Apostila básica de excel, Notas de aula de Administração Empresarial

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Microsoft Excel

Karen Selbach Borges

SUMÁRIO

1. Partes da tela do Microsoft Excel

Quando você cria ou abre uma pasta de trabalho, o Microsoft Excel a exibe em uma janela. Você pode ter várias janelas de pasta de trabalho abertas ao mesmo tempo. A sua tela deve se assemelhar à ilustração a seguir.

Planilhas e Células A maior parte do trabalho no Microsoft Excel será feito em planilhas. Uma planilha é uma grade de linhas e colunas. Cada célula é a intersecção de linhas e colunas e possui um endereço único ou referência. As referências de células são usadas quando você cria fórmulas ou se refere às células. A célula ativa é a célula em que os dados são inseridos quando você começa a digitação. Apenas uma célula fica ativa de cada vez.

Barra de Menu Possui comandos agrupados em menus. Alguns deles executam uma ação imediatamente, outros exibem uma caixa de diálogo que permite selecionar opções. As opções mais comuns podem ser acessadas através do clique com o botão direito do mouse.

Barras de Ferramentas Barra de Fórmulas

Célula Ativa

Planilhas Barra de Status

Barra de Menu

Alça de preenchimento

Fecha o Excel

Fecha o Documento

Barras de Ferramentas Use as barras de ferramentas para obter acesso rápido aos comandos usados com maior freqüência. Utilize a opção Barra de Ferramentas do menu Exibir para definir quais barras devem ficar visíveis.

Barras de Fórmulas Use a barra de fórmulas para inserir fórmulas utilizando, ou não, o assistente de

funções ( )

3. Trabalhando com Pastas de Trabalho.

3.1. O que é uma pasta de trabalho

O arquivo em que você trabalha e armazena seus dados chama-se pasta de trabalho. A pasta de trabalho padrão abre com 16 planilhas, denominadas Plan1, Plan2, etc. Os nomes de planilhas aparecem em guias na parte inferior da janela. Clicando sobre as guias, você pode passar de uma planilha a outra. A guia da planilha ativa fica sempre em branco.

3.2. Agrupando planilhas para entrada rápida de dados, edição e formatação

Se você selecionou várias planilhas, poderá executar tarefas em todas ao mesmo tempo. Clique sobre a primeira guia da planilha, mantenha a tecla CTRL pressionada e clique sobre a guia das planilhas que deseja selecionar.

3.3. Inserindo planilhas

Você pode inserir várias planilhas de uma só vez selecionando o número de planilhas que deseja inserir e escolhendo Planilha no menu Inserir.

3.4. Excluindo planilhas

Você pode excluir várias planilhas de uma vez selecionando as planilhas que deseja excluir e, em seguida, escolhendo o comando Excluir Planilha do menu Editar.

3.5. Renomeando planilhas

Você pode modificar o nome de qualquer planilha para um nome de até 31 caracteres, incluindo espaços. Clique duas vezes sobre a guia da planilha que deseja renomear, digite um nome na caixa de diálogo. O novo nome aparecerá na guia da planilha. Você também pode escolher o comando Planilha no menu Formatar, e escolher o subcomando Renomear.

3.6. Movendo e copiando planilhas dentro de uma pasta de trabalho

Quando você seleciona uma guia de planilha e arrasta pelas linhas de guias, um triângulo preto indica onde a planilha será inserida. Para copia-las basta pressionar a tecla CTRL e arrastar com o mouse. Solte o botão do mouse e a planilha será posicionada no novo local. Você pode mover ou copiar mais de uma planilha, selecionando-as e arrastando-as.

3.7. Movendo e copiando planilhas para outras pastas de trabalho

Selecione as planilhas que deseja mover ou copiar. Escolha o comando Mover ou Copiar Planilha no menu Editar. Selecione a pasta de trabalho de destino e o local em que deseja posicionar as planilhas. As planilhas serão deslocadas para a pasta de trabalho selecionada. Se houver uma planilha com o mesmo nome na pasta de trabalho de destino, a planilha movida ou copiada será renomeada.

3.8. Movendo-se dentro da planilha

Para mover-se pelas planilhas utilize as guias de planilhas, as barras de rolagem, as teclas de direção e as teclas :

HOME : torna ativa a primeira célula da linha CTRL+HOME : torna ativa a célula A PAGE UP : conteúdo de tela acima PAGE DOWN : conteúdo de célula abaixo F5 : ir para

5. Técnicas para Inserir Dados

5.1. Digitando dados nas células

Escolha a célula em que deseja digitar, digite os dados e pressione ENTER. A seleção se move para a célula abaixo, pronta para a próxima entrada. Quando o texto é muito grande, ele transborda para as células vazias à direita, mas fica truncado quando a célula a direita contém dados. No caso de números eles aparecem em forma de notação científica ou aparecem #####, que indicam que o número é muito grande.

5.2. Digitando dados em intervalos de células

Selecione o intervalo de células, digite o dado e após tecle CTRL+ENTER. Todas as células selecionadas serão preenchidas com o mesmo conteúdo.

5.3. Corrigindo uma entrada

Torne ativa a célula a ser corrigida e pressione a tecla F2.

5.4. Cancelando uma entrada

Para cancelar uma entrada, antes de pressionar ENTER, pressione a tecla ESC.

5.5. Preenchendo células adjacentes e criando seqüências.

Você pode copiar o conteúdo de uma célula para outras células, arrastando a alça de preenchimento. A alça de preenchimento copia e insere os dados, e cria seqüências usando o recurso de autopreenchimento.

5.6. Personalizando o autopreenchimento

Você pode criar uma lista de autopreenchimento personalizada usando o comando Opções no menu Ferramentas, selecionando a guia “Listas” e digitando sua lista personalizada. Listas já existentes : Dias da semana : Segunda-feira, Terça-feira, Quarta-feira, Quinta-feira, Sexta-feira, Sábado e Domingo Meses do ano : janeiro, fevereiro, março, abril, maio, junho, julho, agosto, setembro, outubro, novembro, dezembro.

6. Editando uma Planilha

6.1. Copiando e movendo células

Selecione as células que deseja copiar ou mover e escolha Copiar ou Recortar. Selecione uma célula de destino e escolha o Colar. Botão Recortar Botão Copiar Botão Colar Você ainda pode copiar e mover usando o mouse. Para copiar, utiliza a tecla CTRL e para mover basta arrastar para o local desejado.

6.2. Ferramenta Pincel

Copia somente formatos das células selecionadas. Se clicar duas vezes sobre o botão você poderá fazer várias colagens até clicar sobre o botão novamente.

6.3. Inserindo linhas ou colunas

Selecione o número de linhas ou colunas que deseja deslocar para abrir espaço para novas linhas. No menu Inserir selecione Linhas ou Colunas.

6.4. Inserindo células vazias

Selecione um intervalo de células do mesmo tamanho das novas células que deseja inserir. No menu Inserir, escolha o comando Células. Na caixa de diálogo Inserir, selecione a direção que deseja que as células selecionadas se movimentem.

6.5. Excluindo células

Selecione o intervalo de células que deseja excluir. No menu Editar, escolha o comando Excluir. Na caixa de diálogo Excluir, selecione a direção que deseja que as células selecionadas se movimentem.

6.6. Limpando células

Selecione as células que deseja limpar. Ao pressionar a tecla DELETE, o conteúdo das células é eliminado e as células permanecem.

7.5. Aplicando formatos de números

Para mudar o formato de número de uma célula para outro formato de número predefinido, escolha o comando Células no menu Formatar e, em seguida, selecione a guia “Número”.

7.6. Aplicando formatos automaticamente

Usando o comando AutoFormatação no menu Formatar, você pode aplicar rapidamente várias combinações de formatos predefinidas a um intervalo de células. Selecione qualquer célula da planilha e escolha o comando AutoFormatação e selecione um formato.

7.7. Ampliando ou reduzindo planilhas

Utilize o comando Zoom no menu Exibir ou a caixa de controle de zoom para ampliar ou reduzir a exibição de sua planilha.

8. Imprimindo

8.1. Configurando a página

Você pode controlar a aparência das planilhas impressas mudando as opções na caixa de diálogo Configurar Página do menu Arquivo. Aqui estão algumas das opções que você pode mudar:

Guia Página : Defina a orientação do papel Defina a escala : em “Ajustar para” defina a ampliação ou redução da planilha Defina o tamanho do papel

Guia Margens : Defina os valores de margem Defina a posição da planilha : em “Centralizar na Página”

Guia Cabeçalho e Rodapé : Escolha um cabeçalho/rodapé pronto ou utilize os botões Personalizar Cabeçalho/Rodapé.

Guia Planilha : Defina a área de impressão: intervalo de células a ser impresso. Defina linhas e colunas a serem impressas a cada quebra de página. Defina o uso de linhas de grade (ou não).

8.2. Visualizando o que será impresso

Botão Visualizar Impressão: Ao visualizar uma planilha, você poderá ver cada página exatamente como será impressa, com as margens e quebras de páginas corretas e os cabeçalhos e rodapés no lugar, além de poupar tempo e idas à impressora.

8.3. Imprimindo planilhas

Botão Imprimir: Após definir a área de impressão e visualizar a versão correta de seu trabalho, clique sobre o botão Imprimir, ou escolha o comando Imprimir no menu Arquivo.

Tipo de fonte Insere número da página

Insere número total de páginas

Insere o nome da planilha Insere o nome da pasta Insere hora Insere data

Toda função é composta por um nome que é sucedido obrigatoriamente por parênteses. Dependendo da função, dentro dos parênteses podem existir argumentos , ou seja valores ou referências a células e que serão usados pela função para retornar o resultado da função. A função SOMA( ), por exemplo, exige como argumentos a especificação da célula inicial e da célula final separadas por dois-pontos ou, então, uma série de endereços de células separados por ponto-e-vírgula. Cada função possui uma sintaxe própria, ou seja, espera-se que os seus argumentos sejam especificados em uma ordem determinada. Se isso não ocorrer, haverá um erro que faz com que o resultado não seja produzido ou uma mensagem de advertência seja exibida. O número e tipo de argumentos requeridos variam de função para função. Um argumento pode ser:

Números

Texto

Valores lógicos

Valores de erro

Referências

Matrizes

Usando referências a outras células, você pode especificar diretamente o endereço de uma célula ou então uma faixa de células, usando o símbolo de dois-pontos para separar a célula inicial e final. Exemplo:

• SOMA(A1:A20) Quando uma função possuir mais de um argumento, eles devem ser separados por um ponto-e-vírgula. Exemplos:
• SOMA(A1;A15;A30) Soma as três células especificadas.
• SOMA(C1:C15;B1:B15) Soma as duas faixas especificadas.

Dicas :

1. Para indicar a entrada de uma fórmula usar o sinal de = Ex : = Soma (A3:A12)

Botão AutoSoma : Para incluir uma fórmula de soma, selecione uma célula adjacente à linha ou coluna de números que deseja somar e clique sobre o botão AutoSoma.

Botão Assistente de Função: Para obter ajuda na criação de fórmulas que usem funções. Escolha inicialmente a categoria de função desejada e, em seguida, o nome da função. Observe na parte inferior da janela a sintaxe e a descrição da função selecionada.

9.3. Referências

Através de referências você pode usar dados localizados em áreas diferentes na mesma fórmula e o valor de uma célula em várias fórmulas. Exemplo: Se digitares A1 na célula B2, esta célula assumirá o valor contido na célula A1.

9.3.1.9.3.1.9.3.1.9.3.1. Tipos de referências:Tipos de referências:Tipos de referências:Tipos de referências:

Referência Relativa : atualiza o endereço das células quando é feita a cópia da fórmula.

A B C

1 2 4 =A1+B

2 6 5 =A2+B

3 5 3 =A3+B

Referência Absoluta : fixa o endereço da célula

A B C D

2 2 4 6 =$A$1+C

3 6 5 11 =$A$1+C

4 5 3 8 =$A$1+C

Referência Mista : combina a referência precisa de uma coluna ou linha com a referência relativa de uma coluna ou linha. Ex: $A1 ou A$

Referência a outras planilhas Ex: =Plan2!A1, esta referência vincula à célula A1 de Plan2. Maneira fácil de referenciar outra planilha :

1. =
2. Clica na guia da planilha
3. Clica na célula que contém o valor desejado
4. Enter

9.3.2. Operadores de referências

Intervalo (dois pontos): gera uma referência entre todas as células. Ex: A3:A6 → A3, A4, A5 E A União (ponto-e-vírgula): gera uma referência entre as duas células. Ex : A3;A6;A8 → A3, A6 E A Intersecção (espaço): gera uma referência às células comuns. Ex: B7:D7 C6:C8, onde C7 é a intersecção.

11. Filtrando Informações

11.1. Ordenando as informações

Em uma classificação crescente, o Microsoft Excel usa a seguinte ordem. (Em uma classificação decrescente, esta ordem de classificação é invertida, exceto para as células em branco, que serão sempre classificadas por último.)

• Os números são classificados do menor número negativo ao maior número positivo.
• Os textos e os textos que incluem números são classificados na seguinte ordem: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (espaço)! " # $ % & ( ) * ,. / : ;? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z.
• Em valores lógicos, FALSO é classificado antes de VERDADEIRO.
• Todos os valores de erro são iguais.
• As células em branco são sempre classificadas por último.

11.2. Filtrando as informações

Inicialmente, clicar no cabeçalho de coluna. No menu Dados, selecione a opção Filtrar

• AutoFiltro. Ao lado de cada cabeçalho de coluna irá surgir uma seta azul, por onde os dados podem ser filtrados, conforme os critérios da tabela abaixo.

Para Clique em Exibir todas as linhas Tudo Exibir todas as linhas que se encontrem dentro dos limites máximo e mínimo especificados por item ou porcentagem, por exemplo, as quantidades dentro dos primeiros 10 por cento das vendas

10 primeiros

Aplicar dois valores de critérios dentro da coluna atual ou usar operadores de comparação diferentes

Personalizar

Exibir somente as linhas que contenham uma célula vazia na coluna Vazias Exibir somente as linhas que contenham um valor na coluna NãoVazias

Observações :

1. As opções Vazias e NãoVazias ficam disponíveis somente se a coluna que você deseja filtrar contiver uma célula em branco.
2. Para localizar valores através da opção Personalizar :

• Para corresponder um critério, clique no operador de comparação que você deseja usar na primeira caixa em Mostrar linhas onde e insira o valor que você deseja corresponder na caixa imediatamente à direita do operador de comparação.
• Para exibir linhas que atendam às duas condições, insira o operador de comparação e o valor desejados e clique no botão E. Nas caixas de segundo operador de comparação e de valor, insira o operador e o valor desejados.
• Para exibir linhas que atendam a uma ou outra condição, insira o operador de comparação e o valor desejados e clique no botão Ou. Nas caixas de segundo operador de comparação e de valor, insira o operador e o valor desejados.