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SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
CONTÁBEIS
CIÊNCIAS CONTÁBEIS
1. Conceito de Sistema e Enfoque Sistêmico
1.1 Teoria Geral dos Sistemas
Fundamentalmente, o conceito de sistema decorre da Teoria Geral dos Sistemas, assim explicada por Bertalanffy: "Seu objeto é a formulação de princípios válidos para os 'sistemas' em geral, qualquer que seja a natureza dos elementos que os compõem e as relações ou 'forças' existentes entre eles. A teoria geral dos sistemas portanto é uma ciência geral da 'totalidade', que até agora era considerada um conceito vago, nebuloso e semimetafísico." Ainda conforme o mesmo autor: "A teoria geral dos sistemas em sentido restrito (TGS) procura derivar da definição geral do 'sistema' como complexo de componentes em interação, conceitos característicos das totalidades organizadas, tais como interação, soma, mecanização, centralização, competição, finalidade etc., e aplicá-los a fenômenos concretos." Para Bertalanffy, a Teoria dos Sistemas na ciência opõe-se a uma visão clássica de procedimentos analíticos. O significado da expressão "o todo é mais que a soma das partes" consiste simplesmente em que as características constitutivas não são explicáveis a partir das características das partes isoladas. O "procedimento analítico" significa que uma entidade pode ser estudada resolvendo-se em partes e, por conseguinte pode ser constituída ou reconstituída pela reunião destas partes. Também conforme Bertalanffy, criticando o procedimento analítico, a aplicação do procedimento analítico depende de duas condições: a. que as interações entre as partes ou não existam ou sejam suficientemente fracas para poder ser desprezadas nas finalidades de certo tipo de pesquisa; b. que as relações que descrevem o comportamento das partes sejam lineares, pois só então é dada às condições aditividade, isto é, uma equação que descreve o comportamento do todo é da mesma forma que as equações que descrevem o comportamento das partes. Os processos parciais podem ser sobrepostos para obter o processo total. Assim, conforme Bertalanffy, "o problema metodológico da teoria dos sistemas consiste, portanto, em preparar-se para resolver problemas que, comparados aos problemas analíticos e somatórios da ciência clássica, são de natureza mais geral"?
1.2. O que é Sistema
"Sistema pode ser definido como um complexo de elementos em interação”. Conforme Bio, "considera-se sistema um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo". Oliveira assim se expressa: "Sistema é um conjunto de partes interagentes e inter 0 0 1 F dependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função”. Em outras palavras, sistema é um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo. Como uma resultante do enfoque sistêmico, o todo deve ser mais que a soma das partes. No ambiente empresarial, esta resultante tem sido denominada de sinergia, que significa que a ação conjunta de diversos componentes sistêmicos ou entidades podem obter desempenho melhor do aquele possível de se obter isoladamente. Em outras palavras por mais que se estudem as partes para entender o todo, é necessário considerar as inter-relações e o contexto em que estão inseridas. Dessa maneira, as inter-relações existentes permitem que o todo seja maior que a soma isolada das partes, ou seja, no agregado encontramos características muitas vezes não encontradas nos componentes isolados. Fundamentalmente, o funcionamento de um sistema configura-se com um processamento de recursos (entradas do sistema), obtendo-se, com esse processamento, as saídas ou produtos do sistema (entradas, processamento, saídas).
Caracterização e funcionamento básico de um sistema.
1.3 Sistemas Abertos e Fechados
Os sistemas classificam-se em sistemas abertos e fechados. Os sistemas fechados não interagem com o ambiente externo, enquanto os sistemas abertos caracterizam-se pela interação com o ambiente externo, suas entidades e variáveis. Exemplo de sistema fechado é uma máquina, como um relógio. São diversas partes - componentes - de um conjunto mecânico que tem uma função-objetivo, que é cumprido sem interagir com o meio ambiente. O corpo humano, por sua vez, é um sistema aberto, pois sua interação é total com o meio ambiente. Existem sistemas físicos e sistemas informacionais. A empresa é um sistema aberto, bem como os sistemas de informações, pois há um processo de interação com o ambiente.
1.4 Componentes do Sistema
Sistema traz automaticamente noção de conjunto. Assim, ele sempre será composto de elementos. Além disso, o sistema existe para a produção de algo, com base nas funções a que ele se destina. Por isso, é necessário decompor o sistema em seus elementos ou componentes. Os elementos básicos que compõem um sistema são: objetivos do sistema, ambiente do sistema ou processamento, recursos ou as entradas do sistema, componentes do sistema, saídas do sistema, administração ou controle e avaliação do sistema. Conforme Churchman, os componentes de um sistema são:
- Os objetivos totais do sistema, e, mais especificamente, as medidas de rendimento do sistema inteiro.
- O ambiente do sistema: as coações fixas.
- Os recursos do sistema.
- Os componentes do sistema, suas atividades, finalidades e medidas de rendimento.
- A administração do sistema.
Oliveira, assim define os componentes de um sistema:
- objetivos do sistema;
- entradas do sistema;
- processo de transformação;
- saídas do sistema;
amplitude maior. Assim, o 0B2 determina uma amplitude maior, a Amplitude B. Se houver possibilidade de expansão de objetivos, o sistema pode conseguir o 0B3, que, aumentando o LI e LF, chegará a Amplitude C. Se o objetivo ampliar-se ainda mais, chegando ao 0B4, os LI e LF se expandem, obtendo uma amplitude ainda maior, a Amplitude D, e assim sucessivamente, até, em nível teórico, a amplitude máxima atingida pelo sistema abranger a totalidade do ambiente anteriormente limitante do sistema inicial.
OS RECURSOS DO SISTEMA
São o conjunto de tudo o que está ou entra no Sistema para ser utilizado durante o processo de transformação. São as entradas do sistema. Compreendem recursos físicos, humanos, materiais, energia, tempo, serviços, equipamentos, tecnologia etc.
PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO OU COMPONENTES DO SISTEMA
De acordo com 0liveira, o processo de transformação do sistema pode ser definido como a função ou as funções, que possibilitam a transformação dos insumos (entradas, recursos) em um produto ou serviço final (as saídas do sistema). Esse processador é a maneira pela qual os elementos componentes interagem no sentido de produzir as saídas desejadas. Conforme Bio, um sistema pode compor-se, sucessivamente, de subsistemas (também conjunto de partes interdependentes) que se relacionam entre si, compondo o sistema maior. Os subsistemas têm seus objetivos específicos, todos eles correlacionados para o objetivo final do sistema.
SAÍDAS DO SISTEMA
Correspondem ao resultado dos processos de transformação. São o fruto do objetivo do sistema, aquilo que se quer que ele faça. As saídas devem ser, portanto, coerentes com os objetivos do sistema. Conforme já colocamos nos objetivos dos sistemas, estes devem ter medidas de rendimento. Assim, dentro do processo de controle e avaliação, as saídas devem ser quantificáveis, de acordo com os parâmetros previamente estabelecidos.
CONTROLE, AVALIAÇÃO E RETROALIMENTAÇÃO
Conforme Oliveira, os controles e avaliações do sistema são necessários para verificar se as saídas estão coerentes com os objetivos estabelecidos. O controle e a avaliação partem do processo de estabelecer as medidas de rendimento do sistema. A retroalimentação, ou feedback , pode ser considerada como a reintrodução de uma saída sob a forma de informação. É um processo de comunicação que reage a cada entrada de informação, incorporando o resultado da "ação resposta" desencadeada por meio de nova informação, a qual afetará seu comportamento subseqüente, e assim sucessivamente.
ADMINISTRAÇÃO DO SISTEMA
Conforme Churchman, a administração de um sistema trata da criação de planos para o sistema, isto é, da consideração de todas as coisas que o afetam, como as finalidades, o ambiente, a utilização de recursos e os componentes. A administração determina as finalidades dos componentes, procede à alocação de recursos e controla o rendimento do sistema.
1.5 Enfoque Sistêmico ou Visão Sistêmica
O enfoque sistêmico ou visão sistêmica é uma postura mental de ver as coisas partindo-se de uma visão holística, de conjunto ou totalidade. Ou seja, é ver as coisas partindo do todo, e não partindo das partes para depois se chegar ao todo. É óbvio que as partes ou subsistemas devem ser vistos com seus objetivos e suas interações, porém o mais importante sempre é a visão da totalidade, e esta visão parte de identificar os objetivos finais de um sistema. Conforme Churchman, "Os sistemas são constituídos de conjuntos de componentes que atuam juntos na execução do objetivo global do todo. O enfoque sistêmico é simplesmente um modo de pensar a respeito desses sistemas e seus componentes". Em relação à empresa, assim se expressa Bio: "Os conceitos de sistemas proporcionam uma série de raciocínios que leva à compreensão da complexidade da empresa moderna como um todo.... A ênfase em continuar os resultados da análise em um todo é que mudou radicalmente; e essa característica torna interessantes e úteis os conceitos de sistemas."
2. Empresa como Sistema e seus Subsistemas
2.1 Empresa como um Sistema Aberto
As organizações empresariais interagem com o ambiente e a sociedade de maneira completa. A empresa é um sistema em que há recursos introduzidos, que são processados, e há a saída de produtos ou serviços. Uma empresa é considerada um sistema aberto em razão de sua interação com a sociedade e o ambiente onde ela atua. Essa interação com a sociedade provoca influência nas pessoas, aumento nos padrões de vida e o desenvolvimento da sociedade. Assim, podemos dizer que toda empresa tem uma missão em relação à sociedade e que a missão das empresas corresponde aos seus objetivos permanentes, que consistem em otimizar a satisfação das necessidades humanas. Conforme Bio, "os sistemas abertos envolvem a idéia de que determinados inputs são introduzidos no sistema e, processados, geram certos outputs. Com efeito, a empresa vale-se de recursos materiais, humanos e tecnológicos, de cujo processamento resultam bens ou serviços a serem fornecidos ao mercado". Essa visão da empresa como um sistema aberto, conforme mostra a Figura 2.1, ressalta as diversificadas e enormes pressões a que o ambiente submete a empresa. Catelli classifica as pressões ambientais de que fala Bio de "ambiente remoto ou Ecossistema" que também denomina de variáveis , e ambiente próximo, que denomina de entidades. A seguir, apresentamos uma representação esquemática da empresa como sistema aberto, baseada em Bio e na visão de Catelli.
Figura 2.1 Empresa como um sistema aberto.
2.2 Ambiente do Sistema Empresa e Planejamento Estratégico
A visão da empresa como um sistema aberto, interagindo de forma profunda com o meio ambiente, é vital para a etapa inicial do processo de gestão denominado planejamento estratégico. O planejamento estratégico é a etapa do processo de gestão que define políticas, diretrizes e objetivos estratégicos e tem como produto final o equilíbrio dinâmico das interações da empresa com suas variáveis ambientais. O fato de a empresa captar recursos no ambiente, processá-los, e devolver ao ambiente em que está inserida (suas saídas, por meio de seus produtos e serviços), faz com que a primeira análise para o cumprimento dos objetivos do sistema empresa se situe numa análise profunda do ambiente em que a empresa se insere.
eficiente permeia todas as atividades da empresa e todas as transações. Busca-se eficiência em cada transação unitária da miríade de transações que uma empresa necessita para atingir seus resultados, quais sejam, produzir produtos, bens ou serviços. Já a eficácia reveste-se de caráter mais abrangente, global, de atuação em maior amplitude. A eficácia é obtida com uma gestão do todo, organizando as partes do sistema empresa. A eficácia está ligada ao componente objetivo de um sistema. Anteriormente, vimos que o ponto mais importante para o desenvolvimento do sistema está em estabelecer seus objetivos, aquilo que se quer com o sistema. Desta maneira, a busca da eficácia dentro de uma empresa consiste em que ela está permanentemente buscando atingir seus objetivos, pelo uso eficiente de seus recursos. Podemos dizer que maior grau de eficácia ocorrerá quanto maior a administração das inúmeras possibilidades de ocorrências de eficiência acontecerem, e que essas ocorrências de eficiência sejam as mais produtivas possíveis. Dessa forma, os dois conceitos, eficácia e eficiência, unem-se na visão sistêmica da empresa; a eficiência representante do elemento processamento do sistema, e a eficácia representando o atingimento dos objetivos do sistema.
Figura 2.5 Empresa como sistema e a missão da eficiência e da eficácia.
2.4 Visão Sistêmica da Empresa
Podemos dizer que todo sistema é composto de partes, quais sejam, seus subsistemas. O sistema empresa é um dos sistemas mais complexos e sua divisão em subsistemas pode ser enfocada de várias maneiras. Adotaremos em nosso trabalho o enfoque de Catelli e Guerreiro, que dividem o sistema empresa em seis subsistemas, quais sejam:
- Subsistema Institucional
- Subsistema de Gestão
- Subsistema Formal
- Subsistema de Informação
- Subsistema Social
- Subsistema Físico-operacional
Apresentamos a seguir uma representação esquemática da empresa e seus subsistemas, extraída de Guerreiro:
Figura 2.6 Subsistemas empresariais
2.5 Subsistema Institucional
O subsistema institucional é a matriz dos demais subsistemas da empresa e compreende a definição da missão da empresa e as convicções de seus empreendedores, traduzidos de suas crenças e valores. Como esclarece Guerreiro, "uma empresa decorre da necessidade e/ou desejo de alguém que tem expectativas a serem atingidas e que por isso se dispõe a investir num empreendimento, o seu patrimônio, não só o econômico, mas também o patrimônio moral. São empresários, acionistas, sócios, enfim, empreendedores motivados por um conjunto de crenças, valores, convicções, e expectativas individuais". Continuando com Guerreiro, "as crenças, valores e expectativas dos empresários são convertidos em diretrizes que irão orientar todos os demais componentes do sistema empresa para os resultados desejados". Da missão, crenças e valores a empresa define seu modelo de gestão. Também conforme Guerreiro, "a gestão se caracteriza pela atuação em nível interno da empresa no sentido de otimizar as relações recursos-operação-produtos/serviços, considerando nesse esforço o comportamento das variáveis dos ambientes externo e interno que impactam a empresa e os atributos dos recursos possuídos". Podemos definir modelo de gestão como um conjunto de idéias, valores e crenças da administração que orienta e determina o processo administrativo da entidade. Assim, a empresa tem que definir um modelo de administração, com o objetivo de que todos os envolvidos em seu ambiente interno atuem sob as mesmas linhas de pensamento e o efeito sinérgico da interação das partes (de todos os subsistemas) possa adicionar valor à empresa. Nesse sentido, convém enfatizar que a visão da empresa como um sistema eficiente/eficaz tem como objetivo final o maior valor da empresa, por meio da geração do lucro. Conforme Guerreiro, "o Modelo de Gestão é caracterizado como um subsistema do Sistema Institucional, correspondendo a um conjunto de princípios a serem observados que assegurem:
- a redução do risco do empreendimento no cumprimento da missão e a garantia de que a empresa estará sempre buscando o melhor em todos os sentidos;.
- o estabelecimento de uma estrutura de operação adequada que possibilite o suporte requerido às suas atividades;
- a orientação geral dos esforços através de um estilo e 'filosofia' de trabalho que criem atitudes construtivas;
- a adoção de um clima motivador e o engajamento de todos, principalmente dos gestores, em torno dos objetivos da empresa e das suas atividades;
- a aferição se a empresa está cumprindo sua missão ou não, se foi feito o que deveria ter sido em termos de produtos, recursos e esforços, e se, o que não foi, está sendo corrigido ou aperfeiçoado;
- o conhecimento do comportamento das variáveis relativas aos ambientes externo e interno e suas tendências, do resultado da avaliação de planos alternativos de ação e das transações/eventos ocorridos em cada período e de onde e no que 'as coisas' não ocorreram satisfatoriamente".
2.6 Subsistema de Gestão
É no subsistema de gestão que as decisões são tomadas. O subsistema de gestão só pode ser especificado após a definição maior do modelo de gestão. Nele se encontra o processo de gestão e as atividades de planejamento, execução e controle. É intimamente ligado ao subsistema de informação. Guerreiro enfatiza: "A condição básica para o desenvolvimento adequado do processo de planejamento, execução e controle das atividades é o conhecimento da realidade, obtido através das informações geradas pelo subsistema de informação". O subsistema de gestão compreende um conjunto de procedimentos e diretrizes, partindo do planejamento até o controle das operações, quais sejam:
- análise do ambiente externo e interno;
- elaboração do planejamento estratégico;
- elaboração das diretrizes e políticas estratégicas;
- planejamento operacional;
- elaboração do plano operacional;
informações necessárias para o controle? Assim, o subsistema de informação necessita de constante vigilância, sob pena de ser até elemento redutor da eficácia empresarial.
2.10 Subsistema Físico-operacional
Compreende as instalações físicas e equipamentos do sistema empresa. É importante ressaltar que é no sistema físico-operacional que as transações são executadas e os eventos econômicos acontecem. Conforme diz Guerreiro, "o subsistema físico corresponde ao 'hardware' do sistema empresa". A estruturação do subsistema físico-operacional está fundamentalmente ligada aos produtos e serviços produzidos pela empresa. É o subsistema físico-operacional que possibilita a maior quantidade de ações para obtenção da eficiência e eficácia empresarial. Fundamentalmente, a visão sistêmica da empresa, como processadora de recursos e obtenedora de produtos e serviços, se qualifica no subsistema físico-operacional. Apresentamos na Figura 2.7 uma representação esquemática da empresa, seu ambiente, seus subsistemas, enfocando a questão da eficiência dentro do subsistema físico-operacional.
Figura 2.7 Visão sistêmica da empresa, subsistemas e eficiência.
3. Informação, Tecnologia da Informação e Sistema de Informação
3.1 Informação, Dado e Comunicação
Informação é o dado que foi processado e armazenado de forma compreensível para seu receptor e que apresenta valor real ou percebido para suas decisões correntes ou prospectivas, conforme Davis. Dado é o registro puro, ainda não interpretado, analisado e processado. Comunicação é o processo de transmissão de informação e de compreensão que somente se efetiva mediante uso de símbolos comuns. Resumindo, informação é o dado processado de forma a ser entendido pelo receptor. A transferência de informação é a comunicação.
3.2 Características de uma Boa Informação
Para que uma informação seja considerada boa, ela deve preencher os seguintes requisitos:
- conteúdo;
- precisão;
- atualidade;
- (^) freqüência;
- adequação à decisão;
- valor econômico;
- relevância;
- entendimento;
- confiabilidade;
- relatividade;
- exceção;
- acionabilidade;
- flexibilidade;
- (^) motivação;
- segmentação;
- consistência;
- integração;
- uniformidade de critério;
- oportunidade;
- objetividade;
- seletividade;
- indicação de causas;
- volume;
- generalidade etc.
3.3 Valor da Informação
O conceito de valor da informação está relacionado com:
a. a redução da incerteza no processo de tomada de decisão; b. a relação do benefício gerado pela informação versus o custo de produzi-la; c. o aumento da qualidade da decisão.
O fundamento do custo da informação faz parte dos princípios fundamentais de contabilidade, razão por que não nos alongaremos sobre esse aspecto fundamental. O sistema de informação contábil deve ser analisado na relação custo-benefício para a empresa. Segundo Oliveira, “O SIG (Sistema de Informação Gerencial) deve apresentar uma situação de custo abaixo dos benefícios que proporciona à empresa”. O valor da informação reside no fato que ela deve reduzir a incerteza na toma de decisão, ao mesmo tempo que procura aumentar a qualidade da decisão. Ou seja, uma informação passa a ser válida a ser válida quando sua utilização aumenta a qualidade decisória, diminuindo a incerteza do gestor no ato da decisão. Sabemos também que, quanto mais informação está ao nosso dispor, maiores as chances de reduzirmos a incerteza na tomada de decisão. Porém, sabemos, também, que qualquer informação tem um custo. Assim, é possível que o volume ideal de informações para determinada tomada de decisão exija um custo muito alto para obtenção dessas informações. Dessa forma, é necessário encontrarmos uma relação adequada: o mínimo de informação necessária para reduzir a incerteza e aumentar a qualidade da decisão, ao menor custo possível. Em outras palavras, o custo de obter as informações deve ser sempre menor do que o benefício gerado pela decisão baseado nessas informações obtidas. Esse é o verdadeiro valor da informação.
3.4 Tecnologia da Informação
Tecnologia da informação é todo o conjunto tecnológico à disposição das empresas para efetivar seu subsistema de informação e suas operações. Esse arsenal tecnológico está normalmente ligado à informática e à telecomunicação, bem como a todo o desenvolvimento cientifico do processo de transmissão espacial de dados.
O conceito de Tecnologia da Informação (TI) é mais abrangente que os de processamento de dados, sistemas de informação, engenharia de software , informática ou o conjunto hardware e software , pois também envolve aspectos humanos, administrativos e organizacionais. Adotamos a visão deste autor considerada como conceito amplo de TI, dizendo “adota-se o conceito mais amplo de tecnologia da informação, incluindo uso de hardware e software , telecomunicações, automação, recursos multimídia e demais recursos envolvidos – quer centralizados, quer descentralizados – sem deixar de considerar os sistemas de informação, serviços, negócios, usuários e as relações complexas envolvidas”. O conceito de TI – Tecnologia de Informação entende que a informação (seus sistemas, recursos etc.) deve fazer parte de uma estrutura em nível estratégico das empresas. A informação não deve limitar-se a administrar os recursos internos, mas ultrapassar as fronteiras da empresa e integrar-se sistemicamente com fornecedores, clientes etc., sendo, portanto, a TI, fator chave de competitividade. Walton esclarece sobre TI: "Do modo como é utilizada nos locais de trabalho, a tecnologia da informação abrange uma gama de produtos de hardware e software que proliferam rapidamente, com a capacidade de coletar,
Na concepção de Walton, a Tecnologia da Informação é uma das vertentes do que ele chama Triângulo Estratégico, tal a importância que este autor dá a esta tecnologia. Assim, a estratégia adotada de TI deverá influenciar a estratégia a ser adotada para definir a organização, bem como afetará a estratégia a ser adotada para os negócios da empresa. Como são componentes que se inter-relacionam, a estratégia de negócios poderá influenciar decisivamente na decisão da estratégia de TI e da organização. Identicamente, uma decisão de organização será fundamental para a implementação de estratégia de TI e de negócios.
3.8 Sistema de Informação
Conforme Gil, "Sistemas de Informação compreendem um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e a correspondente tradução em informações". Conforme Wash e Roberts,
"Sistema de Informação é uma combinação de pessoas, facilidades, tecnologias, mídias, procedimentos e controles, com os quais se pretende manter canais de comunicações relevantes, processar transações rotineiras, chamar a atenção dos gerentes e outras pessoas para eventos internos e externos significativos e assegurar bases para a tomada de decisões inteligentes".
Em resumo, podemos definir sistema de informação como um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações, para, com seu produto, permitir às organizações o cumprimento de seus objetivos principais.
3.9 Elementos de um Sistema de Informação
Dentro da Teoria Geral dos Sistemas, o sistema de informação tem seus componentes de forma similar. Desta maneira, os elementos de um sistema de informação são:
- objetivos totais do sistema;
- ambiente do sistema;
- recursos do sistema;
- componentes do sistema;
- administração do sistema;
- saídas do sistema.
3.10 Sistema de Informação Contábil
A ciência contábil traduz-se naturalmente dentro de um sistema de informação. Poderá ser argüido que fazer um sistema de informação contábil com a ciência da contabilidade é um vício de linguagem, já que a própria contabilidade nasceu sob a arquitetura de sistema informacional. Desta maneira, o sistema de informação contábil é o grande sistema de informação dentro da empresa.
4. Banco de Dados, Informações Estruturadas e Não Estruturadas
4.1 Banco de Dados
Um dos conceitos mais importantes para a análise de sistemas de informações e, conseqüentemente, de um sistema de informação contábil, é o entendimento do conceito de banco de dados. Conforme Bio, banco de dados é um “conjunto de arquivos estruturados, não redundantes e inter- relacionados, que proporciona uma fonte única de dados para uma variedade de aplicações”. O conceito de banco de dados implica no armazenamento de informações de forma estruturada para acesso variado. Nesse sentido, quando, por exemplo, da formatação do lançamento e das contas contábeis dentro de um sistema de contabilidade, será necessário ter em mente que as informações contábeis deverão ser armazenadas no sistema de informação contábil sob a forma de banco de dados.
Assim, tanto os registros referentes aos lançamentos bem como os demais dados inerentes a cada fato contabilizado devem ser armazenados sob esta forma de arquivo informático.
4.2 Sistema de Gerenciamento de Bancos de Dados
Conforme Gil, para o sistema construído sob a forma de banco de dados existem softwares de gerenciamento de banco de dados. Um sistema gerenciador de banco de dados deve objetivar:
a) como proteger os dados que são compartilhados;
b) como estruturar dados, facilmente, necessários ao atendimento de situações diversas;
c) como minimizar os impactos negativos (prazos excessivos, erros) nas mudanças dos
sistemas aplicativos;
d) como evitar erros e falhas em bases de dados;
e) como atender a essas questões com qualidade e segurança operacional.
O banco de dados deve objetivar:
a) integridade dos dados;
b) rapidez e flexibilidade no acesso de informações;
c) independência entre dados e programas;
d) sigilo e segurança de dados;
e) padronização de dados.
3. Banco de Dados e Sistema de Informação Contábil
Tendo em vista o conceito de banco de dados o grande avanço da tecnologia da informação, podemos, hoje, imaginar três possibilidades básicas de um banco de dados para o sistema de informação contábil:
a) um banco de dados específico para o sistema de informação contábil, em que os dados
advindos de outros sistemas interfaceados sejam recolocados no sistema de contabilidade;
b) um banco de dados específico de informações contábeis não encontradas em outros
sistemas operacionais, sendo que as informações necessárias aos subsistemas contábeis, constantes de outros sistemas de informações, sejam capturadas somente no momento de sua utilização;
c) a contabilidade sem banco de dados específicos, só utilizando o banco de dados geral da
empresa.
Sabemos que as duas últimas possibilidades são de difícil execução, e normalmente o sistema de informação contábil tende a ter um banco de dados específicos, mesmo que parte seja retrabalhada de outros sistemas de informação. O principal motivo disso é a questão da atribuição de valor aos eventos econômicos (fatos contábeis). Dentro da contabilidade legal e fiscal, todos os fatos que alteram o patrimônio da entidade devem ser mensurados em moeda corrente do país e assim acumulados e armazenados. Nesse sentido, pode ser complexa a utilização de banco de dados gerais que contenham dentro de si todos os atributos necessários para a informação contábil.
4.4 Informações Estruturadas e Não Estruturadas
Dentro do conceito de banco de dados e de armazenamento e utilização das informações, é importante uma classificação dos tipos de informações que existem, e o sistema de informação que as gerenciará, para o melhor desempenho desses sistemas de informações. Classificamos as informações em estruturadas e não estruturadas.
operação e utilização de dados, terminais estes considerados sem vida própria, pois dependiam exclusivamente da memória central do computador, sem nenhum software aplicativo dentro deles. A nomenclatura utilizada atualmente para os computadores centrais é a de servidor. Uma evolução conceitual foi a da arquitetura cliente-servidor. Nesse conceito, os bancos de dados e parte dos aplicativos residem nos servidores corporativos, e a outra parte dos aplicativos fica residente nos microcomputadores dos usuários. Esse conceito prevaleceu durante determinado período, estando, atualmente, sua utilização feita em menor escala. Uma das razões é a dificuldade em gerenciar as atualizações dos microcomputadores dos usuários quando ocorrem novas versões atualizadas ( upgrades ) dos aplicativos. Alie-se a este fator o tráfego intenso na rede que interliga o servidor com o cliente, que onera em muito o desempenho dos aplicativos. O conceito inicial de terminal de computador, como ferramenta do usuário, expandiu-se significativamente e hoje temos diversos tipos de arquitetura, em que o usuário conecta-se via rede a qualquer servidor em qualquer parte do mundo. A arquitetura de rede de computadores está direcionando-se atualmente para o ambiente Web , ou seja, os aplicativos tendem a ser executados através de portais e de browsers , tanto na rede interna (Intranet) como através da rede externa (Internet). Com esse direcionamento, a tendência é que os aplicativos possam ter desempenho melhor na rede de computadores. Esse direcionamento é comprovado ao notar-se que as redes de computadores começam a ser construídas sem a necessidade de cabeamento ( wireless ). Dessa forma, o conceito inicial de terminal, hoje, pode ser assimilado por um microcomputador, seja na forma desktop ou noteboock , palmtop , agendas inteligentes, telefones celulares, caixas de banco, caixas de supermercado, coletores de dados etc. A infra-estrutura de SI pode ser resumida em três faixas ou camadas:
.1 Hardwares e Softwares para Banco de dados.
.2 Hardwares e Softwares para os Aplicativos.
.3 Hardwares e Softwares para os Usuários.
A primeira camada, praticamente invisível aos demais usuários de sistemas dentro da empresa, fica restrita ao pessoal do Departamento de TI/SI. Essa camada é reservada à base de dados. Para tanto, o servidor ou servidores necessitam de softwares que gerenciam os bancos de dados. Os servidores necessitam de sistemas operacionais para funcionarem. Sistema operacional é um software que entende a linguagem do hardware e dos aplicativos subseqüentes. O sistema operacional é um conjunto de códigos que permite que os hardwares sejam gerenciados em toda a sua estrutura (memória, canais de entrada e saída, processador). Normalmente o sistema operacional necessita de especialista da área de informática, uma vez que o usuário pouco ou nada percebe de sua existência ou importância dentro da arquitetura de sistemas computacionais. Podemos dizer que se o hardware é em primeiro nível de arquitetura, o sistema operacional é em segundo nível, ambos imprescindíveis.
Figura 4.2 Hierarquia da infra-estrutura de SI.
Seguindo o sistema operacional, espera-se encontrar um sistema gerenciador de banco de dados. Esse sistema é imprescindível na maioria das vezes, principalmente quando os aplicativos são de cunho administrativo, financeiro, de manufatura e comercialização. Embora em algumas situações não se configure a expressão banco de dados , do ponto de vista teórico podemos dizer que o W indows Explorer , por exemplo, é um gerenciador de banco de dados, pois é o software que gerencia as pastas do Windows. Na segunda camada , normalmente, ficam os aplicativos. Os aplicativos são softwares que apóiam as principais operações da empresa. Estão numa segunda camada, e em contato permanente com o usuário. Podemos considerar um processador de texto ou uma planilha eletrônica ( Word, Excel, Open Office ou Lótus Smart Suíte ) como aplicativos. A terminologia aplicativo é utilizada basicamente para os softwares que auxiliam todas as operações da empresa, sejam os softwares administrativos (contabilidade, tesouraria, controle patrimonial, custos etc.), sejam os softwares para apoio às operações de produção e comercialização (estoques, compras, controle de produção, pedidos, faturamento, folha de pagamento etc.). Os conceitos de ERP e CRM também se encaixam no conceito de aplicativos, pois aglutinam diversos subsistemas de apoio às operações. É comum ter-se também servidores por aplicações, embora o servidor de banco de dados seja freqüentemente único. Assim, pode-se ter um servidor de aplicações para a área financeira, outro para a
área de manufatura e assim por diante, evidentemente, à medida que se descentralizam os aplicativos. Para arquiteturas que se utilizam de mais de um servidor para uma mesma base de dados, normalmente separados geograficamente, costuma-se denominar de bancos de dados distribuídos. Exemplo mais comum é a separação em função da localização geográfica dos sites da empresa. As empresas adotam esse tipo de distribuição principalmente em função do alto custo de telecomunicações. A terceira camada é a camada do usuário, visível pelos terminais de utilização dos aplicativos. Atualmente, os browsers ( softwares que facilitam a navegabilidade dentro dos sistemas) utilizados na Internet são uma das ferramentas mais usadas para conexão do usuário (terceira camada) como os aplicativos (segunda camada). Do ponto de vista da infra-estrutura, as ligações dos computadores (isto é, os servidores corporativos), com o usuário (também denominado de camadas frontend ), são feitas todas por meio de redes de computadores. Assim, o gerenciador de redes tem papel fundamental na arquitetura de sistemas de informações. Alguns sistemas operacionais já incorporam o gerenciamento de redes mediante protocolos de comunicação de dados.
5. Sistemas Operacionais, de Gestão e de Suporte à Decisão
Os sistemas de informação classificam-se em : sistemas de informação de apoio às operações e sistemas de informação de apoio à gestão.
5.1 Sistemas de Informações Operacionais
Os sistemas de informações de apoio às operações nascem da necessidade de planejamento e controle das diversas áreas operacionais da empresa. Esses sistemas de informações estão ligados ao sistema físico-operacional e surgem da necessidade de desenvolver as operações fundamentais da firma. Podemos dizer até que esses sistemas são criados automaticamente pelas necessidades de administração operacional. Como exemplo, podemos citar os sistemas de informações de controle de estoque, de banco de dados de estrutura de produtos, de processo de produção, de planejamento e controle da produção, de compras, de controle patrimonial, de controle de recursos humanos, de carteira de pedidos, de planejamento das vendas, de acompanhamento de negócios etc. Os sistemas de apoio às operações têm como objetivo auxiliar os departamentos e atividades a executarem suas funções operacionais (compras, estocagem, produção, vendas, faturamento, recebimentos, pagamentos, qualidade, manutenção, planejamento e controle de produção etc.).
5.2 Sistemas de Apoio à Gestão
Classificamos como sistemas de informações de apoio à gestão os sistemas ligados à vida econômico-financeira da empresa e às necessidades de avaliação de desempenho dos administradores internos. Fundamentalmente, esses sistemas são utilizados pelas áreas administrativa e financeira da empresa, e pela alta administração da companhia, com o intuito de planejamento e controle financeiro e avaliação de desempenho dos negócios. São exemplos desses sistemas, o sistema de informação contábil, o sistema de custos, de orçamento, de planejamento de caixa, planejamento de resultados, centros de lucros etc. Os sistemas de apoio à gestão preocupam-se basicamente com as informações necessárias para gestão econômico-financeira da empresa. O sistema de informação contábil é um sistema de apoio à gestão, juntamente com os demais sistemas de controladoria e finanças. Os sistemas de apoio à gestão têm como base de apoio informacional as informações de processo e quantitativas geradas pelos sistemas operacionais. É importante salientarmos, contudo, que os dois grandes grupos de sistemas de in 0 0 1 F formações devem agir em conjunto. Assim, podemos dizer, de forma bastante genérica, que os sistemas de apoio à gestão são a expressão econômico-financeira dos sistemas de apoio às operações.
5.3 Integração entre Sistemas de Apoio às Operações e Sistemas de Apoio à
Gestão
Para que o sistema global de informações empresariais funcione adequadamente, a um custo aceitável, é necessária a perfeita integração desses dois grandes grupos de sistemas. Desse modo, a mensuração econômica dos eventos gerados e controlados pelos sistemas de apoio às operações deve ser feita a partir deles mesmos. Exemplificando, o método de mensuração de um sistema de custos deve estar totalmente fundamentado nos sistemas de estrutura do produto e do processo de
Sua utilização e o eventual tratamento diferenciado em um ou outro subsistema pode acontecer, mas o dado ou a informação básica deve ser a mesma em todos os subsistemas de um sistema considerado integrado. Para tanto, é necessário estudo específico para o tratamento de cada dado e informação constante do sistema integrado. A formatação e a modelação de cada tipo específico de informação deve ser feito pensando na utilização por igual para todos os subsistemas de um sistema integrado, e para todos os usuários da informação. Podemos exemplificar com a coleta, modelação, processamento e armazenamento dos dados sobre uma venda. Todos os dados úteis da nota fiscal de venda devem estar disponíveis nos subsistemas. Adicionalmente, neste exemplo, deverão estar adequadamente caracterizados os conceitos de valor de venda. Em algum momento deverá haver um processamento que determinará, por exemplo, qual o valor líquido da venda realizada. Assim, além dos dados constantes da nota fiscal, como os impostos de IPI, ICMS, ISS etc., deverá ainda ser efetuado um cálculo para excluir outros impostos não explícitos no documento fiscal, como PIS e Cofins sobre a venda. Também a receita líquida de venda não deve incorporar resultados financeiros, caso haja, nas vendas a prazo. Num sistema de informação integrado, só deve existir uma conceituação de valor para uma informação. Assim, definido o tratamento conceitual de determinada informação, essa será a única forma em que deverá ser entendida em todos os segmentos do sistema de informação. Diante disso, o dado ou a informação navegam por todos os segmentos do sistema (os subsistemas) de informação. Originários de uma coleta e de um processamento em determinado subsistema, a informação ou o dado navegarão para todos os subsistemas, da forma como originariamente registrado, pelos diversos meios da base tecnológica do sistema integrado. Não deve haver necessidade de reclassificação ou reprocessamento em outros subsistemas, assim como de reintrodução do dado em algum sistema particular de um outro setor ou departamento da empresa. A informação deverá ser sempre fornecida pelo mesmo e único subsistema de informação. Em outras palavras, todos os usuários do sistema de informação integrado receberão a mesma informação e "falarão a mesma língua".
6. Sistemas integrados de Gestão Empresarial (Sige)
6.1 Conceituação
São assim denominados os sistemas de informações gerenciais que têm como objetivo fundamental a integração, consolidação e aglutinação de todas as informações necessárias para a gestão do sistema empresa. Os Sistemas Integrados de Gestão Empresarial também têm sido denominados de ERP ( Enterprise Resources Planning 0 0 1 F) Planejamento de Recursos Empresariais. Esses sistemas unem e integram todos os subsistemas componentes dos sistemas operacionais e dos sistemas de apoio à gestão, por meio de recursos da tecnologia de informação, de forma tal que todos os processos de negócios da empresa possam ser visualizados em termos de um fluxo dinâmico de informações que perpassam todos os departamentos e funções. 0 0 1 F Permitem, com isso, uma visão horizontal e de processo, em oposição à visão tradicional verticalizada da hierarquia funcional das empresas. O sistema de informação contábil deverá estar completamente integrado ao sistema de gestão empresarial.
6.2 Fatores que Conduzem ao Sige
Fundamentalmente, foram as grandes corporações mundiais que sempre desejaram uma arquitetura totalmente integrada e padronizada. Assim, podemos elencar os três fatores principais que têm levado as empresas a adotar esta solução:
a. movimento da integração mundial das empresas transnacionais, exigindo tratamento único e em tempo real das informações; b. a tendência de substituição de estruturas funcionais por estruturas ancoradas em processos; c. a integração, viabilizada por avanços na tecnologia de informação, dos vários sistemas de informação em um sistema único.
6.3 Tecnologia de Informação e Sige
Fundamentalmente, a diferença entre os sistemas integrados de gestão empresarial e os sistemas de informação elaborados por meio da arquitetura tradicional está na concepção do que seja integração e, principalmente, no componente tecnologia. As necessidades informacionais dos gestores sempre existiram, mas, na realidade, sua transformação em sistemas de informação com adequada relação custo/benefício esbarravam no componente tecnologia. Os enormes avanços tecnológicos na área de informação, em nível de hardware , software , telecomunicações, multimídia etc., permitiram que as empresas fornecedoras de sistemas de informações gerenciais desenhassem sistemas com grau de integração muito forte e traduzissem em sistemas de informação o fluxo dos processos de negócios das empresas.
6.4 Sige e Concepção de Integração
A tecnologia disponível permitiu também a realização de uma concepção de integração sistêmica e funcional muito avançada e praticamente em linha com o processo físico-operacional da empresa. A integração mais comum existente entre os diversos subsistemas de informação é a integração via interface. Todos os subsistemas informacionais são conectados tradicionalmente uns aos outros por meio de programas-ponte , denominados de interfaces. As interfaces tradicionais partem da identificação das informações que um subsistema necessita de outro subsistema e, por meio de um programa, carregam automaticamente as informações desejadas para o sistema subseqüente. Isso evita a redundância de dados e, portanto, causa a integração. Contudo, esta concepção de interface parte do pressuposto de trazer apenas as informações desejadas ou identificadas pelos principais usuários do sistema subseqüente. A interface tradicional não possibilita que todas as informações dos subsistemas anteriores fiquem disponíveis para os usuários de outros subsistemas. Nesse sentido, uma nova concepção de interface, fundamentalmente baseada na possibilidade advinda do avanço tecnológico, permite a construção de um sistema de informação único para empresa, em que os módulos (ou subsistemas) específicos sejam totalmente integrados entre si, em sua maior abrangência. Com isso, todos os dados estão disponíveis para a empresa, dentro de uma visão de fluxo ininterrupta, já que não são apenas algumas informações que navegam dentro das interfaces, mas todas as informações estão disponíveis, desde seu nascedouro até seu impacto final, normalmente um impacto patrimonial, ou seja, econômico-financeiro.
Figura 6.1 Concepção de integração tradicional (interface).
Figura 6.2 Concepção moderna de integração (visão de fluxo).
Enquanto na concepção tradicional a interface, apesar de fazer uma integração, é parcial e, portanto, restritiva, na concepção atual os dois sistemas estão se sobrepondo e, portanto, além da integração estar completa, ela ainda é recorrente, ou seja, movimenta-se para frente e para trás, e não apenas num sentido.
6.5 Integração Interfuncional: Processos de Negócios
A possibilidade de uma completa integração entre os subsistemas de informação, sejam eles operacionais ou de apoio á gestão, faz com que os sistemas integrados de gestão empresarial permitam o que se denomina de integração interfuncional , focalizando os processos de negócios. A base da integração interfuncional é o que denominamos de visão de fluxo. Todos os subsistemas que têm necessidade de se comunicar com outros subsistemas, devem fazê-lo de forma total, independentemente de que áreas, setores ou departamentos sejam responsáveis por determinadas informações ou mesmo subsistemas. Com isso, o que prevalece é a visão funcional e dos processos de negócios, em vez de setores, departamentos ou divisões. Em outras palavras, a base do Sige é a integração horizontal , que se sobrepõe à hierarquia da empresa, ou seja, a disposição vertical. Vemos a seguir, na Figura 6.3 uma apresentação gráfica exemplificativa da integração funcional.
