Servicios de alimentos, Apuntes de Nutrición

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Unidad 2

Proceso administrativo en

los servicios de

alimentación

U2 Proceso administrativo en los servicios de alimentación

.

Proceso administrativo

en los servicios de

alimentación

Administración en los servicios de alimentación

U2 Proceso administrativo en los servicios de alimentación

Presentación

El manejo de los servicios de alimentación es un proceso complejo, donde está implícito la atención los usuarios, pero también la atención nutricional, y para que esto se lleve a cabo es necesario contar con un proceso administrativo que se refiere a la organización mediante el uso de la planeación, organización, la dirección y el control que son las cuatro fases principales de un proceso sistematizado para realizar las tareas y llegar al cumplimiento de los objetivos de cada uno de los servicios de alimentación, independientemente del tipo y población que atienda. De esta manera, la Unidad 2 se lleva por título Proceso administrativo de los servicios de alimentación y está organizada de la siguiente manera, como lo muestra la Figura 2. Proceso administrativo de los servicios de alimentación Proceso administrativo Planeación de los servicios de alimentación Organización de los servicios de alimentación Distribución y descripción del puesto Dirección de un servicios de alimentación Control de un servicio de alimentación. Figura 1. Estructura de la unidad 2

U2 Proceso administrativo en los servicios de alimentación

Competencia específica

Analiza el funcionamiento de un servicio de alimentación, para realizar un manejo eficaz de los recursos, a través de la revisión del proceso administrativo.

Logros

Identifica la utilidad de proceso administrativo en un servicio de alimentos Diferencia las fases del proceso administrativo y funcionamiento del servicio de alimentos Reconoce la importancia de optimizar los recursos en el proceso administrativo

U2 Proceso administrativo en los servicios de alimentación Procedimientos: Es el conjunto de pasos que indica ¿Cómo se hace? que contribuyen a la realización de un proceso, se debe de tener una secuencia lógica y orden apegada a las normas de operación establecidas por cada dependencia, las que indican la especificación de cada uno de los pasos realizara fin de lograr los objetivos Formato o Documento : Herramienta en la que se plasma la información de cada procedimiento para tener un control de lo realizado y contar con una evidencia documentada. Puede ser en un formato establecido en el que se describe específicamente cada punto o bien un resumen que indique lo realizado de forma general. Administración: La actividad humana de coordinar las actividades y recursos de un organización o institución y lograr cumplir con los objetivos.

Administrador: Es el responsable que se enfrenta a los

retos cotidianos del proceso administrativo de una

organización o institución y que tiene que ver con la

Planeación, Organización, Dirección y el Control de las

actividades, para el cumplimiento de los objetivos.

Proceso administrativo : Es el conjunto de pasos o etapas sucesivas e interrelacionadas entre sí, a través de las cuales se logra el objetivo. Figura 3. Orden de las actividades Figura 4. Registro de la información Figura 6. Responsable de ejecutar el proceso administrativo Figura 5. Coordinaciones de actividades

U2 Proceso administrativo en los servicios de alimentación Figura 7. Proceso administrativo Etapas o fases del proceso administrativo: Cada parte o paso del proceso administrativo el cual se compone por dos fases: mecánica (es la parte teórica) en la que se establece lo que debe de hacerse: planeación y organización; y la dinámica (como se va hacer) refiriéndose al control y dirección.

Etapas o fases

del proceso

administrativo

¿Qué se quiere hacer? Planeación Mecánico ¿Qué se va hacer? Organización ¿Cómo se va hacer? Dirección Verificar que se haga Dinámico Control ¿Cómo se ha realizado? Figura 8. Etapas del proceso administrativo

U2 Proceso administrativo en los servicios de alimentación c) Dirección : En esta etapa se coordinan las actividades para lograr la realización efectiva de lo planeado, por medio de toma de decisiones considerando dos elementos: el de ejecución (que se refiere al personal operativo y las actividades que realiza), y el de administración que se trata de la dirección del proceso d) Control : Es la etapa del proceso administrativo, por medio del cual se evalúa el cumplimiento del objetivo en el que se supervisa la ejecución de los planes y se detectan desviaciones, con el fin de establecer las medidas correctivas necesarias conforme a los objetivos. Ahora que ya has revisado las etapas del proceso administrativo de manera general, a continuación se plantean estas mismas, desde el punto de vista de servicios de alimentación.

2.1 Planeación de los servicios de alimentación

Recordarás que en esta etapa se debe de fijar las acciones que ha de seguirse, estableciendo los principios y la secuencia de operación. Para iniciar con la planeación se considera el tipo de servicio de alimentación (comercial o no comercial), el objetivo de los servicios de alimentación y la población usuaria, te preguntarás ¿Por qué? La respuesta a esta interrogante es sencilla: para realizar un plan, tomar decisiones y previsión, con la finalidad de elegir los alimentos (materia prima), platillos que estarán presentes en la elaboración de menús. Para ello, tendrás que recordar lo que revisaste en la unidad 1, como son las características de los usuarios.

1. Características de los usuarios: Los usuarios son la razón de ser del servicio de alimentación en esta etapa del proceso administrativo del servicio de alimentación, por ejemplo si se tiene a cargo una guardería, puede ser pública o primada, las características propias del crecimiento y desarrollo de los niños determinarán qué alimentos pueden consumir los usuarios, por ejemplo si tienen de 43 días de nacidos a 4 años de edad en este servicio se considera

el esquema de alimentación complementaria (Apéndice Normativo B NOM- 043 -

SSA2- 2012 ).

U2 Proceso administrativo en los servicios de alimentación Sin duda, uno de los servicios de alimentación más complicados pueden ser los usuarios de los asilos, que por sus características se tratan de adultos mayores, que tienen hábitos de alimentación arraigados, su estado de salud afectado (enfermedades crónicas degenerativas, problemas gástricos y dificultad para deglutir y masticar los alimentos por falta de piezas dentales), etc. Figura 10. Apéndice Normativo B. NOM- 043 - SSA2- 2012 Figura 11. Ejemplos de las características de los usuarios

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4. Establecer estrategias para contingencias En este rubro se debe siempre que adelantar a los hechos y tener un plan A y un plan B. En otras palabras lo que está planeado, y la alternativa si se presentan dificultades para llevar a cabo el plan A. Algunas de las contingencias que se pueden presentar  Falta de algún ingrediente  Problemas con proveedores (no se realiza la entrega de la materia prima en tiempo y forma)  Problemas con la estructura (falta o rebeldía del personal, incapacidades, ausentismo no programado)  Problemas con la infra estructura (fuga de gas, falta de agua, falta de energía eléctrica, descompostura de licuadora, batidora, refrigerados reparaciones internas al área de preparación de los alimentos) Estrategias  Cambio de menú (sustitución de ingrediente con otro)  Cambio de preparaciones (sustituir preparación cocidas por crudas)  Uso de alimentos enlatados y procesados  Una de las estrategias más importantes, es tener menús alternos con alimentos en reserva que sea enlatados, así como carnes frías, quesos que se puedan utilizar para dar una solución temporal y sencilla  Avisar al comensal qué menú está disponible y cual no  Es deseable siempre tener más de un electro doméstico  Verificar que las instalaciones reciban mantenimiento oportuno  En cuanto al personal debe estar capacitado constantemente, y motivado para que realice bien su trabajo, o bien reportarlo al área correspondiente. 5. Implementar las actividades que se realizan en cada área Dentro de las diferentes áreas de un servicio de alimentación se bebe considerar qué actividad le corresponde a cada integrante de la plantilla de trabajadores, y los tiempos en lo que se debe realizar las actividades, ya que se trabaja en cadena; por ejemplo: para servir al comensal unas tortitas de papas se sigue con el siguiente proceso: Como primer punto es realizar el cálculo de cuantas papas se van a utilizar, considerando que este alimento tiene cascara la que se retira para esta preparación, si en el cálculo no tomó en cuenta este detalle es muy probable que falte materia prima, por ello la importancia de realizar el pedido al proveedor verificando la calidad y peso, una vez que el proveedor surta el pedido.

U2 Proceso administrativo en los servicios de alimentación Después debe pasar a las áreas a que se laven se cosan, se peleen, se tritures, se aderece la masa, se frían y se sirvan al comensal. Como te podrás dar cuenta, con este sencillo ejemplo, que hay varias acciones y ellas se realizan en diferentes áreas y el personal debe saber que le corresponde realizar, y el tiempo que tiene para realizarlo para otorgar un buen servicio. Para lo anterior, se proponen las siguientes estrategias:  Contar con un manual de procedimientos  Distribuir al personal por áreas (o roles)  Distribuir actividades por área  Establecer tiempos para la elaboración del as actividades  Contar con personal encargado y calificado por área  Supervisar al personal y las actividades que se realizan por área

6. Elección de proveedores En ocasiones el talón de Aquiles en los servicios de alimentación son los proveedores (los encargados de abastecer de productos necesarios a una persona o empresa), por ello se debe realizar una elección adecuada y los puntos a considerar serán:  Entrevista o participación en licitación dependiendo del servicio de alimentación y alcances  Tener tiempo como proveedor de alimentos  Solicitar referencias y cartas de recomendación  Pedir información del comportamiento del proveedor en otras instituciones o con sus referencia  Que el proveedor cuente con la capacidad y la infraestructura para dar el servicio oportunamente (camionetas con refrigeración y contenedores de alimentos). 7. El presupuesto con el que se cuenta En este punto de la planeación del servicio de alimentación, se considera a la asignación del recurso económico. Se tiene que tener en claro para qué se utilizará el presupuesto, por ejemplo:  Pago de materia prima para la elaboración de alimentos  Pago de nómina de los trabajadores

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2. 2 Organización de los servicios de alimentación

En esta etapa se establece la estructura necesaria para poder llevar a cabo la planeación con el equipamiento y utensilios necesarios por área, la división del trabajo, los niveles de autoridad, responsabilidad, funciones y los deberes de las personas integrantes de los grupos. Como recordarás en la unidad 1 se presentaron las diferentes áreas que conforman un servicio de alimentación en general, en cada una de las áreas se realizan diferentes actividades y para que se lleven a cabo se tiene que distribuir, siendo un responsable por cada una de las áreas que debe verificar que las actividades se realicen en tiempo y forma. En las áreas que se mencionaron se da una sub división que tiene actividades específicas (Fig. 12). Figura. 12 Áreas de un servicio de alimentación Esta área se divide en lavado de loza y lavado de vajilla y cubiertos Esta área si es hospital se divide en pacientes y comensales Esta área se divide en preparación previa, producción y aderezos, en caso de hospitales y guarderías se agrega un área más donde se preparan diferentes tipos de leche y las dietas licuadas (laboratorio de leches).

U2 Proceso administrativo en los servicios de alimentación Las áreas que resalta más delicadas son la distribución de alimentos a pacientes y el área para preparar leches y dietas licuadas a pacientes en el caso de servicios de alimentación del hospital, debe tener un control sanitario estricto. Mientras que en un servicio de alimentación comercial, el almacenamiento debe ser escrupulosos al igual que el servicio al cliente pues si ello no se realiza de forma adecuada se tendrán perdidas por alimentos en mal estado o pérdida del cliente por mal servicio. En el cuadro 1, se resume la organización de las actividades por áreas y el equipamiento. Áreas que conforman los servicios de alimentación Resumen de Actividad que se realiza Ejemplo de utensilio y equipamiento por área Gestión y control de procedimientos Se realiza el proceso administrativo. Escritorio, computadora, manuales de procedimientos, papelería Recepción y almacenamiento Recibes los alimentos. Se verifica el peso y presentación solicitada. Se verifica la calidad de los alimentos. Se almacenan los alimentos que no serán utilizados de inmediato. Báscula, termómetro, recipientes metálicos, Refrigeradores, estantes, anaqueles, cajas. Preparación de alimentos Se lavan, desinfectan los alimentos, se pican, pelan, se cosen y condimentan. Mesa de trabajo, tarjas, cuchillos, licuadoras, estofones, marmitas, ollas grandes, sartenes, cacerolas. Figura 13. División del trabajo, equipamiento y utensilios. Cuadro 1. Organización de actividades por áreas. UnADM

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2.2.1 Distribución y descripción del puesto

En los servicios de alimentación se debe contar con personal operativo calificado, que al trabajar en conjunto se logra que el servicio de alimentación cumpla con el objetivo. Para ilustrar cómo puede distribuirse los puestos, a continuación te mostramos diferentes organigramas de los servicios de alimentación. JEFATURA DEL DEPARTAMENTO Control de calidad Asesoría nutricional Subjefatura Administrativa Subjefatura de Almacén (^) Subjefatura 3° Turno Supervisión 1° y 2° turno Área de Mantenimiento Área de operación Supervisión Área de Kardex Área de cocina Manteni- miento Área de meseros Área de cocina Área de meseros Línea de autoridad Línea de asesoría Línea de coordinación Figura 14. Organigrama de comedor universitario

U2 Proceso administrativo en los servicios de alimentación Dirección de un hospital Encargado de producción Almacenamiento Ayudante de almacén Jefe de cocina Cocinero dieta terapéutica Cocinero dieta corriente Coperos Manuales Ayudante de cocina Lavavajillas Nutricionista consulta externa Nutricionista clínica Jefe de almacenamiento Figura 15. Organigrama de servicio de alimentación de un hospital