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UNIDAD I
Contenido
- Presentación de la unidad Administración del tiempo – Administración del tiempo
- Objetivo de aprendizaje de la asignatura...........................................................................
- Competencias específicas de la unidad
- Temario
- Evaluación y calendarización de actividades.....................................................................
- 1.1 Administración del tiempo............................................................................................
- 1.1.1 Conceptos básicos en administración del tiempo
- 1.2 Herramientas para la administración del tiempo
- 1.2.1 Enfoques de tiempo de respuesta y de tiempo discrecional
- 1.2.2 Conceptos de principio 10 - 90, ciclo de productividad, Ley de Parkinson
- 1.2.2 Las herramientas de gestión del tiempo
- 1.2.4 Conceptos y características de las reuniones de trabajo efectivas
- Cierre de unidad
- Fuentes de consulta
UNIDAD I
Presentación de la unidad
Bienvenido(a) a la unidad 1 de la asignatura de Administración del tiempo, en la presente unidad se abordará el tema de administración del tiempo, se definirá el concepto de tiempo y sus características, así como los conceptos relacionados con el mismo como: eficiencia, eficacia, y control.
Se describirán en la unidad, la matriz del tiempo, enemigos del tiempo, planificadores del tiempo, así como las herramientas que permitan gestionar adecuadamente el tiempo, como lo son: principio 10/90, ciclo de productividad, Ley de Parkinson y las reuniones efectivas de trabajo.
Tiempo Fuente: Tumisu. 2017. https://pixabay.com
Objetivo de aprendizaje de la asignatura
Administrar eficientemente el tiempo para mejorar el desempeño y cumplimiento de objetivos personales y organizacionales.
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Cada una de las tareas será evaluada de acuerdo a los criterios de evaluación establecida en el modelo de evaluación de la Universidad, donde se mide el nivel de dominio que alcanzas en el logro de las competencias específicas de la asignatura y su contribución al desarrollo de la competencia general.
Es importante siempre estar en comunicación con el/la facilitador(a) de la asignatura para la revisión y retroalimentación de las tareas y actividades que se desarrollen, y para orientarles en la adquisición de los aprendizajes esperados en la asignatura.
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1.1 Administración del tiempo
Hoy en día para poder trascender en el ámbito laboral, incluso personal, se debe ser productivo(a) y eficiente, aunado a que se vive en un ambiente lleno de tensiones, mensajes a través de los móviles: celular, correo electrónico, etcétera; y en el que prevalecen los plazos improrrogables.
Por ello, es de suma importancia conocer cómo se puede lograr un mayor rendimiento del tiempo disponible.
Una correcta administración del tiempo es el hecho de trabajar activamente para crear eficiencia y así aumentar las probabilidades en los objetivos y resultados planeados.
Gestionar nuestro propio tiempo es una competencia de liderazgo, para lograr esta administración del tiempo se tienen unos principios muy básicos como el que solo hay que resolver lo más importante e ignorar aquello que no lo es, los asuntos urgentes son tan solo cuestiones importantes a las que no se les prestó atención cuando surgieron.
Si bien esta parece una formulación cierta, también lo es que la excesiva simplificación no facilita la tarea de atender a los detalles. Se necesita aplicación y dedicación para poner en práctica algunos de los principios de la buena administración del tiempo. Es posible conseguirlo a medida que se incorporan como hábitos, no estamos ante una ciencia especial, sino ante un ejercicio de sentido común, cuyo eje central es saber apreciar y considerar los detalles en su justa medida (Forsyth, 2015).
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por plazos que hay que cumplir, informes que revisar o trabajos que rehacer.
A la vista de la mala gestión del tiempo que se suele tener en los trabajos, han salido al paso tesis o ideas de gurús en recursos humanos que apuntan hacia la necesidad de aprovechar mejor el tiempo en los lugares de trabajo, con una planificación adecuada para así, poder disfrutar mejor del tiempo de ocio, que este sirva para cargar las pilas y volver el lunes a la tarea con el ánimo renovado.
Eficiencia y efectividad
La efectividad puede hacer la diferencia en la calidad del clima organizacional, superando el malestar y descontrol emocional que sufrimos cuando tenemos la sensación de correr a los problemas siempre desde atrás, atender sólo lo urgente, vivir de crisis en crisis, etc.
Hoy es frecuente oír en los medios laborales y académicos las palabras eficiencia, eficacia, efectividad, productividad, calidad, competitividad. Motivados por estas inquietudes, se presentan las definiciones que los teóricos dan de las palabras en cuestión y una síntesis integradora sobre las relaciones que guardan entre sí los fenómenos que tales palabras representan.
Para hacerlos útiles en sus explicaciones, los/las teóricos/as de la administración han definido convencionalmente seis términos estrechamente relacionados: eficiencia, eficacia, efectividad, productividad, calidad y competitividad, con una connotación diferente a la que tienen en el uso común.
Formalmente, de acuerdo con las definiciones del Diccionario de la Lengua Española, de la Real Academia Española, no se encontraron diferencias esenciales entre los conceptos eficiencia y eficacia.
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Eficiencia es definida como “virtud y facultad para lograr un efecto determinado” (DLE, 2017), mientras que eficacia como “virtud, actividad, fuerza y poder para obrar” (DLE, 2017). La única diferencia entre estas dos definiciones se encontró que la primera se refiere al logro de un efecto y la segunda enfatiza en la acción.
Desde el punto de vista administrativo, según Drucker, eficiencia "es la capacidad de hacer correctamente las cosas” (Stone, 1996); es un concepto de entrada-salida (insumo-producto). Así pues, el/la administrador/a eficiente es quien logra las salidas o resultados que corresponden a las entradas utilizadas para conseguirlos (mano de obra, materiales y tiempo).
En concreto, lograr minimizar el costo de los recursos en la obtención de sus metas, es obrar de manera eficiente.
Para Drucker, eficacia "es la capacidad de escoger los objetivos apropiados. El/la administrador/a eficaz es quien selecciona las cosas correctas para realizarlas.
La eficacia es la clave del éxito organizacional, por lo que antes de centrarse en la eficiencia, esto es, en hacer las cosas bien (medios), se debe estar seguro/a cuáles son las cosas apropiadas por hacer (objetivos y metas).
Diferencias entre eficiencia y eficacia y su relación con la efectividad
Eficiencia: hacer bien las cosas. Eficacia: hacer las cosas que está bien hacer.
Se mide por la el grado de disminución de los costos de los recursos utilizados para obtener el resultado, así como por el grado de satisfacción del cliente Se relaciona con la selección de medios y con la selección de objetivos y metas.
Así pues, la eficacia es la habilidad para hacer las cosas correctas y la eficiencia es la
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El control se aplica a todo: a las cosas, personas y actos.
El control además permite identificar a los sectores de la administración desde el momento en que se definen las medidas correctivas, así como proporciona información del estatus que guarda la ejecución de planes, reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, y finalmente su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
Urgente e importante
Ambas premisas también se adecuan a las organizaciones, más allá del tipo de organización que se trate: empresas, instituciones sin fines de lucro u organismos estatales.
La noción de organización presupone un doble significado: Primero, el que identifica a un grupo de personas que voluntariamente se agrupan para desarrollar tareas a través de las cuales esperan transformar la realidad. Segundo, la propia distribución y coordinación de esas tareas y actividades.
Considerando este doble significado, toda organización debe tomar decisiones sobre 2 tipos de aspectos a los debe integrar en un permanente estado de equilibrio.
Uno de esos aspectos es la atención de lo Urgente. Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros(as) una atención inmediata. Se define la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados cotidianos de una organización.
El otro aspecto que integrar es la atención de lo Importante , la cual engloba a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo
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a una organización: Lo que constituye la razón de ser o Misión.
Al igual de lo que sucedería en nuestro plano personal, la definición de lo que resulta Importante para una organización, es lo que nos permite trascender a nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro.
La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. Si se colocara el manejo del tiempo a una balanza, se podría decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre entre la energía asignada a atender lo Urgente y lo Importante.
Mitos y enemigos del tiempo
Por ello hay que establecer prioridades, y no se debe basar en algunos mitos tales como: "Quien está más lleno de trabajo es el más eficiente", "Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor", "Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos",
"Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 horas diarias"; esto solo conducirá a que no se tenga una gestión del tiempo eficaz y eficiente.
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Planeación del tiempo y sus herramientas
La matriz de administración del tiempo
Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitará no sólo la comprensión, sino que además nos brindará una herramienta útil para luego "vivir" el modelo propuesto:
Cuadrante 1: Se llamará a este cuadrante lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividades que, de no ser atendidas, y por lo tanto de ven amenazaos: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.
Cuadrante 2: lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que, si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de una mejora futura. Ejemplos son: planificar mejorar, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales, etc. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros. Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los demás: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), será nuestra consigna. Como estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan sobre nosotros. Si no, que nosotros debemos presionar sobre ellas.
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Las personas inverten tiempo en actividades y tareas que no corresponden a los Cuadrantes 1 o 2, a esas actividades se les llamará robatiempos , son los verdaderos consumidores de nuestra energía. A los Robatiempos se les ubicará en el esquema en el cuadrante 3: Lo Urgente, No Importante : componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2.
Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las demás personas. Aunque se puede comprobar que el costo de ceder significa postergar deseos y aspiraciones. Algunos ejemplos son las siguientes frases: "Me pasé todo el día ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante que tenía previsto".
Cuadrante 4: Lo No Urgente, No Importante : son actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas.
La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante.
A continuación, se muestra una tabla, donde se visualizan los cuatro cuadrantes:
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Ejemplo de un planificador de uso del tiempo.
Planificador de tiempo. Fuente: LwcyDesign, 2016. https://pixabay.com Los planificadores de tiempo pueden ser sencillo o complejos de acuerdo a las actividades que se van a realizar.
Se tienen algunos obstáculos comunes, como pueden ser: interrupciones, pereza, esperar respuestas, postergación de tareas, falta de autodisciplina, mala planificación, reuniones ineficaces, errores de otros, sin embargo, se recomienda considerar los siguientes elementos estratégicos:
Encuentre sus horas de mayor rendimiento.
A los proyectos del futuro hay que dedicarles tiempo específico.
Enfocar las metas.
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1.2 Herramientas para la administración del tiempo
1.2.1 Enfoques de tiempo de respuesta y de tiempo
discrecional
Tiempo de respuesta: Es el que obliga a estar en función de dar contestación a lo que presenta y que no sabemos por anticipado, es simultáneo, impredecible y disperso. Tiempo Discrecional: Es el tiempo controlado, focalizado, el que se puede decidir y se concreta la atención solamente en una cosa.
1.2.2 Conceptos de principio 10 - 90, ciclo de productividad,
Ley de Parkinson
Principio 10-
El principio 90/10 está enfocado a cambiar tu vida (al menos la forma en como reaccionas a situaciones) ¿Cuál es este principio? El 10% de la vida está relacionado con lo que te pasa, el 90% de la vida está relacionado por lo forma en como reaccionas. Se considera que las personas realmente no tienen el control sobre el 10% de lo que les sucede.
No se puede evitar que el carro se descomponga, que el avión llegue tarde, etc, situaciones que tirarán por la borda todo nuestro plan, no se tiene control de este 10%, el otro 90% es diferente, cada persona determina el otro 90%. ¿De qué forma?, con la forma en que se reacciona.
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Agrupa tareas: En vez de leer tu correo cada 15 minutos, proponte hacerlo 3 veces al día. Si tienes que salir varios días para algo, dedica un solo día a hacerlo todo. Programa periodos de tiempo ininterrumpidos (sin teléfono, internet,...). Esto funciona muy bien, te recomiendo que lo pruebes. Si te parece difícil, comienza con periodos cortos de 10-15 minutos y los vas aumentado. Lograrás acabar muchas más cosas.
¡Averigua cuanto tiempo empleas al día en esas actividades, los resultados te sorprenderán!
Ahora ya conoces cuando las personas son más productivas y qué “ladrones” del tiempo se deben eliminar o limitar.
A continuación, se mostrarán otras dos sugerencias para aprovechar mejor el tiempo:
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Ley de Parkinson
¿Alguna vez estudiando para un examen, sentiste que, aunque tenías mucho tiempo para estudiar, lo usaste todo? Y no quiero decir que lo aprovechaste muy bien, sino que en realidad si tenías siete horas para poder tocar el tema, usaste las siete horas en total. Aunque si hubieras tenido solo tres, de todas maneras, hubieras terminado de estudiar bien.
Cyril Norhcote Parkinson notó ese fenómeno y fue cuando promulgó su conocida ley: “El trabajo crece hasta llenar el tiempo del que se dispone para su realización”. Esto quiere decir que mientras más tiempo tengas para hacer las cosas, las tomarás con más calma y terminarás usando todo el tiempo que tenías disponible para esa actividad. Eso por supuesto va contra la administración del tiempo, ¿te imaginas que tengas siete horas para hacer un trabajo, pero si te apuras lo haces en tres solamente? Si te das cuenta tendrías cuatro horas para poder realizar otro tipo de actividad o incluso para descansar si ese es tu deseo.
Pero normalmente cuando sabes que tienes tanto tiempo terminas el trabajo, haces una segunda revisión, haces cambios, tercera revisión, etc…e incluso lo vuelves a leer todo solo para asegurarte que se ha hecho un buen trabajo. La ineficiencia se vuelve tu peor aliado, ya que terminas haciendo las actividades más lento.
¿Cuál puede ser la solución? Podría darte una larga lista de soluciones, pero te doy una sola: comienza a presionarte tú mismo para hacer las cosas en menos tiempo. Si te llevaba dos horas, hazlo en hora y media. Si te llevabas todo el día en eso, solo haz medio día. En pocas palabras, vuélvete más exigente para hacer las cosas más rápido.
