Atos administrativos, Notas de estudo de Administração Empresarial

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Atos Administrativos

Como redigir ofícios, memorandos, e-mails e outras formas de correspondência oficial

Atos Administrativos

Como redigir ofícios, memorandos, e-mails e outras formas de correspondência oficial

Rey Vinas

A Elisabete, que é luz,

e a Nadja, Beatriz, Nathália e Emanuel, outros astros.

Sumário

• Apresentação,
• Princípios, - Da publicidade, - Da impessoalidade, - Polidez, - A quem se fala, - Clareza, objetividade e concisão, - Para dizer só o necessário: a concisão, - O custo invisível da má redação, - Estrutura complexa, - Atualização permanente,
  • Linguagem e texto,
  • Linguagem e pensamento,
  • A organização do pensamento,
  • A sedução da escrita,
  • Técnica de escrita,
  • Simplicidade,
  • Objetividade,
  • Concisão,
• A redação passo a passo,
  • Conhecer é essencial,
  • O plano da redação,
  • Tudo o que fica pronto na vida foi construído antes, na alma,
• Formas de tratamento,
  • Concordância com os pronomes de tratamento,
  • Emprego dos pronomes de tratamento, - Fechos, 8 Rey Vinas - Título de representante diplomático, - O que deve ser evitado na redação oficial, - Remissão a texto legal, - Redação de atos normativos, - Do geral para o particular, - Numeração, - Citações, - Folhas de continuação,
• Atos administrativos , - Apostila, - Elementos da apostila, - Ata, - Regras gerais, - Ato de assentamento, de valor jurídico, - Elementos da ata,
  • Atestado, - Elementos do atestado,
• Certidão, - Elementos da certidão, - Despacho, - Elementos do despacho,
• Exposição de motivos, - Elementos da exposição de motivos,
  • Fac-símile,
  • Informação, - Elementos da informação,
    • Memorando, - Elementos do memorando,
• Ofício, - Outras observações sobre o ofício, - Elementos do ofício,
• Instrução Normativa & Ordem de Serviço, - Elementos da instrução normativa e da OS,
• Parecer, - Elementos do parecer,
• Portaria, - Elementos da portaria,
• Requerimento, - Elementos do requerimento,
• Projeto básico & Projeto executivo ,
• Atos administrativos
• Projeto básico,
  • Requisitos,
  • Padronização,
  • Elementos,
  • Elaboração,
  • Considerações iniciais,
• Projeto executivo,
  • Roteiro,
• Redação de e-mail,
  • Discernimento,
  • Assuntos pessoais e corporativos: distinção,
  • Estrutura do e-mail,
  • Símbolos,
  • Outras recomendações,
• Expressões & vocábulos latinos nos atos oficiais,

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Apresentação

Padronizar os atos administrativos é condição essencial à eficiência das instituições públicas e decorre da necessidade de racionalizar o trabalho da Administração. Atos padronizados dão caráter profissional à documenta- ção, tornam uniformes os documentos e lhes atribuem boa aparência e legibilidade. Um outro fator leva à necessidade da padronização: o controle da qualidade. Atos não norma- tizados, irregulares, revelam “desconcerto”, apontam “de- sacerto”, até desorganização, porque são precariamente con- cebidos e produzidos. É comum um mesmo órgão público utilizar diferentes “modelos” de portaria, ofício, memorando, executados em variados formatos de papel, às vezes até com texto em co- lorido. A qualidade decai na mesma proporção do mau gos- to; a legibilidade é dificultada. Há má idealização do ato, má diagramação e exposição desordenada das idéias. Constata-se, por tudo isso, que a observação de normas na elaboração dos atos oficiais contribui para textos objeti- vos, comunicativos, limpos. Este livro baseia-se num conjunto de concepções sobre atos administrativos que reuni num manual para o Tribunal Superior Eleitoral. Sai, porém, com maior quantidade de informações. Nele me foi possível expor pontos de vista que não considerei adequados a uma obra institucional. A

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Princípios

É curioso constatar a relação entre a redação de atos ofi- ciais (ofícios, memorandos, portarias, etc.) e o Direito. A muitos escapa que a escrita de um simples despacho deve atender a dois princípios constitucionais caros às atividades da Administração: a impessoalidade e a publicidade. Essa exigência é evidenciada logo nas primeiras páginas do Manual da Presidência da República (Brasília: Presidência da República, 1991. p. 5), publicação muito utilizada pelos ór- gãos do Poder Executivo. Há, porém, na Administração, quem produza atos oficiais sem critério, sem rigor, esque- cendo-se de que estes, como mensagens de natureza públi- ca, necessitam de uniformidade, condição essencial à comu- nicação eficiente e objetiva. Por comodidade ou descaso, há quem ignore as normas de elaboração de atos administrativos. Há instituições que acatam sem o menor desconforto esse “descuido”, conside- rando filigrana estabelecer padrões para a redação oficial. Não é raro encontrar uma mesma instituição valendo-se de um sem-número de “formas” para o ofício ou o memo- rando, ou utilizando-se de um mesmo “modelo” para am- bos. Isso não é só desaconselhável, como também pouco prático e antieconômico. O ideal é que toda correspondência utilizada no âmbito de uma entidade, seja ela pública ou privada, siga padrões

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de elaboração, normas concebidas para a eficiência da co- municação. A comunicação eficiente, aliás, é um dos requisitos para o sucesso das organizações. É fator de economia e interfere positivamente nos resultados da empresa, mas, para chegar a isso, é necessário seguir alguns pequenos conselhos. Diz o Manual da Presidência da República:

A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto da linguagem, cla- reza, concisão, formalidade e uniformidade. Fundamen- talmente, esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no art. 37: “A administração pública direta, indire- ta ou fundacional, de qualquer dos poderes da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, pu- blicidade (...)”. Sendo a publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda administração pública, claro está que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais.

Da publicidade

Para dar real publicidade a um ato é necessário que seu texto seja claro. Publicar em diário oficial texto obscuro ou dúbio cumpre mera formalidade. A publicidade de um ato extrapola a divulgação pura e simples, por qualquer meio. Ao cidadão deve ser dado conhecer o conteúdo do ato, a sua mensagem efetiva. Nisso reside a verdadeira pu- blicidade. Nos casos em que o texto é eminentemente téc- nico, pelo menos os especialistas na matéria devem com- preender a linguagem em que ele se apresenta. E há casos em que não é possível de nenhum modo compreender a escrita. Atos dessa natureza, incompreensíveis, não dão

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A redação oficial deve preocupar-se acima de tudo com a eficácia e a exatidão das informações.

Polidez

Todos os cuidados relacionados à impessoalidade tam- bém constituem requisitos da polidez, qualidade essencial aos atos oficiais. O tratamento respeitoso e digno deve estar pre- sente em todo documento, qualquer que seja o destinatário. Expressões rudes ou irreverentes, intimidades, linguagem rés ao chão, tudo isto denuncia falta de cortesia.

A quem se fala

A consideração do destinatário é um outro importante fa- tor para a eficácia da redação oficial. Em qualquer processo de comunicação, é tão importante saber a quem se fala quanto aquilo que se diz. Em muitos casos, o modo de dizer estará subordinado ao perfil do destinatário, e a pergunta a quem se fala determinará em alto grau o modo de concepção da men- sagem. Pensar no destinatário é um dos indicadores de quali- dade da comunicação. Diz Adalberto J. Kaspary no seu Reda- ção oficial: normas e modelos (14. ed. Porto Alegre: Edita, 1998):

A mensagem não compreendida exatamente pelo seu receptor pretendido torna-se, muitas vezes, motivo de conflitos ou, ao menos, de reações inadequadas, quan- do sua finalidade é concorrer para o funcionamento har- mônico e operante de um órgão ou setor de trabalho. O destinatário é, pois, elemento de extrema importância a ser considerado em qualquer comunicação.

Clareza, objetividade e concisão

A clareza, a objetividade e a concisão são elementos que devem presidir a elaboração dos atos oficiais. Elas impedem que o

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texto do ato chegue ao obscuro e ao incompreensível e asse- guram a comunicabilidade, portanto a eficácia, da mensagem. A mensagem de uma instituição deve comunicar de modo transparente e ser o resultado de uma aspiração quase utó- pica, representada na frase de Geir Campos: “Eu quisera ser tão claro que ao dizer rosa! todos soubessem o que haviam de pensar. Mais, quisera ser tão claro que ao dizer já! todos soubessem o que haviam de fazer”. A padronização do leiaute e dos textos dos atos oficiais deve contribuir para essa finalidade básica: comunicar com impessoalidade e clareza. A clareza do texto, aliada à corre- ta diagramação do documento, possibilita a rápida compre- ensão do conteúdo da mensagem pelo leitor.

Para dizer só o necessário: a concisão

O autor de Grande sertão: veredas, Guimarães Rosa, assim resumiu, num insight poético: “Escrever é a arte de cortar palavras”. O professor William Strunk Jr., de altos estudos da língua inglesa, ensinou de modo mais extenso:

A prosa vigorosa é concisa. A frase não deve ter palavras desnecessárias nem o parágrafo frases des- necessárias, pela mesma razão que o desenho não deve ter linhas desnecessárias, nem a máquina partes des- necessárias. Isso não quer dizer que o autor faça bre- ves todas as suas frases, nem que se evite todo deta- lhe, nem que trate seus temas só na superfície: apenas que cada palavra conta (Correio Braziliense. Brasília, mar.

1999. Apud SQUARISI, Dad. Dicas de Português).

Esse ensinamento é válido para qualquer tipo de texto, seja ele literário ou técnico-administrativo. É a base de toda boa escrita e parece simples. Apenas parece. Alcançar um

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Estrutura complexa

Toda escrita é uma estrutura complexa. Passar da idéia ao texto exige treinamento constante. Escrever bem é escre- ver sempre. E no caso da redação oficial, é necessário co- nhecer ainda os aspectos específicos desse tipo de mensa- gem. Ela exige unidade, deve ser escrita em padrão culto de lin- guagem e seguir formalidades que a caracterizam de modo in- confundível.

Atualização permanente

O estilo da redação oficial, apesar de seus vários aspec- tos limitadores, não deve estagnar. Ele precisará estar sem- pre em atualização. O redator, ao longo do exercício de sua atividade, deverá estar permanentemente buscando a maneira mais eficiente de produzir o texto, a forma mais agradável (ela é geralmente a mais simples) de dizer a mensagem, para evitar a construção apática, as fórmulas desgastadas, a es- trutura débil. É certo que não se pode realizar uma revolução a cada escrita, mas não se pode também acomodar ao que já se tornou inexpressivo.

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Linguagem e texto

Ao redigir atos oficiais, deve-se obedecer de certa forma aos mesmos princípios de organização de qualquer outro tipo de texto – para alcançar clareza na exposição e, assim, comunicação eficaz. A eficácia de que falo refere-se à capa- cidade de fazer o leitor compreender com facilidade aquilo que está escrito e – mais ainda – de convencê-lo, se for o caso, com o argumento dessa escrita. No manual que desenvolvi para o Tribunal Superior Elei- toral (Manual de padronização de atos oficiais administrativos. Bra- sília: TSE/SDI, 2002), em que tive o apoio da equipe de editoração daquela instituição e a crítica valiosa de muitos, dediquei um capítulo inteiro a esse tema, com fundamento em minha experiência como editor e jornalista, e nos estu- dos que desenvolvi acerca da teoria do texto, da teoria lite- rária e da comunicação empresarial. São considerações pon- tuais do que coligi de mais significativo sobre a arte/técnica da escrita, que agora apresento em resumo.

Linguagem e pensamento

O pensamento humano se organiza, articula-se e ga- nha nitidez à medida que o indivíduo exercita a lingua- gem. Quanto mais nos esforçamos para exprimir nossas

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servirão para dizê-lo. É impressionante como raramente fa- zemos isso em nossa vida diária. O que dizemos normalmente nos sai por impulso, após um mínimo de reflexão. O mestre J. Mattoso Câmara Jr. ensina em seu Manual de expressão oral e escrita (2. ed. J. Ozon, 1966. p. 10):

A precisão lógica da exposição lingüística importa, an- tes de tudo, no problema da composição, que consiste em ajustar e concatenar os pensamentos. O próprio ra- ciocínio ainda não exteriorizado depende disso para de- senvolver-se. Antes de nos fazermos entender pelos outros, te- mos de nos entender a nós mesmos (...).

A sedução da escrita

Para seduzir, ainda que em uma comunicação oficial, é preciso um mínimo de preocupação estética com o argu- mento, o que pressupõe a escolha de palavras, um agradável ritmo frasal, um tom ideal e, sobretudo, leveza. O sentimen- to estético (artístico) é inerente ao ser humano. Todos reco- nhecem uma escrita pesada e seca, às vezes ríspida; todos reconhecem de imediato uma sentença “sem vida”. É possível, pois, vencer a monotonia e a esterilidade de um ato administrativo com o uso de uma linguagem mais inspirada (que nem por isso deve deixar de ser adequada e objetiva). Às vezes uma única palavra muda radicalmente a forma de recepção de um texto. E deve-se levar em conta que, por si só, a correção gramatical é fator de atração. Uma escrita com erros grosseiros impõe reação à mensa- gem, depõe contra o emissor, reduz o seu status e expõe debilidade cultural.

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É ainda de Mattoso, na obra citada (p. 12), a afirmação de que a obediência às regras gramaticais se impõe por três motivos:

Em primeiro lugar, elas consubstanciam as conclusões de várias gerações de homens que se especializaram em estudar a língua e em observar a sua ação e os seus efeitos no intercâmbio social. Muitas normas e conven- ções da gramática representam uma experiência longa e coletiva em matéria de expressão lingüística, e acatá- las é seguir uma estrada batida e correr menos riscos, mesmo no âmbito da lógica da formulação. Em segundo lugar, acham-se apoiadas por um consenso geral e atra- vés delas se facilita a projeção de nossas idéias e a aceitação do que assim dizemos. Finalmente, estranho como pareça, é perfeitamente lícito afirmar que uma ati- tude de independência em face de regras gramaticais cabe de direito aos literatos, antes que aos que usam a linguagem com objetivo prático. Do literato espera-se uma visão pessoal em questões de forma lingüística, já que a língua é a sua preocupação primária e a matéria- prima de sua arte.

A gramaticalidade é essencial ao ato administrativo, mas deve-se ter cuidado com os excessos. Grandes efeitos retóri- cos e escrúpulos exagerados de gramaticalidade podem atri- buir ao texto jeito de “literatura”, artificialidade ou empáfia – verdadeiras armadilhas à boa comunicação.

Técnica de escrita

Redigir bem resulta do desenvolvimento de uma técnica de escrita que deve ser cuidadosamente adquirida. Se é pro- duto de técnica, envolve trabalho sistemático e supõe