso de tecnologias entre outros hábitos, pois são situações que fazem parte do dia a dia de uma secretaria escolar. Fonte: Coordenação de Produção Multimídia

Semana Pedagógica

1º semestre - 2016

Expedição de Documentação Escolar - Anexo 2 3 Os documentos, quando são expedidos, devem ser legíveis, sem rasuras apresentando clareza sobre a vida escolar de cada aluno. Quando se faz necessária a transcrição de informações, deverá ser feita de maneira que seja cópia fiel dos documentos originais. Devem ser obrigatoriamente, assinados pelo diretor e/ou secretário, que são corresponsáveis pela veracidade dos registros, suas assinaturas devem ser acompanhadas dos respectivos nomes por extenso e número do Ato Legal de designação. Para expedição dos documentos escolares é necessário que a escola esteja com seus atos escolares atualizados, porque estes atos devem constar em todos os documentos expedidos: Declaração, Histórico Escolar, Transferência e Certificação de Conclusão de série/ano/etapa/período do Ensino Fundamental, Ensino Médio, Educação Profissional e Formação de Docentes Anos Iniciais. Os atos escolares que devem estar atualizados são: Autorização/Reconhecimento/Renovação do Reconhecimento e Credenciamento/Renovação de Credenciamento, todos emitidos pelo Conselho Estadual de Educação – CEE/PR e pela Secretaria de Estado da Educação - SEED/PR. O Requerimento de Matrícula é preenchido pelo aluno ou seu responsável, quando menor de idade, e nele registrados os dados pessoais e escolares do aluno, para utilização interna e para informações utilizadas nos demais documentos escolares. É extremamente necessário o correto e total preenchimento de todas as informações solicitadas neste documento, pois a partir dele são extraídos os dados para conhecer de maneira clara, o perfil dos alunos e da comunidade escolar e a partir daí desenvolver na escola juntamente com a comunidade ações que priorizem a permanência do aluno na escola e seu melhor desenvolvimento educacional. Fonte: Coordenação de Produção Multimídia

4 Semana Pedagógica - 1º semestre - 2016. SEED/PR No Sistema Escola Web – SERE, o aplicativo para preenchimento do Requerimento de Matrícula está disponível na tela de download e após o preenchimento é necessário seu arquivamento da pasta individual do aluno. Assim como o Requerimento de Matrícula, a Ficha de Saúde também é um documento de uso interno, com aplicativo disponível para download no Sistema, cujo objetivo é ter informações básicas sobre a saúde do aluno, para eventual situação de emergência dentro da escola. Este documento deverá constar também na pasta individual do aluno. Os dados presentes no Requerimento de Matrícula deverão ser inseridos no Cadastro do aluno, presente no Sistema Escola Web – SERE, que por sua vez também migrarão para Ficha Individual. Por isso a necessidade desta ficha estar com as informações corretas e atualizadas, pois em caso de transferência, no decorrer do ano letivo, acompanhará o Histórico Escolar, constando aproveitamento, assiduidade, carga horária e dias letivos cursados pelo aluno até a data da expedição do documento. As Declarações explicitadas a seguir estão todas disponíveis para emissão, no Sistema Escola Web – SERE e são documentos expedidos no momento da solicitação feita pelo aluno ou seu responsável e têm validade legal de 30 dias:

• Declaração de Matrícula e Frequência , atesta que o aluno está matriculado e frequentando uma instituição de ensino. Neste documento deve constar: identificação do aluno, ano, série, curso e ano letivo.
• Declaração de transferência atesta que o aluno está matriculado e cursando uma série/curso/ano e não substitui a posterior apresentação do Histórico Escolar, para concluir o procedimento de matrícula na instituição de ensino de destino.
• Declaração de conclusão atesta que o aluno concluiu uma série/Curso/ano/ instituição de ensino e não substitui a posterior apresentação do Histórico Escolar. O Histórico Escolar pode ser emitido em duas situações: para transferência ou conclusão de curso. Quando emitido para conclusão de curso atesta a conclusão total de um curso, para quem objetiva a continuidade dos estudos para outro nível de ensino ou a possibilidade de obter outros benefícios legais decorrentes, como por exemplo, participação em concursos públicos, seleção ou permanência no emprego.

6 Semana Pedagógica - 1º semestre - 2016. SEED/PR A segunda via de Certificado e/ou Diploma será expedida mediante requerimento do interessado, se maior de idade, pelos pais ou responsáveis, se menor. O Certificado ou Diploma será retirado pelo próprio aluno, se maior de idade, pelos pais ou responsáveis, se menor e diante da impossibilidade do comparecimento desses, poderá ser designado representante por meio de procuração simples. É extremamente necessário o controle da entrega de Diplomas, seja 1ª ou 2ª via. Para tanto deve-se organizar um livro próprio para registrar estes documentos expedidos e entregues aos alunos. O Relatório Final é um documento oficial que reproduz a vida escolar dos alunos de todo o Sistema Estadual de Ensino nos cursos do Ensino Fundamental e Médio, Educação Profissional Técnica de Nível Médio (Integrado e Subsequente), Formação de Docentes da Educação Infantil e Anos Iniciais do Ensino Fundamental e Educação de Jovens e Adultos – EJA (Fase I, Fase II e Ensino Médio). Esse documento registra fielmente o resultado da vida escolar da turma/curso no término do período letivo de cada curso (semestral, anual, etc). Como as escolas da rede estadual de ensino, que ofertam ensino regular, utilizam o Sistema Escola – SERE, o Relatório Final é gerado a partir das informações inseridas pela equipe da secretaria da escola no sistema, após o fechamento do cálculo do resultado final de cada período letivo. A disponibilização deste documento no sistema deverá ocorrer dentro do prazo determinado pela SEED/DLE/CDE. Posteriormente, estes Relatórios serão analisados e validados pela equipe da SEED/DLE/CDE, desde que estejam com Atos do estabelecimento e do curso válidos, dados da Matriz Curricular do curso e Sistema de Avaliação corretos, além dos dados dos alunos. As escolas que ofertam Educação de Jovens e Adultos emitirão os Relatórios Finais pelo Sistema, da mesma forma que as escolas regulares, porém no Sistema – SEJA. A disponibilização deste também seguirá a determinação da SEED/DLE/CDE.

Expedição de Documentação Escolar - Anexo 2 7 Atenção especial deverá ser dada ao Relatório Final dos cursos do PROFUNCIONÁRIO, tendo em vista que estes serão emitidos de maneira impressa, utilizando aplicativo específico para este curso e posteriormente enviados, via NRE à SEED/DLE/CDE para análise e validação. A partir de 2016 a emissão deverá ser de no máximo 30 dias após o término do curso. Para padronizar a emissão de Relatório Final de todos os níveis e modalidades de ensino, a SEED/PR emite anualmente a Instrução que normatiza os procedimentos para emissão de Relatório Final do Sistema Estadual de Educação. Para o ano de 2015 a Instrução é a nº 0011/2014 -SEED/ SUED e para o ano de 2016 é a Instrução nº 0007/2015 - SEED/SUED. A Certidão de Regularidade de Estudos deverá ser emitida quando o Histórico Escolar apresentar rasuras, dúvida quanto à sua veracidade, exatidão ou legitimidade. O mesmo deverá ser encaminhado, pelo interessado, à instituição de ensino que o expediu. A seguir apresentamos um modelo de tabela que ao ser preenchida poderá servir como checklist para o dia a dia do trabalho na secretaria escolar: