Manual operativo Sisbén IV
Versión 2.0
Departamento Nacional de Planeación
Bogotá, 2021
Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada.
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Manual operativo de servicio, Resúmenes de Cambio Social
Manual operativo de funciones, para tener en cuenta y desarrollar soluciones a respuestas
Tipo: Resúmenes
2020/2021
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Manual operativo Sisbén IV Versión 2. Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2021
MANUAL OPERATIVO SISBEN
Tabla 6. Documentos que deben presentar las personas extranjeras para su registro en Sisbén IV ..................................................................................................................................................... 25
- Página 2 de
- VERSIÓN:
- OBJETIVO Contenido
- ALCANCE
- TÉRMINOS Y DEFINICIONES
- NORMATIVA Y OTROS REQUISITOS
- 4.1 GENERALIDADES DEL SISBÉN
- 4.2 ¿PARA QUÉ SE USA EL SISBÉN?
- 4.3 ¿QUÉ INFORMACIÓN CONTIENE?
- 4.4 ¿CÓMO SE OBTIENE LA INFORMACIÓN DEL SISBÉN?
- 4.5 FUENTE DE ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
- 4.6 ¿CÓMO SE CLASIFICA A LA POBLACIÓN EN EL SISBÉN?
- 5 ESTRUCTURA FUNCIONAL PARA LA OPERACIÓN DEL SISBÉN
- 5.1 CONFORMACIÓN DEL EQUIPO EN LOS MUNICIPIOS Y DISTRITOS
- 5.2 CONFORMACIÓN DEL EQUIPO EN LOS DEPARTAMENTOS
- 6 ESQUEMA DE SUPERVISIÓN EN SISBÉN
- 7 ATENCIÓN DE SOLICITUDES EN MUNICIPIOS
- 7.1 SISTEMAS Y FLUJO DE INFORMACIÓN
- 7.2 ATENCIÓN DE SOLICITUDES..........................................................................................................
- 7.2.1 ENCUESTA NUEVA
- 7.2.2 ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
- 7.2.2.1 IDENTIFICACIÓN DE VIVIENDA.
- 7.2.2.2 DATOS DE VIVIENDA.
- 7.2.2.3 DATOS DE HOGAR
- 7.2.2.4 DATOS DE PERSONAS.
- 7.3 CONTROL DE CALIDAD...................................................................................................................
- 7.4 DISPOSICIÓN DE LA INFORMACIÓN
- 8 CASOS EN VERIFICACIÓN SISBÉN IV
- 9 CONSIDERACIONES PARA GRUPOS POBLACIONALES ESPECIALES
- 9.1. EXTRANJEROS
- 9.2 POBLACIÓN VÍCTIMA
- 9.3 POBLACIÓN INDÍGENA
- 9.4 HABITANTES DE CALLE
- Tabla 2. Ficha de caracterización socioeconómica para Sisbén IV Tablas
- Tabla 3. Funciones de los actores que participan en la operación del Sisbén IV
- Tabla 4. Canal de acceso a la información Sisbén
- Tabla 5. Procedimiento para casos de verificación
- Ilustración 1. Flujo de la información en demanda y control de calidad Ilustraciones
- Ilustración 2. Diagrama de gestión de solicitudes
- Ilustración 3. Diagrama de registro de solicitudes
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Página 4 de 28 VERSIÓN: 0 ellas por espacios distintos a áreas comunes – como la sala, el comedor u otros dormitorios–por lo tanto, no cumplen la condición de independencia.
- Vivienda indígena: edificación conformada por una sola vivienda, construida según las costumbres de cada grupo étnico, conservando la estructura tradicional sin importar los materiales con que está construida. Según el grupo étnico y la región la vivienda indígena puede recibir diferentes nombres como bohío, tambo, o choza.
- Otro tipo de vivienda: es un espacio adaptado para vivienda y en donde en el momento de la encuesta habitan personas. Generalmente carece de sanitario y cocina. Se consideran parte de esta categoría los vagones de trenes, los contenedores, las embarcaciones, las carpas, las cuevas, los puentes, las casetas, entre otros. LUGAR ESPECIAL DE ALOJAMIENTO (LEA) Edificaciones especiales denominadas lugares especiales de alojamiento (LEA) y no se clasifican como un tipo de vivienda. Los LEA se caracterizan por ser edificaciones en donde vive – duerme– un grupo de personas, por lo general no parientes, que participan de una vida en común por razones de estudio, trabajo, culto religioso, disciplina militar, procesos de rehabilitación carcelaria o carencia de un hogar, entre otras. En los LEA no se aplica la encuesta del Sisbén, técnicamente no permite identificar conceptos tales como vivienda, tipo de vivienda, hogar o jefe de hogar. Se consideran como lugares especiales de alojamiento:
- Cárcel o centro de rehabilitación penitenciario
- Centro de rehabilitación no penitenciario
- Albergue infantil u orfanato
- Asilo de ancianos u hogar geriátrico
- Convento, seminario o monasterio
- Internado de estudio
- Cuartel, guarnición o estación de policía
- Campamento de trabajo
- Lugar para alojar habitantes de la calle
- Casa de lenocinio o prostíbulo
- Albergue de desplazados
- Albergue de reinsertados HOGAR Es aquel que está constituido por una persona o un grupo de personas, parientes o no, que ocupan la totalidad o parte de una vivienda; que atienden necesidades básicas con cargo a un presupuesto común y generalmente comparten las comidas. RESIDENTE HABITUAL Es la persona que vive en forma permanente o la mayor parte del tiempo en una vivienda, aunque en el momento de aplicar la encuesta esté ausente. Además de estas personas, también se consideran residentes habituales las siguientes:
- Las personas cuya ausencia no supera los seis meses y que están ausentes por motivos especiales: realizan cursos cortos de capacitación,
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Página 5 de 28 VERSIÓN: 0 viajes de negocio o trabajo, entre otros.
- Los agentes viajeros, marinos mercantes.
- Las personas desaparecidas y las secuestradas, siempre y cuando se tenga el documento de identidad en el momento de aplicación de la encuesta.
- Los empleados del servicio doméstico y sus hijos, quienes también duermen en la vivienda para la cual trabajan, aunque el fin de semana duerman en la vivienda de su propia familia.
- Los enfermos internados en hospitales o clínicas.
- Las personas desplazadas, sin importar que ignoren la cantidad de tiempo que permanecerán en el hogar que se está encuestando.
- Las personas que prestan el servicio militar y duermen en sus respectivos hogares. RESIDENTE NO HABITUAL No se consideran residentes habituales del hogar en el cual se está aplicando la encuesta Sisbén a las siguientes personas:
- Las personas que estudian o trabajan en otro lugar y vienen los fines de semana o las vacaciones a los hogares de sus familias.
- Los presos recluidos en cárceles.
- Las personas que prestan el servicio militar y no duermen en sus respectivos hogares. Las personas que viven en internados de estudio, conventos, o asilos. JEFE DE HOGAR Es la persona a la que los miembros del hogar identifican como jefe. Para ser considerado como tal por parte de los miembros del hogar, debe haber un reconocimiento, ya sea por razones económicas, de edad o de autoridad. Para efectos de aplicación de la encuesta, la edad mínima del jefe del hogar es de catorce (14) años. INFORMANTE CALIFICADO Es una persona que reside en el hogar, conoce las características de la vivienda, las relaciones de parentesco entre los miembros que lo conforman, y sus condiciones de salud, educación y trabajo. El informante puede ser el jefe del hogar, su cónyuge, compañero(a) u otro miembro del hogar que sea mayor de edad. UNIDAD DE GASTO En el Decreto 441 de 2017 se estipula como unidad de gasto a la persona o grupo de personas del hogar que comparten la vivienda y tienen un presupuesto común para atender sus gastos de alimentación, servicios de la vivienda, equipamiento y otros gastos del hogar. La unidad de gasto principal la conforman el jefe del hogar, sus parientes y no parientes diferentes a los empleados del servicio doméstico, parientes del servicio doméstico, pensionistas y parientes de pensionistas quienes a su vez conforman unidades de gasto diferentes. De esta forma, en cada hogar hay por lo menos una unidad de gasto. REGISTRO Es^ el^ conjunto^ organizado^ de^ datos^ suministrados^ por^ un^ informante calificado del hogar, de acuerdo con las variables establecidas en la ficha
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Página 7 de 28 VERSIÓN: 0 ORDENAMIENTO Técnica de ordenar a la población registrada en Sisbén por sus condiciones de vida, del de mayor nivel de necesidades al de menor necesidades. GRUPOS Y NIVELES Utilizando el ordenamiento el Sisbén clasifica los hogares desde los más pobres y vulnerables hasta los no pobres en cuatro grupos: Grupo A: conformado por la población con menor capacidad de generación de recursos. Grupo B: compuesto por hogares pobres, pero con mayor capacidad de generar ingresos que los del grupo A. Grupo C: constituido por población vulnerable o en riesgo de caer en condición de pobreza. Grupo D: conformado por población no pobre ni vulnerable. De la misma manera que los grupos A, B, C y D se diferencian por su mayor o menor capacidad de generación de ingresos, al interior de cada grupo se generan unos niveles con la misma idea de identificar diferencias en cuanto a capacidad de generar ingresos, de esta forma el grupo A está conformado por 5 niveles; el B por 7; el C por 18 y finalmente el grupo D por 21 niveles.
4. NORMATIVA Y OTROS REQUISITOS
El artículo 366 de la Constitución Política de Colombia define como fines sociales del Estado el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población. Para lograrlo, y basado en el artículo 350 de la misma, el Estado destina de manera prioritaria una porción del gasto público a la inversión social. Con este fin, utiliza un instrumento de focalización que ha permitido orientar el gasto social a la población más vulnerable, buscando el mayor impacto posible de los programas sociales. El artículo 94 de la Ley 715 de 2001, modificado por el artículo 24 de la Ley 1176 de 2007, establece que la focalización “es el proceso mediante el cual, se garantiza que el gasto social se asigne a los grupos de población más pobre y vulnerable…”. Por su parte, el artículo 165 de la Ley 1753 de 2015 “otorga al Gobierno Nacional la facultad de dar los lineamientos para su implementación y operación”. En la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. se hace una recopilación de la normatividad m ás representativa relacionada con el Sisbén y la focalización en el país: Tabla 1. Normatividad y documentos CONPES sobre focalización y el Sisbén vigentes Norma / Documento Resumen Ley 715 de 2001 El artículo 94, modificado por el artículo 24 de la Ley 1176 de 2007, define las competencias del Departamento Nacional de Planeación, las entidades territoriales y las entidades públicas que administran los programas sociales en relación con la coordinación, implementación, operación y uso del instrumento de focalización Sisbén.
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Página 8 de 28 VERSIÓN: 0 Norma / Documento Resumen Documento CONPES 100 de 2006 Lineamientos para la focalización del gasto público social. En este documento el Gobierno nacional emite recomendaciones técnicas a tener en cuenta por parte de los ministerios y entidades encargadas del diseño y ejecución de programas sociales, para el diseño de la focalización de los mismos. Ley 1176 de 2007 Por la cual se desarrollan los artículos 356 y 357 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Esta Ley modifica el artículo 94 de la Ley 715 de 2001 sobre focalización de los servicios sociales. Documento CONPES 117 de 2008 Actualización de los criterios para la determinación, identificación y selección de beneficiarios de programas sociales. A través de este documento el Gobierno nacional establece los lineamientos de diseño y para la implementación de la tercera versión del Sisbén. Documento CONPES 3877 de 2016 Declaratoria de importancia estratégica del Sistema de Identificación de Potenciales Beneficiarios (Sisbén IV). En este documento el Gobierno nacional establece los lineamientos técnicos, operativos y financieros para la implementación de la cuarta versión del Sisbén. Decreto 441 de 2017 “Por el cual se sustituye el Título 8 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto 1082 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional, con el fin de reglamentar el artículo 24 de la Ley 1176 de 2007 respecto del instrumento de focalización de los servicios sociales, y se dictan otras disposiciones”. Fuente: Elaboración Subdirección de Promoción Social y Calidad de Vida (SPSCV) - DNP. 4.1 GENERALIDADES DEL SISBÉN El Sisbén es uno de los instrumentos de identificación de la población pobre y vulnerable que utiliza el Estado para asignar el gasto social. El índice Sisbén se construye con base en la información obtenida a través de la aplicación de un cuestionario a los hogares (ficha de caracterización socioeconómica), mediante el cual se conocen las características de vivienda, habitabilidad y demás condiciones socioeconómicas y de calidad de vida de los hogares, y cada uno de sus miembros. En resumen, el Sisbén es un instrumento para la focalización del gasto social que utiliza herramientas estadísticas y técnicas que permiten identificar y ordenar a la población para la selección y asignación de subsidios y beneficios por parte de las entidades y programas, con base en las condiciones socioeconómicas registradas. 4.2 ¿PARA QUÉ SE USA EL SISBÉN? El Sisbén se utiliza principalmente para:
- Facilitar la clasificación de los posibles beneficiarios de programas sociales de manera rápida, objetiva,
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Página 10 de 28 VERSIÓN: 0 Sección G Educación Información de situación de educación actual alcanzada por cada uno de los integrantes del hogar registrado. Sección H Ocupación e ingresos Información de la ocupación, ingresos laborales y no laborales de los integrantes del hogar. Fuente: Elaboración SPSCV-DNP. 4.4 ¿CÓMO SE OBTIENE LA INFORMACIÓN DEL SISBÉN? La información del Sisbén se obtiene diligenciando la ficha de caracterización socioeconómica en dos fases, la primera es el levantamiento inicial de información, denominada también como fase de barrido, mientras que la segunda fase es la de operación o comúnmente llamada fase de demanda. 4.4.1 FASE DE LEVANTAMIENTO INICIAL DE INFORMACIÓN O BARRIDO Permite obtener la información socioeconómica inicial de los hogares con la que se construye la base de potenciales beneficiarios de programas sociales cada vez que se implementa una nueva versión del Sisbén. Se compone de las encuestas a hogares realizadas en las unidades de vivienda, en un operativo de recolección de información que abarca total o parcialmente cada municipio del país. 4.4.2 FASE DE OPERACIÓN DEL SISBÉN O DEMANDA Consiste en el mantenimiento de la información de la base construida en la fase anterior. En esta, los ciudadanos que lo consideren necesario podrán realizar solicitudes de actualización de la información registrada en la ficha de caracterización socioeconómica, así como solicitudes de registro por primera vez al Sisbén. Igualmente, como parte del proceso de mantenimiento de la base del Sisbén, el DNP utilizará registros administrativos, que de acuerdo con la información que suministren, validarán o actualizarán la información del Sisbén.^2 4.5 FUENTE DE ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN 4.5.1 INFORMACIÓN AUTO REPORTADA Es la información suministrada por el informante calificado en cualquiera de las fases explicadas en el numeral anterior. Para ello el ciudadano debe aceptar la declaración juramentada donde manifiesta que la información es verdadera, autoriza que sea verificada por otras fuentes de información, acepta conocer las sanciones en caso de detectar falsedad y aclara el uso y tratamiento de datos. En este último punto se informa que el DNP es el encargado de la información de acuerdo con la normatividad vigente y se menciona que su uso tiene como finalidad orientar las políticas sociales del país.
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Página 11 de 28 VERSIÓN: 0 4.5.2 INFORMACIÓN PROVENIENTE DE REGISTROS ADMINISTRATIVOS Es la información que le suministra al Sisbén entidades públicas y privadas, para hacer procesos de verificación, validación y actualización de la información auto reportada. La información de registros administrativos que actualice alguna de las variables de la ficha de caracterización socioeconómica de los hogares, será incluida dos veces al año de acuerdo con la resolución emitida por el DNP, para que los ciudadanos tengan la oportunidad de rectificar y/o aceptar su información con las actualizaciones correspondientes (ver procesos de rectificación). Derivado de esta actualización es posible que se presente un cambio en la clasificación de los hogares. 4.5.2.1 NOTIFICACIÓN PARA LA ACTUALIZACIÓN POR REGISTRO ADMINISTRATIVO La información susceptible de ser actualizada por registros administrativos será informada a los hogares durante el mes siguiente luego de la actualización a través de los siguientes medios: Inicialmente las notificaciones serán a través:
- Reporte publicado en la oficina Sisbén del municipio.
- Notificación por parte de la oficina Sisbén del municipio que se remitirá a cada domicilio registrado. Posteriormente se implementarán los siguientes canales:
- Correo electrónico o mensaje de texto al celular registrado en la ficha.
- Consulta web (portal ciudadano) Una vez notificado de la actualización, el ciudadano tendrá 3 meses a partir de la fecha para actualizar y/o corregir la información. Pasado este tiempo, la nueva clasificación derivada de la actualización será publicada. Las oficinas municipales del Sisbén tendrán la responsabilidad de garantizar que los ciudadanos sean informados de la actualización de información a través de los medios anteriormente descritos para que el ciudadano pueda verificarla y realizar el trámite que corresponda. 4.5.2.2 RECTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE REGISTROS ADMINISTRATIVOS Los ciudadanos que no estén de acuerdo con la actualización de información de su ficha de caracterización socioeconómica por registro administrativo por considerar que no refleja la realidad de su situación actual, (p.e, actualización del nivel educativo de una persona con información reportada por el Ministerio de Educación que no corresponda con el nivel educativo que realmente tiene la persona), debe tener en cuenta los siguientes pasos: a) Acercarse a la oficina del Sisbén del municipio con el soporte que indica que la información actualizada no corresponde (p.e., en el caso de nivel educativo debe presentar el certificado de la institución educativa) y demostrar cuál es la información real. b) El documento aportado por el ciudadano para rectificar el dato será remitido a la entidad competente para validar dicha información. c) Mientras la entidad hace las respectivas validaciones, el registro del hogar será marcado como caso en rectificación, tiempo en el que se mantendrá la información sin actualización, hasta tanto la entidad competente determine e informe al Sisbén la veracidad de la información reportada por el ciudadano y determine el dato que debería estar en el registro.
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Página 13 de 28 VERSIÓN: 0 En están las principales funciones de cada uno de los actores: Tabla 2. Funciones de los actores que participan en la operación del Sisbén IV Actor Funciones DNP
- Diseñar el componente metodológico del Sisbén
- Emitir los lineamientos metodológicos, de operación, tecnológicos, de imagen y comunicaciones de la herramienta.
- Administrar la base nacional garantizando la calidad de los datos a través de cruces con registros administrativos.
- Determinar los casos en verificación de acuerdo con los procesos de calidad.
- Publicar la base certificada del Sisbén para su uso.
- Capacitar y asistir técnicamente a las entidades territoriales en su funcionamiento.
- Supervisar la operación del Sisbén.
- Definir acciones de mejora en su funcionamiento.
- Asistir técnicamente a las entidades nacionales y territoriales ejecutoras de programas sociales en su utilización en los procesos de focalización. Entidades nacionales y territoriales ejecutoras de programas sociales
- Definir los enlaces responsables y técnicos que tendrán contacto con los temas relacionados con el Sisbén
- Registrar sus programas sociales en el Portafolio de Programas Sociales para acceder al Sisbén y definir reglas de intercambio de información.
- Intercambiar información con el Sisbén para su actualización y validación.
- Definir los criterios de entrada y salida de sus programas con base en el Sisbén.
- Reportar al DNP inconsistencias de la información (diferencias entre la información registrada frente a la observada en el territorio).
- Promover la actualización de la información del Sisbén periódicamente como condicionalidad para permanecer en programas sociales. Alcaldía
- Asignar un funcionario que ejerza funciones de Administrador del Sisbén.
- Disponer de la infraestructura física, tecnológica y el recurso humano para el funcionamiento de la oficina del Sisbén municipal.
- Administrar el Sisbén de su municipio siguiendo los lineamientos emitidos por el DNP.
- Atender a los ciudadanos para la recepción de solicitudes (nueva encuesta, actualización y rectificación de la información).
- Reportar las novedades de la información del Sisbén al DNP de acuerdo con los lineamientos definidos.
- Resolver los casos en verificación identificados por el DNP.
- Promover el uso de la herramienta en los procesos de focalización y como fuente para el diseño de política pública. Gobernación (^) • Asignar al funcionario que ejerza funciones de Coordinador del Sisbén.
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- Disponer de la infraestructura tecnológica y el recurso humano para cumplir con las funciones requeridas para el funcionamiento del Sisbén en los municipios.
- Asistir técnicamente a sus municipios frente a la implementación del Sisbén.
- Capacitar a los municipios de acuerdo con los contenidos producidos por el DNP.
- Supervisar la operación del Sisbén en sus municipios.
- Reportar al DNP casos que requieren supervisión.
- Promover el uso de la herramienta en los procesos de focalización y como fuente para el diseño de política pública. Fuente: Elaboración SPSCV-DNP. A continuación, se destacan unos lineamientos básicos (mínimos) para la operación del Sisbén por parte de las entidades territoriales. 5.1 CONFORMACIÓN DEL EQUIPO EN LOS MUNICIPIOS Y DISTRITOS Los municipios deben designar un administrador municipal del Sisbén. El administrador llevará a cabo las funciones relacionadas con el Sisbén incluidas en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.. Los municipios y distritos, según su tamaño, capacidad y autonomía administrativa y financiera pueden disponer de personal adicional al administrador(a) para la adecuada operación del Sisbén. Como sugerencia frente a la conformación del equipo de Sisbén en los municipios es ideal que se cuente con un equipo mínimo de trabajo permanente, conformado por: i) Administrador del Sisbén ii) Equipo encargado de atender las solicitudes iii) Encuestadores Es necesario que las personas encargadas del Sisbén en el territorio tengan las competencias y conocimientos para manejar las herramientas del Sisbén. Esto podrá garantizar la calidad de la información y orienten de la mejor manera las solicitudes de los ciudadanos. 5.2 CONFORMACIÓN DEL EQUIPO EN LOS DEPARTAMENTOS Los departamentos deben designar un coordinador(a) municipal del Sisbén. Estos actores apoyarán a las entidades territoriales en el cumplimiento de las funciones relacionadas con el Sisbén incluidas en la ¡Error! N o se encuentra el origen de la referencia.. 6 ESQUEMA DE SUPERVISIÓN EN SISBÉN Debido a que en el Sisbén participan diferentes actores con distintas competencias y compromisos, se hace necesario establecer un esquema de supervisión para su adecuado funcionamiento, donde participe tanto el DNP como las entidades territoriales, buscando asegurar que los procesos de uso y administración del Sisbén se estén realizando de acuerdo con los lineamientos emitidos. Con este propósito, se conformará un plan nacional de supervisión que será alimentado por la programación que realicen las coordinaciones departamentales de Sisbén y el DNP a nivel nacional. Para esto, cada
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Página 16 de 28 VERSIÓN: 0 Una vez realizada la solicitud se debe realizar el trámite. Mediante la asignación de las solicitudes al DMC, estas serán tramitadas a través de la aplicación SisbenAPP móvil. Si la solicitud es de nueva encuesta, esta se realizará en la vivienda; si es modificación de personas podrá realizarse desde el módulo de digitación de solicitudes de SisbenAPP Local. La calidad de la información se garantiza desde el momento de la captura, pues los aplicativos cuentan con la lógica de negocio implementada y no permiten la digitación de inconsistencias. Ver procedimiento PT-GI- 05 Procesamiento y consolidación de información. Una vez culminado este proceso, se notifica a través de la aplicación a la administración municipal el resultado del proceso con la aprobación o rechazo de la solicitud y su motivo. Acto seguido se procede a realizar las validaciones con fuentes externas para luego publicar la información certificada en máximo 6 días. 7.2 ATENCIÓN DE SOLICITUDES Todas las solicitudes deben ser realizadas en una oficina municipal del Sisbén. Para hacer una solicitud frente al Sisbén el ciudadano debe presentar su documento de identificación, con el propósito de que en la oficina del Sisbén puedan hacer la correspondiente verificación y definir el trámite a gestionar. Para estos casos, se habilitó el escaneo del documento como cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad que evita errores de digitación y garantiza la precisión de los datos personales capturados. En la Ilustración 2 se describe el flujo de este proceso. Ilustración 2. Diagrama de gestión de solicitudes
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Página 17 de 28 VERSIÓN: 0 Fuente: Elaboración SPSCV-DNP. En lo relacionado con la validación y registro de documentos de identificación de personas extranjeras en la base del Sisbén, tanto en el trámite de nueva encuesta como en el de inclusión de personas a un hogar ya registrado en la base de datos, se deben seguir los lineamientos establecidos en la guía de registro de extranjeros (Anexo 2).^4 7.2.1 ENCUESTA NUEVA La encuesta nueva se aplica en los casos en que ninguno de los miembros del hogar que realizan la solicitud se encuentren registrados en la base de datos del Sisbén. En los casos de cambio de domicilio, también se debe generar una solicitud de encuesta nueva. Para el registro de hogares nuevos se genera el proceso de ingreso de un nuevo hogar, en donde un informante calificado debe acercarse de forma presencial en la oficina municipal del Sisbén, presentando el original o copia legible de los documentos de identificación de las personas miembros del hogar, para que posteriormente la administración municipal verifique en la base Sisbén si existe algún registro de las personas del hogar. De no encontrar ningún dato se procede a generar el trámite de la solicitud para realizar la encuesta nueva en la vivienda. En el momento de solicitar el trámite el administrador del Sisbén o el funcionario a cargo entregará a la persona una copia de la solicitud, en la cual queda relacionada la persona solicitante y los integrantes del hogar que se registren en la base del Sisbén. Posterior a eso, la administración municipal del Sisbén debe programar la visita de un encuestador a la vivienda para realizar la encuesta. 7.2.2 ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN Los procedimientos que se realizan para la actualización de la información corresponden a todos aquellos trámites que son requeridos por los ciudadanos residentes en cada uno de los municipios para mantener actualizada la base de datos Sisbén. La realización de la solicitud debe hacerse de forma presencial en la oficina municipal del Sisbén presentando el documento de identificación, el cual es verificado en el sistema con el fin de confirmar la dirección de residencia del hogar al cual pertenece la persona solicitante y para definir e identificar la solicitud a realizar por el mismo. A partir de la verificación del documento de identificación es necesario por parte de la administración municipal tener claridad sobre el motivo por el cual se realizará la solicitud debido a que el sistema definirá el tipo de solicitud dependiendo del capítulo de la ficha de caracterización socioeconómica sobre el cual se requiera modificar: i. Identificación ii. Datos de vivienda iii. Datos de hogar iv. Datos de personas Cada solicitud contiene protocolos y lineamientos propios donde se definen ciertas condiciones específicas a cumplir con cada trámite. Estas condiciones se encuentran relacionadas de una manera directa y escalonada, como se muestra en la Ilustración 3 a continuación:
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Página 19 de 28 VERSIÓN: 0 7.2.2.2 DATOS DE VIVIENDA. Los procedimientos que se agrupan dentro del capítulo de “Datos de vivienda” estarán asociados a todos aquellos trámites donde los ciudadanos pueden haber solicitado inconformidad con la información de datos de vivienda, actualización de datos de vivienda o inclusión de hogares a la vivienda. a) Inconformidad con la información de los datos de vivienda: En los casos en que la persona o ciudadano manifieste no estar conforme con la información registrada en el módulo de vivienda podrá solicitar la realización de una nueva encuesta. La administración municipal debe informar al ciudadano que como resultado de esta nueva encuesta y de acuerdo con la recolección de la información, se efectúa el proceso de ordenamiento según la metodología establecida. Si el ciudadano manifiesta nuevamente su inconformidad con la información registrada en la nueva encuesta, sólo podrá solicitar una actualización trascurridos seis (6) meses como se menciona como se menciona en el Artículo 2.2.8.3.1. del Decreto 441 del 2017. En esta solicitud, todas las personas del hogar que solicitan la actualización deben residir en el municipio y en la misma dirección de residencia que aparece registrada en la base de datos de Sisbén. Para la realización de la encuesta nueva por inconformidad con la información registrada, el solicitante puede contar con el acompañamiento de la Personería Municipal o Distrital para garantizar la adecuada aplicación del procedimiento establecido. b) Actualización de datos de vivienda: En los casos en que sea requerido el realizar una actualización de alguna de las preguntas pertenecientes a la sección de datos de vivienda, se generará el trámite de encuesta nueva para recolectar y poder validar presencialmente los datos de las preguntas de vivienda, además permitirá generar una actualización general del hogar o los hogares que hacen parte de la vivienda. c) Inclusión de hogares a la vivienda: En los casos en que sea requerido realizar una actualización por nueva conformación de un hogar dentro de la misma vivienda se generará el trámite de encuesta nueva para recolectar los datos del hogar existente y del nuevo hogar o nuevos hogares registrados al momento de realizar la encuesta en la vivienda, esto con el fin de mantener la información lo más actualizada posible. Al finalizar el trámite de las solicitudes será necesario entregar a las personas una copia de la solicitud, en la cual queda relacionada la persona solicitante y los integrantes del hogar que se registrarán o actualizarán en la base del Sisbén. 7.2.2.3 DATOS DE HOGAR El procedimiento que se realiza en este tipo de solicitudes se refiere a trámites relacionados con la actualización o corrección de los datos del hogar, es decir, se efectuarán las preguntas relacionadas al hogar especificadas en la sección C de la ficha socioeconómica del Sisbén IV, y de forma escalonada se continuará con las siguientes secciones las cuales permiten realizar la actualización de los datos de las personas miembros del hogar. Una vez realizado el trámite de la solicitud hecha por el ciudadano siempre será necesario entregar a la persona una copia de la solicitud, en la cual queda relacionada la persona solicitante y los integrantes del hogar que se registrarán o actualizarán en la base del Sisbén.
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7.2.2.4 DATOS DE PERSONAS.
Los procedimientos que se clasifican dentro de este tipo de solicitudes se refieren a trámites relacionados con: a) Actualización de personas: En los casos en que la persona o ciudadano requiera realizar corrección o actualización de datos básicos, como un cambio en el documento de identidad, tipo de identificación, nombres y/o apellidos, empleo, nivel de educación o cualquier novedad que sufran las preguntas dentro de las secciones de personas y que puedan ser demostradas, se debe efectuar una solicitud de modificación de datos de personas con la presentación del documento de identidad y una copia como soporte. Secciones D, E, F, G y H. b) Inclusión de personas: En los casos en que la persona o ciudadano requiera tramitar el ingreso de uno o varios nuevos miembros para el hogar se debe efectuar una solicitud de modificación de datos de personas, presentando los documentos de identificación. Es importante tener presente que se puede solicitar la inclusión de máximo dos (2) personas. Al solicitar la inclusión de tres (3) o más personas el trámite que se generará es una encuesta nueva, que permitirá validar el cambio que ha generado en el hogar el incluir estos nuevos miembros. Secciones D, E, F, G y H. c) Retiro de personas, hogar o ficha: En los casos en que la persona o ciudadano requiera tramitar el retiro de una persona miembro del hogar, del hogar por completo o de la ficha, la solicitud debe ser presentada por un informante calificado residente habitual del hogar, anexando su documento de identidad. Para el retiro de personas mayores de 18 años se solicita que la persona que se va a retirar de la ficha lo haga personalmente en la oficina del Sisbén, de no ser posible entonces que haga llegar una autorización firmada de su retiro con uno de los miembros del hogar mayor de 18 años. Con esto se evita que se realicen retiros no deseados al interior de los hogares. Según el trámite de las solicitudes será necesario entregar a las personas una copia de la solicitud, donde se relaciona a la persona solicitante y los integrantes del hogar que se registrarán o actualizarán en la base del Sisbén. 7.3 CONTROL DE CALIDAD El control de calidad de la información se realiza en dos momentos, un primer momento se da en la captura de la información desde el DMC (SisbenAPP Móvil) o desde el módulo de digitación de solicitudes del sistema local, que será luego transmitida por el territorio al DNP, y un segundo momento en DNP al realizar el proceso de consolidación de la base nacional, depuración y certificación de los registros. Los aspectos evaluados en cada uno y los tiempos de respuesta son diferentes: 7.3.1 LOCAL Primer filtro: en este primer momento se evalúa la consistencia de la información, su completitud y estructura. Una vez es trasmitida la solicitud y en los casos en los que se encuentre algún problema en los aspectos antes mencionados, se notifica automáticamente al administrador sobre el problema encontrado. De no encontrarse ninguno, la solicitud continúa en el flujo para el proceso de consolidación en donde se aplica el segundo filtro. Ver procedimiento PT-GI-05 Procesamiento y consolidación de información.