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A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA OPERACIONAL E GERENCIAL PARA AS
INSTITUIÇÕES PÚBLICAS E PRIVADAS
THE IMPORTANCE OF THE AUDIT AND OPERATIONAL MANAGEMENT FOR
PUBLIC AND PRIVATE INSTITUTIONS
Mario Ferreira Neto; netoferreiramario@hotmail.com^1 Deise Regina Cabrera - CRA/GO 15021; pradorey@hotmail.com^2 Derival Alves Ferro - CRC/GO 16079; derivalferro@hotmail.com^3 Orientador - Prof. Dr. Antônio de Loureiro Gil; algilgil@uol.com.br^4 MBA em Perícia Judicial e Auditoria – IPECON/PUC-GO
RESUMO
A auditoria em estudo tem se destacado como uma eficiente ferramenta de apoio e controle de desempenhos e de resultados da administração das organizações governamentais e não governamentais, por ser uma atividade universal. O texto deste artigo tem como objetivo primordial demonstrar a importância da auditoria operacional e gerencial nas instituições públicas ou privadas, subsidiariamente tem objetivo de analisar a contribuição da auditoria operacional e de gestão para as entidades públicas ou privadas, por meio de suas normas, visando evidenciar a economicidade, a eficácia e a eficiência do processo/produto dessas normas dentro destas organizações e verificar se as normas são ou não cumpridas, bem como identificar as vantagens dessa auditoria para a administração das instituições públicas, privadas ou não-governamentais, de caráter filantrópico, política, religiosa, social, entre outras.
(^1) Especializando da Pós-Graduação: MAB em Perícia Judicial e Auditoria – PUC-GO/IPECON. (^2) Especializanda da Pós-Graduação: MAB em Perícia Judicial e Auditoria – PUC-GO/IPECON. (^3) Especializando da Pós-Graduação: MAB em Perícia Judicial e Auditoria – PUC-GO/IPECON. (^4) Professor Mestre e Doutor pela Faculdade de Economia e Administração da Universidade de São Paulo – FEA/USP.
As modalidades de auditoria em estudo tem se destacado com uma eficiente ferramenta de apoio e controle do desempenho e dos resultados da administração das organizações governamentais e não-governamentais, por ser uma atividade universal. A fundamentação teórica da auditoria foi alicerçada em diversas teorias, que abordam as questões relacionadas com auditoria operacional e de gestão, onde as funções administrativas de planejamento – estabelecimento de objetivos e processos necessários ao fornecimento de resultados de acordo com os requisitos e políticas pré-determinadas; execução – implementar as ações necessárias; controle – monitorar e medir os processos e os produtos em relação às políticas, aos objetivos e aos requisitos estabelecidos e relatar os resultados; ação – executar ações para promover continuamente a melhoria dos processos. Esta ferramenta leva o nome de ciclo PDCA (Planejar - plan , Executar - do , Controlar - check , Agir - act ). A função básica da auditoria operacional e gerencial é elaborar diagnósticos que permitam visualizar e avaliar a situação da instituição ou organização público-privada auditada de acordo com o desempenho relativo ao funcionamento e desenvolvimento das atividades e à utilização dos recursos e meios da maneira mais eficiente, com economicidade para atingir a eficácia. A auditoria operacional e de gestão é uma ferramenta de elevado potencial no gerenciamento e na redução de riscos e fraudes, garantindo a economicidade, a eficiência e a eficácia dos seus resultados.
PALAVRAS-CHAVE : Auditoria. Controle. Economicidade. Eficácia. Eficiência. Efetividade. Gestão. Operacional. Produtividade.
ABSTRACT The audit study has emerged as an efficient tool support and control performance and results of the administration of governmental and nongovernmental organizations, as it is a universal activity. The text of this article aims to demonstrate the paramount importance of auditing and management in public or private institutions, the alternative is to analyze the contribution of auditing and management for both public and private, through its rules, aimed at highlighting the economy, efficiency and effectiveness of the process / product standards within these organizations and see if these standards are not met, and identify the advantages of this audit for the administration of public, private or non-governmental, philanthropic, political, religious, social, among others.
pessoas detenham o controle administrativo e/ou operacional de um complexo organizacional onde haja garantia de total proteção. As transformações ocorridas no perfil da sociedade brasileira exigem o redimensionamento do Estado, bem como das Empresas Privadas; as experiências recentes que envolvem modelos alternativos de administração e gestão pública e privada exigem mudanças que têm evidenciado o fortalecimento da necessidade de auditoria operacional e de gestão na administração das diversas organizações. São consideráveis as transformações que vêm ocorrendo no mundo das organizações em face da globalização, exigindo cada vez mais, a busca por novas estratégias para garantir a sobrevivência. A auditoria operacional e de gestão tem se destacado como uma importante ferramenta administrativa que visa constituir um controle gerencial com atuação na verificação, no exame e na avaliação da eficácia nos controles. Esse paradigma emergente da administração e da gestão público-privada, entre outros aspectos, enfatiza os ideais de democracia e cidadania, ressaltando a participação e o controle da sociedade civil sobre a administração. Um dos principais problemas que atinge tanto as instituições da administração pública quanto privada são os desvios, erros, falhas e fraudes que são denominadas de corrupção; procedimento este que está relacionado com a falta de controle adequado sobre um determinado processo, implicando em um conjunto de atos que provocam a utilização indevida do processo e dos recursos pertencentes às entidades, seja para benefício próprio ou de terceiros. Nesse contexto de mudanças onde o cidadão é elevado a um patamar maior de destaque no planejamento, execução, controle e auditoria, tanto na condução das políticas públicas como nas empresas privadas, impõe-se a qualificação operacional e da gestão, principalmente no que concerne ao correto diagnóstico, à implementação e ao acompanhamento dos resultados das políticas, de forma consistente e sistemática. A auditoria - chamada independente - quanto interna tem muito a colaborar na administração operacional e de gestão das entidades públicas e privadas. A complexidade operacional e as demandas geradas por controles do patrimônio exige um acompanhamento efetivo por parte dos administradores, acionistas, controladores, fornecedores e dos gestores de capital. A auditoria operacional também chamada de auditoria de desempenho (visa examinar as atividades dentro de aspectos de economicidade, eficácia e eficiência) e da auditoria de resultados ou de gestão , tem seu foco no processo de gestão. Não atua na busca
de irregularidades - como acontece com as modalidades de auditoria de conformidade e legalidade (visa examinar a conformidade e a legalidade das ações e dos atos de gestão dos responsáveis pela administração em relação aos aspectos: contábil, financeiro, orçamentário e patrimonial). Auditoria é uma atividade destinada a examinar, indagar, observar, questionar - tendo como base o controle administrativo - para que possa assessorar a administração. Sua principal função é avaliar, verificar economicidade, a eficácia e a eficiência dos controles para levar informações e recomendações seguras aos interessados, respeitando os critérios de conformidade, integridade e legalidade contábil, financeira, gerencial e operacional. O presente trabalho surgiu da necessidade de esclarecer a importância da Auditoria Operacional e Gerencial para as instituições públicas ou privadas diante dos cenários hostis que se configuram para as mesmas, em função da: competitividade em nível global; aumento do nível de exigência dos consumidores/clientes; máxima necessidade de transparência no cumprimento da responsabilidade política e social; dificuldades ou escassez de recursos financeiros, humanos, materiais e tecnológicos. Procura ressaltar a importância e a relevância da auditoria operacional e de gestão no cenário atual para as organizações públicas ou privadas como surgimento de proposta para responder às exigências de um mundo empresarial abrangente e dinâmico e cujos procedimentos podem ser aplicados pelas diversas áreas da organização.
TEMA A importância da auditoria operacional e de gestão para as instituições públicas ou privadas na tomada de decisões evidencia a necessidade da utilização das novas vertentes dessa área de conhecimento, ao demonstrar suas definições e aplicações de forma clara e abrangente.
JUSTIFICATIVA Desde o século passado, importantes mutações econômicas, filosóficas, religiosas, políticas e sociais estão alterando características das diversas regiões do mundo, ampliando conceitos para um mundo globalizado. Inovações tecnológicas e a informação disseminada de forma muito rápida têm contribuído para o aumento da competitividade e a diminuição das barreiras físicas entre as organizações em todo o mundo. Essas modificações têm induzido às instituições públicas ou privadas a se utilizarem, cada vez mais, de novos métodos e procedimentos administrativos e de gestão, novos
A relevância desse trabalho apresenta importantes dimensões: a) os benefícios ocasionados para a administração e gestão das instituições de um modo geral; b) as contribuições para o desenvolvimento da administração, ciência contábil e áreas afins de conhecimento; c) contribuir com a melhoria do desempenho da atividade econômico administrativa proporcionando o equilíbrio das funções patrimoniais para acarretar nos resultados operacionais no aperfeiçoamento do estudo e otimização da auditoria operacional e de gestão; d) servir-se de instrumento para futuros aprofundamentos relacionados ao tema. Os ciclos e controles das instituições organizacionais podem focar no universo pertinente a determinada área, departamento, órgão ou setor, mas não sempre integrada e relacionada harmoniosamente com outras áreas. Os resultados de uma auditoria operacional e de gestão trazem uma visão global dessas áreas, departamentos, órgãos, segmentos ou setores das instituições pública ou privada, dessa forma podem contribuir para a otimização dos processos/produtos.
PROBLEMAS Que tipo de informação é importante ou relevante para a auditoria operacional e de gestão? Quais os resultados que se podem alcançar com a implantação da auditoria operacional e de gestão nas instituições públicas ou privadas? Como auditar a “competência” e a eficácia das ações tomadas pelos administradores- gestores? Qual a relevância da auditoria operacional e de gestão como instrumento de assessoramento na avaliação dos controles? Qual a importância ou a utilidade da auditoria operacional e de gestão para a continuidade operacional das políticas públicas e dos negócios?
HIPÓTESES A hipótese básica é que tanto a auditoria operacional quanto a de gestão são atividades afetas ao processo/produto que modernizaram o perfil das modalidades de auditoria e vieram para somar no processo operacional e de gestão de uma entidade pública ou privada. A auditoria não vive somente de dados passados, a auditoria operacional e de gestão basicamente é alicerçada do passado para o presente enquanto a auditoria gerencial é fundamentada no presente para o futuro, pois a tomada de decisões é somente para frente, porque não se decide com a informação, mas com conhecimento.
Dentro das várias ramificações interessantes da auditoria operacional e de gestão, talvez a que agregue maior valor aos interessados seja a auditoria de gestão, porque a matemática faz com que o ser humano audita para conseguir atingir o futuro, pois o risco é um cálculo matemático no evento futuro. O critério é à base do julgamento. Os trabalhos de auditoria operacional e de gestão envolvem a aplicação explícita ou implícita de alguns critérios por meio dos quais o profissional de auditoria irá julgar o comportamento da atividade, da organização ou do projeto que está sendo avaliado, examinado ou verificado, com vistas a auxiliar aquele profissional a fazer algum julgamento ou recomendação. A auditoria operacional e de gestão tem a pretensão de analisar o planejamento, a organização e os sistemas internos de controle administrativo e avaliar a eficiência, a economicidade e a produtividade com que são utilizados os recursos financeiros, humanos e materiais. A auditoria operacional e de gestão é um instrumento de significativa importância no assessoramento e contribuição da avaliação dos ciclos e controles nas entidades organizacionais públicas ou privadas.
METODOLOGIA A metodologia utilizada foi o estudo, a interpretação e a revisão bibliográfica dos diversos autores das mais variadas áreas de auditorias em todo o referencial teórico e em alguns periódicos especializados, a partir de materiais já publicados (artigos, livros e sites especializados) analisando-se os métodos comparativos, dedutivos e bibliográficos com a utilização de fontes primárias e secundárias, examinando a atuação da auditoria operacional e de gestão como um instrumento de assessoramento e contribuição dos ciclos e controles, analisando o processo de mudanças de paradigmas na concepção e evolução da auditoria, mostrando objetivos e finalidades, buscando também nesse estudo aspectos atuais de trabalho. Esse procedimento metodológico para este trabalho foi de caráter qualitativo, no âmbito da abordagem da atuação da auditoria operacional e de gestão como instrumento de assessoramento dos ciclos e controles.
OBJETIVOS GERAIS Assessorar no desempenho de suas funções e responsabilidades, de acordo com o planejamento, com o programa de trabalho, avaliando se a organização, o departamento, as atividades, os sistemas, os controles, as funções ou as operações estão alcançando os objetivos
A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA OPERACIONAL E DE GESTÃO
A evolução da auditoria surgiu com o desenvolvimento econômico-industrial que impulsionou as grandes empresas, formadas por capitais de diversas pessoas que buscaram nos princípios gerais de contabilidade e matemática financeira controlar e proteger o seu patrimônio. A Revolução Industrial na segunda metade do século XVIII veio consolidar a necessidade da auditoria nas instituições tanto privadas quanto públicas devido ao aumento da complexidade societária pela abertura do capital a terceiros como pela instituição de impostos e taxas às empresas com base nos lucros para constituir-se as rendas (receitas) do Estado. No Brasil, a auditoria emergiu com a instalação das empresas multinacionais, principalmente no período do Governo de Getúlio Vargas que iniciou a empenhar-se na luta para reverter o excessivo predomínio das atividades ruralistas e o domínio dos grandes produtores agrícolas. As inovações administrativas e gerenciais que decorreram da nova cultura operacional e organizacional conduzida pelas empresas multinacionais, consideram-se como o grande incentivo para a auditoria no Brasil, passando a representar a profissionalização do setor empresarial e acabou por enraizar-se também no setor público, no qual cada vez mais se impõe a prática do ciclo da qualidade de organização do processo/produto: planejamento, execução, controle e auditoria. Um dos tipos de auditoria é a auditoria operacional e de gestão , as quais conjuntamente consistem em revisões metódicas de ações, atividades, metas, processos, programas, projetos ou segmentos operacionais e gerenciais dos setores público ou privado, com a finalidade de avaliar, comunicar e examinar (verificar) se os recursos das instituições são utilizados com economicidade (comprovação da justificativa econômica do ato praticado pelo administrador-gestor), efetividade, eficácia e eficiência, se estão sendo atingidos os objetivos operacionais e de gestões propostos e desejados, bem como se há produtividade na operacionalização e na gestão destas instituições. A auditoria operacional consiste na avaliação dos critérios, mecanismos, parâmetros e procedimentos de controle adotados por uma instituição, certificando a sua regularidade, por meio de estudos e exames de documentação comprobatória das ações, dos atos e fatos administrativos e a verificação da eficiência dos sistemas de controles administrativo, contábil, operacional e organizacional. Auditoria neste aspecto é chamada de auditoria de conformidade e legalidade.
A auditoria operacional auxilia a administração-gestão no gerenciamento e nos resultados, por meio de recomendações ou sugestões que visem aprimorar parâmetros e procedimentos, melhorar controles, aumentar e partilhar a responsabilidade gerencial. Há mais de 35 anos, Cook (1976) a auditoria operacional e de gestão, já era considerada como: “Um exame e uma avaliação abrangente das operações de uma empresa, com a finalidade de informar a administração se as várias atividades são ou não cumpridas de um modo compatível às políticas estabelecidas, com vistas à consecução dos objetivos”.
O citado autor explicita que está correlacionado a auditoria operacional e de gestão, uma avaliação da utilização de recursos financeiros, humanos, materiais e tecnológicos, bem como uma recomendação ou sugestão dos critérios ou procedimentos operacionais e gerenciais. Essa auditoria deve compreender as recomendações ou sugestões para soluções de problemas e dos métodos para aumentarem a eficiência e os lucros. Entende Haller (1986) que a auditoria operacional define-se: “Revisões metódicas de programas, organizações, atividades ou segmentos operacionais dos setores público e privado, com finalidade de avaliar e comunicar se os recursos da organização estão sendo usados eficientemente e se estão sendo alcançados os objetivos operacionais”.
A auditoria operacional pode ser considerada como um processo/produto, isto é, relação entre custos e gastos com bens e serviços de avaliação do desempenho real em comparação com o desempenho previsto, conduzindo-se a recomendações ou sugestões destinadas a melhorar este desempenho. De acordo com Sá (1998, p. 449), a Auditoria Operacional é a “ auditoria que visa ao exame do desempenho administrativo em face do patrimônio em gestão ”. Segundo Crepaldi (2000, p. 32), a Auditoria Operacional : “ Consiste de revisões metodológicas de programas, atitudes ou segmentos operacionais dos setores públicos e privados, com a finalidade de avaliar e comunicar se os setores da organização estão sendo usados eficientemente e se estão sendo alcançados os objetivos operacionais ”.
Conforme Gil (1999, p. 13), a Auditoria Operacional e de Gestão : “ é função organizacional de revisão, avaliação e emissão de opinião quanto ao ciclo administrativo (planejamento, execução e controle) em todos os momentos/ambientes das entidades ”.
Citado autor entende que os resultados exercidos em uma linha de negócios, produtos ou serviços, podem ser analisados no horizonte temporal passado/presente pela auditoria
Um dos pontos relevantes da auditoria operacional e de gestão é por ser um novo enfoque da auditoria, diferenciando-se da auditoria tradicional, a qual está direcionada somente para detectar se há ou não a ocorrência desvios, erros, falhas, fraudes ou irregularidades, por basear-se nas análises e exames de documentos, de manuais ou rotinas de atividades contábeis ou administrativas, bem como na avaliação de desempenho atual e real da instituição. A auditoria operacional e de gestão é de suma importância nas instituições pública ou privada por ter uma tendência moderna para melhoria da operacionalização e da gestão, por meio de uma análise, estudo, exame e verificação minuciosa mais completa de todo o contexto operacional e organizacional, porque realiza, previamente, uma revisão avaliativa do passado, presente e futuro das ações e atividades das instituições, estudando e examinando a estrutura formal e informal, as linhas de comunicação, o fluxo das informações internas e externas, os ciclos e procedimentos operacionais e a evolução da capacidade, eficácia, eficiência e produtividade da atividade de pessoal. A auditoria operacional e de gestão atua em todos os sistemas, setores, órgãos, departamentos, ambientes e áreas das instituições pública ou privada. Deste modo, todos os processos podem ser analisados, avaliados e orientados, passo a possa ou ponto a ponto, identificando os possíveis desvios, erros, falhas, fraudes ou irregularidades para emitir recomendações ou sugestões de ação para otimizar as atividades operacional, organizacional e gerencial das entidades. Uma das funções da auditoria operacional e de gestão é a aplicação de testes que avaliem se os critérios, procedimentos ou padrões contidos são efetivamente seguidos pelos funcionários (servidores), se existe a necessidade de treinamento, capacitação e adequação aos critérios de seleção de pessoal. Ainda recorre-se a verificação da ocorrência de desvios, erros, falhas, fraudes ou irregularidades nos setores operacionais e administrativos. São de suma importância o exame e a avaliação em que o objetivo geral é assessorar a administração-gestão para analisar se as ações, atividades, departamentos, órgãos, operações, projetos, programas ou que passaram pela auditoria, alcançaram ou não os objetivos de economia, eficácia e eficiência, de organização e gerenciamento. Em uma auditoria operacional, os critérios ou padrões pelos quais o desempenho de um departamento, órgão ou programa público ou privado será aferido com as definições para cada auditoria. Mas, os critérios podem ser definidos em função de: a) objetivos e metas fixados em contrato, lei, manual, regulamento ou regimento interno; b) doutrinas e opiniões de especialistas na área; c) desempenho de entidades similares.
Assim, como o propósito dessa auditoria é melhorar o desempenho de departamentos, órgãos, programas e projetos, pois os pareceres ou relatórios produzidos pelo profissional da auditoria operacional devem conter recomendações ou sugestões para o aperfeiçoamento da gestão, dos processos/produtos, dos controles, dos resultados, entre outros. Um dos objetivos da auditoria na área operacional é assessorar a administração no desempenho efetivo de suas funções e responsabilidades, avaliando se a instituição ou organização, departamentos ou setores, funções, operações, programas e sistemas auditados estão atingindo os objetivos propostos com identificação de desvios, erros, falhas, fraudes ou irregularidades no sistema operacional. Outro objetivo da modalidade de auditoria operacional refere-se à avaliação das metas, programas e projetos é examinar a efetividade destas metas, programas e projetos das entidades públicas ou privadas, isto é, os benefícios e impactos gerados com as ações, atos e atividades destas instituições. Nestes sentidos, os objetivos da auditoria operacional e gestão dependem das necessidades das instituições auditadas, porém de forma geral, procuram apresentar um diagnóstico da situação atual das ações e atividades desenvolvidas pelas entidades, para depois, apontar um caminho para a realização das ações e atividades futuras. De acordo com Gil (1999, p. 25), os objetivos da auditoria operacional são definidos como formas de: “avaliar o nível de operacionalização das unidades consoantes os normativos vigentes; contribuir para otimização da dinâmica de atuação das unidades via auditoria preventiva, baseada na aplicação de ckecklist , cobrindo produtos, serviços e infraestrutura; verificar a adequacidade das normas operacionais das unidades em função da evolução da tecnologia de cada organização; estimular a qualidade organizacional ”.
A auditoria de avaliação das metas, programas e projetos verificam em que medida as ações implementadas lograram êxito em produzir os efeitos pretendidos pela gestão administrativa e a de desempenho operacional busca apurar, além da eficiência operativa, o grau de cumprimento das metas, programas e projetos, comparando as previstas com as realizadas. A auditoria de gestão consiste em acompanhar, avaliar e examinar a execução de programas e projetos específicos, atuando nas áreas inter-relacionadas da organização, a fim de avaliar a eficácia de seus resultados em relação aos recursos humanos, materiais e tecnológicos disponíveis. Neste tipo de auditoria é procedida à análise da realização físico- financeira em face dos objetivos e metas estabelecidos, ainda a análise dos demonstrativos e
procedimentos administrativos, estruturais, gerenciais e organizacionais vigentes; b) analisar se os procedimentos ou as rotinas das atividades da instituição, órgão ou setor são ou não adequados e próprios às circunstâncias atuais; c) avaliar a importância dos fatos analisados, estudados, examinados e revisados para emitir recomendações ou sugestões; d) comunicar ou informar à administração ou gestão da instituição se está em condições de efetuar as operações administrativas, gerenciais e organizacionais presentes e futuras. Essa economicidade trata de exame da essencialidade do ato praticado sob o ponto de vista de sua adequação econômica no ambiente, no tempo, na forma e nas condições em que ocorreu. Volta-se à forma, otimização e razoabilidade da obtenção e aplicação dos recursos condizentes com a operação ou atividade praticada. A auditoria operacional e de gestão esforça-se para fazer ou alcançar alguma probabilidade de avaliar projetos, programas e setores ou órgãos ou departamentos das instituições públicas ou privadas na perspectiva da economicidade, efetividade, eficácia, eficiência e produtividade. Para o presente estudo é necessário e precisa-se compreender e entender qual é a diferença entre essas dimensões, a fim de que se possam obter resultados coerentes e convenientes, essencialmente ao que se refere a entender e compreender o que seja eficácia. Economicidade refere-se ao menor custo, isto é, ao preço coerente com o que praticado na sociedade. Essa economicidade é a minimização dos custos dos recursos utilizados no planejamento e na execução de uma ação, atividade ou meta, sem comprometer os padrões de qualidade, referindo-se à capacidade de uma instituição pública ou privada de administrar ou gerenciar adequada e corretamente os recursos, não só financeiros, mas os recursos humanos, materiais e tecnológicos que estiverem à sua disposição. A eficácia implica em dispor de definição clara de objetivos, quantificação de metas, para um determinado tempo, isto é, necessita de um sistema de informações financeiras e técnicas. A eficácia está afeta ao grau de alcance dos programas, projetos ou metas, por realizar as ações e atividades com economicidade e produtividade, em determinado período de tempo, independente dos custos implicados. A eficácia é fazer o que deve ser feito, mas a eficiência é fazer algo da melhor forma possível. A eficiência implica em dispor de definição clara de objetivos, quantificação de metas, para um determinado tempo e um determinado custo, isto é, necessita de um sistema de informações financeiras e técnicas. Eficiência e produtividade são conceitos semelhantes,
pois relacionam recursos com resultados, mas a produtividade considera os recursos em unidades físicas, enquanto a eficiência traduz os fatores de produção em unidades monetárias. A eficiência está afeta ao cumprimento desejado no programa, projeto ou meta, por realizar as ações e atividades com economicidade e produtividade, ao minimizar os custos e produzir efetivamente os trabalhos necessários para a consecução da qualidade do processo/produto, relação entre custos e gastos com bens e serviços. A economicidade é a utilização dos recursos financeiros, humanos e materiais, considerando a relação custo ÷ benefício. Por exemplo: é a parte da gerência das virtudes de poupança e da boa economia doméstica. A economicidade é a obtenção do máximo resultado possível com os meios necessários ou obtenção do resultado desejado com o mínimo de meios necessários, isso centra no menor custo possível. Comparação de: Custos ÷ Benefícios. Equação: Economicidade = Custos ÷ Benefícios. Segundo Araújo (2007: p. 35) a economicidade se refere à produtividade ao menor custo. Uma ação é econômica quando proporciona a aquisição de um produto (bem ou prestação de serviço) ao menor preço de mercado, sem prejuízo da qualidade. Essa ação deve ser avaliada no transcorrer de certo período de tempo, mas jamais em função de seu resultado imediato. A eficácia são os resultados obtidos que estão de acordo com os objetivos propostos pela instituição ou organização, conforme as políticas estabelecidas, as metas operativas, outros resultados e efeitos previstos. A eficácia são as metas em relação aos tempos reais em relação aos previstos. Metas ÷ Tempos, isto é, resultados reais ÷ resultados previstos. (Metas reais ÷ Tempos reais) ÷ (Metas previstas ÷Tempos previstos). Equação: Eficácia = (Metas reais ÷ Tempos reais) ÷ (Metas previstas ÷ Tempos previstos)→ Eficácia = (Metas reais × Tempos previstos) ÷ (Metas previstas × Tempos reais). A eficácia corresponde à consecução dos resultados econômicos e sociais. Por definição matemática corresponde à solução do problema. Uma ação é eficaz quando atingir os seus objetivos propostos ou previstos, quer sejam materiais ou não. De acordo com Araújo (2007, p. 36) a eficácia é mensurada pela relação entre os resultados, efetivamente, alcançados e os resultados pretendidos. Eficácia = Resultados alcançados ÷ Resultados pretendidos.
Assim, a relação: Produtividade x Eficácia x Eficiência: Produtividade = Eficácia ÷ Eficiência: Isolando-se algebricamente a variável eficácia, tem-se: Eficácia = Produtividade × Eficiência. Isolando-se algebricamente a variável eficiência, tem-se: Eficiência = Produtividade ÷ Eficácia. Segundo Aurélio (2004: p. 333 e p. 656): “Economia: Ciência que trata dos fenômenos relativos à produção, distribuição e consumo de bens. Contenção de gastos. Economia de mercado: sistema econômico em que as decisões relativas à produção, preços, salários, etc., são tomadas predominantemente pela interação dos compradores e vendedores no mercado, com pouca influência governamental”. “Faculdade de produtivo. Economia : Relação entre a quantidade ou valor produzido e a quantidade ou valor dos insumos aplicados à produção”.
Diante dessas definições, tem-se: Economicidade = Custos ÷ Benefícios. Portanto, economia é igual ao quociente de custos por benefícios. Isso contempla a definição de economicidade, porque quanto maior for o custo em relação ao menor ou igual benefício, maior será a economicidade, assim o inverso, quanto menor for o custo em relação ao igual ou maior benefício, menor será a economicidade. Neste aspecto, pode-se afirmar, sem exagero que, produtividade é o inverso da economicidade. Deste modo, Produtividade = Eficácia ÷ Eficiência, passar a ser definida como: Produtividade = 1 ÷ (Custos ÷ Benefícios) = 1 × (Benefícios ÷ Custos) , assim: Produtividade = Benefícios ÷ Custos. Portanto, produção é igual ao quociente de benefícios por custos. Isso contempla a definição de produtividade, porque quanto maior for o benefício em relação ao menor ou igual custo, maior será a produtividade, assim o inverso, quanto menor for o benefício em relação ao igual ou maior custo, menor será a produtividade. Diante destes aspectos economicidade e produtividade, percebe-se que há uma intima relação que podem comprometer a eficácia e a eficiência na operacionalização e gestão das organizações públicas ou privadas. A efetividade é algo bem mais abrangente e relevante, por determinarem se os objetivos alcançados ou atingidos foram suficientes para solucionar o problema que deu origem. A eficácia e a efetividade são usadas, algumas vezes, indistintamente, apesar de seus significados serem distintos. Efetividade é considerada o indicador mais apropriado para
enfocar o ponto de vista do cidadão, por avaliar a produção estatal e empresarial sob a ótica de quem a recebe. A efetividade é também denominada de indicador de satisfação, trata-se de uma medida mais qualitativa do que quantitativa. As medidas das coisas que o Estado ou a Empresa faz ou produz, estão mais relacionadas à eficácia, que não é adequada para mensurar a qualidade de suas ações, atividades e serviços. A efetividade se afere no mundo real, fora da organização ou programa, enquanto a eficácia - do mesmo modo que a economicidade e a eficiência - pode ser mensurada, sem sair dessa organização ou programa. A auditoria operacional e de gestão é de suma importância e relevância por ter objetivo de otimizar (aperfeiçoar, realizar melhor ou de forma mais produtiva) o planejamento, a execução e o controle, porque a auditoria facilita e propicia a tomada da melhor decisão, não se decide com a informação, mas com o conhecimento. A auditoria operacional propõe-se a avaliar e examinar (verificar) as ações governamentais e não-governamentais quanto à economicidade, eficácia e eficiência. Entende-se por ações governamentais: atividades, políticas, processos, programas, projetos e sistemas. Essa auditoria também pode ser aplicada a qualquer entidade ou órgão público ou privado. A convergência dessa auditoria é o processo/produto de gestão. A avaliação de modalidade da auditoria operacional propõe-se a avaliar e examinar as ações, atividades, metas, processos, programas, projetos. O foco centra-se nos resultados obtidos comparados com os previstos. A auditoria operacional propõe-se a avaliar e examinar a ação estatal ou privada quanto à economicidade; eficiência na gestão de seus recursos, de todas as naturezas, produzindo mais a menores custos; eficácia na execução de seus programas e projetos, alcançando objetivos e metas previstas e formular recomendações ou exarar determinações que visem o aumento dos graus da economicidade, eficiência e eficácia, isto é, contribuir para o aprimoramento da gestão da ação governamental e não governamental considerada como objeto. A auditoria operacional caracteriza-se pela aplicação da avaliação operacional na organização estatal ou privada em que é implantada. Cada instituição ou organização possui necessidades próprias, sendo assim, é aplicado e desenvolvido um programa para a avaliação dos controles internos de acordo com os processos, a carteira de clientes e fornecedores, os projetos, as atividades segmentadas ou não, o sistema, os departamentos e as operações. A auditoria operacional tem como característica utilizar a avaliação da gestão nos diversos
