MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INGRESOS, Guías, Proyectos, Investigaciones de Contabilidad Empresarial

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MANUAL DE

PROCEDIMIEN

TO DE

INGRESOS

INTRODUCCIÓN:

Este Manual de Procedimientos tiene como finalidad de servir como un instrumento de apoyo y mejora Institucional. Comprende información, ordenada, clara, precisa y secuencial; detallando las actividades a realizar, también contiene las responsabilidades, políticas, funciones, sistemas y procedimientos todo esto para saber cómo se obtienen ingresos en el Hotel. Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la medida que se presenten variaciones en la ejecución de los procedimientos, en la normatividad establecida, o bien en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo, con el fin de cuidar su vigencia operativa. OBJETIVOS:  Servir de instrumento de apoyo técnico administrativo en el funcionamiento institucional.  Conocer la forma detallada y secuencial de como desarrollan las actividades y tareas asignadas a las áreas de trabajo.  Contar con las bases para elaborar la propuesta de procedimientos que permitan simplificar los métodos de trabajo, evitar retrocesos, cuellos de botella, disminuir los desperdicios de recursos en el desarrollo de las actividades, para lograr una mayor eficiencia en los procesos operativos.  Servir de base para la orientación del personal de nuevo ingreso, al proveerle la herramienta técnica que facilite su incorporación al puesto de trabajo.  Cumplir con las normas que regulan el control interno administrativo, mediante la ejecución de procesos, la observancia de normas y logro de metas y objetivos, que conduzcan a la eficiencia y eficacia institucional.  Mejoramiento continuo. TERMINOLOGIA:

 Control interno:

Es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos y métodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a cargo, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una entidad pública. Se fundamenta en una estructura basada en cinco componentes funcionales:

1. Ambiente de control
2. Evaluación de riesgos
3. Actividades de control gerencial
4. Información y comunicación
5. Supervisión

 Sistema:

Un sistema es un conjunto de elementos relacionados entre sí que funciona como un todo.

 Empresa:

Unidad formada por un grupo de personas, bienes materiales y financieros, con el objetivo de producir algo o prestar un servicio que cubra una necesidad y por el que se obtengan beneficios.

 Se realizará el depósito del efectivo existente en caja, al día siguiente luego de realizar el arqueo.  El dinero receptado en caja por el concepto de ventas, deberá ser depositado de forma: íntegra e inmediata; a la cuenta correspondiente.  Todas las recepciones de dinero deberán ser respaldadas con un informe y copia de la factura acorde a la numeración.  Todos los pagos que se realicen a través de cheques y transferencias bancarias, deberán ser autorizados por el Gerente.  La chequera deberá estar a cargo de la gerente o la persona que se designe.  Las cuentas bancarias estarán registradas con la firma de la gerente.  Los cheques anulados se deberán archivar junto al comprobante de egreso.  Se realizarán conciliaciones bancarias mensualmente a los estados de cuenta de la empresa con los saldos bancarios en libros.  Las conciliaciones bancarias las realizará una persona independiente del responsable del manejo de la cuenta y este será elaborada por el área de contabilidad.

DIARIO DE SALIDA DE ALMACEN

DIARIO DE INGRESOS O DEPOSITOS AL BANCO

 Los resultados de las conciliaciones bancarias deberán de presentarse a la Gerencia de la empresa, informando las novedades y se archivarán en conjunto con los estados de cuenta.  Toda venta que realice la empresa deberá de estar respaldada por su correspondiente factura. En caso de que los encargados de ventas realicen esta operación sin emitir el correspondiente comprobante, se le aplicará una sanción económica determinada por la Gerencia.  Para la elaboración de los Estados Financieros, serán utilizados todos los registros realizados en el periodo.  Los estados financieros a realizar en un futuro por el departamento de Contabilidad serán:  Estado de Situación Financiera  Estado de Resultado Integral  Estado de Flujo de Efectivo  Nota a los Estados Financieros.  Todos los auxiliares y el contador, así como el Gerente tienen prohibido la divulgación de la información contable de la empresa. 

LIBRO DE INVENTAROS Y BALANCES

LIBRO MAYOR

entrega de los comprobantes de caja y la reposición del fondo fijo respectivo. 4- Los comprobantes de caja deberán: a. Formularse para todos los pagos b. Numerarse progresivamente c. Firmarse por las personas que reciben el dinero d. Formularse con tinta o de cualquier otra forma que se dificulte su alteración e. Expresar la cantidad con número y letra f. Autorizarse antes de su pago por la persona facultada para ello 5- Los pagos del fondo fijo deberán limitarse hasta la cantidad que delimite la empresa, 6- Todos los comprobantes antes de ser pagados deben ser inspeccionados por el contador. 7- Periódicamente y por sorpresa, deberán hacerse arqueos del fondo fijo por alguna persona independiente a los registros de contabilidad. El arqueo debe ser comunicado a la dirección de la empresa.  BANCOS Se carga

1. De todos los depósitos.
2. De las cantidades que abone el banco por concepto de cobranzas, prestamos, descuentos, traspasos, etc.

Se abona

1. De todos los cheques expedidos
2. De todos los cargos que efectúe el banco en la cuenta, por concepto de devoluciones descontadas, intereses, comisiones, etc. Su saldo Por lo regular es deudor, representa la cantidad de dinero disponible en banco, en una fecha determinada.  Reglas de control interno
3. Los movimientos de bancos deberán estar analizados por cada uno de los diferentes bancos con que opera la empresa.
4. Los saldos deberán comprobarse diariamente contra el control de disponibilidades.
5. El departamento de contabilidad deberá formular mensualmente las conciliaciones de los saldos que reporten los estados de cuenta de los bancos con los libros; y procederá a correr en libros los ajustes que resulten con motivo dela citada conciliación, investigando aquellas partidas que quedaron pendientes. Esta conciliación deberá formularse con base en los registros de contabilidad.  HUÉSPEDES Se carga 1. Por todas las ventas de habitaciones, consumos en restaurantes, lavandería, tintorería efectuados por cuenta de huéspedes.

REMBOLSOS

4. Por lo menos una vez a la semana, el departamento de contabilidad deberá hacer la comprobación que se señala en el punto anterior.  PARTICULARES (CLIENTES) Se carga
5. Del traspaso de la cuenta de huéspedes, por créditos otorgados o consumos de particulares. Se abona
6. Por los pagos parciales o totales.
7. Por cancelaciones de algunas de las cuentas, cuando proceda su cancelación, con cargo a la reserva de cuentas incobrables. Su saldo Deudor analizado por el mayor auxiliar correspondiente, representa los cargos de particulares que, están autorizados para otorgar crédito.  Reglas de control interno
8. El saldo de la cuenta deberá ser analizado por los nombres de las tarjetas y amparados por la copia de la liquidación formulada a las empresas o instituciones correspondientes.
9. Mensualmente deberá formularse una relación de saldos anotando la antigüedad de estos, comprobando el total que arroje dicha relación contra la cuenta de mayor.

FORMATO DE VENTAS

Se debe realizar un registro de las ventas que se afectan. FORMATO DE DESCUENTO

CUENTAS DE PASIVO

 IMPUESTOS POR PAGAR

Se abona

1. Por el importe de los impuestos acumulados por pagar que se determinen al final del mes. Se carga
2. Por los pagos de los impuestos que hayan sido abonados previamente a esta cuenta. Su saldo Acreedor, representa el pasivo a cargo de la empresa por concepto de impuestos.  Reglas de control interno
3. Deberán establecerse tarjetas auxiliares para el control de cada tipo de impuestos, la suma de los saldos de dichas tarjetas debe ser igual al total que acuse la cuenta control.
4. Mensualmente deberá obtenerse una relación que exprese l tipo de impuestos y el saldo de cada uno. La suma de esta relación deberá ser igual en todo caso, al importe del saldo que acuse la cuenta control.  DEPÓSITOS PARA RESERVACIONES. (ANTICIPO DE CLIENTES) Se abona
5. Por las remesas de dinero efectuadas por los huéspedes. Se carga
6. Por las aplicaciones a la cuenta de huéspedes.

Se carga

1. Exclusivamente por su traspaso a la cuenta de pérdidas y ganancias al terminar el ejercicio. Su saldo Acreedor, representa el total acumulado de ventas en el ejercicio, llevándose el análisis por líneas de acuerdo a las subcuentas establecidas en el catálogo.  OTROS INGRESOS Se abona
2. De los ingresos obtenidos por conceptos distintos de ventas, separándose en gravables y no gravables, para efectos del pago de IVA. Se carga 1. Exclusivamente por su traspaso a la cuenta de pérdidas y ganancias al terminar el ejercicio_._ Su saldo Acreedor, representa el total acumulado en el periodo o ejercicio por concepto de ingresos distintos de ventas.