Gerenciamento de Projetos: Visões, Organização e Processos, Slides de Gestão de Projeto

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Como administrar

um projeto

Analisaremos distintas visões sobre o trabalho nas organizações. Como as pessoas se dividem em grupos e como suas atribuições e responsabilidades são fragmentadas em seu dia-a-dia. Qual será o impacto disso nas projetos? Tendo ideia dessas visões em relação à realidade das empresas, veremos uma técnica chamada fast tracking (extremamente útil para a redução do tempo do projeto.

Processos em Projetos

A organização e suas funções

Alta Administração = Políticas Média Gerência = Planejamento Supervisores = Programação Trabalhadores = Operação Responsável pelas Estratégias e Políticas para toda a organização. Transformar as Estratégias em Planos que se transformem realidade. Programar tarefas alocando recursos existentes na empresa. Execução das tarefas

A hierarquia apresentada acaba formando clusters (grupos reservados) que se comunicam de modo mais formal, criando assim a hierarquia entre essas camadas. Para que os produtos sejam gerados, as organizações precisam agregar especialistas em algumas funções:

• Financeiras;
  • Técnicas;
• Administrativas;
• Comerciais;
• Geração de Conhecimento (P&D).

A organização e suas funções

A excessiva fragmentação do trabalho dificulta a alocação de pessoas, equipamentos, instalações, materiais, dinheiro e informação. Alguns dos problemas que afetam os projetos são:

• Falta de foco e metodologia = para que os projetos sejam conduzidos em paralelo às atividades rotineiras; - Falta de Padronização = Nem todos os projetos apresentam os mesmo requisitos, então precisam ser geridos de formas diferentes;

Problemas que afetam os projetos

• Baixa compreensão sobre projetos = dificulta sua condução e provoca resistência na empresa para investir em treinamento;
• Ausência de tempo e dificuldade em delegar = os executivos estão sempre cheios de atribuições para “integração na pirâmide organizacional”;
• Dificuldade multidisciplinar = faz com que os projetos sejam desenvolvidos em áreas funcionais (dificuldade em trabalhar em grupo);
• Projetos tendem a atrasar = todas as aprovações demandam muito tempo devido a pirâmide vertical;

Problemas que afetam os projetos

O desenvolvimento de um projeto ocorre mediante vários processos básicos que se sobrepõem; São divididos em “grupos de processos”:

• Concepção (ou inicialização);
  • Planejamento;
    • Controle;
• Fechamento.

A visão de processos

Concepção

• Ocorrem no início do projeto;
• Criar uma visão de futuro sobre o que se deseja e o que se quer ver desenvolvido no projeto ;
• Quanto mais recursos e dedicação nessa fase, melhores os resultados no futuro;
• Permite a formação de um núcleo sólido de pessoas , mais integrado e denominado “equipe básica” que cria essa figura do futuro do projeto ;

A visão de processos

Execução

• Responsável por fazer com que o planejado aconteça ;
• Envolve habilidades técnicas e relacionamento humano ;
• Entender o time (necessidades e limitações);
• Montar um sistema de ordenação do trabalho ;
• Monitorar resultados (qualidade) e desenvolvimento do escopo ;
• Distribuição das informações (Plano de comunicação e feedback)
• Cotação e aquisição de bens e serviços necessários.

A visão de processos

Controle

Feito em paralelo com a Execução.

• Controla o desempenho das atividades:
  • Prazos;
• Custos;
• Qualidade;
• Escopo;
• Riscos.

A visão de processos

A visão de processos

Esses processos superpõem-se, dado o dinamismo que os projetos possuem. Muitas atividades são antecipadas para que macroprocessos anteriores possam ser conduzidos com maior clareza e definição. Esse processo de superposição é denominado de fast tracking e é utilizado com técnica para redução da duração do projeto.

A visão de processos

Projetos são sistemas produtivos marcados pelas incertezas:

• Necessidades;
  • Prazos;
• Orçamentos;
• Conhecimento tecnológico;
• Recursos.... Incertezas, incertezas, incertezas!!!!!

O início do projeto

Encontrar as justificativas , aquilo que impulsiona o desenvolvimento do projeto é um fator primordial ; Temos que ter alguma clareza nas especificações desse produto, especificações técnicas, quantitativas e qualitativas para auxiliar no escopo; Quando tivermos essas informações, termos a definição do “objetivo do projeto”, que deve ser sempre perseguido; Precisamos compreender bem os fatores que influenciam e podem auxiliar na definição do escopo do projeto.

O início do projeto