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NORMOGRAMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Tipo: Ejercicios
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GUSTAVO PETRO URREGO Alcalde Mayor de Bogotá D. C. MARTHA LUCÍA ZAMORA ÁVILA Secretaria General RAMÓN EDUARDO VILLAMIZAR MALDONADO Director Distrital de Desarrollo Institucional MARTHA ELMY NIÑO VARGAS Subdirectora Técnica Elaborado por Dirección Distrital de Desarrollo Institucional: Equipo de trabajo Sistema Integrado de Gestión Distrital Félix Antonio Castillo Mosquera Revisado por: Equipo de trabajo Sistema Integrado de Gestión Distrital Norha Carrasco Rincón Marysol Vargas Fernández Magda Patricia Gómez Torres Andrés Felipe Castro Figueroa Jomir Esneider Sotelo Rojas María Cristina Quecano Poveda Johan Briceño Castro Comisión Intersectorial del Sistema Integrado de Gestión Diseño y diagramación Diego Andrés Forero Hernández / Dirección Distrital de Desarrollo Institucional Corrección de texto Laura Mercedes Arjona Vásquez / Dirección Distrital de Desarrollo Institucional Bogotá D. C. Agosto de 2014
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-^ M AT RI Z^ DE C UM PL IM IEN TO LE GAL (N ORM OG RAM A) Y P RO CE DI M IEN TO D E^ EV AL UA CI ÓN P ER IÓ DI CA D E^ LO LE GA L 1. PROPÓSITO DEL LINEAMIENTO Este documento plantea una ruta de construcción de una matriz de cumplimiento legal (normograma), trazada bajo una secuencia lógica, que permitirá a las entidades y organismos distritales, identificar los beneficios reales de contar con un instrumento concebido no solamente como un documento de consulta, sino como una herramienta dinámica que minimiza el riesgo de incumplimiento de requisitos legales y/o normativos asociados a la gestión institucional. 2. CONTEXTO
El secreto de las entidades públicas de mayor éxito en su gestión radica en poseer altos estándares de calidad, tanto en sus productos (bienes y servicios) como en sus colaboradores. Contar con un Sistema Integrado de Gestión (SIG) permite que los esfuerzos aunados, sistemáticos e inteligentes se orienten a la satisfacción de los distintos usuarios y partes interesadas, asegurando la participación activa de las y los servidores públicos en el desarrollo de los procesos de la entidad u organismo. El SIG es una herramienta gerencial mediante la cual se lograr la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas (comunidad, beneficiarios o destinatarios del servicio), dado que las normas que lo integran tienen elementos comunes (compatibles) que al ser ejecutados de manera organizada y coordinada, con procesos de mejoramiento continuo, ayudan no sólo a alcanzar los objetivos específicos de cada subsistema, sino a cumplir con la obligación legal de la entidad u organismo. La Ley 489 de 1998 en el artículo 5 ° establece que “los organismos y entidades administrativos deberán ejercer con exclusividad las potestades y atribuciones inherentes, de manera directa e inmediata, respecto de los asuntos que les hayan sido asignados expresamente por la ley, la ordenanza, el acuerdo o el reglamento ejecutivo”. Es decir, la competencia administrativa de las entidades públicas está determinada por la ley (Constitución, ley, ordenanza, acuerdo, decreto, resoluciones, etc.). Es por ello que se hace necesario establecer un instrumento en el cual se reflejen las normas que determinan las funciones, obligaciones, responsabilidades y compromisos establecidos de las entidades u organismos públicos. Es importante tener en cuenta como antecedente la Etapa 4 del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) 1000 : 2005 , el cual establece que “la entidad, a fin de garantizar el control de cumplimiento, deberá elaborar un Normograma con las normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables, verificando a través del desarrollo del MECI, el cumplimiento de todas y cada una de dichas normas”. Por lo tanto, el normograma es un instrumento que le “permite a las entidades delimitar su ámbito de responsabilidad, tener un panorama claro sobre la vigencia de las normas que regulan sus actuaciones, evidenciar las relaciones que tiene con otras entidades en el desarrollo de su gestión, identificar posible duplicidad de funciones o responsabilidades con otros entes públicos y soportar sus planes, programas, procesos, productos y servicios”. En este sentido, podemos decir que la Matriz de Cumplimiento Legal (Normograma) es u na herramienta aplicable a organizaciones públicas (y privadas) con el fin de conocer
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-^ M AT RI Z^ DE C UM PL IM IEN TO LE GAL (N ORM OG RAM A) Y P RO CE DI M IEN TO D E^ EV AL UA CI ÓN P ER IÓ DI CA D E^ LO LE GA L la normatividad (reglamentaria, obligatoria, legal, las normas técnicas y la reglamentación interna) que le corresponde cumplir o que le afecta de alguna manera de acuerdo con su objeto social. El normograma sirve para guiar a los miembros de la organización en la aplicación de aquellas normas que debe cumplir y/o hacer cumplir de acuerdo con su competencia, intentando evitar duplicidad de funciones. Al tener compendiadas y organizadas dichas normas, se espera que la accesibilidad a las mismas permita consultarlas, estudiarlas y promoverlas de una manera más ágil y entendible. Teniendo en cuenta lo anterior, el normograma no puede ser una herramienta estática, sino que debe guiar permanentemente la actuación administrativa de las entidades públicas, más cuando los cambios normativos
son dinámicos y constantes, demandando que las entidades estatales se ajusten al ordenamiento jurídico. De esta manera se pueden evitar sanciones disciplinarias a servidores públicos. Sin querer profundizar en el campo disciplinario, es importante mencionar lo que reza el artículo 6 ° de la Constitución Política de 1991 : “Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones”. Igualmente, el artículo 123 de la misma carta establece que: “Los servidores públicos están al servicio del Estado y de la comunidad; ejercerán sus funciones en la forma prevista por la Constitución, la ley y el reglamento”. En este sentido y actuando en el marco del SIG, la Matriz de Cumplimiento Legal (Normograma) debe articularse con otro instrumento que permite hacer la revisión periódica de los requisitos legales aplicables a la organización. El procedimiento “evaluación del cumplimiento legal”, también denominado verificación de cumplimiento legal, es perfectamente conocido por aquellas organizaciones en las que se haya implementado un sistema OHSAS 18001. En estos sistemas de seguridad, la verificación es un punto obligado de la norma: el numeral
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Frente a los resultados esperados de la Matriz de Cumplimiento Legal en las entidades y organismos distritales se debe verificar:
La identificación de los requisitos legales y/o normativos es una actividad sumamente relevante, ya que permitirá conocer cuál es el marco legal aplicable a las actividades desarrolladas por la entidad u organismo distrital en la prestación de los bienes y servicios en el marco del SIG. La metodología que se debe utilizar para realizar este análisis consiste, básicamente, en identificar todas las normas que aplican a nuestra actividad y específicamente a las comprometidas en el servicio. Los datos que se han de registrar en el normograma son los siguientes (Anexo 1 ):
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-^ M AT RI Z^ DE C UM PL IM IEN TO LE GAL (N ORM OG RAM A) Y P RO CE DI M IEN TO D E^ EV AL UA CI ÓN P ER IÓ DI CA D E^ LO LE GA L Resolución Son actos administrativos que definen o resuelven situaciones de carácter particular y concreto. La resolución consiste en una orden escrita dictada por el gerente o responsable de un proceso administrativo o un servicio público que tiene carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de su competencia. Personas del nivel directivo con una competencia expresa y legalmente asignada Circular Son actos administrativos mediante los cuales se expide toda aquella información de interés general cuyo contenido sea de importancia o trascendencia para la Administración Distrital. Se utiliza también como medio para requerir una misma información a cada uno de los organismos o entidades de la Administración Distrital. Personas del nivel directivo con una competencia expresa y legalmente asignada Directiva Son aquellos actos que determinan o establecen lineamientos o directrices que impliquen la aplicación de las políticas de gobierno o de un sector administrativo determinado. Personas del nivel directivo con una competencia expresa y legalmente asignada Fuente: elaboración propia.
La actualización de los requisitos legales se realiza, entre otros, mediante revisión periódica de los instrumentos que la Alcaldía Mayor de Bogotá a través de la Secretaría General, ha dispuesto para mantener actualizada en materia jurídica a la Administración Pública Distrital en los temas concernientes a la misma. Los instrumentos mencionados son los siguientes:
La aplicación del requisito legal no es otra cosa que materializar la obligación impuesta por la norma a la entidad u organismo, pero para ello debió haberse surtido plenamente la etapa de la identificación de la normatividad aplicable. Para este propósito es necesario determinar cómo se cumple el requisito, quién es el responsable y mediante qué instrumento se materializa o se cumple la obligación normativa. A este respecto, los datos que se deben registrar en la Matriz de Cumplimiento Legal (Anexo 1 ) son los siguientes:
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-^ M AT RI Z^ DE C UM PL IM IEN TO LE GAL (N ORM OG RAM A) Y P RO CE DI M IEN TO D E^ EV AL UA CI ÓN P ER IÓ DI CA D E^ LO LE GA L - Área o dependencia - Mecanismos de cumplimiento - Evidencia de aplicación del requisito La entidad debe tener claro el mecanismo mediante el cual cumple con el requisito legal, al igual que todas las evidencias que demuestran el cumplimiento de los mismos, en cada una de sus áreas o dependencias.
La organización debe hacer una revisión al cumplimiento de la legislación y normativa como primer paso para el mejoramiento continuo de la gestión institucional. El responsable de cada proceso debe hacer seguimiento al cumplimiento de la normatividad que le aplica, con el fin de evitar no conformidades, anomalías o que se materialicen los riesgos legales asociados al proceso. Sin el ánimo de que el seguimiento a la aplicación del requisito legal se convierta en una auditoría, es importante que si al hacer la verificación del cumplimiento legal de un requisito se encuentra que éste no se está llevando a cabo, inmediatamente se debe plantear una corrección o acción correctiva, antes de que se generen consecuencias de mayor impacto para la entidad u organismo. Para realizar el seguimiento se considera importante tener en cuenta:
La Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión define los riesgos normativos como “aquellos que se relacionan tanto con los daños generados por la violación de una prescripción u obligación legal, incumplimientos a políticas internas, como con la volatilidad normativa”. Dentro de este tipo, se pueden agrupar los incumplimientos a obligaciones tributarias, a tiempos en la presentación de estados financieros, a solicitudes de información y demás incumplimientos legales aplicables. Se entiende por riesgo normativo o legal la probabilidad de ocurrencia de un evento que conlleve a una sanción disciplinaria, fiscal o penal por incumplimiento de las disposiciones legales y administrativas aplicables
Colombia 2014
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