Aula 02 Administração Geral, Notas de aula de Direito Administrativo

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Teoria e exercícios comentados Prof. Rodrigo Rennó - Aula 02

Aula n° 2: Gestão de Projetos

Olá pessoal, tudo bem? Na aula de hoje iremos cobrir o seguinte item do edital:

Gerenciamento de projetos.

Irei trabalhar com muitas questões da ESAF, mas incluirei algumas questões da Cesgranrio, da Cespe ou da FCC quando não tiver questões da ESAF do tema trabalhado, ok? Espero q ue gostem da aula!

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Sumário

 - Prof. Rodrigo Rennó - Aula Teoria e exercícios comentados 

• Gerência de Projetos.............................................................................. - Conceitos Iniciais..............................................................................
  • Projetos X Operações..........................................................................
  • Partes Interessadas - Stakeholders............................................................
    • Grupos de Processos dos Projetos............................................................
      • Iniciação...................................................................................
      • Planejamento..............................................................................
      • Execução
      • Monitoramento e Controle.................................................................
      • Encerramento..............................................................................
  • Áreas do Conhecimento.....................................................................
  • Portfólios, Programas, Projetos e Subprojetos ..............................................
    • O Gerente de Projetos e o Gerente de Portfólios..........................................
      • Escritório de Projetos.....................................................................
    • Ciclos de Vida dos Projetos.................................................................
    • Ciclo de Vida de um Projeto x Ciclo de Vida de um Produto..............................
    • Custos e Riscos no Ciclo de Projetos........................................................
  • Restrições aos projetos - Técnicas para mudar as restrições........................................................
• Questões Extras.................................................................................
• Lista de Questões Trabalhadas na Aula........................................................
  • Gabarito.........................................................................................
• Bibliografia.....................................................................................

"a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender a seus requisitos".

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Vamos ver agora alguns conceitos importantes?

Conceitos Iniciais

Mas professor, o que é esse PMBOK? Este PMBOK nada mais é do que um guia, um livro, que descreve um conjunto de "boas práticas" relacionadas com a gestão de projetos. A tradução de PMBOK para nossa língua significa: Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. O livro engloba alguns conhecimentos e temas necessários para que um administrador faça uma boa gestão de projetos. Em concursos, é muito comum a cobrança da sua quarta versão ou edição. Entretanto, ainda vemos a cobrança de temas apresentados na terceira edição. Atualmente, estamos na quinta edição (publicada em 2013), mais ainda não encontrei questões sobre esta versão em provas. Este PMBOK é uma publicação do Project Management Institute

- PMI. Esta organização foi criada para a promoção do uso de técnicas e das melhores práticas em gerencia de projetos. Outro conceito conhecido (e muito utilizado pelas bancas para confundir sua cabeça) é o de PMP. O PMP é o profissional de gestão de projetos, devidamente certificado pelo PMI (ou em português, algo como Instituto de Gerenciamento de Projetos). Vejamos abaixo os conceitos:

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Figura 1 - Conceitos do PMI

Vamos ver algumas questões sobre este assunto? 1 - (ESAF - MIN. TURISMO - ANALISTA - 2014) Analise as afirmativas a seguir e selecione a opção correta.

a) Um projeto é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, não se aplicando a serviços públicos.

b) Um projeto é uma iniciativa temporária no sentido de que tem um início e fim definidos em um mesmo exercício ou mandato. c) Um projeto é único no sentido de ser um conjunto de operações de rotina destinadas a atingir um objetivo organizacional. d) Uma equipe de projeto pode ser composta de pessoas que algumas vezes são vindas de diferentes organizações e de múltiplas geografias.

e) O desenvolvimento de um software para um processo empresarial aperfeiçoado, a execução das atividades de produção em uma organização ou a construção de uma ponte - todos são projetos.

A primeira frase está errada, pois um projeto pode sim ser utilizado para criar ou ampliar serviços públicos. Um projeto pode ser criado, por exemplo, para criar uma central de atendimento a pacientes com câncer em hospitais públicos.

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3 - (FCC - TRF 5°REGIÃO - ANALISTA - 2012) Um projeto exige coordenação das atividades, compreendendo momentos de análise crítica e de validação das soluções, sem com isso inviabilizar o trabalho dos especialistas envolvidos. É preciso reconhecer que o projeto é

a) processualmente distinto da tomada de decisão.

b) processualmente semelhante a mecanismos não humanos.

c) processualmente avaliado pelos seus erros de previsão. d) um processo individualizado e prospectivo. e) um processo interativo e coletivo.

Esta questão é bem básica e poderia ser respondida apenas por meio da eliminação das alternativas incorretas. A letra A é absurda, pois a tomada de decisão é fundamental em qualquer projeto. A letra B também não faz sentido, pois não existe projeto sem a participação de pessoas. A letra C está também equivocada, pois nenhum projeto é avaliado pelos seus erros de previsão, mas sim pelo alcance dos seus objetivos propostos. A letra D está equivocada, pois a gestão de projetos é um processo de trabalho em equipe, coletivo (e não individual). Finalmente, a letra E está perfeita. Um projeto é um processo coletivo, que envolvem diversas pessoas que devem estar interagindo em busca dos objetivos desejados. O gabarito é mesmo a letra E.

Projetos X Operações

Como dissemos antes, um projeto é um esforço temporário. Já uma operação , de acordo com o PMBOK, seria um trabalho contínuo. Este conceito confunde muitos alunos, pois obviamente o termo "operação" pode ser utilizado para nos referirmos a qualquer atividade, inclusive algumas que fazem parte de projetos. A definição que é cobrada pelas bancas é um "copiar e colar" do texto do guia PMb Ok. Este diz5, "As operações são uma função organizacional que realiza a execução contínua de atividades que produzem o mesmo produto ou fornecem um

5 (Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK))

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serviço repetitivo. Exemplos incluem: operações de produção, de fabricação e de contabilidade."

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Assim sendo, as operações seriam as atividades "normais" da empresa, que são perenes e entregam produtos repetitivos. Fiquem alertas, pois as bancas as vezes cobram este conceito. Vamos ver uma questão sobre este assunto?

4 - (ESAF - MF - ANALISTA TÉCNICO - 2013) Sobre gerenciamento de projetos e gerenciamento de processos, é correto afirmar: ( ) projetos são esforços temporários e processos são esforços contínuos. ( ) o gerenciamento de um projeto inicia-se pela definição de um plano de aquisições de bens e serviços.

( ) os processos são conjuntos de atividades encadeadas, executadas por pessoas ou máquinas para atingir um ou mais objetivos.

a) C - C - E

b) C - E - C

c) E - C - E d) C - C - C e) E - E - E

A primeira afirmativa está correta: projetos são esforços temporários e processos são esforços contínuos, perenes. Já a segunda frase está errada. Pense comigo: nenhum projeto pode ser iniciado pela definição do que vai ser comprado, não é mesmo? Se você ainda nem sabe o que vai ser feito no projeto, como poderá já comprar bens e serviços para ele? Finalmente, a terceira frase Istá certa, pois os processos podem ser executados tanto por máquinas quanto por pessoas. O gabarito é mesmo a letra B.

Partes Interessadas - Stakeholders

Stakeholders são as pessoas ou grupos interessados no projeto, que são impactados por ele de alguma forma. Qualquer projeto envolve desde pessoas impactadas positivamente quanto negativamente por sua existência.

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Clientes/usuários

Gerentes de portfólios/comitê de análise de portfólios

Gerentes de programas Patrocinador

Escritório de projetos Gerentes de projetos; Equipe do projeto; Gerentes funcionais;

Gerenciamento de operações;

Fornecedores/parceiros comerciais

Figura 2 - Principais stakeholders

Como dissemos, a influência dos stakeholders varia muito. Alguns são impactados positivamente e desejam que o projeto saia como planejado. Outros são impactados negativamente e desejam alterações radicais, as vezes até mesmo seu cancelamento. O gerente de projetos deve balancear os interesses envolvidos e se comunicar abertamente com todos eles, para que o projeto alcance seus resultados desejados.

Grupos de Processos dos Projetos

Um dos temas mais cobrados em provas de concurso trata-se dos grupos de processos utilizados no gerenciamento de projetos. Naturalmente, a gestão de projetos engloba diversos conhecimentos, técnicas e habilidades necessárias para que o mesmo tenha sucesso. E esses conhecimentos são aplicados nos processos relacionados com a gestão do projeto. E quais são esses processos: são atividades e tarefas inter-relacionadas que são executadas em busca de resultados definidos.

7 De acordo^ com o PMBOK,^ os cinco^ principais grupos de processos são 7 :

7 (Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK))

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u m m n

Iniciaçao

v______________

• Realizados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente através da obtenção de autorização para iniciar o projeto ou a fase

f

Planejamento

v _________________

"\

• Realizados para definir o escopo do projeto, refinar os objetivos e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar os objetivos para os quais o projeto foi criado;

J

r

v

• Realizados para executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para satisfazer as especificações do mesmo.

r

Monitoramento

e controle

v __________________

• Necessários para acompanhar, revisar e regular o progresso e o desempenho do projeto, identificar todas as áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano e iniciar as mudanças correspondentes

r ~

Encerramento

v _________________

• executados para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos, visando encerrar formalmente o projeto ou fase

Figura 3 - Grupo de processos

Uma "pegadinha" comum nas provas é tentar confundir a sua cabeça misturando os grupos de processos ou perguntar se eles são fases do projeto. Não caia nessa! Estes processos não são, necessariamente, sequenciais. Alguns podem ocorrer ao mesmo tempo, principalmente os processos de monitoramento e controle e os processos de execução8. Afinal, não deixamos de monitorar a execução, não é mesmo? Vejam abaixo no gráfico como eles se sobrepõem durante o ciclo de vida de um projeto:

8 (Valeriano, 2005)

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I • • t s j

-----------------------------Iniciaçao

- Desenvolver o termo de abertura do projeto -

documento que autoriza o início de um projeto;

• Identificar as partes interessadas

(stakeholders) - estes se relacionam com

qualquer pessoa ou entidade que tem interesse

(ou é impactado, seja de forma positiva ou

negativa) pelo projeto.

Vamos ver algumas questões recentes?

5 - (ESAF - CVM - ANALISTA - 2010) Segundo o PMBOK, são stakeholders de um projeto:

a) Gerente do Projeto. Patrocinador do Projeto. Cliente, Diretoria. Gerente Executivo. Gerentes de Departamento. Fornecedores. Distribuidores.

b) Gerente do Projeto. Analista do Projeto. Cliente. Programa de Treinamento. Assessoria. Gerentes de Conta. Fornecedores Concorrentes. Mantenedores. c) Pool de Programação. Controlador do Projeto. Servidores. Diretoria. Gerente Executivo. Gerentes de Operações. Entidades Externas. Webmasters.

d) Gerente do Projeto. Patrocinador do Projeto. Cliente. Coachers. Secretaria Executiva. Gerentes de Treinamento. Fornecedores. Empresas Concorrentes.

e) Gerente do Projeto. Estratégias. Logística. Diretoria. Escritório de Projetos. Gerentes de Contingência. Fornecedores. Distribuidores.

De acordo com o PMBOK, a identificação dos Stakeholders se relaciona com1 0 : "O processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que possa ser afetadas pelo

1 0 (Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK))

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projeto e de documentação das informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto."

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Para resolvermos esta questão temos então de identificar quais são os elementos que não são os stakeholders de um projeto. Na letra B, por exemplo, temos o programa de treinamento. Este não é uma pessoa ou entidade interessado no projeto, mas um processo. Desta forma, a letra B está errada. Na letra C temos o pool ("fila") de programação, que também não é um stakeholder, tornando esta questão errada. Entretanto, a letra D é um pouco polêmica. O termo "coachers" significa alguém que assessora ou treina os funcionários da empresa. Este pode sim, no meu entender, ser considerado um stakeholder. Os outros citados na alternativa também podem ser considerados stakeholders. Mas o PMBOK não os cita diretamente. Assim, a ESAF considerou esta questão incorreta. Na letra E, os conceitos de estratégia e logística tornam a opção incorreta. O gabarito foi, portanto, a letra A, que está realmente correta.

6 - (FCC - TRF 1° Região - ANAL ADM. - 2011) Na fase de iniciação de um projeto, antes de tudo, deve-se

(A) escolher as pessoas certas para a implantação e avaliação do projeto.

(B) decidir se um projeto deve ser iniciado, entre vários possíveis. (C) definir as atividades necessárias para desenvolvimento do produto a ser entregue.

(D) detalhar o escopo e os requisitos básicos do projeto. (E) elaborar detalhadamente as informações sobre o projeto.

A banca trouxe uma questão interessante. Veja que a banca trouxe uma pista do que ela queria: ela disse que "devemos, antes de tudo". Ora, o que devemos, antes de tudo, fazer quando estamos falando da fase da iniciação, é a avaliação da viabilidade ou não do projeto. Sem isso, ele nem é iniciado. Pode ser que a direção da empresa decida por outro projeto, ou adie o início do projeto para outro momento. Naturalmente, as empresas devem escolher entre algumas alternativas entre os projetos disponíveis. Deverá ser escolhido o projeto que apresentar a maior expectativa de retorno. Desta forma, o gabarito da banca é a letra B.

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------------------------------------------ Planejamento

• Desenvolver o plano de gerenciam ento do projeto - docum entação das ações necessárias para definir, coordenar e integrar todos os planos auxiliares;
• Coletar os requisitos - docum entar as necessidades das partes interessadas;
• Definir o escopo - descrição detalhada do projeto e do produto;
• Criar a estrutura analítica do projeto (EAP) - consiste em subdividir as "entregas" em com ponentes menores para que possa ser mais facilm ente gerenciável;
• Definir as atividades;
• Sequenciar as atividades;
• Estimar os recursos das atividades;
• Estimar as durações das atividades;
• Desenvolver o cronograma;
• Estimar os custos;
• Determinar o orçamento;
• Planejar a qualidade;
• Desenvolver o plano de recursos humanos;
• Planejar as com unicações - definir as necessidades de informação de cada parte;
• Planejar o gerenciam ento de riscos;
• Identificar os riscos;
• Realizar a análise qualitativa dos riscos - avaliação da probabilidade da ocorrência e impacto;
• Realizar a análise quantitativa de riscos - analisar numericamente o efeito dos riscos no projeto;
• Planejar respostas a riscos - desenvolvimento de opções e ações;
• Planejar aquisições - docum entar as decisões de compra do projeto

É nesta fase que todo o projeto é "pensado" e mensurado. Sem um bom planejamento, a chance de sucesso do projeto é muito reduzida. Todo o processo de execução será difícil.

Execução

Após o planejamento, entramos no processo de execução propriamente dito. Iremos pôr em prática o que definimos previamente. Os recursos da empresa deverão ser usados para que os resultados sejam atingidos como desejado.

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Teoria e exercícios comentados Prof. Rodrigo Rennó - Aula 02 Qualquer erro nos processos anteriores fica evidente nesta fase. Boa parte dos esforços humanos, do tempo e dos gastos do projeto são dispendidos nestes processos1 2. Dentre os processos envolvidos na execução, temos1 3 :

-----------------------------Execução

• Orientar e gerenciar a execução do projeto;
• Realizar a garantia da qualidade;
• Mobilizar a equipe do projeto;
• Desenvolver a equipe do projeto;
• Gerenciar a equipe do projeto;
• Distribuir informações;

Gerenciar as expectativas das partes interessadas;

Realizar aquisições

Monitoramento e Controle

Um dos grupos de processo que mais "duram" é o de controle. Estes processos são realizados durante boa parte da existência da fase ou do projeto em si. Sem controlar e monitorar nossas atividades, como nós saberemos se estamos ou não alcançando os resultados desejados, não é verdade? Sem estes processos, não temos informações que balizarão a tomada de decisões sobre o projeto. Se uma fase do projeto está demorando mais do que o planejado, por exemplo, pode ser necessária alguma alteração, como a contratação de novos funcionários em alguma área. O controle é feito pela comparação dos resultados reais contra os planejados. Sempre que necessário, são feitas medidas corretivas.

1 2 (Vargas, 2003) 1 3 (Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK))

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-------------- Encerramento

• Encerrar o projeto ou a fase;
• Encerrar as aquisições.

Vamos ver agora uma questão que toca neste ponto? 8 - (ESAF - RFB - ANALISTA - 2012) Na versão 4 do Guia PMBOK, o grupo de processos de planejamento inclui o processo

a) Identificar as partes interessadas.

b) Coletar os requisitos.

c) Mobilizar a equipe do projeto. d) Distribuir informações. e) Verificar o escopo.

Esta questão mede mais a "decoreba" do que o conhecimento. O grupo de processos de planejamento envolve vinte processos. Um deles é exatamente a coleta de requisitos ou necessidades das partes interessadas ou dos stakeholders. Desta forma, a alternativa correta é a letra B. As demais alternativas incorretas são:

• A identificação das partes interessadas está contida no grupo de iniciação;
• A mobilização da equipe do projeto está englobada no grupo de execução;
• A distribuição das informações também está incluída no grupo de execução;
• Verificar o escopo está no grupo de monitoramento e controle. Assim, o gabarito da banca foi mesmo a letra B.1 5

1 5 (Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK))

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Áreas do Conhecimento

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De acordo com a quarta edição do PMBOK, são nove as áreas do conhecimento no gerenciamento de projetos: integração, escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos e aquisições. Já na quinta edição, recentemente lançada, são dez as áreas do conhecimento16. A última edição incluiu a área de Gerenciamento de Partes Interessadas (stakeholders). Esta área acabou alterando alguns dos processos de comunicação, pois o diálogo com os atores externos passou a ser mais realçado e enfatizado. Cabe aqui uma recomendação: não é porque foi lançada uma nova versão do PMBOK, que as bancas passarão a cobrar o novo entendimento de uma maneira rápida. É muito comum vermos até hoje cobranças de temas que estava na terceira edição do PMBOK. Com isso, a não ser que a banca seja específica sobre o que está pedindo, recomendo que considerem tanto o que foi dito na 4° edição, quanto o que está na 5° edição como corretos, ok? Veja no gráfico abaixo todas as áreas do conhecimento:

Integração Escopo Tempo Custos

Qualidade

Recursos Humanos

Comunicações Riscos

Partes Aquisições Interessadas (nova)

Figura 5 - Áreas do Conhecimento1 6

1 6 Fonte: http://blog.pmtech.com.br/novidades-pmbok-5a-edicao/

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