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Ciclo PDCA: Uma abordagem conceitual de uma das mais
tradicionais ferramentas de gestão da qualidade
Eduardo Bortolin (FAHOR) eb000867@fahor.com.br
Márcio André Gruger (FAHOR) mg000866@fahor.com.br
Resumo
No ambiente competitivo em que as empresas se encontram atualmente, é necessário que elas procurem maneiras de sobreviver e crescer no mercado. A qualidade hoje é o caminho para se chegar ao sucesso. É preciso que as empresas busquem a melhoria contínua da qualidade, que é feito por ferramentas como o PDCA, um excelente aliado se empregado de maneira correta. O presente estudo tem por objetivo abordar conceitualmente a ferramenta PDCA, com enfoque em seus tópicos essenciais para estudo, destacando suas aplicações. Para esta pesquisa, os dados foram obtidos através de artigos, dissertações e bibliografias publicados sobre o assunto, caracterizando-se por um ensaio teórico. Dentre os principais resultados da pesquisa sobre o PDCA, está a descoberta de que ele é um método de gestão da qualidade que visa garantir o atingimento de metas essenciais para a sobrevivência da empresa. Apurou-se que o ciclo PDCA tem foco na melhoria contínua, e por isso deve ser repetido constantemente. Identificaram-se as etapas para elaboração do ciclo PDCA: etapa (Plan) planejamento, (Do) execução, (Check) verificação e (Act) atuação corretiva, destacando o que é importante conhecer em cada uma dessas etapas. Em outro momento, realizou-se um exame para conhecer as aplicações do PDCA. Notou-se que o PDCA pode ser aplicado para manutenção, melhoria e para planejamento de novos produtos. Diante dos resultados obtidos, pode-se afirmar que se o PDCA for aplicado de forma correta em todas as suas etapas, poderá trazer resultados excelentes para a organização, tais como: melhor qualidade, melhor produtividade, melhor eficiência, redução de custos e aumento da satisfação dos clientes.
Palavras-chave: Qualidade; PDCA; Melhoria Contínua.
1. Introdução
Atualmente a busca pela qualidade tornou-se um fator crucial para as empresas sobreviverem e conseguirem crescer em um ambiente tão competitivo.
Cada vez mais é necessária e impreterível a preocupação com a Melhoria Contínua da qualidade. O estabelecimento de um programa de melhoria da qualidade assegura o aumento de produtividade e competitividade da empresa (MACHADO, 2007).
A sobrevivência de uma empresa depende da capacidade que ela tem de atender às necessidades dos clientes. Para isso, a empresa deve ser capaz de promover mudanças rápidas, pois essas também ocorrem num mundo globalizado. Para que as empresas sejam capazes de promover as mudanças necessárias, em um tempo adequado, é necessário que tenha um sistema de gestão que as ajude a enfrentar os desafios que irão encontrar. O sistema de gestão, que deverá ser utilizado para defrontar esses desafios, é o PDCA (AGUIAR, 2006).
Diante disso, esse artigo tem por objetivo abordar conceitualmente a ferramenta PDCA, com enfoque em seus tópicos essenciais para estudo, destacando suas aplicações, a partir de um ensaio teórico.
O estudo sobre esse tema é de grande importância para profissionais de Engenharia, em virtude da necessidade de conhecer as ferramentas da qualidade que são fundamentais para uma organização se manter competitiva. Em vista disso, o estudo do PDCA se faz necessário por ser uma das mais tradicionais ferramentas da qualidade.
2. Revisão da Literatura
2.1 História do PDCA
O conceito do Método de Melhorias, atualmente conhecido pela sigla PDCA foi originalmente criado na década de trinta, nos laboratórios da Bell Laboratories localizados nos Estados Unidos, pelo estatístico americano Walter A. Shewhart , como sendo um ciclo de controle estatístico do processo, que pode ser continuamente repetido sobre qualquer problema ou processo. No ano de 1931, Shewhart publica o livro Economic Control of Quality of Manufactured Product , o qual confere um caráter científico às questões relacionadas à qualidade (SOUZA apud ANDRADE, 2003).
Para Deming apud Andrade (2003) esse método apenas foi disseminado na década de cinquenta pelo especialista em qualidade W. Edwards Deming, tornando-se mundialmente conhecido ao aplicar esse método nos conceitos de qualidade em trabalhos desenvolvidos no Japão. Após refinar o trabalho original de Shewhart, Deming desenvolveu o que ele chamou de Shewhart PDCA Cycle , em homenagem ao mentor do método.
processo sempre pode ser reanalisado e um novo processo de transformação poderá ser estreado (NASCIMENTO, 2011).
Ainda segundo Nascimento (2011), o processo de Melhoria Contínua pode ser produzido, usando o Método de Melhorias PDCA. No instante que a organização adquirir seus padrões de excelência, tais padrões deverão sofrer mudanças contínuas, para melhorá-los cada vez mais, caracterizando o processo de Melhoria Contínua, mantendo assim, a competitividade combinada a tais padrões.
2.3 Etapas para a elaboração de um PDCA
Segundo Machado (2007) as etapas que formam o ciclo PDCA são: P ( plan ou planejamento), D ( Do ou execução), C ( Check ou verificação) e A ( Action ou atuação corretiva).
2.3.1 Etapa PLAN (Planejar)
O primeiro módulo do ciclo PDCA é expresso pela letra P (Planejar). Por ser o começo do ciclo, esse módulo é considerado o mais importante, desencadeando todo o processo referente ao ciclo PDCA. Isso que dizer que a eficácia futura do ciclo estará baseada em um planejamento bem feito e minucioso, o qual fornecerá dados e informações a todas as etapas restantes do método (NASCIMENTO, 2011).
Ahuja apud Andrade (2003, p. 31) assinala que “Planejar é estipular objetivos e, então, determinar programas e procedimentos para o alcance destes objetivos. É tomar decisões para o futuro, olhar mais adiante”.
Para Marshall Junior et al. apud Souza e Demétrio (2012) na fase Plan (Planejar) é fundamental definir os objetivos e as metas que pretende atingir. Para isso, as metas do planejamento estratégico precisam ser delineadas em outros planos que simulam as condições do cliente e padrão de produtos, processos ou serviços. Assim, as metas serão só atingidas por meio de metodologias que contemplam as práticas e os processos.
Vale notar a contribuição de Machado (2007) que diz que na etapa de planejamento são determinadas as metas e as maneiras de alcançá-las, porém, antes disso, é fundamental observar o problema a ser resolvido, explorar o fenômeno e descobrir os motivos do problema. Esta fase é caracterizada como a de maior complexidade, porque se haver falhas na detecção do problema e no palnejamento de ações, dificultarão o alcance dos resutados.
Como faz notar Clark apud Andrade (2003) na fase Plan do ciclo PDCA, todas as pessoas envolvidas com o ciclo devem sempre procurar meios para valorizar seus negócios, criando metas para o funcionamento sistemático da melhoria contínua.
Na fase Plan do ciclo PDCA deve haver o envolvimento de todas as pessoas envolvidas no ciclo, com a finalidade de procurar meios para melhorar seus negócios, debatendo-se questões como: qual o objetivo específico (meta) a ser alcançado pela organização; qual será o prazo para a execução do plano de ação a ser elaborado; quais serão os recursos a serem gastos para a conclusão do plano; quais serão os dados a serem coletados durante o processo; enfim, questões que envolvem todo um planejamento detalhado do processo a ser elaborado (NASCIMENTO, 2011).
Campos apud Nascimento (2011) menciona que a fase Plan do ciclo PDCA é subdividido em cinco etapas, as quais serão dispostas a seguir:
- Identificação do problema;
- Estabelecer meta;
- Análise do fenômeno;
- Análise do processo (causas);
- Plano de ação.
2.3.1.1 Identificação do problema
Neste primeiro item, identificar o problema, é executado todas as vezes que a instituição se defrontar com um resultado indesejado, proveniente de um processo (CAMPOS apud NASCIMENTO, 2011).
Smith apud Fonseca e Miyake (2006) comenta que um problema da qualidade pode ser definido como um gap entre o estado atual e o estado desejado, ou seja, uma situação que precisa ser melhorada.
Outra definição de problema pode ser obtida em Campos apud Fonseca e Miyake (2006, p. 3) que reforça que “um problema é um resultado indesejável de um processo”.
A identificação adequada de qualquer problema contribuirá para um aumento da eficácia da solução do problema. Dessa forma, a empresa deve despender um prazo adequado para que o problema possa ser bem definido e esclarecido (ANDRADE, 2003).
Segundo Nascimento (2011) um problema é constituído por dois fatores principais: a causa do problema e a contramedida a ser tomada. Conforme for a combinação da complexidade desses dois elementos, pode-se definir o tipo de problema a ser resolvido.
Tendo descoberto e classificado o problema, o próximo passo é o estabelecimento da meta (ANDRADE, 2003).
2.3.1.2 Estabelecer meta
2.3.1.4 Análise do processo (causas)
Na análise do processo são descobertas as principais causas pertinentes ao problema identificado e estudado (NASCIMENTO, 2011). Segundo Campos apud Nascimento (2011) analisar o processo é investigar as principais causas que originam o problema, através da avaliação das características pertinentes. Ao término da análise do processo, são apresentadas as causas prioritárias e efetuada uma análise de consitência nelas. Por fim, as causas são encaminhadas para serem utilizadas na construção do plano de ação (ANDRADE, 2003).
2.3.1.5 Plano de ação
Pode-se definir o plano de ação como o produto de todo o processo relacionado á etapa PLAN do ciclo PDCA. Aqui são dispostas, em detalhes, todas as ações que deverão ser tomadas para se alcançar a meta proposta inicialmente (ANDRADE, 2003). Para Campos apud Nascimento (2011, p. 25) “os planos de ação colocam o gerenciamento em movimento”. O objetivo do plano de ação, conforme Barros apud Nascimento (2011) é fazer com que a implantação de metas no processo de produção se torne operacional, com grande probabilidade de sucesso.
2.3.2 Etapa DO (Executar)
Na etapa de execução as tarefas programadas na etapa anterior são colocadas em prática e dados são recolhidos para as avaliações da próxima etapa (verificação). Nesta etapa é fundamental iniciativa, educação e treinamento (MACHADO, 2007). Segundo Neves (2007) a etapa de execução é a fase em que se executa o plano desenvolvido na fase anterior, tal como foi previsto, conforme o procedimento operacional padrão. É preciso educar e treinar todas as pessoas envolvidas antes de iniciar a execução, para que se tenha comprometimento e a execução saia como foi planejado. Aqui, é realisado a coleta de dados para posterior checagem na fase de verificação.
Campos apud Nascimento (2011), afirma que para que esse módulo apresente a eficiência desejada é necessário subdividi-lo em duas etapas principais: a etapa de treinamento e a etapa de execução da ação.
Para que a equipe possa controlar mais eficientemente as ações expostas no plano de ação, deve-se observar os itens de verificação e controle do processo (ANDRADE, 2003).
Nascimento (2011) enfatiza que em um sistema de informações gerenciaias, é essencial que cada gerente ou responsável por determinado setor da organização tenha acesso a todos os itens de controle para monitorar as atividades do setor. Campos apud Nascimento (2011) aconselha a criação do sistema de gestão à vista.
2.3.2.1 Gestão à vista
O sistema de gestão à vista, segundo Andrade (2003) consiste em expor, através de gáficos e diagramas de barra, os itens de controle e o plano de ação para cada setor da empresa. Dessa forma, para cada item de controle ou plano de ação criados para se alcançar a meta desse item, deve-se preparar um sistema de painéis de controle, contendo a meta a ser atingida por determinado item de controle, em um prazo estipulado, controlando eventuais desvios dessa meta.
2.3.3 Etapa CHECK (Verificar)
Como faz notar Neves (2007) na fase de verificação são conferidos os resultados da tarefa executada e comparada com a meta planejada, a partir dos dados obtidos na fase anterior. É imprescindível o suporte de uma metodologia estatística para que se reduza a possibilidade de erros, havendo economia de tempo e recursos. A verificação dos dados nesta fase mostrará se o processo está de acordo com o planejado.
Nesta etapa de verificação, os dados recolhidos na etapa de execução são usados na comparação entre o resultado obtido e a meta planejada. Se a meta não foi atingida deve-se retornar a fase de observação da etapa de planejamento, analisar mais uma vez o problema e formular um novo plano de ação (MACHADO, 2007).
Segundo Nascimento (2011) algumas questões devem ser abordadas nesta fase, para verificar as ações tomadas na fase anterior. Conforme Melo apud Nascimento (2011) para que estas questões sejam verificadas de forma organizada, é necessário subdividir essa etapa em três fases: comparação dos resultados, listagem dos efeitos secundários e verificação da continuidade ou não do problema. Dessa forma, esta etapa é sistematizada para sustentar uma confirmação da eficácia da ação.
Andrade (2003, p.74) afirma que “comprovando-se a eficácia das ações tomadas, a equipe estará apta a realizar o último módulo do ciclo PDCA, o módulo ACT ”.
2.3.4 Etapa ACT (Atuar)
2.4.2 PDCA aplicado para melhorar - meta de melhoria
Segundo Silva apud Neves (2007) o ciclo PDCA de melhoria é utilizado para melhorar os resultados do processo, pretendendo o mercado, cada vez mais exigente.
Analisando o ciclo PDCA de melhoria, Campos apud Fonseca e Miyake (2006) afirma que:
A fase P consiste nas etapas de identificação do problema, observação (reconhecimento das características do problema), análise do processo (descoberta das causas principais que impedem o atingimento das metas) e plano de ação (contramedidas sobre as causas principais). A fase D do PDCA de melhoria, é a de ação, ou atuação de acordo com o plano de ação para bloquear as causas fundamentais. Na fase C, é feita a verificação, ou seja, a confirmação da efetividade do plano de ação para ver se o bloqueio foi efetivo. Já na fase A existem duas etapas, a de padronização e a de conclusão. Na etapa de padronização, caso o bloqueio tenha sido efetivo, é feita a eliminação definitiva das causas para que o problema não reapareça. Na etapa de conclusão ocorre a revisão das atividades e planejamento para trabalhos futuros [...].
2.4.3 PDCA aplicado para o planejamento de novos produtos
Ao referir-se ao PDCA aplicado para o planejamento de novos produtos, Fonseca e Miyake (2006) comentam que esse PDCA é utilizado quando são estabelecidos novos produtos no mercado. Segundo Aguiar apud Fonseca e Miyake (2006), a fase P apresenta quatro etapas: A primeira é identificação do problema, com a verificação das necessidades dos clientes. A segunda etapa é a análise do fenômeno, com o estabelecimento do conceito do produto. A terceira etapa é análise do processo, onde se projeto o produto e o processo. A quarta etapa é onde ocorre o estabelecimento dos padrões propostos. A fase D é onde é o plano de ação de implementação do processo é realizado, ou seja, onde são fabricados e testados os produtos. Na fase C é verificado o alcance dos benefícios estratégicos, ou seja, é verificada a satisfação dos clientes. Enfim, a fase D, onde os procedimentos são padronizados e onde ocorre uma observação sobre o processo em construção.
3. Métodos e Técnicas
De acordo com Severino apud Polacinski et al. (2011) , um ensaio teórico consiste na exposição lógico-reflexiva com ênfase na argumentação e interpretação pessoal. Para esta pesquisa, os dados foram obtidos através de artigos, dissertações e bibliografias publicados sobre o PDCA, caracterizando-se por um ensaio teórico.
Neste processo, de acordo com a recomendação de Cervo e Bervian apud Polacinski, Schenatto e Abreu (2009), adotou-se a seguinte abordagem relacionadas à revisão de literatura sobre PDCA: visão sincrética - leitura de reconhecimento que tem o propósito de localizar as fontes em uma aproximação preliminar sobre a ferramenta PDCA; visão analítica - caracteriza-se como uma leitura crítico/reflexiva dos textos selecionados; visão sintética – é interpretativa e de síntese.
A partir de todas essas informações levantadas, foi possível obter um maior conhecimento sobre o PDCA, sendo isso fundamental para o sucesso do trabalho.
4. Resultados e discussões
Diante da análise feita da revisão da literatura, pode-se concentrar os dados explorados, apanhando-se apenas os elementos indispensáveis para a compreensão da ferramenta PDCA, facilitando o entendimento sobre esse tema.
O ciclo PDCA é uma ferramenta que foi proposta pelo “guru” da qualidade Walter A. Shewart na década de 20. Porém, essa ferramenta só foi disseminada em 1950, por um de seus discípulos, o também “guru” W. Edwards Deming.
Há várias definições sobre o PDCA, mas em termos gerais pode-se dizer que o ciclo PDCA é um método de gestão da qualidade, que tem como enfoque a melhoria contínua. É uma forma de se certificar o atingimento de metas necessária para o sucesso da empresa.
O PDCA é composto por quatro etapas: Plan, Do, Check e Act , que traduzidos significam: Planejamento, execução, verificação e atuação corretiva.
A primeira etapa do ciclo é a de Planejamento, considerada a mais importante porque o êxito das demais etapas e consequentemente do ciclo em geral, depende da boa realização desta etapa. Essa etapa consiste no estabelecimento de metas. É dividida em cinco fases.
A segunda etapa do PDCA é Execução, que é a fase onde é executado o plano previsto na fase Planejar.
A Verificação é etapa onde são comparados os resultados obtidos e as metas programadas.
Finalmente a última etapa que é a de Ação Corretiva, onde são realizadas ações de acordo com o resultado atingido.
O Quadro 1 apresenta as etapas para elaboração do PDCA, identificando os objetivos de cada etapa, bem como suas fases e as características das mesmas.
PDCA OBJETIVOS FASES CARACTERÍSTICAS
O PDCA aplicado para manutenção é realizado quando a meta estabelecida pela organização já foi atingida. O PDCA aplicado para melhorar é usado quando se deseja melhorar os resultados do processo. Já o PDCA aplicado para o planejamento de novos produtos é utilizado quando são estabelecidos novos produtos no mercado.
Diante do exposto, pode-se afirmar que se o PDCA for aplicado de forma correta em todas as suas etapas, poderá trazer resultados excelentes para a organização, tais como: melhor qualidade, melhor produtividade, melhor eficiência, redução de custos e aumento da satisfação dos clientes.
5. Conclusões
Em virtude do ambiente competitivo em que as empresas se encontram, é necessário que elas procurem maneiras de se manter fortes no mercado. Para isso é preciso que elas busquem a melhoria contínua da qualidade, que é feito por ferramentas como o PDCA, um excelente aliado se empregado de maneira correta.
O PDCA é um método de gestão da qualidade que auxilia a organização na busca da melhoria contínua, trazendo muitos benefícios para ela. Para tanto ele deve ser empregado de forma precisa para ser eficaz. O ciclo PDCA deve ser girado constantemente para caracterizar o processo de melhoria contínua.
O objetivo proposto por esse artigo foi atingido, pelo fato de abordar conceitualmete os tópicos essenciais da ferramenta PDCA, destacando seu conceito, histórico, as etapas para sua elaboração e suas aplicações, a fim de proporcionar um maior entendimento sobre essa tradicional ferramenta da qualidade.
Vale ressaltar que os resultados alcançados através desse artigo foram satisfatórios. Através do estudo da ferramenta PDCA, verificou-se sua origem. Descobriu-se que ela é um método de gestão da qualidade que visa garantir o atingimento de metas essenciais para a sobrevivência da empresa. Apurou-se que o ciclo PDCA tem foco na melhoria contínua, e por isso deve ser repetido constantemente.
Identificaram-se as etapas para elaboração do ciclo PDCA: etapa ( Plan) planejamento , (Do) execução , (Check) verificação e (Act) atuação corretiva, destacando o que é importante conhecer em cada uma dessas etapas. Em outro momento, realizou-se um exame para conhecer as aplicações do PDCA. Notou-se que o PDCA pode ser aplicado para manutenção, melhoria e para planejamento de novos produtos.
Com base nesses fatos, pode-se afirmar que o ciclo PDCA, se aplicado de maneira correta pode trazer vantagens enormes para a organização, assegurando que ela se mantenha competitiva.
Referências
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