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PROCESO GESTIÓN JURIDICA
PROCEDIMIENTO PAGO DE
SENTENCIAS Y
CONCILIACIONES
Versión: 2.
Fecha: Mayo 30 de 2020
Página: 1 de 10
1. Objetivo
Establecer las actividades a seguir para el pago de las sentencias, acuerdos conciliatorios y laudos arbitrales en contra del Ministerio del Trabajo, atendiendo la normativa y jurisprudencia vigentes, en especial los Decretos 2469 del 22 de diciembre de 2015^1 , y 1342 del 19 de agosto de 2016^2 , para garantizar el adecuado y eficiente manejo de los recursos públicos.
2. Definiciones
CDP : Es el documento expedido por el funcionario responsable de presupuesto o quien desempeñe estas funciones, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace uso de la apropiación presupuestal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. Conciliación: La conciliación es un mecanismo alternativo para la resolución de conflictos, por cuyo medio las partes, con la ayuda de un tercero neutral, calificado y autorizado para ello, resuelven directamente un asunto en el que se presenta desacuerdo y que es susceptible de ser conciliable. Depósito Judicial : A la luz del Artículo 1° de la Ley 66 de agosto 19 de 19933 , un depósito judicial se entiende como la cantidad de dinero que de conformidad con las disposiciones legales y vigentes debe consignarse a órdenes de los despachos de la Rama Judicial. En la actualidad el Banco Agrario de Colombia es el único establecimiento bancario autorizado para recibir depósitos en todo el territorio nacional, facultad que le ha sido otorgada mediante el Decreto 2419 del 30 de noviembre de 1999^4 “. Indexación : Es la operación mediante la cual se actualiza a valor presente una suma de dinero, aplicando para cada caso en particular el Índice de Precios al Consumidor -IPC publicado por el DANE. Laudo: La Ley 1563 del 12 de julio de 2012^5 , define el laudo arbitral como la sentencia que profiere el tribunal de arbitraje. El laudo puede ser en derecho, en equidad o técnico. Pagos : Erogaciones por concepto de obligaciones adquiridas frente a terceros, derivadas de sentencias, acuerdos conciliatorios, y laudos arbitrales en contra del Ministerio del Trabajo. Registro Presupuestal : Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la aprobación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin.
(^1) “Por el cual se adicionan los capítulos 4, 5 y 6 al Título 6 de la Parte 8 del Libro 2 del Decreto 1068 de 2015, Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público, que reglamenta el trámite para el pago de los valores dispuestos en sentencias, laudos arbitrales y conciliaciones hasta tanto entre en funcionamiento el Fondo de Contingencias de que trata el artículo 194 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” (^2) “Por el cual se modifican los capítulos 4 y 6 del Título 6 de la Parte 8 del Libro 2 del Decreto 1068 de 2015, Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público, en lo relativo al trámite para el pago de los valores dispuestos en sentencias, laudos arbitrales y conciliaciones hasta tanto entre en funcionamiento el Fondo de Contingencias de que trata el artículo 194 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” (^3) “ Por la cual se reglamenta el manejo y aprovechamiento de los depósitos judiciales y se dictan otras disposiciones” (^4) “ por el cual se dictan medidas en relación con las funciones de la Caja de Crédito Agrario, Industrial y Minero S.A. en liquidación” (^5) “Por medio de la cual se expide el Estatuto de Arbitraje Nacional e Internacional y se dictan otras disposiciones”
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Sentencias : Define el artículo 278 del Código General del Proceso, Ley 1564 del 12 de julio de 2012, las sentencias como las providencias “ (…) que deciden sobre las pretensiones de la demanda, las excepciones de mérito, cualquiera que fuere la instancia en que se pronuncien, las que deciden el incidente de liquidación de perjuicios, y las que resuelven los recursos de casación y revisión. Son autos todas las demás providencias .” (…), y que, una vez en firme, surten el efecto de cosa juzgada en los términos del artículo 303 de la misma norma. Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF: Es una herramienta modular, transversal y transaccional, a través de la cual las entidades que hacen parte del Presupuesto General de la Nación realizan su gestión financiera pública, de manera estandarizada, segura, conforme a la norma, en línea y tiempo real, que permite generar información consistente, confiable y oportuna.
3. Generalidades del procedimiento
Sentencias y Conciliaciones que se refieren a asuntos laborales : Las sentencias, laudos arbitrales y conciliaciones, que ordenan al Ministerio del Trabajo a cumplir obligaciones relacionadas con temas laborales y asuntos conexos, originadas en demandas presentadas por funcionarios o exfuncionarios y/o excontratistas del Ministerio, deben remitirse a la Subdirección de Gestión de Talento Humano para que realice la liquidación respectiva utilizando los instrumentos e información propia de esa dependencia, y gestione el acto administrativo que ordene el pago de acuerdo a lo establecido en este procedimiento. Sentencias y Conciliaciones relacionadas con la Prestación Humanitaria Periódica para las víctimas del conflicto armado : Los fallos y conciliaciones que ordenen al Ministerio del Trabajo cumplir con obligaciones referidas o relacionadas con el pago de la Prestación Humanitaria Periódica de que trata el artículo 46 de la Ley 418 del 26 de diciembre de 1997^6 , reglamentada mediante el Decreto 600 del 65 de abril de 2017^7 , deben remitirse a la Subdirección de Subsidios Pensionales, Servicios Sociales Complementarios y Otras Prestaciones para que adelante las gestiones necesarias para el pago respectivo, de acuerdo con lo establecido en este procedimiento. Sentencias que ordenan el reintegro de dinero recaudado por entidades externas y/o fondos adscritos a Mintrabajo: En los casos en que el despacho judicial ordena al Ministerio del Trabajo reintegrar dineros que por disposición legal son recaudados por entidades externas a éste, caso SENA, y/o por los fondos adscritos al Ministerio, el profesional del grupo de Defensa Judicial, debe solicitar a la entidad externa y/o al Fondo que corresponda, la certificación del recaudo percibido con el detalle de la fecha, nombre e identificación de quien realizó el pago, valor, así como si existe solicitud y trámite de devolución del mismo. En caso de que los administradores fiduciarios de los Fondos adscritos al Ministerio, certifiquen que, si se realizaron pagos por parte del sancionado con la multa, y por consiguiente hubo recaudo en todo o en parte de la multa impuesta, la Coordinación del grupo de Defensa Judicial, debe remitir a la Dirección del Fondo que corresponda, la documentación recopilada, para que acorde con los manuales operativos de cada Dirección, se dé cumplimiento a la devolución de la multa ajustada al fallo judicial.
(^6) “por la cual se consagran unos instrumentos para la búsqueda de la convivencia, la eficacia de la justicia y se dictan otras disposiciones”. (^7) “por el cual se adiciona al Título 9 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1072 de 2015 un Capítulo 5o, para reglamentar la prestación humanitaria periódica para las víctimas del conflicto armado, de que trata el artículo 46 de la Ley 418 de 1997, y su fuente de financiación”
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Comunicación y notificación: Según lo dispuesto en Circular 0029 del 18 de abril de 2017 de la Secretaría General, “ Las actuaciones correspondientes a la comunicación y notificación a los interesados, beneficiarios o terceros con interés legítimo, así como las que sean necesarias para la adecuada ejecución o remisión a los entes externos, serán de responsabilidad de la dependencia a cuyo cargo se encuentre el trámite de elaboración del respectivo acto administrativo”
4. Descripción de las actividades
Nro. Actividad Responsable Registro /documento
Trámite del pago oficioso mediante depósito judicial.
- a) Elaborar dentro de los 15 días calendario, contados a partir de la fecha de ejecutoria del auto aprobatorio de la conciliación, sentencia judicial o laudo arbitral, comunicación sobre la existencia de un crédito judicial , dirigida al ordenador del gasto- Secretario(a) General, con copia a la Jefatura de la Oficina Asesora Jurídica, y a la Coordinación de Defensa Judicial, que debe contener la siguiente información: b) Nombres y apellidos o razón social completos del beneficiario de la sentencia, laudo arbitral o conciliación. c) Tipo y número de identificación del beneficiario. d) Dirección de los beneficiarios de la providencias, laudo arbitral o conciliación que se obtenga del respectivo expediente. e) Número de 23 dígitos que identifica el proceso judicial. f) Copia de la sentencia, laudo arbitral o auto de aprobación de la conciliación con la correspondiente fecha de su ejecutoria.
Abogado designado como apoderado, y/o quien designe la Oficina Asesora Jurídica.
Sistema de administración de correspondencia.
Desarrollar dentro de los 2 meses siguientes a la fecha de radicación de la comunicación del apoderado con destino
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al ordenador del gasto- Secretario(a) General, las siguientes actividades:
- Solicitar a la DIAN a través de correo electrónico en el formato FT-RE-2191 de esa entidad, la certificación sobre la existencia de obligaciones tributarias a cargo del beneficiario de la sentencia o acuerdo conciliatorio.
Contador y/o profesional del área competente
Formato DIAN FT-RE- 2191
- Si la respuesta es afirmativa sobre la existencia de deudas con esa entidad por parte del beneficiario de la sentencia, la Resolución de compensación expedida por esa entidad debe quedar incorporada en la Resolución de reconocimiento, liquidación y pago proferida por el Ministerio del Trabajo.
Abogado y/o profesional del área competente
Proyecto de resolución de reconocimiento liquidación y pago.
- Solicitar a las Fiduciarias administradoras de los Fondos de Solidaridad Pensional, Riesgos Laborales, y FIVICOT^8 certificación sobre si hubo o no pagos por parte del empleador objeto de la sanción, contenida en las resoluciones que ordenan las multas, especificando monto del o total de los pagos recaudados, y fechas de recaudo.
Abogado y/o profesional del área competente
Sistema de administración de correspondencia y/o correo electrónico institucional.
- Si la respuesta es negativa, solicitar certificación mediante oficio, dirigida al despacho judicial y/o tribunal arbitral, sobre la inexistencia de pagos por parte del multado y beneficiario de la condena.
Abogado y/o profesional del área competente
Sistema de administración de correspondencia y/o correo electrónico institucional.
- Solicitar la terminación y archivo del proceso por inexistencia de sumas a reintegrar.
Abogado y/o profesional del grupo de Defensa Judicial.
Sistema de administración de correspondencia y/o correo electrónico institucional.
- Si la respuesta es afirmativa entonces remitir la documentación al Fondo correspondiente para que procedan al reintegro y/o pago de la multa recaudada ajustándola acorde con lo ordenado en la sentencia, conciliación y/o laudo arbitral.
Abogado y/o profesional del área competente
Sistema de administración de correspondencia y/o correo electrónico institucional.
(^8) Artículo 201 de la Ley 1955 de 2019 – Decreto 120 de 2020.
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- Solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal al Grupo Interno de Trabajo de Presupuesto.
Jefe del área competente para gestionar.
Formato GF-PD- 03 - F- 01
- Expedir Certificado de Disponibilidad Presupuestal una vez verificado el saldo de apropiación presupuestal del rubro de sentencias y/o el rubro para el pago de la Prestación humanitaria periódica.
Coordinador Grupo de Presupuesto – Subdirección Administrativa y Financiera
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
- Expedir certificación para dejar constancia en el expediente judicial de que la entidad no cuenta con la disponibilidad presupuestal para soportar el pago de la sentencia, laudo arbitral o conciliación.
Coordinador Grupo de Presupuesto – Subdirección Administrativa y Financiera
Certificado de inexistencia de disponibilidad presupuestal.
- Realizar las gestiones necesarias para apropiar los recursos a más tardar en la siguiente vigencia fiscal.
Coordinador Grupo de Presupuesto – Subdirección Administrativa y Financiera
Solicitudes ante la Dirección del Tesoro Nacional.
De no presentarse las circunstancias previstas en los numerales anteriores 15 y 16 , continuar con las siguientes actividades:
- Proyectar resolución de liquidación, reconocimiento y pago de la obligación judicial.
Abogado área competente
Proyecto de resolución de liquidación reconocimiento y pago.
- Revisar que el contenido del proyecto de resolución se encuentre de acuerdo con la ley y obedezca a lo contenido en el expediente administrativo del caso
Asesor, Coordinador, y/o profesional del área competente.
Correo electrónico remitiendo a jefatura del área competente, proyecto de resolución revisado.
- Aprobar y remitir a la Secretaría General proyecto de resolución o acuerdo de conciliación con los respectivos anexos y expedientes.
Jefe del área competente para gestionar.
Memorando remisorio de resolución aprobado.
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- Suscribir la resolución de pago de la sentencia, laudo arbitral, o acuerdo de conciliación, mediante la cual autoriza el pago.
Secretario General y/o ordenador del gasto del área competente
Resolución firmada, fechada y numerada.
- Notificar la resolución al beneficiario de la sentencia, laudo arbitral, o acuerdo de conciliación
Abogado y/o profesional del área competente.
Comunicación escrita con radicado y/o correo electrónico institucional, y/o edicto o auto de notificación, informando y solicitando documentos
- Comunicar y remitir copia de la resolución a la Subdirección Administrativa y Financiera, Oficina Jurídica, a la Secretaria Técnica del Comité de Conciliación, y a terceros vinculados.
Abogado y/o profesional del área competente.
Comunicación escrita con radicado y/o correo electrónico institucional.
- Iniciar la cadena de pago, efectuar el pago de la sentencia, laudo arbitral, o acuerdo de conciliación, y remitir certificado del pago al Secretario(a) del Comité de Conciliación.
Funcionarios y/o contratistas de los Grupos de Presupuesto, Contabilidad, y Tesorería, de la Subdirección Administrativa y Financiera.
Comunicación con radicado y/o correo electrónico institucional, remitiendo información y soportes del pago.
- Archivar en el expediente administrativo.^ Auxiliar OAJ Expediente administrativo organizado y foliado.
Pago de sentencias, laudos arbitrales y conciliaciones por solicitud del beneficiario. Sin perjuicio del pago oficioso por parte de la entidad, desarrollar las siguientes actividades:
- Recibir la solicitud de cuenta de cobro presentada por el beneficiario y/o apoderado judicial.
Auxiliar del área competente.
Oficio radicado en el sistema de administración de correspondencia.
- Verificar que la solicitud escrita del pago de la condena, el laudo arbitral, o el acuerdo
Abogado área competente.
Comunicación con radicado y/o correo
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5. Requerimientos técnicos y Puntos de Control
5.1. Realizar un barrido periódico en las bases de datos de la Oficina Asesora Jurídica, para revisar el estado de los fallos proferidos dentro de los procesos judiciales en los que el Ministerio del Trabajo interviene en calidad de demandado. 5.2. Proceder de conformidad con el resultado anterior a desarrollar las acciones detalladas en este procedimiento.
6. Anexos.
Ficha técnica para liquidación crédito judicial por sentencia condenatoria en contra Mintrabajo GJ- PD -05 – F- 01. Formato para el cálculo de intereses ordenados sobre créditos judiciales GJ- PD -05 – F- 02. Formato para el cálculo de indexación ordenada sobre créditos judiciales GJ- PD -05 – F- 03. Formato resumen liquidación intereses moratorios de créditos judiciales GJ- PD -05 – F- 04.
