AN02FREV001/REV 4.0
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PROGRAMA DE EDUCAÇÃO CONTINUADA A DISTÂNCIA
Portal Educação
CURSO DE
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
Aluno:
EaD - Educação a Distância Portal Educação
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1 - administração do tempo, Notas de estudo de Psicologia
Apostila para auxiliar em atividades do cotidiano.
Tipologia: Notas de estudo
2016
1 / 16
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AN0 2 FREV001/REV 4.
PROGRAMA DE EDUCAÇÃO CONTINUADA A DISTÂNCIA
Portal Educação
CURSO DE
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
Aluno:
EaD - Educação a Distância Portal Educação
AN0 2 FREV001/REV 4.
CURSO DE
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
MÓDULO I
Atenção: O material deste módulo está disponível apenas como parâmetro de estudos para este Programa de Educação Continuada. É proibida qualquer forma de comercialização ou distribuição do mesmo sem a autorização expressa do Portal Educação. Os créditos do conteúdo aqui contido são dados aos seus respectivos autores descritos nas Referências Bibliográficas.
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MÓDULO V
17 ORGANIZAÇÃO DE UMA “AGENDA DO TEMPO”
18 PLANEJAR CADA TAREFA EM ROTINAS E LOTES
19 EVITANDO O ADIAMENTO
19.1 AS OITO MANEIRAS DE EVITAR O ADIAMENTO
20 DELEGANDO FUNÇÕES
20.1 QUAL É O CORRETO PROCESSO PARA DELEGAR COM SUCESSO?
21 DIFICULDADE DE DIZER NÃO
22 IMPREVISTOS E INTERRUPÇÕES
23 PRIORIZANDO ASSUNTOS
24 A IMPORTÂNCIA DA ORGANIZAÇÃO
25 PAPÉIS EM EXCESSO – NOVA REVISÃO
26 INFORMAÇÕES REFERENTES AO TEMPO QUE DEVEMOS ARQUIVAR OS
DOCUMENTOS
MÓDULO VI
27 ARQUIVOS
27.1 ARQUIVO MORTO
27.2 ARQUIVAMENTO PELO MÉTODO ALFABÉTICO
27.3 ARQUIVAMENTO PELO MÉTODO NUMÉRICO
28 ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
28.1 ARQUIVO DE TRABALHOS ATUAIS
28.2 ARQUIVOS DE REFERÊNCIA
28.3 E-MAILS
29 USE O TELEFONE DE MANEIRA EFICAZ
30 ECONOMIZANDO TEMPO
30.1 EVITANDO DESLOCAMENTOS DESNECESSÁRIOS
30.2 PADRONIZE-SE
30.3 CONTROLE O TELEFONE
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30.4 DELEGUE LIGAÇÕES
30.5 FOCO DOS ASSUNTOS
30.6 ANOTAÇÕES
30.7 SECRETÁRIA ELETRÔNICA
31 O COMPUTADOR COMO ALIADO
MÓDULO VII
32 COMUNICAÇÕES E REUNIÕES PROVEITOSAS
32.1 E PARA A REALIZAÇÃO DA REUNIÃO
32.2 ENCERRAMENTO E SÍNTESE
32.3 CONCLUSÕES
32.4 IMPLANTAÇÃO DAS DECISÕES
32.5 ASPECTOS ESTRATÉGICOS
33 ESTABELECENDO OBJETIVOS
34 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO/PLANO DE AÇÃO CUMPRIMENTO DAS
METAS PESSOAIS E PROFISSIONAIS
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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2 O QUE É O TEMPO?
Vamos verificar o conceito de gerenciamento do tempo de acordo com Landsberger: “estabelecer e seguir um planejamento de estudo que vise organizar e priorizar os estudos em um contexto de atividades competitivas no trabalho, família, etc.”. Já para Goethe, o tempo rende muito bem quando bem aproveitado. Chittoni afirma que a administração do tempo é justamente o ato de definir aquilo que é importante, aquilo que é urgente, aquilo que é ambos ou aquilo que é coisa nenhuma.
FIGURA 1
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-images-overwhelmed-by-the- time-image3770619>. Acesso em: 5 jun. 2010.
Nas palavras de Castelo, administração do tempo é: Uma competência fundamental, tanto para garantir a eficácia do trabalho como para qualidade de vida. É uma competência dia mais necessária em um mundo de pressões, mudanças e imprevistos cada vez maios frequentes, provocando mil e uma solicitações e demandas aos profissionais. Essas solicitações e demandas geralmente são mais fortes do que podem às pessoas, em termos de tempo e estresse. O tempo torna-se muito curto e o estresse alto. A boa administração do tempo supõe saber usar bem algumas habilidades que pretendemos aqui comentar, visando ajudá-lo a refletir e conscientizar-se sobre o que precisa fazer para conseguir esse desafiante objetivo e tornar-se um bom administrador do seu tempo.
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De acordo com Meireles, gestão do tempo é:
O processo de controlar a vida por meio do uso do tempo. Quando se consegue alcançar pleno domínio sobre a gestão do tempo, aprende-se a equilibrar as diversas pressões sobre ele; desta forma, podemos atingir as metas. O processo de gestão do tempo deve ter por base o ciclo PDCA (planejar, executar, controlar e agir corretivamente) e os conceitos de: essencial, importante e acidental. Estes conceitos serão utilizados para dividir as tarefas. Atividades essenciais são aquelas que nos levam de imediato ao alcance das metas e possuem pressão temporal. Importantes são aquelas que nos levam ao alcance das metas, mas não possuem pressão temporal; e acidentais são as atividades que não nos levam de imediato ao alcance das metas e não possuem pressão temporal. O ciclo PDCA deve ser utilizado para a estruturação da gestão do tempo.
FIGURA 2
FONTE: Disponível em: http://www.public-domain-photos.com/miscellaneous/alarm-clock-4.htm. Acesso em: 19 maio 2010.
A falta de tempo para a realização das atividades diárias em razão da enorme carga de obrigações que enfrentamos atualmente tem sido motivo de insatisfação a diversos profissionais. A administração do tempo começa com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, o que não nos satisfaz e o que desejamos mudar. O aprendizado que exercemos em nossas funções do dia a dia é voltado para o que se faz e não para como se faz, de uma maneira que se tenha eficiência e
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Contudo, o calendário e o relógio medem apenas o andamento do tempo e não podem demonstrar a diferença entre o conceito do tempo de um homem que tem tempo de sobra e o de outro que nunca tem tempo suficiente. A importância do tempo se relaciona muito mais com o conceito circunstancial que dele tenhamos do que sua medida. O conceito do tempo só é válido para o presente, ou seja, para o momento que vive agora. Esse momento, entre o ontem e o amanhã, é o único que podemos usar e distribuir inteligentemente. Quando organizado e distribuído de forma inteligente, o tempo se transforma no nosso melhor aliado. Existem outras famosas frases sobre a discussão do tempo:
“Tempo é aquilo que o homem está sempre tentando matar, mas que no fim acaba atando-o.” Herbert Spencer
“O tempo corre em direção a sua bandeja de hospital repleta de narcóticos, deixando-nos preparados para a sua operação inevitável e fatal." Tennessee Williams
“Para sempre é muito tempo. O tempo não para! Só a saudade é que faz as coisas pararem no tempo...” Mário Quintana
Você sabia?
Que os sistemas de medição foram todos fabricados pelo homem e desenvolvidos partindo da observação da natureza? É isso mesmo! Eram observados o movimento da terra, da lua, das estrelas, o ciclo das estações, etc. Foi a partir dessas observações que surgiu o calendário e da sua evolução ocorreram as subdivisões da medida do tempo: o relógio de sol, a ampulheta e, finalmente, o relógio mecânico.
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“Uma das grandes desvantagens de termos pressa é o tempo que nos faz perder.” Chesterton
“Os conservadores são pessimistas quanto ao futuro e otimistas quanto ao passado.” Lewis Mumford
“Não somos nós que perdemos tempo. É o tempo que nos perde.” Mário da Silva Brito
“O Tempo é um ótimo professor. Pena que mata seus alunos.” Hector Berlioz
“O homem que envelhece vai tomando gradativamente consciência de que não é eterno. Agita-se menos e, assim, os sons das vozes que vêm do além se fazem ouvir.” Romano Guardini
“Não se pode planejar o futuro pelo passado.” Edmund Burke
“Com o tempo, não vamos ficando sozinhos apenas pelos que se foram: vamos ficando sozinhos uns dos outros.” Mario Quintana
“Não podemos aguardar que os tempos se modifiquem e nós nos modifiquemos junto, por uma revolução que chegue e nos leve em sua marcha. Nós mesmos somos o futuro. Nós somos a revolução.” Beatrice Bruteau
“Muitas vezes não temos tempo para dedicar aos amigos, mas para os inimigos temos todo o tempo do mundo.” Leon Uris “Aquilo que nunca virá novamente é que faz a vida tão doce.” Emily Dickenson
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- Falta de disciplina no cumprimento da agenda;
- Falta de definição clara de objetivos na execução das tarefas;
- Centralização de poder;
- Falta de delegação;
- Sobrecarga de trabalho;
- Desorganização pessoal;
- Não definição/classificação das metas;
- Alteração constante de ordens e de prioridades;
- Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades;
- Indefinição de prioridades e cobrança incompleta e descontínua;
- Fragmentação e superficialidade;
- Incapacidade de dizer “não”;
- Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador);
- Execução de serviço particular, em horário comercial;
- Não antecipar prováveis acontecimentos futuros e não se preparar para eles;
- Não se prevenir contra problemas rotineiros;
- Atrasos;
- Barulho e interrupções;
- Arquivos desorganizados;
- Responsabilidade e autoridades confusas;
- Não se ajustar a mudanças;
- Treinamento deficiente;
- Excesso de controle e reuniões improdutivas;
- Excesso de material para ler;
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- Excesso de comunicação;
- Falta de comunicação;
- Inexistência de padrões/critérios;
- Falta de diretrizes;
- Não adaptação/resistências a mudanças;
- Excesso de reuniões e burocracia interna;
4 PRINCIPAIS CONCEITOS ERRADOS QUE TOMAMOS NO DIA A DIA
- Excesso de tempo em conversações;
- Consolidação insuficiente de conclusões;
- O subordinado sempre pode me esperar;
- Não vejo diferença entre o urgente (para ontem) e o importante;
- Eu faço o tempo: os outros devem fazer o seu tempo em função do meu;
- Pela posição que ocupo, não preciso dar satisfação do meu tempo para ninguém;
- Pelo meu grau de responsabilidade perante a empresa, não tenho condições de planejar o meu tempo.
E o que devemos fazer? Evite adiar suas responsabilidades : planejamos os preparativos para alcançar algo e depois começamos a transferir o assunto de um dia para outro. Tanto o transferimos que nosso propósito se dilui no indefinido futuro do amanhã, que não chegou e nunca chegará. O antídoto para a transferência é a decisão. Depois que você tiver determinado “o que fazer” e “como fazer” faça a si mesmo esta pergunta: “quando?”. Aplique então o antídoto da decisão, definindo uma data e
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FIGURA 4
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-photos-astrology-and-time- image12149713>. Acesso em: 26 maio 2010.