Banco de Dados , Notas de estudo de Informática

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Banco de Dados

Access

SUMÁRIO

BANCO DE DADOS RELACIONAIS

Um arquivo simples pode ser acessado apenas pelo modo que é ordenado. Cada tipo adicional de acesso requer o acréscimo de redundância. Um bom exemplo para isto é o arquivo em fichas de uma biblioteca. Quando a bibliotecária decidiu que três tipos de acesso eram necessários (pelo título, pelo autor e pelo assunto), não havia nada a ser feito, a não ser triplicar o arquivo. Um segundo exemplo é a lista telefônica: dois tipos de acesso (pelo nome e pelo tipo de serviço oferecido) significa que o arquivo inteiro tem que ser duplicado. Com bancos de dados, há a possibilidade de um tipo muito limitado de redundância, com o uso de ponteiros (ligações entre os bancos). O processador de banco de dados é um programa que fornece modos de acesso múltiplos a um arquivo complexo, através do uso de redundância controlada. A redundância no banco de dados é invisível ao usuário. Suponhamos que uma lista de mala direta armazene informações de um cliente para um depósito comercial que distribui utensílios domésticos por atacado. O mesmo depósito poderia ter também um banco de dados separado para controle de pedidos, que incluiria campos para o número do cliente, número da mercadoria, preço unitário, quantidade pedida e o custo total. Os bancos de dados mala direta e pedido são relacionais porque possuem o número do campo do cliente em comum. Ao pesquisar pelo número do cliente e encontrá-lo na tabela de pedidos, o gerenciador de banco de dados pode determinar quem é o cliente e onde está localizado através de um banco de dados, e o que foi pedido e o custo total do pedido através de outro banco de dados. Um gerenciador de banco de dados que projeta informações através de bancos de dados ligados por um campo é chamado gerenciador de banco de dados relacional, ou sistema relacional de gerenciamento de banco de dados (RDBMS).

ABRINDO UM BANCO DE DADOS PRONTO

Ao carregarmos o Microsoft Access 97, veremos o quadro de diálogo Microsoft Access, que possibilita a criação de um novo banco de dados ou a abertura de um banco de dados existente. Vamos abrir o banco de dados exemplo Northwind.mdb para conhecermos melhor o que o Microsoft Access é capaz de fazer.

Vimos que um banco de dados é um conjunto de informações que estão relacionadas a um tópico ou propósito em particular; o banco de dados Northwind oferece diversos recursos para o controle e consulta de mercadorias. Inicialmente estudaremos alguns aspectos da janela Banco de Dados.

JANELA BANCO DE DADOS

Na janela Banco de Dados , encontraremos as seguintes guias:

Tabela Contém as tabelas do banco de dados atual. Uma tabela é uma coleção de dados sobre um tópico específico. Por exemplo, a tabela Produtos contém somente informações sobre produtos, e a tabela Fornecedores contém somente informações sobre empresas que fornecem produtos. Utilizando uma tabela separada para cada tipo, eliminam-se dados duplicados, tornando o armazenamento de dados mais eficiente e diminuindo os erros de entrada de dados. Tabelas organizam dados em colunas (campos) e linhas (registros). Selecione a guia Tabela , escolha a tabela Produtos e clique sobre o botão Abrir localizado no lado direito da janela Banco de Dados.

Consultas Contém as consultas do banco de dados atual. As consultas servem para exibir, alterar e analisar dados de diferentes maneiras, podendo agrupar informações de diversas tabelas. Quando você executa uma consulta, o Microsoft Access recupera os registros específicos e, então, exibe os dados combinados em uma folha de dados na ordem desejada. Como exemplo, selecione a consulta Produtos Acima do Preço Médio e clique sobre o botão Abrir.

Formulários Lista todos os formulários do banco de dados atual. Os formulários servem para uma variedade de propósitos. Poderemos criar um formulário para a entrada de dados de uma determinada tabela; criar uma caixa de diálogo personalizada para aceitar a entrada do usuário e, em seguida, executar uma ação baseada nesta entrada, ou criar um formulário menu de controle para abrir outros formulários ou relatórios.

Como exemplo, abra o formulário Produtos. Veremos um quadro de entrada de dados contendo todos os campos da tabela Produtos. Através deste formulário poderemos inserir os dados que irão compor a tabela Produtos.

Selecione o formulário diálogo Relatórios de Vendas para vermos um exemplo de formulário de caixa de diálogo.

Módulos Lista os módulos disponíveis em um banco de dados. Um módulo é uma coleção de declarações, instruções e procedimentos do Visual Basic que estão 4armazenados juntos como uma unidade. Os módulos deixam você automatizar tarefas de banco de dados usando o poder e a flexibilidade da linguagem de programação Visual Basic. Este assunto não faz parte de nosso curso.

ASSISTENTE DE BANCO DE DADOS

Existem dois métodos de criação de bancos de dados. Você pode criar um banco de dados vazio e, mais tarde, adicionar as tabelas, formulários, relatórios e outros objetos - esse é o método mais flexível, mas requer a definição de cada elemento de banco de dados separadamente. Outra forma é usar o Assistente de Banco de Dados para criar, em uma única operação, as tabelas, formulários e relatórios necessários para o tipo de banco de dados escolhido - esta é a forma mais fácil de iniciar a criação de um banco de dados. Com qualquer uma delas, você pode modificar e estender o banco de dados a qualquer momento após sua criação.

CRIANDO banco de dados COM um Assistente

O Microsoft Access oferece algumas estruturas prontas de banco de dados através do Assistente, talvez uma delas atenda integralmente as suas necessidades, ou parcialmente. Caso nenhum dos bancos de dados atenda o seu pedido, deverá ser criado um banco de dados vazio, assunto que veremos mais adiante.

1. Na primeira vez que o Microsoft Access é inicializado, é exibida automaticamente um quadro com opções para a criação de um novo banco de dados ou abertura de um existente. Caso essa caixa esteja exibida, clique sobre Assistente de Banco de Dados e, em seguida, clique sobre OK.
2. (^) Caso você já tenha aberto um banco de dados ou fechado a caixa de diálogo que é exibida quando o Microsoft Access é iniciado, clique sobre o botão Novo na barra de ferramentas.
3. Clique sobre o ícone relativo ao tipo de Assistente de Banco de Dados que você deseja criar e selecione o botão OK. Como exemplo, escolha Coleção de Livros.
4. Especifique um nome e local para o banco de dados, ou aceite o sugerido pelo sistema.
5. Clique sobre Criar para iniciar a definição do novo banco de dados.

Etapas do Assistente de Banco de Dados

• A seguir, o Assistente apresentará quadros de diálogo para a criação automática de um banco de dados referente ao controle de livros.
• A próxima etapa mostra as tabelas que serão criadas para o banco de dados e os campos pertencentes a cada tabela. Os campos já marcados não poderão ser desativados, o que será permitido é a seleção de possíveis campos que se encontram em itálico. Selecione a opção de inclusão de dados exemplo ao banco de dados antes de dar o clique sobre o botão Avançar.

NAVEGANDO PELO BANCO DE DADOS

Depois que um Assistente encerra o processamento da montagem de um banco de dados, ou quando você abre um formulário do tipo Menu de Controle, é exibido um quadro com botões representando algumas opções, este quadro é comumente chamado de Menu Principal ou, Menu de Controle Principal. Através deste menu poderemos saltar para formulários de entrada de dados, relatórios, consultas, de maneira muito simples e bastante operacional. Continuando o nosso estudo, ative o menu principal do banco de dados Coleção de Livros. Para ativar o menu principal, basta selecionar o formulário Menu de Controle , da guia Formulários , e dar um clique sobre o botão Abrir.

OPERANDO UM SISTEMA DE BANCO DE DADOS

Antes de operarmos o sistema, vamos conhecer as tabelas que foram criadas pelo assistente e os relacionamentos existentes. Para isto, dê um clique sobre o botão Janela Banco de dados , canto superior direito na barra de ferramentas, em seguida, selecione o botão Relacionamentos , que é exibido no mesmo local.

Relacionamentos de tabelas

No janela Relacionamentos , encontramos as tabelas que compõem o banco de dados Coleção de Livros e seus respectivos relacionamentos. Verificamos que o relacionamento entre base de dados é característico do Microsoft Access por ser um sistema relacional de gerenciamento de banco de dados.

O relacionamento reduz as redundâncias de dados, erros de digitação e permite formas múltiplas de acesso a base de dados. Vimos também que, para existir relacionamentos entre duas tabelas é necessário que elas tenham campos coincidentes.

Vamos analisar o relacionamento da tabela Tópicos com a tabela Livros. Para cada tópico terei vários livros, por exemplo, existem vários livros de romance. Neste caso, não incluindo o nome do tópico na tabela Livros, mas apenas o código do tópico (redundância controlada), a tabela ficará menor (volume de dados contido na tabela) e evitará erros de digitação, pois na entrada deste campo será rejeitado valores diferentes dos cadastrados na tabela Tópicos.

Analise o relacionamento das tabelas Autores e Livros. Um determinado autor poderá escrever vários livros, e um livro poderá ter mais de um autor, e outro detalhe é que as tabelas não possuem campos coincidentes. Neste caso, se fosse incluído um campo coincidente, por exemplo, CodigoDoAutor na tabela Livros, cometeríamos o erro de redundância, isto é, no caso de um livro possuir mais de um autor, teríamos que criar um registro para cada autor na tabela livros, ocasionando duplicidade dos dados do livro. O mesmo problema ocorreria se incluíssemos o campo CódigoDoLivro na tabela Autores.

Para este tipo de relacionamento, conhecido como relacionamento vários- para-vários, é necessário a criação de uma tabela de vínculo (redundância controlada). Esta tabela em nosso banco de dados é conhecida como Autores de Livros , e contém os códigos das duas tabelas mais o código de controle desta relação. Desta forma, quando tivermos mais de um autor para um determinado livro, existirá duplicidade apenas na pequena tabela de vinculação e este controle é praticamente invisível para o usuário.

Navegando Pelo Menu Principal

O menu principal é um formulário especial destinado a facilitar a passagem entre consultas, relatórios e formulários de entrada de dados. Como já foi visto, sua operação reside praticamente em selecionar a opção desejada, mas vamos avançar um pouco mais, além da seleção de opções no menu.

No Menu Principal, escolha a opção Entrar/Exibir Outras Informações ... , para entrarmos com alguns dados.

Barra de Ferramentas Modo Formulário

Quando estamos trabalhando com um formulário de entrada de dados, ou outro tipo, é exibido a barra de ferramentas do modo formulário. Nesta barra de ferramentas encontraremos recursos para localização de um determinado registro através do campo selecionado, classificação, exclusão e recursos de filtragem.

Esses botões servem para classificar de forma crescente e decrescente, respectivamente, os registros, tendo como referência o campo que contém o cursor, isto é, para classificar os registros, exibidos no formulários de entrada de dados de livros, em ordem crescente de número de páginas, basta posicionar o cursor no campo Páginas e dar um clique sobre a ferramenta Classificação Crescente. Todos os registros serão classificados nesta ordem e o registro que contém o menor número de páginas será exibido.

Esse botão serve para filtrar os registros, tendo como critério, o conteúdo do campo onde está posicionado o cursor, por exemplo, para exibir somente os registros que possuem o tópico igual a Ficção, basta posicionar o cursor na área reservada ao campo Tópico contendo o texto Ficção e, dar um clique sobre a ferramenta Filtrar por seleção. Todos os registros que possuem o conteúdo do campo Tópico igual a Ficção, serão selecionados, e na parte inferior da janela do formulário é apresentado a quantidade total de registros que atende ao critério e a condição Filtrado.

Esse botão tem duas funções, quando aplicamos uma filtragem por seleção ou formulário, ele passa a condição de ativo, isto é, só estão selecionados os registros mediante um determinado critério definido por um dos tipos de filtragem. Se for dado um clique sobre este botão, nesta condição, desativará a filtragem e todos os registros estarão disponíveis - Remover filtro. Quando ele está desativado, passa a condição Aplicar filtro , quer dizer, um clique sobre o botão, ativará a filtragem, tendo como referência os últimos critérios definidos.

Esse botão também é utilizado para aplicação de filtro aos registros, só que de uma maneira mais avançada. Ao selecionar este botão, será exibida a janela Filtrar por Formulário com as áreas dos campos livres para a entrada do critério. Poderá existir mais de um critério. Como exemplo, vamos selecionar somente os registros que possuem Preços de Compra maiores que R$ 20,00 (figura a seguir). Note que tal pesquisa poderá ser salva como uma nova Consulta, isto é, será gerado automaticamente uma consulta com o critério determinado e inserida no Formulário Consulta. Após a entrada do critério, clique sobre o botão Aplicar filtro para ver o resultado.

O botão Localizar é utilizado para localizar um determinado registro com o conteúdo do campo selecionado igual ao texto informado. Para encontrar o registro cujo título seja igual a Diamantes , posicione o cursor na área reservada ao campo título e, dê um clique sobre o botão Localizar , no quadro de diálogo, entre com o texto Diamante e, em seguida, clique sobre o botão Localizar próxima. Caso não encontre o registro, o Access informará, em caso afirmativo, será exibido o registro que atenda o pedido e, permanece a exibição do quadro de diálogo para encontrar outro registro com o mesmo título ou, um outro que você desejar. Para encerar a pesquisa, clique o botão Fechar.

O botão Novo registro permite a inclusão de um novo registro na tabela atual, tem a mesma função do botão localizado ao lado dos botões de movimentação de registros, na parte inferior da janela do formulário.

Para apagar o registro atual, basta dar um clique sobre o botão Excluir registro. Caso a tabela possua relacionamentos, os registros de relacionamentos também serão excluídos. No caso, na tabela Livros e na tabela Autores de Livros (tabela de vínculo) teriam um registro excluído.

campo com o botão direito do mouse, neste momento, o menu atalho é exibido oferecendo opções que já conhecemos, e a opção Filtro para - onde deverá ser digitado na caixa de texto, o valor exato que você está procurando nesse campo ou uma expressão cujo resultado deseja utilizar como critério.

Exibindo Dados

No Menu de Controle Principal, encontraremos a opção Visualizar o relatório Títulos por Tópicos do menu Visualizar relatórios... ,. Através desta opção poderemos ver na tela como o relatório ficará no papel. Este recurso é praticamente igual ao Visualizador de Impressão do Word ou Excel.

CRIANDO UMA CONSULTA simples

Verificamos que em nosso banco de dados Coleção de Livros , não existe objetos do tipo Consultas. Vamos supor que surgiu a necessidade de realizar consultas referente aos títulos produzidos por cada editora, diante de tal necessidade, criaremos este tipo de consulta da seguinte forma:

Mude o modo de exibição para Janela Banco de Dados usando o botão e, em seguida, selecione a guia Consultas e dê um clique no botão Novo. No quadro de diálogo Nova consulta selecione a opção Assistente de consulta simples. Esta opção é a mais indicada para a criação de consultas simples.

Após a confirmação, veremos o quadro de diálogo do Assistente. Neste quadro deveremos selecionar a tabela, ou tabelas, e os respectivos campos que desejamos utilizar na consulta. Para a nossa consulta, usaremos apenas a tabela Livros e os campos NomeDoEditor e Título , selecione nesta ordem para obtermos um melhor resultado.

A escolha da tabela e os respectivos campos, são suficientes para o Assistente criar uma consulta, no próximo passo falta apenas o nome da consulta, digite Títulos por Editor e clique sobre o botão Concluir.

Logo após, o Access cria a consulta e exibe o resultado, para aumentar a largura das colunas, basta arrastar a linha de divisão entre os nomes de campos ou, selecione a opção Largura da Coluna do menu Formatar , no quadro exibido, clique sobre o botão Melhor Ajuste , este recurso é aplicado a uma coluna selecionada ou onde o cursor estiver posicionado.

Os recursos dos botões localizados na barra de ferramentas, poderão ser aplicados a consulta, isto é, você poderá classificar, imprimir, excluir, filtrar, localizar. Após fechar o quadro de consulta, o Access pergunta se deseja salvar o novo layout de consulta, isto porque foi feito as alterações na largura da coluna; clique o botão Sim.

Quando desejar visualizar outra vez esta consulta, basta selecionar a guia Consultas da janela banco de dados, escolher a consulta Títulos por Editor e dar um clique sobre o botão Abrir. Mais adiante iremos ver como incluir uma consulta ao menu principal do banco de dados.

Feche o banco de dados através do botão Fechar [X] , da Janela Banco de

Dados ou, selecione a opção Fechar do menu Arquivo.

CRIANDO UM BANCO DE DADOS VAZIO

Vimos que o Microsoft Access oferece alguns bancos de dados prontos através de seus Assistentes. Mas, poderá ocorrer a necessidade de criar um banco de dados diferente dos oferecidos, neste caso, criaremos um banco de dados novo e vazio.

planejando um banco de dados novo

Criar um banco de dados não é difícil, mas requer atenção e reflexão sobre o que realmente você deseja obter com o banco de dados, quais as áreas de assunto envolvidas e como elas se relacionam.

O processo de planejamento é vital para o sucesso de seu trabalho. Poderíamos começar desenhando o banco de dados, isto é, como os dados seriam armazenados e como você e outros usuários solicitarão os dados do banco de dados.

Dados e Campos

Dados e campos são dois termos importantes no desenho de um banco de dados. Como vimos, os dados representam as informações que entram no banco de dados, os campos são os tipos de dados que formam o banco de dados. No banco de dados Coleção de Livros , o texto O Diário de Um Mago é um dado pertencente ao campo Título.

Além da preocupação sobre o tipo de informação que entrará em seu banco de dados, considere também as maneiras pelas quais obterá informações do banco de dados. As informações são obtidas através de relatórios ou consultas. Por exemplo, a necessidade de obter uma relação de títulos por autor, é uma informação muito importante para o desenho do banco de dados. Geralmente, a implantação de um sistema de banco de dados deriva da necessidade de automatizar um serviço já

9. Área do imóvel ( em metros quadrado)
10. Garagem
11. Dados complementares

Um detalhe importante a ressaltar é que, nesta fase, você deve listar todos os campos possíveis de seu sistema de banco de dados. Você deve listar mais campos do que realmente necessita, pois a tarefa de refinar implica a eliminação de itens desnecessários e o agrupamento destes itens.

Agrupamento e Refinamento dos Campos

Nesta fase você agrupará os campos em tabelas, caso seja necessário, e refinará os campos em sua lista inicial, de maneira que formem uma definição exata dos tipos de dados que serão necessários para o banco de dados.

Neste estágio é vital incluir sugestões de todos os usuários do banco de dados quanto possível. Os usuários são os mais indicados para saber que tipo de informações desejarão obter do banco de dados.

Ao analisarmos a nossa lista, verificamos que ela precisa ser dividida, ou agrupada, em duas tabelas, uma tabela para informações do inquilino, e outra para informações do imóvel. Isto é necessário porque, além de serem informações distintas, se um mesmo inquilino possuísse mais de um imóvel, resultaria em redundância de informações.

Com relação aos campos, os funcionários da imobiliária (como exemplo) sugeriram que o campo endereço deveria ser dividido em rua, cidade, estado e CEP. Havia, também, uma repetição de alguns nomes; para evitar confusões, o campo nome foi dividido em nome e sobrenome.

Foi observado que era necessário a inclusão de mais um campo à lista. Um determinado funcionário lembrou que as vezes a diretoria solicita uma relação de imóveis por escritório; neste caso, faz-se necessário a inclusão do campo Escritório à nossa lista. As alterações, ainda nesta fase, quando ocorrem, não tem nenhum problema, mas após criarmos o banco de dados e de termos digitado os dados, qualquer alteração, ainda que permitida, resultará em um processo cansativo de digitação.

Ao definir a lista de campos, é interessante calcular o espaço que será utilizado para armazenar o dado de um campo. Certifique de ter contado os espaços em branco e a pontuação. Por exemplo, Av. Conselheiro Aguiar, 45 possui 26 caracteres. A definição dos tamanhos dos campos deve ser analisada com cuidado e deveremos considerar todas as possibilidades. Especificação do tamanho de campo pequeno ocorrerá em problemas na digitação, e em tamanhos grandes, resultará em processamento mais lento e exigirá mais espaço em memória. Após agrupar os campos e definir os tamanhos, teremos o seguinte:

Tabela Inquilino

Campos Tamanho do campo

Código do inquilino - Sobrenome 15 Nome 15 Endereço 25 Cidade 15 Estado 2 CEP 9

Tabela Imóveis

Código do imóvel - Código do inquilino - Endereço 25 Cidade 15 Estado 2 CEP 9 Número de quartos 2 Número de banheiros 2 Data do término do aluguel 8 Garagem 1 Tipo de imóvel (casa, apartamento, sala) 12 Valor do aluguel 8 Área (em metros quadrado) 5 Dados complementares 50 Escritório 10

Estabelecendo as Relações

Nesta fase deverá ser definido todos os relacionamentos possíveis entre as tabelas existentes. Em nosso banco de dados Controle de Imóveis, da Imobiliária Proimóvel, foram definidos duas tabelas cuja relação é do tipo um-para-vários, isto é, um inquilino (Tabela Inquilino) poderá ter vários imóveis (Tabela Imóvel). A relação entre os campos também deve ser refletida, como exemplo, uma relação de imóveis por cidade; é uma relação entre dois campos da mesma tabela que resultará num relatório ou consulta.

Durante as três fases do projeto, é importante que usuários em potencial sejam consultados a fim de determinar quais tipos de informações eles esperam que o banco de dados forneça. Que tipo de relatório ou consulta o banco de dados fornecerá? Quais solicitações os funcionários farão a respeito do sistema gerenciador de banco de dados? Pensando continuamente sobre essas perguntas, você verificará o seu banco de dados, auxiliando assim na determinação dos detalhes importantes ou não.

Tenha em mente que mesmo após a terceira fase, o projeto do banco de dados não é definitivo. As alterações poderão ser realizadas posteriormente, se necessário, apesar dos problemas que isto poderá ocasionar. Entretanto, se você seguir a sistemática do projeto do banco de dados para a sua aplicação específica, verá que as chances da ocorrência de modificações serão mínimas