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Índice
- 1 Introdução
- 2 Auditoria Das Contas A Receber.....................................................................................................
- 3.1 1 - Aspectos Gerais Das Contas A Receber........................................................................
- 3.2 1.1 - Clientes..................................................................................................................................
- 3.3 1.2 - Outros Creditos........................................................................................................
- 3.4 2 - Obje�vos Da Auditoria Dos Créditos (Contas A Receber)..........................................................
- 3.5 03 – Controles Internos..................................................................................................................
- 3.6 4 – Procedimentos.........................................................................................................................
- 4 Contas A Pagar...............................................................................................................................
- 4.1 Planeamento (Estratégico E Operacional); Controle;
- 4.2 Procedimentos:..............................................................................................................................
- 4.3 Resumo :Programa De Auditoria....................................................................................................
- 4.4 5.2 Aplicação Do Programa De Auditoria
- 5 Conclusão
Introdução Num contexto de mudanças na contabilidade ocorrendo no cenário mundial, não basta ser eficaz e eficiente, a ética deve prevalecer e o controle organizacional implantado. O desenvolvimento do presente artigo é na área de Auditoria e Controles Internos, visando melhoria nos processos, diminuindo riscos e buscando a conformidade com a política e regulamentos das quais são regidas.
Neste artigo científico pretende-se pesquisar a importância da auditoria interna na gestão de uma empresa, possibilitando a implantação de acções correctivas necessárias em tempo hábil neste sentido enfatizaremos a auditoria de contas a receber.
Considera-se importante aprofundar os conhecimentos em relação à auditoria interna, pois ela pode diagnosticar determinadas situações, actos ilegais, fraudes e erros nas diversas organizações, dentre outras questões. De forma complementar espera-se que este artigo seja de grande importância para a empresa Grupo Editoras S/A e que promova melhorias nos controles internos operacionais, na gestão de recursos e na eficiência administrativa.
Ao longo do artigo será respondido: A auditoria interna de contas a pagar esta sendo realizada de forma adequada a partir das regras internas? Acredita-se que a auditoria interna possa adicionar valor e melhorar as operações da organização com um todo.
O objetivo geral deste artigo é identificar às regras as quais a organização esta exposta e os procedimentos relevantes para a auditoria e controles internos das contas a pagar. E de forma complementar, procurará identificar se a auditoria interna realmente auxilia na gestão, como forma de desenvolvimento, protecção, melhoria e confiabilidade.
A auditoria vista como profissão, tem apresentado expressiva evolução nos últimos anos, permitindo, um acréscimo de conhecimento em todos os campos que envolvem, directa ou indirectamente, a contabilidade e os demais sectores de uma empresa. Sendo vista, actualmente, como um instrumento de controle administrativo, que se destaca como ponto de convergência de todos os efeitos, fatos e informações originados dos diversos segmentos de uma empresa, a contabilidade mantém estreitas conexões com os modernos sistemas de auditoria, cuja finalidade é avaliar as informações contábeis, para que sejam confiáveis, adequadas e seguras. Consequentemente, a execução de uma auditoria não se prende somente aos factores sob controle da contabilidade, estendendo-se aos diversos segmentos da empresa que geram dados para a contabilidade.
1.1 - Clientes
O agrupamento das contas representativas dos clientes, que deve estar destacado no Plano de Contas e no Balanço, apresenta-se como segue:
Composição da conta clientes
CLIENTES 9.400, Duplicatas a receber 10.000, a) Clientes 8.500, b) Controladas e coligadas – transações operacionais 1.500, Perdas estimadas em créditos de liquidação duvidosa -300, Ajuste a valor presente -600, Faturamento para entrega futura -200, Serviços executados a faturar 500, Fonte: FIPECAFI
Duplicatas a receber , representado por faturas ou duplicatas, originam-se no curso normal das operações da empresa, pela venda a prazo de mercadorias ou serviços, constituindo um direito a cobrar de seus clientes.
Visando auxiliar na elaboração de demonstrativos contábeis consolidados e para menção em notas explicativas, é interessante segregar os direitos com controladas e coligadas dos demais clientes.
Podem existir valores a receber ainda não faturados, para os casos em que se deve ter a conta, Serviços Executados a Faturar.
Duplicatas a receber são geralmente contabilizadas em conta sintética, mas com controle individualizado auxiliar, totalizado por cliente, cujo saldo deve ser conciliado com a conta sintética, no menor espaço de tempo possível, geralmente ao final de cada mês.
As contas a receber devem ser avaliadas por seu Valor Liquido de Realização, ou seja, pelo produto final em dinheiro ou equivalente que se espera obter e com o devido Ajuste a Valor Presente. Para tanto, devem ser constituídos ajustes relativos a Perdas Estimadas em Crédito de Liquidação Duvidosa, para a cobertura dos valores que se estima não receber.
Perdas Estimadas em Crédito de Liquidação Duvidosa devem ser apresentadas no Balanço Patrimonial como dedução de contas a receber, motivo pelo qual aparece neste agrupamento.
Esta conta registra as perdas que se espera em contas a receber, ou seja, os valores que representam a incerteza de recebimento.
Ajuste a valor presente é uma inovação trazida pela Lei 11.638/07. Trata-se de expurgar os encargos embutidos. Por diminuir o saldo de contas a receber, ela é uma conta redutora relacionada às contas a receber e deve também figurar neste agrupamento.
Faturamento para entrega futura , ou faturamento antecipado, por conta de futuro fornecimento, é registrado contabilmente, mas ainda não gerou direito de fato. Por este motivo também aparece reduzindo o saldo de contas a receber.
Serviços executados a faturar , referem-se a direitos já conquistados, que por algum motivo ou outro ainda não foi emitida a correspondente fatura. Assim, aparece somando às contas a receber.
As duplicatas a receber de clientes estão diretamente relacionadas com as receitas da empresa. São reconhecidas (debitadas) por ocasião das vendas de mercadorias ou serviços prestados até a data do balanço de conformidade com o princípio contábil da realização da receita. São baixadas (creditadas), somente pelas cobranças feitas, mercadorias devolvidas, descontos comerciais ou abatimentos concedidos e perdas reconhecidas até aquela data.
1.2 - Outros Creditos
Referem-se aos demais títulos, valores e contas a receber, normalmente não originadas do objeto principal da entidade
Os critérios de avaliação são os mesmos que para os clientes. Ou seja, devem ser mostrados pelo valor liquido que se espera receber.
Obedecem também aos mesmos critérios de classificação: no circulante, os recebíveis em até um ano da data das demonstrações contábeis; e no não circulante os valores cujo recebimento está previsto ocorrer após o término do exercício social seguinte.
São exemplo de outros créditos: Títulos a receber a) Clientes – renegociação de contas a receber.
Perdas estimadas (credora) Ajuste a valor presente
2 - Objetivos Da Auditoria Dos Créditos (Contas A Receber)
A auditoria das contas a receber tem por objetivos básicos:
a) Determinar sua existência. Que os valores anunciados pela entidade em seus demonstrativos contábeis efetivamente existem.
b) Determinar se os valores são de propriedade da entidade. Que entre os valores a receber informados pela empresa não existam valores de propriedade de terceiros.
c) Determinar que o registro se deu pelo exato valor da operação Que não houve manipulação nos valores de modo a alterar de forma fraudulenta as demonstrações contábeis.
d) Determinar que todas as transações foram registradas. Que a entidade não pratique o chamado “caixa dois” e) Determinar que as contas a receber de clientes refiram-se a efetivas vendas realizadas f) Determinar que os princípios contábeis foram utilizados.
Que as contas a receber de clientes referem-se a vendas cujas receitas tenham sido registradas dentro do exercício social em que ocorreram.
Que os valores a receber estão ajustadas de modo a refletir as estimadas. g) Determinar a existência de restrições de uso, de vinculações em garantia.
Que os valores a receber estão livres de ônus, desvinculados de qualquer operação e não estão presos a alguma decisão.
h) Determinar que os aspectos relevantes relacionados à contas a receber estejam divulgados em Notas Explicativas. As notas explicativas devem indicar os principais critérios de avaliação dos elementos patrimoniais e no caso das contas a receber: dos ajustes para atender a perdas prováveis de realização, para a segregação de circulante e não circulante e ainda, caso aplicável, informar que as contas a receber estão vinculadas a determinadas operações.
03 – Controles Internos
a) Segregação de função entre a contabilidade e o setor que controla as contas a receber Já foi visto que a segregação de funções é uma das mais importantes atividades de controle (de prevenção). A segregação de funções consiste em que uma mesma pessoa não pode ser responsável pela custódia dos ativos e pelo seu registro contábil.
b) Conciliação periódica entre a custódia e a contabilidade.
Esta é uma atividade de detecção. Consiste em confirmar o saldo de determinada conta com base em informações de duas fontes distintas. No caso de contas a receber de clientes seria o cotejo entre as informações da contabilidade, por meio do razão contábil, com as informações do setor de contas a receber. Eventuais divergências deverão ser investigadas e eliminadas no menor espaço de tempo
[ível. É uma atividade de detecção, pois qualquer divergência, por erro ou fraude, será detectada.
c) Análise permanente das contas a receber atrasadas e esforço para seu recebimento. O ideal é que a cobrança seja feita por pessoa alheia à custódia das contas a receber e trata-se de uma atividade de detecção, uma vez que o cliente já tenha pago a conta e esta não tenha sido baixada, o pagamento será identificado por ocasião da cobrança.
os encargos de mora definidos pela administração sobre pagamentos efetuados após o vencimento; e cálculo da segregação de circulante e longo prazo
d) Correlação.
Graças ao método das partidas dobradas, no qual para um, ou mais, débito corresponde um, ou mais, crédito de mesmo valor, ao examinar as contas a receber o auditor também examina parte de outras contas, tais como: Vendas; Caixa/banco; despesas (diversas delas); e Receitas financeiras.
Contas A Pagar
Objectivos:
- Determinar se são pertencentes à empresa;
- Determinar se foram utilizados os princípios geralmente aceitos, em bases uniformes;
- Determinar a existência de activos dados em garantia ou vinculações aos passivos;
- Determinar se estão correctamente classificados nas demonstrações financeiras, e se as divulgações cabíveis foram expostas por notas explicativas
Introduzir conceitos e técnicas de natureza económico-financeira que subsidiem o processo de gestão empresarial em todas as etapas:
Planeamento (Estratégico E Operacional); Controle;
Avaliação de desempenho e geração de informações que retro alimentem o processo de gestão empresarial, assegurando tomadas de decisão com foco na maximização dos resultados.
Procedimentos:
- Exame físico: Contagem das contas a pagar e dos títulos a pagar;
- Confirmação: Confirmação dos fornecedores, dos empréstimos a pagar e das contas a pagar,
- Documentos originais: Exame documental das facturas/notas fiscais, dos contratos de empréstimos, das guias de recolhimento de impostos e exame das atas e assembleias.
- Cálculo: Cálculo dos impostos a pagar, da variação monetária/cambial dos empréstimos, dos juros a pagar, das provisões de férias e 13º salário, soma da composição dos fornecedores, cálculo da divisão entre curto e longo prazo.
- Escrituração: Exame de conta razão de fornecedores, da conta razão de contas a pagar, da contabilização no período de competência.
- Investigação: Exame minucioso da documentação de compras, dos passivos com saldos devedores, das aprovações de compras, das aprovações de pagamentos.
- Inquérito: Variação dos saldos passivos, inquisição sobre a existência de passivos não registados, inquérito quanto a ativos dados em garantia.
- Registos auxiliares: Exame do razão analítico de fornecedores, exame dos livros de apuramento de impostos a pagar, exame das planilhas de amortização de empréstimos.
- Correlação: Correlação entre os estoques e fornecedores, relacionamento dos salários a pagar com o resultado, relacionamento dos impostos a pagar com o resultado, relacionamento das compras de despesas com o passivo.
- Observação: Classificação adequada das contas, observação aos princípios de contabilidade, observação da existência de activos dados em garantia.
Levantamento e
pesquisa documental.
Pesquisa documental e Levantamento.
Pesquisa documental.
5 .2 Aplicação Do Programa De Auditoria
Após a elaboração do programa de auditoria, deve-se partir para a realização do trabalho em si, com isso necessita-se ter os papéis de trabalho, são eles que documentam e comprovam o realizado.
A seguir apresentam-se os papéis de trabalho com suas constatações, conclusões e apontamentos caso necessário, do setor de conta a pagar do Grupo Editoras S/A. A auditoria teve seu planejamento embasado no tempo e disponibilidade do auditor, sendo a data inicial em 12 de janeiro de 2014 onde se iniciou o planejamento da auditoria até o dia 15 de fevereiro de 2014, data da entrega do relatório para a empresa.
DESCRIÇÃO DA POLÍTICA FINANCEIRA
No dia 17 de maio de 2013 reuniram-se nas dependências da Matriz do Grupo Editoras S/A o Presidente, os Sócios, o Conselho de Administração e os Gerentes das áreas a fim de estabelecer alguns temas, entre eles à aprovação da Política
Financeira onde foi colocado em apreciação com o intuito de regulamentar/estabelecer regras bem como procedimentos administrativos a serem adotados desta forma.
POLÍTICA FINANCEIRA
CONTAS A PAGAR
A Política Financeira tem como objetivo especificar o processo de Contas a Pagar (CAP), de modo a garantir a excelência nas atividades relacionadas aos pagamentos de fornecedores, prestadores de serviços e colaboradores do Grupo e suas Controladas, bem como, orientar todos os setores das premissas básicas para a gestão adequada de todo o processo de pagamento.
1. CRITÉRIOS PARA PAGAMENTOS
1.1 PRAZOS E ENTREGA DE DOCUMENTOS
o Tomador do Serviço (fonte pagadora), a descrição deverá ser completa, quanto mais informações melhor será o entendimento para análise das retenções. A responsabilidade da descrição será do contratante dos serviços, caso a atividade executada não esteja clara, a nota fiscal será devolvida, para complemento da descrição. Lembrando que a nota fiscal não pode ser rasurada, sendo assim, somente a pessoa que a elaborou poderá complementar.
1.3 DOCUMENTOS ACEITO PARA PROGRAMAÇÃO DE PAGAMENTOS
Somente serão aceitos os documentos fiscais:
F 0B 7 Nota Fiscal Serviço Eletrônica (NFS-e);
F 0B 7 Nota Fiscal Manual;
F 0B 7 Recibos;
F 0B 7 Contratos.
1.3.1 INFORMAÇÕES QUE DEVEM CONTER NOS DOCUMENTOS Os processos documentais encaminhados para pagamento deverão conter as seguintes informações: assinatura do responsável da área, centro de custo, data de vencimento indicando a forma de pagamento (depósito ou boleto bancário). 1.3.2 RECIBOS Em caso de recibo, o mesmo será incluso no Sistema pelo CAP, deverão conter as seguintes informações: assinatura do responsável da área, centro de custo, data de vencimento e conta contábil. 1.3.3 ADIANTAMENTO A FORNECEDOR Na eventual urgência de algum pagamento (que deverão ser exceções) e na impossibilidade de envio da Nota Fiscal por parte do setor, é necessário que o solicitante abra um fluxo no orquestra “Acompanhar PA”, preenchendo todos os dados solicitados e o mesmo entregue ao CAP, o documento deve estar assinado pelo responsável do setor. Tendo sido feito o procedimento definido no item anterior, “Acompanhar PA”, com o respectivo pagamento efetuado, será de responsabilidade do solicitante, informar via fluxo (processo já em andamento) o nº da NF e envio posterior da mesma com as seguintes informações: assinatura do responsável da área, centro de custo e inclusa no Sistema. Sendo assim, o CAP poderá proceder com a devida compensação, evitando títulos em aberto. 1.3.4 DOCUMENTOS RECEBIDOS FORA DO PRAZO No caso de recebimento de processos documentais fora do Cronograma de Pagamentos, será de responsabilidade de o solicitante negociar com o fornecedor a prorrogação do vencimento sem juros e multas. Caso não seja possível a prorrogação e gerar multas e juros, os mesmos
serão realocados para o centro de custo da área responsável.
1.4 - FORMAS DE PAGAMENTOS
Arquivos:
- CNAB (boleto bancário) /Transferências (Doc, Ted e Crédito em Conta Corrente).
Manuais:
- (^) Boleto Bancário; transferências e cheque (exceções)
Observações:
- Não serão efetuados pagamentos em nome de terceiros;
- Não serão efetuados pagamentos em nome de Pessoa Jurídica com dados bancários de Pessoa Física e vice versa.
1.5 REEMBOLSOS
Para solicitação de reembolsos é necessário abrir o fluxo no Orquestra “Solicitar Reembolso”, preenchendo as devidas informações solicitadas, devendo ser entregue ao CAP os comprovantes originais, juntamente com o relatório de despesas com as seguintes informações: assinatura do responsável da área, centro de custo e conta contábil.
Conclusão Com a globalização e a competitividade, a auditoria interna vem se transformando em uma das mais importantes ferramentas de gestão para o controle administrativo que tem sua actuação voltada a fortalecer a vantagem competitiva e agregar valor às actividades das organizações, mediante uma visão ampla, permitindo exercer com segurança o processo decisório sobre as relevantes transacções empresariais e fornecendo recomendações correctivas e preventivas na empresa.
O estudo realizado na área de auditoria interna das contas a pagar da empresa, permitiu analisar os procedimentos adoptados quanto ao pagamento, autorização e processos internos. Desde o início do artigo o objetivo era verificar os procedimentos seguidos pela empresa bem como as normas e regras que estão sujeitas. Todas as regras as quais está exposta foram verificadas, e constatou-se que apesar do Grupo ter uma área de auditoria interna, esta prática não é muito executada no sector de contas a pagar, por este motivo sentiu-se uma dificuldade inicial na elaboração do programa de auditoria.
Referências Bibliográficas
ALMEIDA PAULA , Maria Goreth Miranda. Auditoria Interna Embasamento Conceitual e Suporte Tecnológico. São Paulo: Editora Atlas S.A., 1999.
ATTIE, William. Auditoria: Conceitos e Aplicações. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2011. p.05, p.7, p.12, p.167-170, p.190-198, p.204.
