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equipes à

distância

liderando

S e m a b r i r m ã o d o e s c r i t ó r i o

10 passos para obter o máximo potencial da sua

equipe, independente de localização.

O s m e l h o r e s p r o f i s s i o n a i s n ão e s tão n a s ua c i da d e .

e ag o r a?

Pode ser que trabalhar no escritório faça sentido para você e para o contexto do seu negócio. Você tem uma equipe de confiança e também não abre mão de ter por perto as pessoas que assumem a responsabilidade.

Porém, à medida que o seu negócio cresce você precisa aumentar rapidamente a sua equipe. Você abre um processo seletivo, divulga vagas, e logo percebe que além da concorrência do mercado, a sua empresa está na disputa por talentos.

Esse é o momento em que começam a aparecer ótimos candidatos, mas com um pequeno detalhe: eles não moram no mesmo local onde fica a sua empresa.

I m ag i n a r q u e vo c ê n ão va i v e r a s ua e q u i p e t e c au s a a r r e p i o s?

É muito comum compartilhar deste sentimento. É natural pensar que as pessoas não têm maturidade para trabalhar assim. Imagina perder o controle dos projetos, dos prazos, da qualidade? Talvez você já tenha até contratado alguém à distância e isso não funcionou. É possível que as pessoas não estejam trabalhando bem justamente por estarem dentro de um escritório. Trabalhar num escritório de 8h às 18h no centro de uma grande cidade tem se tornado cada vez mais um pesadelo.

Gerenciar remotamente não é apenas instalar ferramentas e deixar todo mundo ficar em casa. Criar uma cultura remota é uma mudança de comportamento, que inclusive vai ajudar a superar diversos desafios da sua empresa. Flexibilidade, autonomia em relação a tempo e ao local de trabalho. Isso é o que os melhores profissionais têm buscado cada vez mais.

Sua empresa está pronta para isso?

formato híbrid o

o que vo cê precisa

é implementar

o quanto antes

um

que funcione

Comunicação Colaboração Confiança

Dar acesso ao que as pessoas precisam

Ser presente

Eliminar reuniões desnecessárias

Investir tempo na comunicação

Ter uma boa comunicação por texto

Centralizar a comunicação

Viabilizar a participação de todos na tomada de decisões

Utilizar as ferramentas combinadas entre a equipe

Acompanhar resultados sem controlar as pessoas

Alinhar combinados, papéis e expectativas

Dar visibilidade ao progresso do trabalho

Trabalhar por objetivos e não por horas

Estimular a colaboração online

10 passos para

começar agora, com a

sua própria equipe, no

seu próprio escritório.

Iniciando dentro do seu próprio escritório uma cultura remota, isso vai trazer mais confiança para seguir em frente. Nós vamos te mostrar nesse guia...

Você precisa ter uma comunicação distribuída e ao mesmo tempo centralizada. A forma mais eficiente de fazer isso é adotando o ambiente online como padrão. Considerar que se uma pessoa está remota, todas estão. Busque a experiência mais digital possível. Isso significa que toda os processos devem levar em consideração, em primeiro lugar, o ambiente virtual. Independente de onde as pessoas estejam.

Esse é o primeiro passo porque se isso não for estabelecido, tudo que será dito a partir daqui ficará muito mais difícil.

Um exemplo disso são as conversas de corredor na empresa. É natural que surjam ideias durante as conversas no escritório. Mas é uma ótima prática de inclusão levar a discussão para o ambiente virtual a tempo das pessoas do time que não estão presentes participarem.

Evite ao máximo tomar decisões importantes antes de incluir todos na conversa. Uma atitude como essa pode criar um ambiente ruim dentro da equipe e ferir aos poucos a cultura da empresa.

Adote o escritório

virtual como ponto

de encontro

Gerenciar os projetos

(Ex. Trello, Basecamp, Asana, Flow, Notion, Runrun.it, Monday)

Pode ser usado para dar uma atualização sobre o andamento de um projeto, avisos e comunicados, propor novas ideias, levantar perguntas. Qualquer tópico mais atemporal estará lá compartilhado e disponível para comentários. Aqui a comunicação é 100% assíncrona e estruturada.

Isso significa que será muito simples resgatar no futuro tudo o que aconteceu ao longo do tempo, as decisões que foram tomadas e por quais motivos. Da mesma forma podemos dar continuidade às conversas do passado, sem perder o contexto. E você pode escolher as pessoas certas que vão participar dessa discussão.

Aqui a proposta é utilizar a ferramenta para dar visibilidade ao progresso dos projetos. Através de listas de tarefas você pode criar quadros de kanban por exemplo, quebrando objetivos grandes em pequenas tarefas, vinculadas aos seus responsáveis.

Vídeo-conferências

Arquivos e documentos compartilhados

(Ex. Skype, Zoom, Hangouts)

(Ex. Google Drive, Dropbox, iCloud)

Dentro de cada tarefa é possível criar discussões específicas através de comentários, anexar materiais e selecionar as pessoas que devem ser notificadas.

Basicamente, é o espaço destinado às reuniões, conversas individuais e encontros de alinhamento do time.

Para que o time acesse as informações e materiais dos projetos, todos os arquivos e documentos precisam estar armazenados na nuvem de forma organizada, estruturada e compartilhada.

Com esses recursos é possível levar boa parte do fluxo de trabalho para o ambiente online, centralizando a comunicação e disponibilizando o que as pessoas precisam para fazer o trabalho. Escolha bem as ferramentas que serão utilizadas e combine com a equipe como irá funcionar no dia a dia.

Você precisa das pessoas ou de uma informação que elas possuem?

O imediatismo cria uma cultura de ansiedade. Para criar um ambiente mais livre de distrações você precisa assegurar que as pessoas têm o que precisam para realizar o trabalho. As seguintes dicas ajudarão você a não depender das pessoas o tempo todo.

Informe o que é necessário antes das pessoas perguntarem

Uma postura proativa começa aqui. Se antecipe às necessidades, problemas, e dúvidas das pessoas da equipe. Isso envolve trabalhar sempre com os arquivos compartilhados na nuvem, e manter documentado em algum local o contexto sobre determinada tarefa, por exemplo. Se imagine no lugar de alguém que vai dar continuidade naquela atividade. O que provavelmente essa pessoa perguntaria? Se antecipe e deixe disponível toda a informação que ela vai precisar para assumir a partir dali.

Veja se a informação está disponível em algum lugar antes de acionar alguém

Uma vez que as pessoas têm o compromisso de disponibilizar a informação e acesso aos materiais, conseguimos reduzir as interrupções. Antes de chamar alguém, verifique se o que você procura já está compartilhado no projeto, na tarefa, na ferramenta de comunicação. Caso não encontre, aí sim acione a pessoa para evitar bloqueios no projeto e verificar alguma informação.

Crie o hábito de chamar as pessoas pelo chat Faça questão de respeitar o tempo das pessoas. Ao invés de interromper alguém que está no escritório, mas pode estar concentrado em outra coisa, mande uma mensagem pela ferramenta de comunicação. Aqui é responsabilidade de cada um gerenciar as suas próprias notificações para não ser interrompido de forma indevida. Aguarde o tempo das pessoas responderem. Não é porque alguém não respondeu na hora que significa que o trabalho não está progredindo. Deixe para interromper alguém quando precisar de ajuda para algo urgente.

Não trabalhe

remotamente por

Whatsapp e Email

O WhatsApp não é um escritório virtual. Sabemos que, provavelmente, todo mundo da sua equipe usa esse canal, mas tem alguns motivos para evitar:

Ansiedade

O tempo que você demorou pra acompanhar um tópico de determinado projeto, dezenas ou centenas de outras mensagens, sobre vários assuntos surgiram na conversa. Isso te força a ter que acompanhar tudo da forma mais imediata possível, e é aí que a sua produtividade vai pro espaço. Caso você deixe pra ver e responder no seu tempo, acaba ficando com o sentimento de estar sempre atrasado.

Comunicação desorganizada

É difícil recuperar daqui a um tempo a continuidade de uma conversa específica dentro da timeline do chat. Em um histórico de mensagens de áudio isso fica mais difícil ainda. Imagina querer recuperar uma informação de 1 mês atrás em um histórico de áudios no WhatsApp?