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Índice
- INTRODUÇÃO...........................................................................................................................................
- OBJECTIVOS.............................................................................................................................................
- DESENVOLVIMENTO E IMPLEMENTAÇÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS.......................................
- 3.1 Implementação..................................................................................................................................
- 3.2 Etapas................................................................................................................................................
- RESUMO................................................................................................................................................
- REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS..............................................................................................................
1. INTRODUÇÃO
Com a condução deste tema, que possui uma direcção prática em termos de etapas de desenvolvimento e implementação, pretende se com base académica disseminar os conhecimentos existentes do mesmo, de modo aumentar os conhecimentos existentes desse conteúdo, o desenvolvimento irá desde os conceitos de desenvolvimentos e implementação acompanhado das respectivas etapas, do desenvolvimento e da implementação de processos administrativos. 2
3. DESENVOLVIMENTO E IMPLEMENTAÇÃO DE PROCESSOS
ADMINISTRATIVOS
Antes de começar a desenvolver este tema é importante mencionar alguns aspectos que tem uma influência directa e impacto na percepção, absolvição e compreensão deste tema que está em abordagem os aspectos estarão em destaque logo adiante. O desenvolvimento e implementação de processos administrativos, possui uma direcção prática em termos de etapas de desenvolvimento e implementação. Em uma estrutura cuja tipologia mecânica é predominante, certamente o processo compartilhado de aprendizagem possui diferença em relação a uma estrutura com características orgânica predominante. (PRÉVE, Organização Sistemas e Métodos, 2012) O nível de comunicação adoptado, também irá facilitar ou dificultar as operações de um processo, em cada uma de suas etapas. Esses aspectos ainda se sustentam em três principais vertentes: Característica da estrutura que em uma reunião de definição, geralmente prevalece a híbrida; A vertente comportamentos identificados nos participantes de um processo; e O nível de formalidade e de informalidade vigente, para uma avaliação sobre principais aspectos organizacionais. Com os métodos e processos administrativos, percebe-se que a relação mais próxima de recursos para a estruturação e efectividade das etapas que compreendem uma implementação. Tratando de conhecimento organizacional, juntamente com a criação do conhecimento; identificam-se factores de mapa de relacionamentos, como um produto da característica de um processo voltado para um bem ou um serviço. (PRÉVE, Organização Sistemas e Métodos, 2012) Abordado a cerca dos profissionais, temos os instrumentos mínimos para a condução de uma processo, sendo alguns mais utilizados, dependendo de cada caso. Notadamente, esses instrumentos permitem a obtenção de dados necessários, possibilitando o armazenamento e 4
disposição de dados, dentro de uma linguagem actual e de conhecimento da maioria dos agentes. (PRÉVE, Organização Sistemas e Métodos, 2012) Quando tratamos da comunicação, este é um dos pontos que estabelece sua relação. Todo processo possui um ponto importante: negociação. Por isso o (re) desenho de processos de negócios, entra na condição em permitir que suas partes, possam oferecer consistência e direcção de cada etapa. (PRÉVE, Organização Sistemas e Métodos, 2012) 3.1 Implementação Antes de falarmos das etapas de implementação de Processos Administrativos, trazemos o conceito de implementação, onde Ferreira (2004) diz que implementar é dar execução a um plano, projecto ou programa. (PRÉVE, Organização Sistemas e Métodos, 2012) Portanto, estamos falando de aspectos práticos de execução, implementação e factores impeditivos para a acção de implementar qualquer instrumento, factores estes relacionados com a falta de uma metodologia estruturada, onde isto não difere da consolidação de um processo administrativo. Os aspectos gerais em que vamos enumerar, visando dar contorno às etapas que compõem uma metodologia, identificam níveis organizacionais e de negócios, dependendo do enfoque administrativo na utilização dos recursos e ferramentas que um processo pode oferecer. (PRÉVE, Organização Sistemas e Métodos, 2012) Antes de tratar das etapas, é importante nos reportar à estrutura mínima necessária que um processo administrativo, em fase de implementação, requer para balizar seu mapa de relacionamento. (PRÉVE, Organização Sistemas e Métodos, 2012) Os conceitos de organização nos permitiram encontrar definições, como a de um grupo de pessoas organizadas visando um objectivo, ou ainda, reunião de recursos ordenados em torno de processos produtivos ou administrativos. Como toda organização tem um papel a cumprir, que seria o de servir uma sociedade, seus processos somados representam este papel. 5
A partir do que vamos expor nessas etapas veja, em seu local de trabalho, como um processo pode ser implementado de maneira mais estruturada, levando em consideração aspectos que o envolvem e que exercem influência em seu nível operacional. Do ponto de vista de implementação de um processo administrativo, Oliveira (2006) nos orienta para cinco etapas básicas, que contemplam uma realidade organizacional. Aqui vamos trabalhar com alguns elementos mais expressivos, mas que permitem estabelecer uma linguagem operacional, nos oferecendo uma visão de processos que operamos com frequência. (PRÉVE, Organização Sistemas e Métodos, 2012) PRÉVE (Organização Sistemas e Métodos, 2012). Precisamos, a partir do desenho dessas etapas, fundamentar dois pontos básicos: O primeiro é que, quando nos referimos a processos, vamos considerar um novo processo ou mesmo a oferta de alternativas para uma nova forma de execução de um processo já existente. Como já vimos, todo processo tem um mapa de relacionamento e que se contextualiza num ambiente de interactividade, o que quer dizer que a admissão de um novo processo ou de alternativas de execução diferentes das actuais infere em novos ciclos de relacionamentos; e O segundo relaciona-se com a montagem e o fato de contar com uma equipe definida e com capacidade para contribuir ao proposto em torno de processos. Além deste aspecto, devemos definir linhas claras de coordenação e ter o apoio gerencial da área ou de processos, objecto de estudos. Vamos agora conhecer as cinco etapas que compõem Implementação de um Processo Administrativo. (PRÉVE, Organização Sistemas e Métodos, 2012) 3.2 Etapas Etapa 1 – Comprometimento Esta etapa representa o alinhamento de ideias e o compromisso de agentes envolvidos numa rede complexa de engajamento organizacional para a consecução de uma proposta, como vamos assim definir. Esta etapa é construída para evidenciar o compromisso de uma equipe em uma proposta de realização, estruturando-a na ordem de importância: 7
Alinhamento de conceitos e de linguagem, identificados e adoptados ao longo de um processo a ser desenvolvido; Ajustes de responsabilidade em cada parte que compõe uma etapa; Construção de um modelo ideal sustentado pela linguagem uniforme; e Adopção de um planeamento e discussão, como linhas de entendimento sobre mudanças arquitectadas, para o seu nível operacional. Cabe ainda, como primeira etapa, considerar: Visão de negócios: como vimos processo de negócios edificando confiança e compromissos; Estilo de equipa e acções empreendedoras de ideias como uma resultante de actuação; Valores conseguidos via compartilha de conhecimentos; Habilidades adequadas no uso de tecnologia; e Avaliação constante, apresentando medidas correctivas. Para fazer um breve resgate do trabalho, nesta primeira etapa, como também nas seguintes, há uma clara e importante participação de analistas ou profissionais, que trabalham na construção de ideias com a utilização de instrumentos como planeamento. Podemos verificar também que os princípios de análise organizacional que tratam de compreender os elementos constitutivos de um sistema para interpretar procedimentos, estão presentes. (PRÉVE, Organização Sistemas e Métodos, 2012) Vamos encontrar, também, relação de aspectos que sustentam (re) desenho de negócios, como a criação de contexto, representando a intenção de uma equipe, assim como juízos de valores na implementação de mudanças. (PRÉVE, Organização Sistemas e Métodos, 2012) Etapa 2 – Estruturação Estruturação é a identificação de todos os aspectos que venham a contribuir para o desenvolvimento e implementação, a partir de actividades que formam um processo. Quando os aspectos ganham espaços para uma avaliação, precisamos admitir que muitos deles se localizam fora do eixo de controlo, como, por exemplo, mercado, concorrentes, políticas governamentais e mudanças conjunturais, entre outros, que já nos referimos como em micro e macro ambientes. 8
Eleger prioridades de execução. Esta eleição vale para todas as etapas, se quisermos dar prioridade ao sequenciamento de um processo. Etapa 3 - Análise PRÉVE (Organização Sistemas e Métodos, 2012). Sistematiza ou organiza todos os recursos que darão suporte para a etapa seguinte. A partir da análise, podemos direccionar alguns elementos, Como: Desenhar uma situação futura, seja um esquema bem estruturado ou caminho que demonstre o que pretende o processo; Avaliar todo o valor agregado. Sobre valor já nos referimos e, neste caso, diz respeito a novos valores que um processo irá oferecer. Novos valores em torno do universo de actividades que o compõem, assim como em seu mapa de relacionamento, tornando-se em um elemento novo em uma área ou unidade; (re) desenhar os indicadores de desempenho, como forma de manter actualizados os procedimentos que auxiliarão na avaliação do caminho escolhido para conduzir etapas de um processo; e Correlacionar a passagem para uma situação futura. Isto diz respeito ao mapa de relacionamento que estará fortalecendo estruturas de outros processos, e dentro de um espectro de complementaridade, permitirá uma visão sistémica da organização. Como esta etapa sistematiza recursos utilizados em etapas de um processo, então todas as referências que fizemos relativas a uma implementação devem ser objecto de análise. Uma escala detalhada de análise. (PRÉVE, Organização Sistemas e Métodos, 2012) Etapa 4 - Desenvolvimento PRÉVE (Organização Sistemas e Métodos, 2012). O desenvolvimento é a etapa que consolida a administração de processo. Ela permite desenhar um consenso de que o proposto está categorizado em determinado nível de alcance, ou seja, já tem uma visão da nova realidade. Ao longo de todas as etapas, diferentes recursos podem ser utilizados como ferramentas adicionais e que auxiliar na condução dentro de cada uma delas. 10
PRÉVE (Organização Sistemas e Métodos, 2012). Nesta podemos destacar: Sistema de informações gerenciais: um sistema, como trata Caravantes (2005), tem por finalidade desenhar inter-relações, como, por exemplo, entre funções. Abrindo esta visão para processos e seu mapa de relacionamento, vamos admitir que um sistema de informações gerenciais não caberia somente nesta etapa, mas em todas as etapas de uma implementação. Conceder aos agentes poder estratégicos, como já vimos, é praticar o empowerment; Reunião de todos os recursos que poderão auxiliar na estrutura de partes de um processo; Considerar a abordagem tecnológica como uma base de sustentação na construção de uma etapa, como aporte para operacionalização. Torna-se importante, ainda, instalar uma linguagem de entendimento, tanto em etapas de construção como ao nível operacional. Outro aspecto a considerar é a admissão e actualização de base tecnológica, em vista da velocidade com que os processos precisam readmitir afluentes de inovação; e Desenhar perfis adequados ao sucesso operacional. Na verdade, este desenho se dá em etapas iniciais e nesta, de desenvolvimento , os perfis apenas definem um melhor contorno ao compromisso assumido em comprometimento. Etapa 5 – Implementação Por último, a implementação representa o momento da operacionalização de tudo que, anteriormente, foi idealizado e construído. PRÉVE (Organização Sistemas e Métodos, 2012). Esta etapa tem como destaque: Planeamento : embora tenhamos tratado, de forma planejada todas as partes que compõem cada etapa, precisamos ter o cuidado na condução, passo a passo. Principalmente quando se trata de mudança, onde um processo irá ceder espaço para um novo procedimento, inferindo em novos compromissos de agentes e alteração comportamental; Implementação: é o fato principal sustentado por todo um trabalho ao longo de etapas, como vimos, em um processo novo ou em mudanças a serem efectuadas; 11
4. RESUMO
O desenvolvimento é a etapa que consolida a administração de processo. Ela permite desenhar um consenso de que o proposto está categorizado em determinado nível de alcance, ou seja, já tem uma visão da nova realidade. Já a implementação no processo administrativo representa o momento da operacionalização de tudo, que anteriormente, foi idealizado e construído (guiando- se pelo planeamento dos processos, a própria implementação, seguido de um acompanhamento/avaliação e correcções necessárias caso haja desvios daquilo que eram os objectivos principais) 13
5. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
PRÉVE, Altamiro Damian. Organização Sistemas e Métodos, Mar. 2012 SENS, Elmer. Organização, sistemas e métodos. 14
