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Proceso administrativo, esta cada una de las etapas del proceso administrativo. El contenido del ensayo se divide en cuatro partes; la primera considera es la primera fase del proceso administrativo, en ella se investigaron las generalidades de la planeación, los tipos de planes, el proceso y las técnicas.
Tipo: Resúmenes
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Proceso administrativo, esta cada una de las etapas del proceso administrativo. El contenido del ensayo se divide en cuatro partes; la primera considera es la primera fase del proceso administrativo, en ella se investigaron las generalidades de la planeación, los tipos de planes, el proceso y las técnicas. Es en esta primera parte donde podemos notar que dependiendo del criterio de clasificación y el enfoque de los autores, se identifican y conceptualizan diferentes tipos de planes, aunque se llega a coincidir que los planes básicos son: Misión, visión, valores, política de calidad, objetivos, metas, políticas, reglas, programas, procedimientos, presupuestos, pronósticos, estrategias y tácticas, y los complementarios: el propósito, la filosofía y el proyecto. También se enumeran las diferentes técnicas de planeación sin profundizar en ellas. En la segunda parte se considera la unidad IV que es la referente a la segunda fase del proceso administrativo, se tratan las generalidades de la organización, su proceso y sus técnicas. Se enfatizan las diferentes técnicas de organización describiendo cada una, así como también los diferentes tipos de manuales que hay. En la tercera parte se aborda la unidad V que es la fase de la dirección, iniciando con su conceptualización e importancia, para dar paso a sus principios y elementos básicos: la integración, la motivación, la comunicación, el liderazgo y la supervisión, es importante notar que el proceso de toma de decisiones es la parte medular de la dirección y esto la convierte en el corazón del proceso. En la última parte se estudia el control, como una fase de realimentación a la planeación, para dar inicio a un nuevo ciclo del proceso administrativo con la corrección, mejoramiento y reformulación de planes. Como se ve este trabajo trata de proporcionar los conocimientos teóricos que propicien las bases para el desarrollo de habilidades directivas en el alumno, aunque esto es simplemente un pequeño escalón. Espero que el lector disfrute de mi trabajo, así como yo disfrute su realización.
El principio de consistencia. “Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos”. El principio de rentabilidad. “Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible”. El principio de participación. “Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionados de alguna manera con su funcionamiento. Para planear en forma adecuada, es imprescindible aplicar los principios siguientes. De la factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente. De la objetividad y cuantificación. Cuando se planea hay que basarse en datos reales, razonamientos
confiable cuando se cuantifique en tiempo, dinero, cantidad y especificaciones. De la flexibilidad. Al elaborar un plan, conviene fijar márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. De la unidad. Todos los planes específicos de la organización deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los objetivos organizacionales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque y sincronizados en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre ellos mismos De cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente. Esto no implica que se abandonen los propósitos, sino que la organización tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, procedimientos, programas y presupuestos, para lograrlos.
Esta función (la planeación) la componen tres niveles o tipos distintos: planeación estratégica, la cual prevé las acciones estratégicas diseñadas para lograr las metas trazadas a largo plazo para la organización; planeación táctica, que traduce los planes estratégicos en acciones concretas diseñadas para alcanzar metas y objetivos específicos a más corto plazo; y planeación operativa, la cual identifica las acciones necesarias para que las unidades de la organización logren sus metas. La planeación es formal o informal. Todos los gerentes planean y en parte lo hacen informalmente. En la planeación informal nada está escrito y hay pocas metas (o ninguna) que se compartan en la organización. Esta forma de planeación se hace en empresas pequeñas, en las que el propietario-director tiene una visión acerca de hacia dónde quiere que marche su negocio y cómo quiere hacerlo. La planeación informal es general y le falta continuidad. Aunque es más común en las organizaciones pequeñas, también se da en las grandes. Por lo demás, algunas organizaciones pequeñas tienen planes y procesos de planeación muy elaborados. En la planeación formal se definen metas específicas que abarcan varios años. Estas metas se escriben y participan a los integrantes de la organización. Por último, hay programas concretos de acción para conseguir las metas; es decir, los directores definen claramente la ruta que quieren que siga la organización y las unidades de trabajo para ir de donde están, adonde se quiere que estén.
En este proceso (el de la planeación) podemos distinguir los siguientes pasos fundamentales: ➢ La compañía debe definir sus metas y sus objetivos básicos. ➢ Debe existir un análisis detallado de los puntos fuertes y las debilidades de la empresa. ➢ Debe existir, asimismo, un análisis detallado de los puntos fuertes y las debilidades de la competencia. ➢ El medio ambiente en el que trabaja la compañía debe ser analizado. Es importante, también, considerar a la población, la situación política, el potencial económico, la mano de obra, etc. ➢ El plan debe ser lo bastante extenso como para cubrir todas las fases de la actividad de la empresa e interrelacionarlas entre sí. El plan debe ser desarrollado hasta el detalle mínimo, para que sirva como patrón de muestra en la toma de decisiones en todas las áreas directivas. ➢ Deben tomarse medidas para permitir revisiones periódicas de plan y ponerlo al día según la situación de la empresa frente a cambios y fluctuaciones económicas. Como se ve, la planeación es un proceso continuo consistente en muchos pasos individuales que conducen a decisiones sobre: qué hacer, cuándo, quien lo hará y la mejor forma de hacerlo. Este proceso debe ser dinámico y de acuerdo con el funcionamiento de la compañía y los cambios externos, de tal forma que los planes y decisiones se mantengan constantemente actualizados.
Organizar es una actividad básica de la administración y consiste en agrupar y ordenar todos los recursos con el fin de alcanzar los objetivos establecidos. Es importante destacar que, de todos los recursos, el factor humano es el más importante. La función de organizar consta de cuatro componentes: ➢ Tareas: en una organización el total del trabajo a realizar se divide, dando lugar a una especialización de actividades y funciones. A su vez, las funciones se subdividen en tareas. ➢ Personas: se designa una persona para ocupar cada cargo que se haya establecido. La designación deberá realizarse teniendo en cuenta habilidades, aptitudes y experiencia que se considere debe acreditar la persona, en función de la descripción que se haya formulado de las responsabilidades y tareas de cada cargo. ➢ Relaciones: determinar el vínculo formal entre los diferentes cargos y órganos. ➢ Órganos : el trabajo y las personas se agrupan en órganos a partir de características u objetivos semejantes. Los órganos a su vez, se articular en niveles jerárquicos y representan áreas de actividades.
Principio de la especialización. “Cuanto más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza”. Principio de unidad de mando. “Para cada función debe existir un solo mando”. Principio del equilibrio de autoridad-responsabilidad. “Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquélla”. SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN Son las diversas combinaciones estables de la división de funciones y la autoridad, a través de las cuales se realiza la organización. Se expresan en las cartas o gráficas de organización y se complementan con los Análisis de Puestos. En este sistema cada individuo no tiene sino un solo jefe para todos los aspectos, ni recibe órdenes, consiguientemente, más que de él, y a él solo reporta. No nos parece correcto definir la organización lineal: “aquella en que la autoridad y responsabilidad se transmiten “en línea”, o “en línea recta”, pues esto ocurre siempre, sino más bien: “por una sola línea”, o “íntegramente para cada persona o grupo”. Organización funcional o de Taylor. Este célebre fundador de la “Administración Científica”, observando que en la organización lineal no se da la “especialización”, hacía notar que un mayordomo debía tener conocimientos en ocho campos: ➢ Tomar tiempos y determinar costos. ➢ Establecer itinerarios de trabajo. ➢ Vigilar la disciplina del taller. ➢ Cuidar del abastecimiento oportuno de materiales, instrumental, etc. ➢ Dar adiestramiento ➢ Llevar control de la calidad y Cuidar del mantenimiento y reparación Organización lineal y staff. (Lineal y de estados mayores). Este sistema trata de aprovechar las ventajas, y evitar las desventajas de los dos sistemas anteriores explicados. Para ello: a) De la organización lineal conserva la autoridad y responsabilidad íntegramente transmitida a través de un solo jefe para cada función. b) Pero esta autoridad de línea, recibe asesoramiento y servicio de técnicos, o cuerpos de ellos, especializados para cada función. Lógicamente, es el sistema más seguido actualmente, sobre todo por las grandes organizaciones. Todo el secreto de su éxito, parece depender que se precise lo que significa “asesoramiento y servicio”.
La organización formal es la estructura planificada de forma deliberada de los papeles a desempeñar por las personas en una organización. Su eficacia puede verse modificada por el poder o la autoridad informal en sentido complementario, neutral u opuesto. La autoridad formal es la establecida, reconocida oficialmente y recogida en el organigrama de la empresa, en las descripciones de puestos de trabajo y en los manuales de organización; la informal es la que reconocen los grupos y las personas en una organización y que suelen ser conducidas por un líder. Es el líder reconocido y el propio grupo los que ejercen su poder sobre la organización. Entre ambas organizaciones hay que lograr una armonía a fin de que puedan cumplirse los objetivos de la organización. La armonía puede lograrse porque el líder es la autoridad formal o porque las personas se adhieren y hacen suyos también los objetivos de la empresa. Así, una organización formal, considerando únicamente los recursos humanos, se compone de:
Principio de la comunidad de intereses. “El logro de objetivos organizacionales se hará más fácil cuando mejor se logre coordinar los intereses del grupo, y hasta los individuales, de quienes participan en la búsqueda de aquéllos.” Principio de la impersonalidad del mando. “La autoridad en una organización debe ejercerse más como resultado de una necesidad de todo organismo social, que de la voluntad del que manda” Principio de la supervisión directa. “Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus colaboradores durante la ejecución de sus actividades, de manera que éstas se realicen con mayor precisión.” Principio de la vía jerárquica. “Al emitir una orden, deben seguir los canales de comunicación formal establecidos y nunca saltarlos sin razón y en forma constante.” Principio de la resolución de conflictos. “Hay que procurar que los conflictos que aparezcan se resuelvan lo más pronto posible y de manera que, sin lesionar la disciplina, se pueda generar el menor disgustos a las partes.” Principio del aprovechamiento del conflicto. “Debe procurarse aprovechar el conflicto para forzar el encuentro de soluciones.”
La integración comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende los recursos materiales, así como humanos; estos últimos son los más importantes para la ejecución. Aunque tradicionalmente se descuidaba esta función, tanto la experiencia como las investigaciones demostraron que el factor humano es el aspecto más importante para cualquier empresa, ya que de su desempeño dependerá el correcto aprovechamiento de los demás recursos. Mediante la integración, la empresa obtiene el personal idóneo para el mejor desempeño de las actividades de la misma. La motivación se define como el proceso de influir en las personas para lograr objetivos específicos. La motivación explica por qué algunas personas trabajan con empeño y otras no: los objetivos, las estrategias y las políticas tienen pocas probabilidades de éxito si los empleados y los gerentes no están motivados para implantar estrategias una vez que se han formulado. La comunicación puede definirse como el proceso de transferir significados en forma de ideas e información de una persona a otra, a través de la utilización de símbolos compartidos, con el fin de que sean comprendidos e intercambiados. La comunicación es el elemento que unifica y liga las partes de una organización, es el proceso que consigue que se hagan las cosas. Todas las personas dentro de una organización están permanentemente involucradas y afectadas por el proceso de comunicación En el liderazgo todos los grupos sociales existen personas que ejercen mayor influencia que otras y se les suele denominar líderes. Éstos son importantes en determinados puestos dentro de las organizaciones. No hay duda de que éstas serían menos eficaces sin un líder y en casos extremos serían incapaces de conseguir sus objetivos. La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. Supervisión significa: revisar, vigilar. La función supervisora en un jefe consiste en ver que las cosas se hagan de la misma forma en que fueron ordenadas. Todo supervisor debe saber: ➢ Distribuir su trabajo. ➢ Saber tratar a su personal (relaciones humanas). ➢ Calificar a su personal.
➢ Instruir a su personal. ➢ Recibir y tratar las quejas de sus subordinados. ➢ Realizar entrevistas con éstos. ➢ Hacer informes y reportes. ➢ Conducir reuniones. ➢ Mejorar los sistemas a su cargo. ➢ Coordinarse con los demás jefes. ➢ Mantener la disciplina. Proceso de toma de decisiones, es una serie de ocho etapas para identificar un problema, elegir una alternativa y evaluar la eficacia de la decisión. ➢ Identificar un problema. ➢ Identificar los criterios de acción. ➢ Asignar pesos a los criterios. ➢ Desarrollar las alternativas. ➢ Analizar las alternativas. ➢ Seleccionar una alternativa. ➢ Implementar la alternativa. ➢ La última etapa del proceso consiste en evaluar el resultado de la decisión para saber si se resolvió el problema.
El control organizacional es un proceso sistemático que consiste en la regulación de las actividades para hacerlas consistentes con las expectativas establecidas en los planes, en las metas y en los estándares de desempeño. El control es la última variable del proceso administrativo. No por presentarse al final es el menos importante. Una vez hechos los planes, diseñada la organización, integrados los recursos, constituida la directiva y con la información fluyendo, es cuando el proceso de control se vuelve importante. Básicamente es el proceso que se encarga de eliminar el caos y da congruencia a la empresa, con el propósito de que pueda alcanzar sus objetivos. Su importancia: ➢ Cierra el ciclo de la administración. De hecho, los controles son a la vez medios de previsión. ➢ Se da en todas las demás funciones administrativas: hay control de la organización, de la dirección, la integración, etc. Es por ello un medio para manejarlas o administrarlas.
Del carácter administrativo del control. Es necesario distinguir “las operaciones” de control de “la función de control. De los estándares (tipo o modelo). El control es imposible si no existen “estándares” de alguna manera precisos y cuantitativos sean dichos estándares
➢ Medir y juzgar lo que se ha realizado. ➢ Comparar lo realizado contra las normas y definir las diferencias, si es que las hay. ➢ Corregir las desviaciones poniendo el remedio adecuado.
Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control. Muchas técnicas de planeación son, a su vez, de control y, en esencia, los controles no son más que sistemas de información Generales y específicas. Controles generales. En esta categoría están comprendidos todos aquellos que pueden ser utilizados en todos los campos y con toda clase de fines. Deben considerarse más bien como “instrumentos” para controlar la operación de un área cualquiera. Como ejemplo, cabe mencionar los reportes, gráficas, estadísticas, tendencias, etcétera.
El proceso administrativo consta de cuatro funciones fundamentales: la planeación, la organización, la dirección y el control, que no pueden ser separadas unas de otras puesto que van de un modo u otro ligadas unas con otras. La planeación consiste en predeterminar el camino que hay que seguir, previendo y fijando objetivos, desarrollando estrategias y programando acciones, también incluye la formulación de procedimientos, políticas y asuntos que son importantes para que la empresa se identifique a sí misma. Todas y cada una de las etapas antes mencionadas cumple una función dentro de la administración de las empresas y son un complemento para hacer que la empresa funcione.
➢ Koontz, Harold y Weilhrich, Heinz, Administración: una perspectiva global Mercado, Salvador, Administración aplicada. ➢ Hitt, Michael A. et al, Administración. ➢ Boland, Lucrecia et al., Funciones de la administración. Teoría y práctica.
