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Unidad 1 Clase 1 - La universidad como organización compleja Introducción a la Unidad La universidad como organización compleja
- En esta unidad trabajaremos con el concepto de universidad como organización compleja. Esto es, comprender qué características propias de las universidades hacen que estas deban ser consideradas y abordadas como un tipo de organización con rasgos distintivos a las demás, que hacen de su gestión un fenómeno único y complejo.
- Nos serviremos de las diversas teorías de la administración y la sociología de las organizaciones para comprender sus bases, así como también para distinguir sus particularidades propias que hacen a la universidad.
- Por último, partimos de esta conceptualización para comenzar a comprender que rol cumple la información y los sistemas de información para la gestión universitaria. Antecedentes a considerar
- La expansión de los estudios superiores
- Los avances tecnológicos, a la par de la demanda de mano de obra a partir de la segunda mitad del siglo XX llevaron a la necesidad de trabajadores con conocimientos cada vez más específicos en las diversas tareas.
- Se exige entonces un nuevo perfil de trabajador, con un alto grado de profesionalización.
- El nivel superior, y en particular las universidades como formadoras de expertos y productoras de conocimiento ocupan un rol central en esta tarea.
- Los efectos de la expansión en los sistemas de educación superior
- La expansión de la Educación Superior puede verse desde diversos aspectos: creación de nuevas instituciones; aumento de la matrícula (diversificación de la población universitaria en términos sociodemográficos); desarrollo en nuevas disciplinas; etc.
- Los efectos de la expansión en la administración de las instituciones
- La expansión, y la centralidad de la universidad en dicho proceso, trajo consigo una asignación de recursos mayor por parte de los Estados nacionales.
- No obstante, con las diversas crisis durante la década de los ’90, comienza a cuestionarse esta mirada de los estudios superiores como motor para el desarrollo productivo, lo cual lleva a un cambio de paradigma sobre la administración y el gobierno de las instituciones. Obeide, S. (s/f). La gestión Universitaria La década de los ‘90 y la redefinición del rol del Estado
- Diagnóstico de la situación
- Ya a mediados de la década del ‘80 los países comienzan a experimentar limitaciones económicas que repercuten en todos los aspectos de la administración pública, entre ellos la educación.
- A la par de lo anterior, se sostiene la expansión en matrícula en el nivel superior, esta vez en un contexto de recorte presupuestario.
- La capacidad igualadora de los estudios superiores parece no ser tal, ya que no se observa una correspondencia directa entre la formación y el ascenso social.
- Los cambios de gobierno a partir de los ‘90 identifican todo lo antes mencionado como causas para tildar de “ineficiente” a las instituciones de nivel superior.
- La redefinición del rol del Estado
- Se experimenta un pasaje de un Estado “benevolente” primordialmente subsidiario, a un Estado “evaluador”, guiado por el paradigma de la rendición de cuentas.
- Así, la relación Estado-Universidades se redefine, siendo necesario que las instituciones den cuenta de los resultados que produce para poder percibir el financiamiento necesario, a la par de que las instituciones deben ser capaces de obtener recursos por su cuenta (esto es entendido como la introducción de lógicas de mercado en los estudios superiores).
- El concepto de gestión universitaria
- Se entiende que las instituciones deben ahora redefinir su forma de administrarse y gobernar, incorporándose no solo nuevas lógicas, sino también nuevos actores.
- A la vez, las lógicas tradicionales de administración siguen presentes, lo cual conlleva tensiones en torno a las diversas lógicas que habitan en la universidad (primordialmente la lógica política, y la racionalidad técnica propia de la administración). Características comunes de las organizaciones
- Las organizaciones son formaciones sociales compuestas de individuos y/o grupos.
- Las organizaciones tienen objetivos específicos a conseguir.
- Para el logro de esos objetivos y según la complejidad de algunas tareas, se realiza la división del trabajo. Se diferencian horizontalmente y verticalmente las tareas
- Para evitar la atomización del trabajo, se requiere una función integradora de coordinación para que todos los elementos persiguen los mismos objetivos comunes. 5.Las organizaciones tienen cierta continuidad en el tiempo. 6.Están influenciadas por el entorno. Características propias de la organización universitaria
A la hora de pensar en cómo desarrollar la gestión, desde cada lógica se siguen formas que devienen en reduccionismos e la existente complejidad. Se identifican tres formas: Reduccionismo tecnocrático: la universidad es un conjunto de unidades que trabajan cada una para cumplir con sus objetivos organizacionales Reduccionismo político: la universidad es una arena política donde prima el voto de la mayoría y la negociación para conseguir el apoyo mediante el voto. Reduccionismo colegial: la universidad es el resultado de la decisión de la totalidad de sus actores sobre cuáles son los intereses de la universidad pensada como unidad. Propuestas para pensar en la planificación A la hora de pensar en la planificación, el autor nos advierte que los antecedentes empíricos arrojan una clara resistencia al planeamiento de la gestión universitaria. Esto se debe a diversas causas, por ejemplo: Desaliento a la cultura democrática para consensuar los intereses de actores heterogéneos. Distancia entre los intereses de los actores y los objetivos que se puedan cumplir. Distanciamiento entre la planificación desde la teoría y su puesta en marcha en la organización. Elevados costos que se suponen sin una garantía de alcanzar lo propuesto. Propuestas para pensar en la planificación A partir de estas resistencias, se pregunta si se puede pensar en la planificación de la gestión atendiendo a las particularidades organizacionales, para ello propone: Pensar en la planificación como un proceso de generación de consensos y no de liderazgo unidireccional sobre “lo que se debe hacer”. Alentar el cambio cultural durante el propio proceso, ya que la mejora queda atada a la actitud de los actores que participan. Pensar en la planificación como un proceso racional de gestión, pero distanciándolo de sus rasgos tradicionales de “rigidez” y “burocracia”. La universidad como organización compleja Claverie, J. (2013). La Universidad como organización: Tres Enfoques para el Análisis de sus Problemas de Gestión La universidad como organización
- Enfoque estructural - En la universidad se dividen y coordinan las responsabilidad y funciones de los agentes. - La autoridad se distribuye de acuerdo con los objetivos organizacionales. - Bajo este modelo: se delimitan objetivos concretos a cumplir; se regula/minimiza la influencia de los factores individuales; estructura el ejercicio del poder conforme a las metas organizacionales. - Enfoque cultural - Los comportamientos no regulados tienen un impacto elevado en las tareas de la organización. - La cultura (entendida como reglas, creencias, ideologías y requerimientos sociales) es parte de los sujetos a la vez que se ve influenciada por la propia organización. - El control e integración de la cultura en el contexto organizacional acaba da fuerza a que los sujetos cumplan con su parte para alcanzar los objetivos organizacionales - Enfoque político - La organización puede interpretarse a través del juego de poder que determina cuáles son los objetivos de la organización. Esta mirada de la organización como “arena de la política” implica el reconocimiento de los espacios formales como informales que influyen en el desarrollo de la organización. - La estructura organizacional puede entonces entenderse a partir de los núcleos en los cuales se centraliza el poder de la toma de decisiones. - Dentro de esta lógica cobra peso el “valor asignado por los otros” a determinados objetivos, lo que puede hacer que los individuos cumplan con objetivos que vayan más allá de su interés (cuando el poder es adoptado sin resistencia, se conforma como autoridad). Habiendo definido 3 enfoques posibles, cada uno con su objeto de análisis específico, la autora aborda a las siguientes conclusiones: El enfoque estructural no comprende las interacciones entre actores que acaban siendo determinantes en el caso universitario de estructuras débilmente acopladas, pero da sentido a su organización interna de acuerdo con las funciones de la universidad. El enfoque cultural reconoce cómo los sujetos dan significado a la serie de elementos simbólicos propios de la organización en la que se insertan. En el
organización invertida – las bases operativas de la universidad cuentan con el verdadero potencial para el cambio y el desarrollo de las funciones, con lo cual, la gestión se ve atada a la puesta en marcha de la “base pesada”. organización fiduciaria – hay una ruptura entre los mecanismos de selección de los recursos humanos y el producto alcanzado en la formación (las lógicas de selección no suelen responder a las demandas que se deben cubrir) organización parcialmente burocratizada – las lógicas tradicionales de las organizaciones explican parcialmente las relaciones de poder que ocurren en la universidad. Si bien dan cuenta de un ordenamiento jerárquico y división de tareas, la lógica administrativa entra en tensión con otras como la académica y el ejercicio del poder político. organización política – la universidad es un complejo sistema de poder, en donde los objetivos y las líneas de acción se encuentran ligadas directamente a la participación de los actores de poder en los procesos decisorios. Atributos de la universidad Complejidad Ambigüedad de la misión y objetivos Proyecto abierto Carácter multidimensional Sistema plural de poder Modalidad colegiada de la toma de decisiones Tecnología problemática Sujeción a criterios extra-organizacionales Ámbito de convivencia Diversidad de criterios para la legitimación del liderazgo Lealtades múltiples Sistemas de información problemáticos Multiplicidad de articulaciones externas Conflicto de valores Los sistemas de gestión adminsitrativa
- Tipos de sistemas de gestión - Podemos clasificar los sistemas de gestión mediante el objeto que buscan regular - Se distinguen dos: Administrativo financiero // Gestión de personal
- Sistema administrativo financiero - Programación presupuestaria - Erogaciones y asignación de recursos - Sistemas de compras y contrataciones - Sistema de gestión de personal - La gestión de personal de acuerdo con las áreas de trabajo - Adecuación normativa - Transparencia en la administración de personal - Administración de recursos físicos - Sistemas referidos a los alumnos Dimensiones de gestión - Cada función de la universidad requiere atender a una serie de dimensiones: - Económico/Financiera - Recursos Humanos - Académica - Normativa Niveles de gestión A su vez, el ordenamiento jerárquico reconoce niveles distintos, cada uno con actividades y responsabilidades específicas: Sistemas de información en las organizaciones Volpentesta, J.R. (2004). Sistemas Administrativos y Sistemas de Información. (Capítulo 4) ¿Qué es la Administración?
- ¿Qué es un dato? - El conjunto de caracteres expresado en un determinado sistema de representación que representa un hecho o concepto - ¿Qué es la información? - El conjunto de datos sobre un suceso/fenómeno/situación que tiene un significado en un contexto determinado y que cambia el conocimiento disponible de las personas y los sistemas - ¿Qué es el conocimiento? - Recursos organizativos que posibilitan la conversión de la información en una decisión o acción. - Se encuentra atravesado por las creencias, experiencias, capacidades y saber hacer de la persona que trata esa información. El lugar de los datos y la información en los Sistemas Administrativos Toda tarea produce datos los cuales procesados se convierten en información. A la vez, toda tarea requiere de información para poder ser llevada a cabo. Los datos se almacenan en registros los cuales adquieren diversas formas (físicas y abstractas), que deben estar disponibles para su consulta. En este sentido, los datos y la información (que no son lo mismo) deben poder circular por la organización de acuerdo con los requerimientos establecidos. Los Sistemas Administrativos y los Sistemas de Información - El sistema Administrativo - Puede ser visto como un productor de info4rmación a partir de las tareas que organiza y coordina. - Produce información para todos los niveles de decisión, siendo el medio para ordenar las decisiones tomadas por el nivel superior y llevarlas a la práctica en los niveles inferiores operativos - El mismo sistema es l que debe responder a la elevación de la información a los niveles superiores para su control y futuras decisiones - El Sistema de Información - Puede entenderse como una entidad abstracta que comprende un esquema determinado para que circule la información de manera que responda a los requerimientos organizacionales
- Es un subsistema del administrativo cuyo objetivo es hacer fluir la información necesaria para que cada componente realice sus tareas y tome las decisiones necesarias según su nivel - La información puede partir tanto de la captación de datos internos como externos, a la vez que el flujo de la información puede ser tanto para el interior como para su entorno Pungitore, J.L. (2006). Sistemas Administrativos y Control Interno. (Capítulo 2) La importancia del control - Eficacia y Eficiencia - Los sistemas administrativos deben ser eficaces, es decir, cumplir con los objetivos organizacionales propuestos. - A la vez, deben ser lo más eficientes posibles, esto entendido como el balance optimo entre tareas y costos, en el menor lapso posible y con la mayor seguridad que se pueda. - El control interno como medidor - Un medidor de la eficiencia es el Control Interno, en tanto sirve para que las tareas a realizar puedan producirse con la menor cantidad de errores posibles - Los sistemas de control interno sirven para reducir riesgos y errores que entorpezcan la realización de objetivos El Sistema de Control Interno Responde a una finalidad preventiva, se busca evitar errores, no compensar su presencia Se encuentran atados a los Sistemas Administrativos y contables, como parte del control de la información que estos generan y circulan Forma parte del sistema que controlan, debiendo garantizar la presencia de seguridad en las operaciones de gestión que se llevan a cabo Deben ser dinámicos para adecuarse tanto a los avances tecnológicos que se decidan implementar, como también a los riesgos que puedan surgir de dichos avances. El control dentro del flujo del sistema Se apoya en la división de tareas para efectuar el control. Si bien el control debe ser parte del Sistema y no llevado a cabo por un externo, quien control debe separarse de la actividad a controlar. La información y los contenedores adoptados cumplen una función central en el control.
La información para la gestión universitaria Barcos, S.J. (2008). Reflexiones acerca de los sistemas de información universitarios ante los desafíos y cambios generados por los procesos de evaluación y acreditación Los sistemas de información en las universidades
- Cambio de enfoque - Los sistemas de información dejan de tener un enfoque de registro histórico, pasando a ser herramientas de apoyo para los niveles decisores - A la hora de pensar la evaluación institucional, sirven de predictores del alcance de los resultados establecidos y esperados - La información en el universo educativo - Los datos pueden ser clasificados de diversas formas: - Datos sociodemográficos - Trayectorias académicas - Rendimiento académico - Evaluación de programas y proyectos - Gestión de recursos humanos - Rendición de cuentas sobre aspectos económico-financieros - Relevamiento sobre los bienes de capital - Dimensiones de análisis de los sistemas de información - TEMÁTICA – Qué informan los datos que compila el sistema
- TÉCNICA – Qué prácticas y recursos se emplean para la producción de la información - INSTITUCIONAL – Cómo se distribuye la producción de información, y cómo circula la información Algunas cuestiones sobre los Sistemas de Información en la Universidad Son vistos como intervenciones político-técnicas que alimentan a los procesos organizacionales y administrativos en los distintos niveles de gestión Presentan ciertas dificultades a la hora de su integración y comunicación debido a la heterogeneidad de sujetos dentro de la organización Se dan múltiples visiones e interpretaciones de la realidad Nadie puede hacer más que aquello para lo que posee información La evaluación institucional debería integrar las diversas interpretaciones de la información, considerando también cómo las organizaciones producen e integran la información como un insumo para el ejecutivo. Algunas problemas comunes de los sistemas de información en la universidad Producción y circulación insuficiente Insuficiente desarrollo informático Resistencia para la adopción de herramientas informáticas en las tareas Falta de criterios comunes para el uso de la información Pugliese, J.C. (Ed.) (2003). Políticas de Estado para la Universidad Argentina. Los Sistemas de información para el gobierno del sistema - El contexto de los ‘ - Con el cambio de paradigma sobre la gestión pública, la cuestión educativa ver resignificada su gestión - Se observa el pasaje de un estado “benevolente” hacía un estado “evaluador” de resultados - El diagnóstico de la necesidad de eficiencia y eficacia valoriza la importancia de la información para la toma de decisiones en pos de mejores resultados - La Política Universitaria - A partir de esto, se dan reconfiguraciones normativas que llevan a hablar de un gobierno del sistema “mediado” por diversos organismos.
- Viene a aportar soluciones informáticas para la gestión de la información en el sistema
- Se basa en las dimensiones organizacionales en vez de las funciones institucionales, impulsando a la incorporación de sistemas en las áreas administrativas
- Su desarrollo surge desde dos puntos – a) la necesidad de recolectar determinada información // b) la existencia de información de base
- Existencia de diversas racionalidades
- Técnica – Capacidad para la implementación de los sistemas (viabilidad, conocimiento técnico e infraestructura)
- Administrativa – la definición del tipo de información con la que se trabaja (que datos deben recolectarse y procesarse)
- Política – los conflictos de intereses presentes a la hora de tomar decisiones sobre el tratamiento de los datos (recolección, procesamiento, producción y difusión).
