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Na área de logística Hospitalar
Tipologia: Notas de estudo
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Não perca as partes importantes!
Monografia apresentada à Faculdade dos Guararapes como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração com habilitação em Administração Hospitalar.
LOGÍSTICA HOSPITALAR:
Um estudo de caso sobre o processo de implantação e aperfeiçoamento do sistema de informação no setor de compras do Hospital
Memorial Guararapes.
Monografia submetida ao corpo docente do Curso de Administração, da Faculdade dos Guararapes, aprovada em 10 de Fevereiro de 2009.
Banca examinadora
Cleide Lúcia dos Santos, Mestre, Faculdade dos Guararapes
Reginaldo Campos, Mestre, Faculdade dos Guararapes
Públio Eugênio, Mestre em controladoria, UFPE/ Faculdade dos Guararapes
Dedicatória
Dedico esta monografia aos meus pais por acreditarem em meu potencial e aos meus amigos verdadeiros que estiveram ao meu lado todo o tempo.
Agradecimento
Agradeço primeiramente a Deus que me proporcionou força suficiente para concluir este trabalho apesar de todas as dificuldades encontradas pelo caminho.
“Se você quiser alguém em quem confiar, confie em si mesmo. Quem acredita sempre alcança”. Renato Russo.
O foco deste trabalho é apresentar os resultados de um estudo de caso do processo de implantação do sistema de informação como apoio ao setor de compras no Hospital Memorial Guararapes, que está dispondo deste recurso para melhorar sua eficiência no atendimento junto à informatização hospitalar, visto que a logística hospitalar vem assumindo importância crescente às instituições de saúde, a necessidade de uni-la a informatização tem sido trivial para o sucesso de uma organização, pelas facilidades que a tecnologia de informação oferece ao usuário interno e externo, com seu processo de evolução, pois desde a entrada do paciente no hospital até sua saída, são processadas informações importantes sobre ele, desde o seu nome e identificação na entrada à autorização de sua alta da instituição. O trabalho está dividido em três capítulos. O primeiro enfatiza a História da Logística, suas definições e a logística Hospitalar, no qual, em meio às explicações, destacam-se as teorias de logística, SCM, sistema e tecnologia da informação. O segundo destaca as teorias de Supply Chain Management e a tecnologia de informação na logística Hospitalar, definindo informação, seus conteúdos e sua importância em todos os processos, especialmente aos ligados a cadeia de suprimentos. O terceiro é o estudo de caso que aborda o HMG, especificamente o setor de compras antes, durante e após a implantação do sistema MV. A logística, no ponto de vista hospitalar, torna-se mais complexa e necessariamente mais precisa e eficaz, pois o hospital é um prestador de serviços e seu papel é cuidar do estado de saúde das pessoas e a partir do momento que elas entram na entidade no intuito de serem curadas, é dever de o hospital disponibilizar a ela tudo o que necessita, uma tarefa executada por uma interligação de todos os setores buscando um “Just In Time” no atendimento para a realização eficaz do mesmo. Os avanços realizados na Logística do hospital através dessa implantação são refletidos em todos os setores envolvidos e isso é observado ao longo da análise de resultados do estudo de caso, nos questionários e entrevistas aplicadas que comprovam o sucesso dessa implantação, que envolve todos os setores do hospital, em alguns mais que outros. Com este trabalho concluiu-se que a informatização hospitalar traz diversos benefícios e está diretamente atrelada ao aumento da produtividade e a rapidez nos processos que fazem parte da rotina do Hospital.
Palavras-chave : Logística Hospitalar. Supply Chain Management. Sistema de informação.
Figura 1. O gerenciamento da cadeia de suprimentos. Figura 2. Abrangência da TI no SCM. Figura 3. Menu principal do setor de compras HMG. Figura 4. Exemplo de relatório de solicitação de compras para cotações de preço. Figura 5. Página principal do serviço de compras pela internet.
Tabela 1. Softwares e hardwares associados à SCM. Tabela 2. Operacionalidade do setor de compras.
SCM^ 0 01 F – Supply Chain Management. TI – Tecnologia da informação. SI – Sistema de informação. HMG – Hospital Memorial Guararapes. Art. – Artigo.
2.1 O setor de compras 21 2.2 O fornecedor 23 3 Supply Chain Management e a informatização na logística Hospitalar 25 3.1 E-procurement 33 3.2 Sistema de informação: Sistema MV 36 4 ESTUDO DE CASO 38 4.1 O setor de compras do HMG antes da implantação do sistema MV 38 4.2 O processo de implantação do sistema no setor de compras. 39 4.3 O setor de compras e sua evolução com o auxílio do sistema MV. 40 5 METODOLOGIA. 46 6 ANÁLISE DE RESULTADOS. 48 CONCLUSÃO 49 REFERÊNCIAS 51 APÊNDICE 53 ANEXOS 56 ANEXO A – Histórico sistema MV 56 ANEXO B – Histórico Hospital Memorial Guararapes 59
No cenário atual, a logística hospitalar vem assumindo importância crescente às instituições de saúde, onde ela compreende todos os aspectos inerentes à administração de materiais e sua distribuição física dentro do hospital
envolvendo todos os setores envolvidos, tais como setor de compras, almoxarifado, enfermagem, atendimento médico e farmácia. O tema aborda “Um estudo de caso sobre a utilização de sistemas no setor de compras do Hospital Memorial Guararapes” destacando ao longo do trabalho os motivos para a tomada de decisão para sua implantação e seus benefícios para a instituição.
Nesse contexto destacam-se as atividades da cadeia de suprimentos, SI e assuntos que acercam, sendo estes utilizados como apoio as rotinas da entidade hospitalar, sempre em busca da qualidade e eficácia dos serviços prestados, isso com o auxilio da tecnologia e utilização de novos métodos e conceitos de gestão de compras, além de aperfeiçoamento de processos de aquisição de materiais através do auxílio de literatura e novas tendências ligadas ao assunto.
Diante o exposto surge a problemática: Quais os efeitos que a implantação e aperfeiçoamento do sistema MV no setor de compras do hospital vêm apresentando ao longo da obtenção dos resultados?
A hipótese a ser afirmada para a resposta a esse questionamento é de que a implantação e aperfeiçoamento do sistema de informação na gestão do setor de compras, trouxe melhores resultados comparados aos resultados obtidos nos procedimentos anteriores a esta informatização de processos. O objetivo geral é definir o processo de implantação e aperfeiçoamento deste sistema de informação no hospital, inclusive a rotina e situação do setor antes e após a implantação, com abordagens de autores sobre o tema proposto, atentando a cada setor que vão dispor da tecnologia e os efeitos pretendidos neles, especificamente no setor de compras, num estudo de caso do Hospital Memorial dos Guararapes.
Mostrar o modelo de gestão do setor de compras, o gerenciamento dos sistemas e a administração de materiais vistos a partir de teorias e seu processos de implementação, juntamente ao funcionamento da cadeia de suprimento hospitalar, da solicitação de compra a chegada do produto ao estoque e o passo a passo desses processos dentro do sistema MV que é o utilizado pela entidade.
O objetivo específico abrange o acompanhamento detalhado das melhorias observadas através da utilização do sistema MV na gestão de estoque do
gestão de materiais, ficou nítido de antemão que o SCM de um hospital tem que ser desenvolvido para agregar valores muito maiores que nos outros prestadores de serviço, principalmente por se tratar de uma entidade hospitalar, visto que ele é complexo desde a natureza de sua missão que é a de salvar vidas e também que as ferramentas de TI determinam uma grande vantagem competitiva na medida em que aumentam a eficiência e a eficácia do SCM especificamente, neste caso, no setor de compras. Foi possível também acompanhar o passo a passo do processo de evolução do setor compras e a aquisição de materiais através do sistema de compras WEB desenvolvido pelo MV que está descrito ao longo da apresentação do trabalho. Tendo isso em vista, observou-se o quanto foi trivial a existência da implantação e aperfeiçoamento deste sistema nas rotinas do departamento de compras do hospital, interligados aos outros setores que fazem parte destes processos, resultando em aumento de produtividade e eficácia no atendimento ao paciente que como cliente é o foco primordial do sucesso dessa implantação.
2 Logística: História e definições
Desde muito antes do século XXI, observou-se a necessidade do conhecimento e da implantação de sistemas logísticos, mesmos eles ainda não sendo explorados e abrangidos diante de sua importância na busca da eficiência de muitos serviços. Os primeiros indícios de iniciativas de implantação desses sistemas começaram a surgir em meados dos anos 70, no setor automobilístico que apresentou em sua rotina diária de trabalho setores de movimentação e armazenamento de peças e componentes, juntamente com a necessidade de organização destes.
Fora do segmento automobilístico, o setor de energia elétrica definia normas para embalagem, armazenagem e transporte de materiais. Já em 1979 foi criado o IMAM - Instituto de Movimentação e Armazenagem de Materiais. Nos anos 80, identificou-se o primeiro grupo de estudos logísticos nos EUA, com as primeiras teorias para diferenciar transportes da distribuição de logística, mostrando que ela é algo muito, além disso, e envolve várias técnicas e seus modelos de gestão. Ainda nos anos 80, precisamente no ano de 1982, foi trazido do Japão um dos sistemas logísticos que aborda técnicas hoje muito utilizadas, que é o KANBAN e JIT (Just in time), ambos desenvolvidos pela Toyota. No ano de 1984 é criado o primeiro grupo de Benchmarking em logística do país, este que tem como definição segundo Spendoline (1993) “é um processo contínuo e sistemático para avaliar produtos e processos de trabalho de organizações que são reconhecidas como representantes das melhores práticas, com a finalidade de melhoria organizacional”. No final da década de 80 foi criada também a ASLOG (Associação Brasileira de Logística) exatamente no dia 06 de Junho de 1989, uma instituição sem fins lucrativos com fins de debates e divulgação da logística no Brasil. Nos anos 90, com a iniciação dos avanços tecnológicos e do avanço da microinformática, havendo o desenvolvimento de softwares para gerenciamento de armazéns como WMS, códigos de barra e sistema de roteirização de entregas, alem da criação de novas metodologias e técnicas como GRP, ECR e GDI a abertura de mais de 50 empresas no ramo de logística inclusive com monitoramento de cargas. Cristopher (2001) define A Logística, como definição principal, é o processo de gerenciar estrategicamente a aquisição, movimentação e armazenagem de qualquer tipo de material, através da organização e seus canais de marketing de modo a maximizar a lucratividade presente e futura através do atendimento dos pedidos a baixo custo.
É importante destacar neste conceito de Cristopher a questão do marketing que não se resume apenas às tradicionais abordagens, como produto, preço, ponto de distribuição e promoção, pois é esse departamento que fará a conexão interna que é a empresa com a externa que é o mercado.
competitividade, na medida em que se considera que a competição no mercado ocorre, de fato, no nível das cadeias produtivas e não apenas no nível das unidades de negócios (Isoladas), ou seja, é nessa gestão que a agilidade e eficácia obtida pelo setor de logística entram como meio de competição e de se alcançar diferencial neste ramo por ela mostrar-se hoje como indicador de qualidade. Na gestão da cadeia de suprimentos o foco é a integração de cada componente, com maximização da eficiência determinando maior satisfação do cliente, qualidade dos serviços prestados e em conseqüência o aumento da qualidade no atendimento da entidade e da satisfação do cliente.
Na figura1. temos a representação do gerenciamento da cadeia de suprimentos, que expressa o relacionamento das informações de todos os envolvidos na cadeia de suprimentos, tornando a filosofia de negócio muito mais entendida do que competitiva.
A logística por si mesma possui vários elementos informacionais em sua estrutura, configurando desta forma um fluxo de informações extenso (FLEURY et al_._ , 2000, p.286). Neste fluxo a análise do histórico das transações e elementos da logística, aliados à técnicas estruturadas, permite a determinação de características importantes de controles,como a definição de estoques, por exemplo.
Toda a transformação e o fluxo de bens e serviços, desde as empresas fornecedoras de matéria-prima até o usuário final incluindo o fluxo de informação necessário para o sucesso, abrangem esta gestão da cadeia de suprimentos e contribuem para o entendimento da função primária da mesma e sua participação na competitividade no ramo em que atua.
Partindo para o âmbito hospitalar conforme Cherubim (1997) afirma que o sistema de saúde e os serviços de saúde são significativamente diferentes, complexos e de certo modo, unidos, se comparados com outros tipos de organização, em particular as indústrias, o que traz conseqüências para suas gerencias.
Por conseguinte, o Suply Chain Management hospitalar tende a ser desenvolvido para agregar valores acima da média em relação às outras modalidades de prestação de serviços existentes, especialmente por que se trata de
medicamentos e materiais que em sua maioria são de alta criticidade e que por este motivo não se permitem faltar em estoque por serem imprescindíveis em seus respectivos tratamentos. Partindo desse ponto de vista, a logística hospitalar merece ser definida e enfatizada separadamente, sobretudo os materiais hospitalares.
Sobre materiais Hospitalares, Pereira (2005) destaca São entendidos como conjunto de recursos não humanos e não-financeiros que englobam, portanto, materiais de consumo, matérias-primas, medicamentos, gêneros alimentícios, materiais importados, produtos em transito, produtos em processo, produtos acabados, materiais auxiliares, consignações. Percebe-se a partir dessa afirmação do autor que o hospital é uma instituição de alta complexidade, sendo sua administração de materiais, mais do que um simples sistema de adquirir, gerir e despachar materiais e sim um processo que requer atenção redobrada, visto que o hospital trata diretamente com o intuito de atender com eficiência a recuperação e promoção da saúde, o que significa o cuidado direto com vidas.
Diante disso, destaca-se a importância da adoção de mecanismos e procedimentos como código de barra, realização periódica de inventários, o uso da tecnologia disponíveis através de sistemas de informação, entre outros, para auxiliar a administração de materiais, independente da instituição, seja ela pública, privada ou filantrópica, e do nível de complexidade.
A gestão de materiais médicos hospitalares deve ser minuciosa, assim como sua distribuição e controle do estoque da chegada do material a farmácia até o retorno da informação de uso pelo consumidor final que é o paciente, atenção às quantidades distribuídas e utilizadas pelas farmácias e postos espalhados pela entidade, verificado sempre se não há medicamentos e matérias desnecessários.
Os componentes de um sistema logístico são: Serviços ao Cliente; Previsão de Vendas; Comunicação de Distribuição; Controle de Estoque; Manuseio de Materiais; Processamento de pedidos; Peças de Reposição; Análise de Localização; Compras; Embalagem; Manuseio de mercadorias devolvidas; Recuperação e descarte de sucatas (fluxo reverso); Tráfego e Transporte; Armazenagem e Estocagem. Abordaremos com detalhes somente o setor de compras e observações relacionadas a ele e que será necessário para a compreensão do tema apresentado.
