Manual de procedimientos básicos exigidos por ISO 9001 en un SGC, Guías, Proyectos, Investigaciones de Industria y Comercio

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PROCEDIMIENTOS

MÍNIMOS GENERALES

DEL SGC ISO 9001:

El presente documento fue desarrollado por la Abogado Paola Hernández y el Ingeniero Isaac Guillén, ambos profesionales prestados al ejercicio dentro del campo del comercio internacional, sumando en conjunto más de 10 años de experiencia y contando con una reciente formación en el campo de Auditoría Interna de Sistemas de Gestión de Calidad, actividad desarrollada por FONDONORMA. Apegados a las exigencias gubernamentales, y a solicitud de un grupo de pequeñas empresas, desarrollaron una metodología basada en las normas ISO, principalmente en la familia 9000: 9000, 9001, 19011; pero apoyándose en otros documentos como por ejemplo la ISO 31000. Los procedimientos y principios planteados a continuación provienen de la adecuación de las normas antes mencionadas a empresas del sector marítimo, y fueron desarrollados de manera sencilla a fin de que puedan ser incorporados a los procesos de cualquier organización del sector, haciendo sólo pequeños ajustes, lo cual eleva la eficiencia.

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PRESENTACIÓN

facturas consulares desaparecieron c asi por completo de la escena. En los años hasta 1979 - con el 50 aniversario de la empresa, el contador celebro su entrada victoriosa y con él, una expansión son precedentes en el volumen del transporte. Desde principios de los años 80 se establecieron oficinas en América Latina, se ampliaron las relaciones con Asia, África y Australia, se construyeron nuevos medios de transporte y se constituyeron nuevas filiales especializadas en el flete aéreo. Se desarrollo una red de agentes a nivel mundial. Hoy Schryver está representado en todo el mundo con la atención personalizada que nuestros clientes esperan de una agencia de transporte independiente, administrada por el propietario, que realmente pone algo en movimiento. Todo el grupo se compone actualmente de 8 empresas con 17 oficinas y aproximadamente 220 empleados alrededor del mundo. Sin nuestro personal dedicado, todos estos éxitos y el continuo crecimiento no hubieran sido posibles. Porque siempre son las personas, las que hacen de las empresas lo que son hoy y lo que serán el día de mañana. MISIÓN Ser una organización dedicada a ofrecer la mejor experiencia de un servicio de logística en transporte y manejo de la carga (segura, confidencial y puntualidad), aplicando las mejores hábiles en el desarrollo de nuestros procesos y contando con un equipo Humano altamente calificado, con el propósito de superar las exigencias de nuestros clientes.

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IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

VISIÓN

La Visión de Schryver es, ser los Consolidadores de Carga de mayor confiabilidad, prestigio y proyección a nivel nacional como internacional, con eficiencia y puntualidad. OBJETIVOS

1. Encontrar las soluciones óptimas para su importación.
2. Proporcionar todo el servicio necesario en logística de transporte para el manejo de la carga. Puerta a puerta, con la seguridad de que el cliente quede complacido en su totalidad. ORGANIGRAMA

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IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Para la determinación del alcance en la Organización se tomó en consideración las cuestiones externas e internas de la organización, los requisitos de las partes interesadas pertinentes y los servicios que la organización presta a sus clientes. El alcance del sistema de gestión de calidad de SCHRYVER DE VENEZUELA abarca: las operaciones que son realizadas antes, durante y después de la llegada de cargas consolidadas a la Zona Primaria Aduanera venezolana. No obstante, lo anterior, quedan excluidos del SGC de la organización, los siguientes puntos: a) 7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones. Para la Organización, la trazabilidad de las mediciones no es un requisito aplicable, por cuanto, en la prestación de sus servicios no emplean equipos de calibración. b) 8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios. La Organización no realiza ningún proceso de diseño para la prestación del servicio de consolidación. Por lo tanto, este apartado de la norma ISO 9001:2015 queda excluido de su

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ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN

SCHRYVER DE VENEZUELA es una empresa dedicada a la logística internacional de mercancías. Cuenta con un personal altamente calificado y el respaldo de la Corporación Schryver, con sede en Alemania. Apalancados en un robusto sistema informático y con fuertes valores insitucionales, SCHRYVER DE VENEZUELA busca brindar un servicio óptimo a todos sus clientes sin descuidar su estrecha relación con las partes interesadas. SCHRYVER DE VENEZUELA utiliza un proceso de Mejora Continua y se compromete con el mantenimiento del mismo, baji un enfoque basado en procesos y con orientación hacia el cliente.

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POLÍTICA DE CALIDAD

Proveedores No Críticos: Se refiere a aquellos proveedores cuyo producto o servicio no tienen gran impacto en la realización del servicio. La falta, omisión o retraso del proveedor no tiene relevancia para la ejecución o cumplimiento de las funciones propias de la Organización. Evaluación de Proveedores: Método mediante el cual se determina el cumplimiento de aspectos técnicos, administrativos y de calidad de un proveedor. Reevaluación de Proveedores: Proceso mediante el cual se vuelve a evaluar a un proveedor para hacer seguimiento a su desempeño y determinar su permanencia como proveedor de la institución. IMPORTANCIA EN LA SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES El tema de selección de proveedores es un proceso que está presente en toda organización, debido a que es necesaria la adquisición de bienes y servicios tales como maquinaria, materia prima, servicios de limpieza, etc.; por lo que este proceso debe ser enfocado a la búsqueda de calidad. Es conocido en la mayoría de las organizaciones que el departamento de compras o proveeduría es el encargado de realizar la búsqueda y selección de proveedores que mejor se adecuen a las necesidades de la organización. La clave en la selección de los proveedores de un producto o servicio recae en la importancia de saber qué criterios utilizar para seleccionarlos, ya que se debe tomar en cuenta que tipo de impacto tendrán los productos o servicios que ofrecen y si este será

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PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

un impacto positivo con la productividad, calidad y competitividad de la organización misma. La búsqueda y selección de proveedores puede darse por diferentes causas, ya sea porque la organización inicia operaciones y no cuentan con proveedores, la organización ya posee proveedores, pero estos no le satisfacen sus necesidades y requieren de mejor calidad, o se desea ampliar la cartera de proveedores para que la organización tenga un parámetro de comparación y observar si se desea cambiar. IDENTIFICACIÓN DE POSIBLES PROVEEDORES Esta constituye la primera etapa para la selección de proveedores cuyo propósito es establecer una lista de las empresas que fabrican los diferentes productos acordes a las necesidades de las organizaciones para solicitarles información de la empresa. Una vez se tiene la información de los proveedores, se procede a la selección de los más adecuados, tomando en cuenta los criterios seleccionados para poder reducir la cantidad de proveedores. Un punto recomendable es no tener a un solo proveedor, debido a que si esta falla la organización no se queda desabastecida. SELECCIÓN DE PROVEEDORES Involucra una búsqueda exhaustiva de todos los posibles proveedores y se deben eliminar uno a uno conforme a la lista de criterios y diversas consideraciones, hasta reducir a unos pocos a los cuales se les solicitará una cotización. Se seguirá el siguiente esquema 1.

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PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Descripción del proceso de selección a) Búsqueda de Información Es aquí donde se toma en cuenta todas las fuentes de información existentes para poder localizar dichas empresas. Entre éstas sitios web, recomendaciones, prensas, directorios telefónicos, etc. b) Validar Información Teniendo lista una recopilación de los posibles proveedores se inicia el contacto directo o vía telefónica para solicitar citas con encargados de ventas o enviar correspondencia solicitando la información necesaria para nuestra selección de proveedores según los siguientes aspectos:  Reputación  Situación económica  Localización  Tamaño  Facilidades de pago  Cantidades mínimas que fabrica  Rapidez en la entrega (order lead time)  Servicio postventa y garantías  Experiencia  Certificaciones  Relación calidad-precio  Cualquier otro de acuerdo a la necesidad de la empresa

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PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

c) Evaluación y selección del proveedor En este punto, se recomienda elaborar una ficha por proveedor, una base de datos y un cuadro comparativo de las condiciones de compra y sus características, de esta forma se puede tomar una decisión de manera más fácil para que el proveedor forme parte del panel de posibles proveedores de la organización. d) Cumplimiento de Expectativas En este momento verifica el encargado de compras si cumple las expectativas el proveedor en cuanto a los criterios solicitados por la organización es ahí donde pasa a formar parte en el registro en la base de datos de los posibles proveedores ya que es el momento de la decisión en la cual se termina la información del proveedor si no cumple las expectativas o pasa al proceso de registro de proveedores para seleccionar al que más conviene. e) Registro de Proveedores y elección de los más convenientes Se coloca en la tarjeta del proveedor los puntos evaluados y en los cuales la organización está conforme con la información obtenida y se eligen los proveedores que nos pueden suministrar pueden ser mínimo 3 dependiendo del producto o servicio que necesitemos f) Creación de Base de Datos Es la parte en la que tomamos la información de los proveedores seleccionados para completar con datos de empresa, productos que suministra, etc.

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PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Se registran los datos de la calificación obtenida por cada proveedor, en cada despacho, asignando una calificación de Uno (1) a Cinco (5). Dónde: 1: Deficiente 2: Regular 3: Bueno 4: Muy bueno 5: Excelente El promedio de las calificaciones obtenidas por el proveedor en cada criterio, se trasladan al registro de proveedor donde se multiplica por el factor de ponderación, para obtener una calificación final. El porcentaje total de calificación obtenido se ubicará en uno de los siguientes rangos, para establecer el estado del proveedor calificado. RANGO ESTADO Mayor o igual a 90% APROBADO Entre 70 y 89 % CONDICIONADO Menor a 70% DESCARTADO CONTROL DEL DOCUMENTO Ver. Observaciones / Modificaciones Fecha 1 Establecimiento del Procedimiento 26/09/

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PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

OBJETIVO

Establecer la metodología para llevar a cabo el control de la información documentada mínima exigida por la Norma ISO 9001:201 5. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a toda documentación y registros del SGC: a. Documentación externa:

• Normativas aplicables.
• Manuales Técnicos.
• Otra documentación externa: catálogos proveedores, certificados, etc. b. Documentación interna:
• Manual de Gestión de la Calidad.
• Manual de Procedimientos.
• Instrucciones Técnicas
• Otra documentación interna. c. Registros:
• Todos aquellos formularios que contengan información correspondiente a cada procedimiento del Sistema de Gestión de Calidad se consideran un registro.

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS

 Pruebas de aptitud para el propósito de monitorear y medir los recursos (cláusula 7.1.5.1).  Evidencia de la base utilizada para la calibración de los recursos de monitoreo y medición (cuando no existen normas internacionales o nacionales) (cláusula 7.1.5.2).  Evidencia de competencia de la (s) persona (s) que realiza un trabajo bajo el control de la organización que afecta el desempeño y la eficacia del SGC (cláusula 7.2).  Resultados de la revisión y nuevos requisitos para los productos y servicios (cláusula 8.2.3).  Registros necesarios para demostrar que se han cumplido los requisitos de diseño y desarrollo (cláusula 8.3.2)  Registros de insumos de diseño y desarrollo (cláusula 8.3.3).  Registros de las actividades de los controles de diseño y desarrollo (cláusula 8.3.4).  Registros de productos de diseño y desarrollo (cláusula 8.3.5).  Cambios de diseño y desarrollo, incluyendo los resultados de la revisión y la autorización de los cambios y acciones necesarias (cláusula 8.3.6).  Registros de evaluación, selección, seguimiento de desempeño y reevaluación de proveedores externos y cualesquiera y acciones derivadas de estas actividades (cláusula 8.4.1)  Evidencia de la identificación única de los productos cuando la trazabilidad es un requisito (cláusula 8.5.2).

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS

 Registros de propiedad del cliente o proveedor externo que se pierde, dañe o se encuentre que no es adecuado para el uso y de su comunicación al propietario (cláusula 8.5.3).  Resultados de la revisión de cambios en la producción o prestación de servicios, las personas que autorizan el cambio y las acciones necesarias (cláusula 8.5.6).  Registros de la liberación autorizada de productos y servicios para entrega al cliente, incluidos los criterios de aceptación y trazabilidad a la persona autorizada (cláusula 8.6).  Los registros de las no conformidades, las acciones realizadas, las concesiones obtenidas y la identificación de la autoridad que decide la acción respecto de la no conformidad (cláusula 8.7).  Resultados de la evaluación del desempeño y la efectividad del SGC (cláusula

 Evidencia de la ejecución del programa de auditoría y de los resultados de la auditoría (cláusula 9.2.2).  Evidencia de los resultados de los exámenes de la dirección (cláusula 9.3.3).  Evidencia de la naturaleza de las no conformidades y de las acciones subsiguientes (cláusula 10.2.2);  Resultados de cualquier acción correctiva (cláusula 10.2.2)

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS