Equipes Altamente Produtivas, Manuais, Projetos, Pesquisas de Administração Empresarial

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Em busca dE uma gEstão

dE alto impacto

Criando

equipes

altamente

produtivas

sumário

1 | introdução

• Missões & Meios

2 | Como organizar sua equipe

• Uma equipe unida e criativa
• Equipe multidisciplinar e participativa
• Pessoas diferentes produzem resultados mais eficientes

3 | Como organizar os fluxos

de trabalho

• Coloque tudo no papel
• Aloque recursos
• Priorize

4 | métodos de produtividade

Consagrados

• Getting Things Done (GTD)
• O método Eisenhower
  • Pilhas de tarefas e priorização
  • Ciclo PDCA (plan, do, check and act)
  • A tecnologia da gestão

5 | um gestor que lidera

• Líder da antiga geração x Líder da nova geração
• Mas eu sou chefe ou líder?
• O líder de 2030

6 | motivação e reCompensa

• 14 princípios de Deming
• Dicas para manter um ambiente de trabalho motivador
• Como recompensar os melhores exemplos

7 | ConClusão

• Cada experiência, uma decisão

Como organizar

sua equipe

idalberto Chiavenato, autor

de mais de 30 livros de

administração e rh, faz um

comparativo sobre as pessoas

vistas como recursos dentro

das empresas, e aquelas vistas

como parceiros. num modelo

de gestão moderno, a empresa

não é encarada mais como uma

simples provedora de salário,

ela entra com compensações

que contribuem para a

evolução profissional de seus

colaboradores.

Para ele, quando as pessoas

são apenas recursos, elas

têm cargos isolados, horário

fixo, subordinação ao chefe,

dependência da chefia, alienação

à própria gestão e são executoras

de tarefas. Quando são vistas

como parceiras, elas são

agrupadas em equipes, têm metas

negociadas e compartilhadas,

comprometem-se com a missão

e visão da empresa, trocam

dependência entre si e são vistas

como inteligência em talento.

e então, Que tiPo de eQuiPe

você deseja ter?

Pessoas com bons princípios serão sempre funcionários mais confiáveis. Segundo Jack Welch, que foi presidente da GE por 20 anos, “pessoas com integridade dizem a verdade e mantém sua palavra. Elas assumem a responsabilidade por suas ações, admitem erros e os consertam”. Para contratar um funcionário, ele também avaliava sua inteligência e maturidade, a energia positiva e as habilidades de energizar os demais, de executar e decidir. Para ele, é preferível treinar um funcionário com bons princípios e péssimo desempenho do que ficar com aquele que tem ótimo desempenho, mas nenhuma integridade.

Estudos também indicam que é preciso um equilíbrio entre extrovertidos e introvertidos para existir maior colaboração na equipe. Na maioria das vezes, quem ouve mais pensa mais ao tomar uma decisão importante. Por outro lado, os extrovertidos expressam suas habilidades mais facilmente – o que pode incentivar os demais. Da mesma forma, equipes mistas – de homens e mulheres

• têm um equilíbrio e um espírito de colaboração maiores do que aquelas em que há presença maciça de um ou outro gênero.

2 | Como organizar sua equipe

uMa eQuiPe unida e criativa

Você não precisa, no entanto, abolir os cargos de mando de sua empresa para sentir alguns benefícios experimentados pela Vagas, WordPress ou Semco. Se você organizar sua companhia em equipes pequenas e autônomas, você terá respostas mais rápidas, o que tornará seus colaboradores muito mais produtivos. Além disso, quando se trabalha em grupos menores, os valores organizacionais são mais facilmente transmitidos e compartilhados. Isso pode garantir a união da equipe em momentos difíceis.

Peter Drucker, por exemplo, considerado o “pai da Administração Moderna”, é contra o fim da hierarquia. Para ele, a existência de uma autoridade final é fundamental,

sobretudo em situações de perigo – a hierarquia é a única esperança em tempos de crise. Isso leva a crer que empresas tradicionais também podem ser exemplos de gestão de pessoas. Aqui no Brasil, a Ambev se mira no modelo da meritocracia, modelo de gestão em que cada funcionário é recompensado de acordo com o seu próprio mérito. Dessa maneira, valorizam-se os talentos internos, além de recompensá-los. Eles se sentem motivados e a empresa atinge resultados mais sólidos. Ali, a meritocracia vai além do bônus anual, com possibilidade de ascensão profissional mais rápida que a média do mercado. Dos colaboradores se cobra transparência, cooperação e ética na obtenção de resultados, além de visão de dono do negócio.

2 | Como organizar sua equipe

eQuiPe MultidisciPlinar e ParticiPativa

Quando caminho todos os dias pelo escritório central da Williams-Sonoma na orla de São Francisco, me impressiona a variedade de exemplos de criatividade que vejo por todos os lados. Numa área designers desenvolvem tecidos, pintam móveis, ou torneiam cerâmicas. Em outra, especialistas em marcas e produtos analisam fotografias e revisam catálogos e layout de websites de acordo com as projeções de vendas. E em outra, analistas de dados diante de seus computadores digerem números, constroem modelos e analisam relatórios.

Se a Williams-Sonoma tem um “tempero secreto”, esse diferencial são essas equipes que, trabalhando juntas perfeitamente alinhadas, desenvolvem e executam nossas prioridades estratégicas e táticas. Nos meus 19 anos na empresa e quatro anos como CEO, descobri que as melhores soluções surgem de uma disposição para combinar arte e ciência, ideias e dados e instinto e análise.

O depoimento acima é de Laura Alber, CEO da Williams-Sonoma, e foi publicado na Harvard Business Review. A executiva prova que, quando há diversidade nas equipes, a chance de sucesso é muito maior. Eu mesmo vivi isso

2 | Como organizar sua equipe

Pessoas diferentes ProduzeM resultados

Mais eficientes

coloQue

tudo no PaPel

em quantas atividades você está

envolvido, ou deveria estar?

Colocar tudo no papel reduz a

ansiedade e te ajuda a pensar

de forma crítica e com muito

mais clareza. não se preocupe

em organizar nada nessa

etapa. liste e relaxe. você está

começando a mandar nos seus

problemas, e não eles em você.

depois, separe os temas grandes,

que têm muitas etapas para

serem cumpridos, das tarefas

menores, que demoram menos

para serem realizadas. os temas

grandes muito provavelmente

serão seus projetos. se algumas

das atividades que você listou

estiverem relacionadas a eles,

agrupe-as como tarefas deste

projeto. É aí que as coisas ganham

corpo e você conseguirá enxergar

a estrutura de seus afazeres. dessa

maneira, planejar será mais fácil.

Como organizar os

fluxos de trabalho

Provavelmente você vai precisar de gente para te ajudar a finalizar os projetos. É hora de pensar quem deverá executar as tarefas e em quais prazos. Leve em consideração não só as habilidades profissionais da pessoa, mas também quanto tempo ela tem disponível.

Se você notar que está sobrecarregando alguns e deixando outros de lado, reflita. Pense se foi um mero descuido, ou se certas pessoas têm o perfil mais adequado aos projetos que você precisar realizar. Neste caso, você pode tanto capacitar essas pessoas quanto realocar de/para outras áreas.

3 | Como organizar os fluxos de trabalho

aloQue recursos

métodos de produtividade

Consagrados

a gestão do tempo é tão importante quanto a gestão das tarefas e

projetos. ao começar a prestar atenção em como você distribui suas

atividades ao longo do dia, e dentro de suas obrigações, será possível

replanejá-las por ordem de prioridade e importância.

Por isso explicamos aqui quatro métodos que te ajudarão a trabalhar

em uma equipe mais produtiva e inspirada.

1. Use um caderno ou um gravador para coletar tudo o que chama a sua atenção. Pequeno, grande, pessoal ou profissional – todos os projetos a serem realizados, coisas com as quais você precisa lidar ou terminar. 2. Processe o que cada coisa significa, e pergunte-se: é uma tarefa? Se não for uma tarefa, jogue fora, incube (para realizar num projeto futuro) ou guarde para rever mais tarde. Se for uma tarefa, e demorar dois minutos para ser realizada, trabalhe nela agora mesmo. Senão, delegue. Ou se demorar mais, coloque em uma to-do-list. 3. Organize as tarefas em lembretes e categorias, como ligações a fazer, e-mails para enviar, entre outras. 4. Revise seus lembretes e reflita frequentemente para determinar o que fazer em seguida. Atualize suas listas e clareie sua mente. 5. Simplesmente faça , engaje em suas tarefas e as realize com confiança.

4 | métodos de produtividade Consagrados

GettinG thinGs done (Gtd)

**_David Allen, guru da produtividade, criou este método de gerenciamento de tempo com cinco passos: 1) Colete; 2) Processe; 3) Organize,

4. Revise e 5) Faça. Ele pode ser aplicado tanto a questões pessoais quanto profissionais – seja você um executivo, estudante ou gestor de uma empresa ou de um núcleo familiar. Confira:_**

4 | métodos de produtividade Consagrados

o MÉtodo eisenhower

Q4: Quadrante do Desperdício e das Distrações: tarefas improdutivas e dispensáveis. Eliminar ou reduzir ao mínimo.

Q3: Quadrante da Ilusão e das Interrupções: em alguns casos, diga não com diplomacia e, em outros, delegue. O alvoroço cria a ilusão de importância, que pode existir para outras pessoas, mas não para você.

URGENTE

NÃO

IMPORTANTE

NÃO URGENTE

• Ilusão / Interrupções
• Falha dos outros em planejar ou resolver problemas
• Reuniões não importantes
• Interrupções desnecessárias - Desperdício / Distrações - Desperdiçadores de tempo - Excesso de TV ou internet - Rotina

4 | métodos de produtividade Consagrados

o MÉtodo eisenhower

Q2: Quadrante da Qualidade, das Metas e Planejamentos: prepare uma agenda para estas atividades. Reduza o tempo dedicado aos Quadrantes 3 (tarefas urgentes sem importância) e 4 (tarefas sem urgência e sem importância). Lembre-se de que falhar aqui significa transferir tarefas para o Quadrante 1, do Estresse.

Q1: Quadrante da Crise e do Estresse: resolva agora. Você pode estar sobrecarregado com essas tarefas por falta de planejamento ou falha em prever obstáculos.

URGENTE

IMPORTANTE

NÃO URGENTE

• Crises / Estresse
• Projetos, reuniões e relatórios com prazos
• Problemas
• Pressão
  • Qualidade / Metas / Planejamento
  • Determinação de objetos
  • Revisão de progresso
  • Prevenção
  • Construção de relacionamento

4 | métodos de produtividade Consagrados

ciclo Pdca (Plan, do, check and act)

Ciclo é um bom nome para o método PDCA – do inglês plan, do, check and act, ou planejar, fazer, revisar e agir. Basta conferir como esses quatro verbos se relacionam na imagem ao lado.

Ele foi criado por Walter A. Shewart na primeira metade do século XX, mas foi William Edward Deming, considerado o pai do controle de qualidade moderno, que disseminou seu uso. Ele foi difundido por Deming no Japão a partir da metade do século passado com o intuito de recuperar a competitividade da indústria japonesa.

• Padronização dos resultados positivos
• Tratamento dos desvios
• Verificação dos resultados - Definição de meta - Análise do problema - Análise das causas - Elaboração dos planos de ação - Treinamento - Execução dos planos de ação

A

C

P

D

4 | métodos de produtividade Consagrados

ciclo Pdca (Plan, do, check and act)

P, Planejar: identificar o problema, analisar o fenômeno e as causas, estabelecer os objetivos com base nas diretrizes ou políticas da empresa, e também o caminho a seguir e o método a ser usado. Um bom plano evita falhas nas próximas fases.

D, Fazer: executar as ações planejadas, treinar as equipes envolvidas no método a ser empregado, coletar dados para a próxima etapa.

• Definição de meta
• Análise do problema
• Análise das causas
• Elaboração dos planos de ação
• Treinamento
• Execução dos planos de ação

A

C

P

D