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Como Elaborar um controle de contas a pagar para uma empresa de revenda de material de casa de ração situada
Resumo:
Esta pesquisa tem por objetivo, nos trazer um embasamento teórico sobre auditoria, controle interno em geral e controle interno focado na estrutura de contas a pagar para fornecer base para a elaboração e implantação de um controle interno no setor de contas a pagar, que traga maior qualidade e confiabilidade nas informações em uma empresa revendedora de material para animais situada em vila velha/ES, e conta com tópicos relatando sobre a origem e importância da auditoria, origem e importância do controle interno, controle interno no setor de contas a pagar onde visa estudo sobre controles e testes que tragam confiabilidade e qualidade nas informações e uma forma de bloqueio contra fraudes e erros que possam torna- se em eventuais problemas administrativos e financeiros para a empresa, e os método que serão utilizados para obter conhecimento na formação e implantação da estrutura de controle de contas a pagar. Sempre visando a qualidade e confiabilidade das informações.
Introdução
De acordo com estudos feitos as empresas para terem um bom funcionamento e uma boa qualidade para se manter no mercado e garantir seu futuro tem necessariamente que adotar uma pratica de controle interno para toda a sua atividade. Para manter a organização e a linha do seu trabalho evitando fraudes e erros.
Para garantir essa qualidade e manter essa linha as empresas estão investindo e inovando em meios de controle interno e auditoria interna que trazem mais qualidade na forma de atingir a atividade principal da empresa com maior qualidade e mais aceitação no mercado. E com isso trazendo informações de qualidade para a as tomadas de decisões de seus administradores que dão continuidade ao sucesso da empresa.
Justificativa
Analisando a empresa de casa de ração situada em Aribiri, Vila Velha nota-se que não a um controle para o setor de contas a pagar onde gera grandes problemas e prejuízos para
empresa, com isso a necessidade de implantar um meio de controle interno no setor de contas a pagar que garanta a qualidade das informações necessárias para a tomada de decisão.
O Problema
Como elaborar um controle de contas a pagar para uma empresa comercial que traga maior qualidade e confiabilidade possível nas informações.
Objetivo de estudo
Auditoria
Controle interno focalizados na estrutura de contas a pagar
Campo de ação
Empresa comercial varejista que tem em sua atividade revenda de material de casa de ração.
Objetivo geral:
Fornecer uma estrutura de controle de contas a pagas que traga qualidade na informação e ajude na tomada de decisão dos sócios da empresa.
Objetivo especifico:
Estudo teórico de controle interno e auditoria da estrutura de contas a pagar.
Elabora um modelo de controle interno de contas a pagar
Implantar modelo de ordem de compra
Pesquisa-ação.
Conforme Thiollent (1997): É um tipo de pesquisa social com base empírica que é concebida e realizada em estreita associação com uma ação ou com a resolução de um problema coletivo e na qual os pesquisadores e os participantes representativos da situação ou do problema estão envolvidos de modo cooperativo ou participativo
Técnicas
Observação direta intensiva
Observação: utiliza os sentidos na obtenção de determinados aspectos da realidade.
Entrevista: é uma conversação efetuada face a face. De maneira metódica; proporciona ao entrevistador, verbalmente, a informação necessária.
Observação direta extensiva
Questionário; constituído por uma série de perguntas que devem ser respondidas por escrito e sem a presença do pesquisador.
Teste; instrumentos utilizados com a finalidade de obter dados que permitam medir o rendimento, a freqüência, a capacidade ou a conduta de indivíduos, de forma quantitativa;
Autor: Marconi, Marina de Andrade. Metodologia do trabalho Científica. São Paulo: Atlas 7ª Edição, 2007.
Pesquisa documental.
“Trata-se de um método de coleta de dados que elimina, ao menos em parte,
a eventualidade de qualquer influência – presença ou intervenção do pesquisador – do conjunto das interações, acontecimentos ou comportamentos pesquisados, anulando a possibilidade de reação do sujeito à operação de medida”(Kelly apud Gauthier (1984: 296)
Marco Teórico
Auditoria
Conceito e origem
Auditoria e um meio utilizado para mensurar a adequação e confiabilidade dos Registros contábeis.
Auditoria consiste no exame de documentos, livros e registros, inspeções, obtenção de informações e confirmações internas e externas, obedecendo a normas apropriadas de procedimento,objetivando verificar se as demonstrações contábeis representam adequadamente a situação nelas demonstrada, de acordo com princípios fundamentais e normas de contabilidade, aplicados de maneira uniforme.( Hilário Franco e Ernesto Marra,1992.p.20)
Em virtude do aparecimento de grandes empresas e da taxação do imposto de renda baseado nos resultados apurados em balanço surgiu como conseqüência a necessidade de confirmação e da veracidade dos dados informados em suas demonstrações.
A auditoria surgiu primeiramente na Inglaterra, que, como dominadora dos mares e controladora do comércio mundial, foi a primeira a possuir as grandes companhias de comércio e a primeira também a instituir a taxação do imposto de renda, baseado nos lucros das empresas. ( HILÁRIO FRANCO E ERNESTO MARRA, 1992, p.33)
Com o crescimento do capitalismo as empresas tiveram a necessidade de saírem do grupo familiar e a partissem para novas formas de capitação de recursos que trazia com sigo a necessidade de informações mais confiáveis e consistentes com isso alavancaram a necessidade da auditoria. para que se fossem aplicados recursos nas empresas em crescimento no mercado; garantissem o retorno do recursos aplicado
Segundo Marcelo Cavalcanti Almeida, 1996. A auditoria surgiu como parte da evolução do capitalismo, com a expansão do mercado e o acirramento da concorrência, houve a necessidade das empresas ampliarem suas instalações fabris e administrativas, investir no desenvolvimento tecnológico e aprimorar os controles e procedimentos internos em geral,
estende-se por todos os serviços, programas, operações e controles existentes na organização. Segundo Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira freire, Roberta Maria Madalon, TCC, UVV 2002.p.
A auditoria interna é uma função independente de avaliação criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades, como um serviço e essa mesma organização. A proposta da auditoria interna é auxiliar os membros da administração a desincumbirem-se eficazmente de suas responsabilidades. Para tanto, a auditoria interna lhes fornece análise, avaliações, recomendações, assessoria e informações relativas às atividade examinadas.WILLIAM ATTIE.1992.p.29.
O departamento de auditoria interna é parte integrante da organização e das funções, segundo as políticas traçadas pela administração. A declaração de finalidade, autoridade e responsabilidade para a auditoria interna aprova pela administração deve ser compatível com as normas para o exercício profissional da auditoria interna. .WILLIAM ATTIE.1992.p.
Segundo ATTIE a auditoria interna tem por objetivo examinar a integridade e fidedignidade das informações financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir, localizar, classificar e comunicar essas informações, examinar os sistemas estabelecidos, para certificar a observância as políticas, plano, leis e regulamentos que tenham, ou possam ter,impacto sobre operações e relatórios, e determinar se a organização está em conformidade com as diretrizes, examinar os meios usados para a proteção dos ativos e, se necessário,comprovar sua existência real, verificar se os recursos são empregados de maneira eficiente e econômica, examinar operações e programas e verificar se os resultados são compatíveis com os planos e se essas operações e esses programas são executados de acordo com o que foi planejado e comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomados as providencias necessárias a respeito de suas descobertas.
Auditor interno
Os auditores internos são empregados da empresa, cujos registros e procedimentos examinam. Eles devem sua fidelidade principalmente à empresa. Seus trabalhos, suas remunerações e suas oportunidades para as promoções são todos controlados pela mesma administração que controla e supervisiona o departamento de contabilidade sob exame. Isto não quer dizer, que os auditores internos não possuam independência. A independência é tanto um estado de espírito quanto uma questão de separação organizacional. O alto grau de independência, tanto em organização como em atitude, é perfeitamente possível em um departamento de auditoria interna.( http://www.guiacontabil.hpg.com.br/auditoria.doc - -1k)
Auditor Externo
Uma empresa de auditores independentes é uma organização inteiramente independente da empresa que ela examina. Como organização de profissionais liberais, ela se reserva o direito de dirigir e controlar seus próprios empregados, sem interferência das empresas, suas clientes.
Uma vez contratado o trabalho para exame, o auditor independente é livre para usar os métodos mais convenientes, e aumentar ou reduzir, a seu próprio critério, o volume e a natureza do trabalho que executa. Além disso, no relatório que apresenta, ao concluir seu exame, ele pode também se expressar sem recear outras conseqüências, a não ser a perda do cliente. Isto lhe dá considerável independência com relação àqueles cujos relatórios e atos estão sob seu exame, posição essa de menor subordinação que aquela do auditor interno.( http://www.guiacontabil.hpg.com.br/auditoria.doc - -1k)
Surgimento da Auditoria no Brasil
Aqui no Brasil, pouco se tem sobre divulgações de pesquisas referentes as origens da auditoria, sendo somente certo que teve origem inglesa.
Segundo Jund (2002c, p. 5): Apesar de formalmente organizada em 26 de março de 1957, quando formado o Instituto de Contadores Público no Brasil, em São Paulo, a auditoria foi oficialmente reconhecida apenas em 1968, por ato do Banco Central do Brasil. O fortalecimento da atividade, todavia, ocorreu em 1972, por regulamentações do Banco Central do Brasil, conselho Federal de contabilidade e Instituto dos Auditores Independentes.
Posteriormente, face ao desenvolvimento da economia e a abertura do Mercado de
capitais, com a entrada de grandes multinacionais a Auditoria passou a ser exigida pela matriz daquelas empresas em relação a suas filias aqui no Brasil. Com esse crescimento no mercado brasileiro ocorreram outras influencias que também contribuíram para o crescimento da auditoria no Brasil como Necessidades de financiamentos de empresas brasileiras através de entidades internacionais, Crescimento dos negócios ,necessidade de capital de giro e investimentos fixos, Criação das normas de auditoria para instituições financeiras, determinada pelo Banco Central do Brasil, Criação da CVM – Comissão de Valores Mobiliários, Promulgação da lei das sociedades anônimas ( lei 6.404) em 1976.
Normas de Auditoria
principalmente bancos e conglomerados financeiros do exterior, têm adotado, cada vez em maior escala, fazer o acompanhamento dos controles internos por intermédio de comitês de auditoria
Conceito de controle interno
Controle interno e um plano de organização que possui métodos e medidas adotados pelas empresas para proteger seu patrimônio, garantir a eficiência operacional manter a política da empresa e trazer a exatidão e a veracidade de seus dados contábeis.
Segundo Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p.50 O controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa.
Segundo Almeida existem dois meio de controles contábil e administrativo são exemplos de controles contábeis sistemas de conferencia,aprovação e autorização, segregação de funções, controles físicos sobre ativos, auditoria interna. Controles administrativos são análises estáticas de lucratividade por linha de produtos, controle de qualidade, treinamento de pessoal, estudos de tempos e movimentos, análise das variações entre os valores orçados e os incorridos e o controle dos compromissos assumidos, mas ainda não realizados conomicamente com isso demonstram os métodos utilizados que definem o que controle interno.
A importância do controle interno
Torna-se visível a importância do controle interno quando uma empresa se torna impossível quando uma empresa não pode garantir a continuidade do fluxo de operações e informação proposta por falta de organização e forma continua de trabalho.
Segundo Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira Freire, Roberta Maria Madalon. TCC. UVV. O controle interno compreende o plano de organização que é o modo pelo qual se organiza um sistema. A estrutura organizacional necessita corresponder a uma divisão, adequada e balanceada, de trabalho, de forma que sejam estabelecidas as relações de autoridade e responsabilidade entre vários níveis pelas parcelas de trabalho exigidas para a consecução dos objetivos da empresa coordenados por um conjunto de métodos e medidas que estabelecem os caminhos e os meios de comparação e julgamento para se chegar a determinado fim. A empresa, como um todo, pode ser caracterizada como a conjunção de vários subsistemas, que, por sua vez, compõe-se de uma cadeia de procedimentos destinados a gerar e registrar informações finais. O planejamento de um sistema, além de resultar num sistema eficiente, prático, econômico e útil, deve levar em conta a definição de procedimentos especificamente destinados para promover o controle sobre as operações e as atividade preferencialmente formalizadas através de manuais.
Objetivo do controle interno.
O objetivo e de manter um controle das atividades da empresa através de salvaguarda dos interesses da empresa, a precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis financeiros e operacionais, o estímulo a eficiência operacional e a aderência às políticas existentes.
Segundo Hilário Franco Ernesto Marra.1992.p.208 Objetivos primordiais dos controles internos são: fornecer á contabilidade dados corretos e conferir a exatidão da escrituração, evitar alcances, desperdícios, erros e, se ocorridos, identificá-los.
Esses objetivos aplicam-se aos controles instituídos no sistema contábil e financeiro. Se instituídos em outras áreas, como a administrativa, ou de produção, ou de expedição etc. outros objetivos serão identificados, mas todos eles podem ser resumidos num só: proteger o patrimônio da empresa.
Conforme analisado anteriormente o objetivo principal do controle interno e proteger o patrimônio da empresa.
Serão demonstrados alguns Princípios para alcançar o objetivo principal do controle interno.
Princípios utilizados para controle interno
Segundo Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p 51. Os princípios fundamentais de controles são segregação de responsabilidade, definição de rotinas, limitação ao Acesso aos Ativos, Segregação de funções, confronto dos ativos com os registros, auditoria interna e limitações do controle interno.
Serão mencionadas como citações as características de cada uma delas segundo Marcelo Cavalcante Almeida.
Responsabilidade: as atribuições dos funcionários ou setores internos da empresa devem ser claramente definidas e limitadas, de preferência por escrito, mediante o estabelecimento, e por sua modificação, no sentido de adaptá-lo ás novas circunstâncias. As razões para se definirem as atribuições são: assegurar que todos os procedimentos de controles sejam executados; detectar erros e irregularidades; apurar as responsabilidades por eventuais omissões na realização das transações da empresa. Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p.
Controle interno no setor de contas a pagar
Importância e conceito
A Importância do controle interno setor de contas a pagar e evitar prejuízos financeiros, fraude e perdas.
O conceito de contas a pagar é em si mesmo muito simples. Contas a pagar significa o dinheiro que a empresa deve, em contas e obrigações. Em contas a pagar estão incluídos dívidas contraídas com fornecedores de matérias primas e insumos, obrigações com o fisco e outras saídas previstas de dinheiro que devem ser bem analisadas e controladas pelo setor de contas a pagar em parceria com a tesouraria.
Esse controle financeiro é absolutamente primordial para a empresa possa diagnosticar problemas, estabelecer metas e buscar soluções. Uma tesouraria eficiente exerce esse controle financeiro, gerenciando os recursos financeiros da empresa, estabelecendo regras para o uso racional dos recursos disponíveis e sugerindo formas de aumentar as receitas e diminuir as despesas, inclusive com o investimento de recursos financeiros do caixa ou com a captação de recursos no mercado para suprir déficits. Os processos de controle financeiro exercidos pela tesouraria devem ser transparentes e embasados em conhecimento técnico e atualizado. Em resumo – a tesouraria deve ser capaz de gerenciar de forma eficaz contas a receber e contas a pagar, crédito cobrança, controles bancários, conciliação de caixa, controle de numerário, aplicações financeiras, empréstimos e financiamentos. Como área chave do gerenciamento empresarial e base da lucratividade das empresas, o controle financeiro precisa ser executado por profissionais especializados, treinados e competentes. Além disso, grande parte dos processos de controle financeiro de uma tesouraria tem hoje em dia o suporte de softwares específicos que facilitam a coleta, consolidação e análise de dados e informações financeiras de vários setores da empresa. www.contaspagar.com
Métodos de controle no setor de contas a pagar.
Os métodos de controles são examinar as condições de compras as formas de pagamentos, examinar confrontação de ordem de compra com nota fiscal de compra, conferir preços, cálculos e somas das notas e faturas dos fornecedores e dos prestadores de serviços e com
isso fazer teste para caracterizar e confirmar a veracidade e necessidade de compra com isso evitando fraude e outros problemas.
Sendo sempre necessário fazer a conferencia do material físico e os registros contábeis referentes a composição de endividamento.
Segundo Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira freire, Roberta Maria Madalon, TCC, UVV 2002.p.20. Na conferência dos registros contábeis, verifica se todas as compras ou serviços foram creditados inicialmente em contas a pagar, se foram efetuados pagamentos sem ser a débito de contas a pagar, se as classificações das compras e dos serviços foram corretos nas contas de ativo e de despesas, ou se foram desviadas para contas incorretas
Para um controle mais completo do setor de contas a pagar são feitos testes e exames para confirmarem a necessidade e a veracidade das informações do setor. Alguma delas são: teste de adequacidade do volume de compras ( verificar se a necessidade de todo o volume), exame de pagamento, Exame de contra partidas anormais na liquidação, exame no controle dos saldos a pagar não-liquidados, verificação de passivos, remessas de cartas-circulares, exame de outras obrigações a pagar, exame das provisões, exame de papeis de trabalho e analise de riscos e fraudes ou seja todo ou qualquer tipo de método contábil ou administrativo que assegure a veracidade das informações e qualidade do trabalho pode ser utilizado para manter o controle interno no setor.
A seguir citações referentes a característica de cada exame ou teste citado a cima.
Segundo Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira Freire, Roberta Maria Madalon,2002.TCC.UVV.
O teste da adequacidade do volume de compras verifica se em função do volume de produção, compra ou em volume de vendas, houve exagero nas compras ou ocorreram desnecessariamente. Isso cabe a todo o meio de contas a pagar englobando as despesas fixas e variáveis se estão de acordo com a atividade da empresa, e com isso garantido a veracidade da demonstração e reduzindo o risco de ser efetuada alguma compra forjada para facilitar a diminuição dos pagamentos de impostos em cima do resultado esconde fraudes para manipular as saídas de caixa ou qualquer outra tentativa peculiar.
O exame de pagamento e feito para garantir a confirmação do pagamento se todos os pagamentos foram feitos com o devido controle estipulado pela administração da empresa. Se possuem copias de cheque, se o pagamento foi feito na devida data do vencimento e se foi autorizado pelo profissional responsável garantindo assim a responsabilidade da operação e a minimização de erros ou fraudes.
O exame de contrapartidas anormais na liquidação de contas a pagar e utilizado para a verificação dos pagamentos e forma de contabilização dos pagamentos, pois pagamentos anormais ou fora do prazo estipulado possuem descontos ou juros. Com isso o desembolso e feitor de forma diferenciada do previsto pelo controle de contas a pagar e tem que se
Fraudes. São muito comuns ocorrem fraudes e erros em sistemas e meios de controles financeiros. Os mais vistos são compra registradas contabilmente mas não efetuadas, compra de produtos desnecessários, parcerias entre fornecedores e funcionários afim de benefícios futuros e outros mas.
Segundo Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira Freire, Roberta Maria Madalon,2002.TCC.UVV. Os tipos de fraudes encontrados em compras e contas a pagar : compras ou despesas não-efetuadas e/ou compras desnecessária, nas compras desnecessárias ou em quantidades superiores ás que seriam normais, procura-se com este procedimento favorecer determinados fornecedores a fim de que estes fornecedores distribuem posteriormente gratificações aos funcionários da empresa que concordaram com a emissão ou majoração da quantidade do volume de compras. Este tipo de fraude é geralmente descoberto quando se processam os testes de adequacidade do volume de compras. no caso de compras acima dos normais trata-se de uma frauda que se processa com a conivência do fornecedor. Quando a fraude é praticada em importações, as majorações de preços terão como finalidade beneficiar alguém com créditos no exterior. Forjar despesas a pagar para reduzir o lucro este tipo de fraude é orientada pelo empresário, geralmente tais lançamentos são feitos nos últimos dias do encerramento do exercício social e não se encontram perfeitamente documentos por comprovantes expedidos pelos fornecedores. Outros tipos fraudes são pagamentos a maior ou em duplicidade, emissão de cheque para pagar, mas o cheque é desviado e o pagamento não é processado e por último fazer lançamento de compra duas vezes.
Fechamento
Capitulo 1. Falar. Sobre a importância da Auditoria e do Controle interno.
Capitulo 2. Falara sobre a importância da estrutura de controle interno sistema de contas a pagar
Capitulo 3. Falaremos sobre a características do sistema de contas a pagar a ser implantado.
Capitulo 4. padronização da nova estrutura de contas a pagar
Capitulo 5. Forma de implantação de nova estrutura de contas a pagar
Capitulo 6. Analise de avaliação da nova estrutura de contas a pagar
Capitulo 7. Estudo básico sobre como avaliar a nova estrutura de contas a pagar.
Capitulo 8. Análise de retorno e adaptação da nova estrutura e seu comportamento
na empresa.
Referências bibliográficas
Auditoria Contábil , Editora.Atlas S.A 1992 autor. Hilário Franco e Ernesto Marra
Auditoria, Editora Atlas S.A 1996 autor. Marcelo Cavalcanti Almeida
Auditoria Interna. Editora Atlas S.A. 1992 Autor. William Attie
TCC. Controle interno nos setores de contas a receber e contas a pagar,Biblioteca UVV. Autores. Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira Freire, Roberta Maria Madalon
Site: www.contaspagar.com
