Procedimiento para la evaluación de desempeño en Marketing Plus S.A DE C.V, Tesis de Evaluación del Desempeño

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MANUAL DE EVALUACIÓN DEL

DESEMPEÑO

EMPRESA “MARKETING PLUS” S.A. DE C.V.

11 DE MARZO DE 2021, APIZACO,

TLAXCALA

Contenido

• INTRODUCCIÓN
• OBJETIVO GENERAL
• OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• JUSTIFICACIÓN
• POLÍTICAS DE OPERACIÓN
• PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
  • Diagrama de flujo
  • Descripción del procedimiento
  • Fundamentos legales
  • Documentos de referencia para el proceso de evaluación...........................................................
  • Alcances y finalidad de la evaluación
  • Grupos a evaluar
  • Método de evaluación del desempeño (mixto)
  • Rangos de ponderación.................................................................................................................
  • Personas que intervienen en el procedimiento de evaluación.....................................................
• Guía para el evaluador
  • ➢ Procedimiento para calificar la evaluación
  • de realizar la evaluación. ➢ Como llenar de manera correcta el instrumento de evaluación del desempeño al momento
  • ➢ Recomendaciones para aplicar la evaluación
    • de evaluarlos. ✓ No involucrar sentimientos o pensamientos propios a cerca de los trabajadores a la hora
    • ✓ Problemas que se deben evitar al momento de aplicar la evaluación del desempeño.
• OTRAS DISPOSICIONES
  • Causas o razones justificables para no ser evaluado:
  • Periodo de aplicación de la evaluación:
• Presentación de resultados
• Glosario
• Anexos

Al finalizar, por lo anterior el documento contiene: su objetivo, así como su justificación de su realización, los fundamentos legales, políticas de operación, descripción del procedimiento, una guía para el evaluador, otras disposiciones, la presentación de resultados, un glosario y por último los anexos.

OBJETIVO GENERAL

Ofrecer una guía del proceso y factores para medir el rendimiento y el comportamiento del personal en su puesto de trabajo y de manera general en la organización; con la finalidad de obtener una valoración conforme al nivel de contribución a los objetivos de la empresa.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

➢ Verificar el cumplimiento de los objetivos y los estándares individuales en cuanto a servicio al cliente, cantidad y calidad del trabajo. ➢ Valorar periódicamente la importancia del aporte individual de cada trabajador y de las unidades o grupos de trabajo. ➢ Medir y determinar con precisión el rendimiento de los trabajadores y sobre esa base asignar bonificaciones e incentivos. ➢ Reforzar el uso de los métodos de evaluación como parte de la cultura organizacional. ➢ Mejorar la relación superior y subordinado, al verificar el desempeño individual. ➢ Prever información de retroalimentación para mejorar el comportamiento laboral de los trabajadores. ➢ Proporcionar datos para efectuar promociones de los colaboradores a puestos o cargos de mayor nivel. ➢ Detectar necesidades de capacitación de los colaboradores.

JUSTIFICACIÓN

Proporcionar una herramienta que ayude a la organización, a obtener una descripción exacta y confiable de la manera en que el trabajador desarrolla sus actividades; El propósito del presente Manual es apoyar al trabajador y jefe para conocer el rendimiento y desempeño de cada colaborador, por lo cual este manual ha sido elaborado mediante una metodología que permita la flexibilidad para su modificación y/o actualización, de acuerdo con las políticas que emita la empresa. A la vez, es preciso observar el desempeño del trabajador a través de una evaluación periódica que permita determinar su rendimiento y las herramientas que lo ayudarán a corregir en caso que este no sea satisfactorio. De esta manera consolidar un compromiso con el trabajador para su mejora constante y el servicio prestado al usuario interno y externo de la organización. Este Manual debe ser dado a conocer a todos los involucrados en el proceso de Evaluación del Desempeño, para su apropiación, uso y operación. Las áreas de la empresa deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión.

PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Diagrama de flujo

Inicio La gerencia de RRHH designa los aspectos a evaluar La gerencia de RRHH designa la evaluación por el método mixto mixta El comité notifica a los empleados sobre la evaluación Elaboración de los 2 tipos de formatos Se aplica la evaluación El comité de evaluación recolectara los datos Con los datos obtenidos el comité determinara el puntaje de cada colaborador El comité evaluador elaborara el informe donde presentara los resultados obtenidos La gerencia de RRHH planea las estrategias en base al informe recibido El auxiliar de RRHH ejecutara la planeación de la gerencia de RRHH Fin El comité de evaluación programara las entrevistas de retroalimentación.

Descripción del procedimiento

Paso 1: Aspectos a evaluar El Gerente de RRHH identificara las competencias, tareas, conocimientos y objetivos que se evaluaran en cada puesto de trabajo. Esto en un periodo de 1 día. Se tendrán en cuenta los siguientes factores: ❖ Desempeño laboral: Mide la efectividad, conocimiento, eficacia y calidad de su trabajo. ❖ Responsabilidad: Mide el grado de cumplimiento de sus obligaciones y compromiso con la empresa. ❖ Creatividad e Iniciativa: Mide la contribución efectiva del trabajador o la resolución de problemas en el desarrollo normal de su función de procurar de un mejor desempeño. ❖ Servicio al cliente: Mide la atención ofrecida al cliente antes, durante y después de su adquisición. ❖ Liderazgo: Mide la manera de guiar a sus subordinados, para lograr los objetivos establecidos. Paso 2 : Indicadores a evaluar El Gerente de RRHH designara el tipo de evaluación que se aplicara a los colaboradores, en este caso se aplicara una evaluación mixta. Esto en un periodo de 1 día. Paso 3 : Elaboración de formatos El Auxiliar de RRHH realizara los formatos que serán utilizados en la evaluación. Se elaborarán 2 formatos uno para la plantilla de operación y otro para la plantilla administrativa. Esto en un periodo de 1 día. Paso 4 : Notificación de la evaluación El Comité de Evaluación dará previo aviso a los colaboradores que se realizará una evaluación que tendrá una duración de 10 días, esto a través de una circular. Esta circular permanecerá publicada durante 2 días en el comedor.

Paso 9 : Entrevista de retroalimentación El Comité de Evaluación será el encargado de programar las entrevistas de retroalimentación. Esto en un periodo de 2 días. Paso 10 : Entrega y planeación El Gerente de RRHH recibirá el informe y planeara las estrategias que serán aplicadas. Posteriormente el Auxiliar de RRHH ejecutara dicha planeación. En un periodo de 8 días.

Fundamentos legales

• Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos
• Ley federal del trabajo (LFT)
• Ley general de publicidad
• Ley orgánica de protección de datos de carácter personal Normativas:
• Normativa – STPS
• ISO 9001 Programación de entrevistas Categoría del puesto Categoría de la evaluación Programación de entrevistas Horas Gerente de R.R.H.H. A Dia 1 1 Hr Gerente de finanzas A 1 Hr Gerente de MKT A 1 Hr Gerente de diseño e innovación A 1 Hr Auxiliar de R.R.H.H. B Dia 2 1 Hr Auxiliar finanzas B 1 Hr Auxiliar de MKT B 1 Hr Auxiliar de diseño e innovación B 1 Hr

Documentos de referencia para el proceso de evaluación

• Manual de descripción de funciones: Este documento es el resultado del estudio de los puestos de trabajo, imprescindible, para llevar a cabo la correcta gestión de las personas.
• Manual de organización: Es un documento técnico normativo de gestión institucional donde se describe y establece la función básica, las funciones específicas, las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así como los requisitos de los cargos o puestos de trabajo.
• Manual de cedulas de puestos: El Manual de Descripción de Puestos es una herramienta administrativa que describe las actividades (tareas) y las responsabilidades de los puestos que existen en la institución, así como también sus interrelaciones internas y externas, el perfil que se requiere para aspirar a un puesto.
• Manual de procedimientos: Es un documento del sistema de Control Interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones
• Manual interno de la empresa: Es una serie de normas obligatorias que deben ser cumplidas por el empleado y empleador simultáneamente. Este se refiere a un acuerdo bilateral, dentro del cual los trabajadores y los patrones deben cumplir ciertos estatutos al laborar en una empresa o establecimiento.

Alcances y finalidad de la evaluación

El alcance de una evaluación del desempeño es considerado aplicable a todo el personal de la organización:

• Gerente General: El gerente general hace referencia a cualquier ejecutivo que tenga la responsabilidad general de administrar los elementos de ingresos y costos de una compañía. Frecuentemente, el gerente general es también responsable de liderar y coordinar las funciones de la planificación estratégica.

Finalidad de la evaluación: La evaluación del desempeño tiene como finalidad comprobar el grado de cumplimiento de los objetivos del empleado en la empresa, así como efectuar la medición del potencial humano en el desarrollo de sus tareas o actividades asignadas, estableciendo criterios y estándares para medir la productividad de los trabajadores. Para implementar medidas correctivas como es el caso de algunos planes de capacitación y otros factores como incentivos y un diagnóstico de clima laboral.

Grupos a evaluar

La empresa Marketing Plus dividirá a sus colaboradores en dos categorías para poder evaluar el desempeño de acuerdo a sus funciones. A continuación, se muestran las categorías a evaluar: Categoría del puesto Categoría de la evaluación Gerente general A Gerente de R.R.H.H. A Gerente de finanzas A Gerente de MKT A Gerente de diseño e innovación A Auxiliar de R.R.H.H. B Auxiliar finanzas B Auxiliar de MKT B Auxiliar de diseño e innovación B

Método de evaluación del desempeño (mixto)

El método de evaluación mixto se refiere a la utilización de varios métodos al mismo tiempo, de esta manera nos podemos acercar más a las condiciones específicas de la empresa. Nuestro método consiste en combinar el Método de Frases Descriptivas y el Método de Elección Forzada, basándonos en factores que son medibles. Esto consiste en evaluar el desempeño de las personas por medio de frases que describen el tipo de desempeño individual. Cada bloque está compuesto por dos, cuatro o más frases.

Las frases para evaluar al trabajador se encuentran en factores positivos representados en color verde y los factores negativos se encuentran representados en color rojo, por lo cual el evaluador está obligado a determinar la frase que relacione el desempeño del evaluado. Para ello se presentan columnas con el signo de “+” y signo “- “, Si el factor es positivo (verde) el evaluador debe colocar una “P” en la columna (+ o - ) “. Si el factor es negativo (rojo) el evaluador debe colocar una “N” en la columna (+ o - ) según sea el desempeño del trabajador. Estructura:

• Los bloques están formados por frases de significado positivo y significado negativo.
• El supervisor o el evaluador, al juzgar al empleado, escoge las frases que más se aplican al desempeño del evaluado. Ventajas del método de elección forzosa:
• Proporciona resultados confiables y exentos de influencias subjetivas y personales porque elimina el efecto de la generalización.
• Su aplicación es simple y no exige preparación previa de los evaluadores

Rangos de ponderación

Valoración Cualitativa Evaluación Cuantitativa Excelente 95 - 100 puntos Muy bueno 85 - 94 puntos Bueno 70 - 84 puntos Regular 50 - 69 puntos Deficiente 20 - 49 puntos

Guía para el evaluador

➢ Procedimiento para calificar la evaluación

1. Para empezar a calificar reúnanse todo el Comité de Evaluación para facilitar la tarea. 2. Busque un lugar cómodo y asegúrese de no ser interrumpido durante un período de tiempo suficiente para revisar y calificar las evaluaciones a su cargo. 3. Verifique que el Instrumento de Evaluación del Desempeño sea el correcto que proporciono el departamento de Recursos Humanos. 4. Leer cuidadosamente las respuestas proporcionadas por el evaluado para asignar la calificación correcta. 5. Concéntrese en el desempeño de la persona que evaluará de forma objetiva. 6. Lea detenidamente cada competencia a evaluar y califique de acuerdo a los puntajes establecidos en la tabla de ponderación (se encuentra en la parte de descripción del procedimiento). 7. Al final del instrumento podrá hacer referencia de los aspectos que se consideran necesarios para un mejor desempeño laboral del evaluado. 8. Realice su registro de la calificación y de los aspectos a mejorar encontrados de cada colaborador, pues todo esto se deberá incluir el su informe final. 9. Cuando finalice de revisar y calificar las evaluaciones de todos los trabajadores, el Comité de Evaluación deberá redactar el informe que contendrá los resultados de dichas evaluaciones, y enviarlo de manera digital y física (impresa y debidamente firmada) al departamento de Recursos Humanos en la fecha establecida. 10. Es importarte que de igual manera el Comité haga públicos los resultados de las evaluaciones para todos los trabajadores, esto a través de una circular que se hará llegar al encargado de cada área.

➢ Como llenar de manera correcta el instrumento de evaluación del

desempeño al momento de realizar la evaluación.

Área de identificación: Se debe colocar los datos que se solicitan, nombre del evaluado, puesto o cargo que desempeña, área en la que se desempeña. Área de instrucciones: En esta área se da a conocer las instrucciones para llenar la evaluación del desempeño. Área de llenado de competencias: Esta es el área en la cual se realizará el llenado de los distintos puntos en base al desempeño en el trabajo de cada colaborador. Área final: Es este apartado únicamente se colocarán el nombre del evaluador y la fecha. Área de identificación Área final Área de llenado de competencias Área de instrucciones

Articulo 20 ❖ Les corresponderá a los encargados de la evaluación de desempeño controlar el cumplimiento y correcta aplicación a los trabajadores de la empresa. ❖ Posponer o cancelar las evaluaciones.

Periodo de aplicación de la evaluación:

Fecha previa a la evaluación Inicio de la evaluación Recolección de datos Aplicación de las estrategias 2 días 10 días 2 días 8 días

Presentación de resultados

De manera inicial el Comité de Evaluación deberá realizar la recolección de los datos de cada evaluación e interpretar los resultados obtenidos, con base en esto deberá otorgar un puntaje a cada colaborador (de acuerdo a la tabla de ponderación que se encuentra en la parte de descripción del procedimiento) , y posteriormente Elaborar un Informe el cual debe contener los resultados de las evaluaciones y las estrategias que el comité propone para mejorar el desempeño de los trabajadores, dicho documento deberá entregar al área de RRHH, para que ellos procedan a la planeación de las estrategias que serán aplicadas a los colaboradores. Nota: El formato de dicho informe se encuentra en el apartado de los “Anexos”

Glosario

Efecto Halo. Se trata de evaluar a una persona por un único factor o criterio que se generaliza. Este se origina principalmente por la dificultad que observa el evaluador a la hora de discriminar entre las diferentes características que se van a calificar. Para no caer en este problema, el evaluador debe analizar por separado cada criterio o factor. Actuación Reciente. Es la tendencia a evaluar la actuación del evaluado, fijándose única y exclusivamente en un período cercano. Para evitar esta tendencia es conveniente tomar en cuenta totalmente el periodo de evaluación que está ya marcado. Comportamiento Colectivo. Consiste en evaluar un grupo de trabajo en función de sus resultados, otorgando una misma evaluación para todos sus integrantes, teniendo como criterio la equiparación de sus resultados con los de la unidad. Esto podría llevar a dos errores: por un lado, otorgar a uno de los integrantes una puntuación superior al resto, y por otro, que la puntuación atribuida homogéneamente al grupo, no estuviera comparada equitativamente con la de otros equipos de la dependencia. Este problema se puede evitar si el evaluador observa el comportamiento de los evaluados por separado, y tiene presente cada uno de dichos comportamientos en el momento de la evaluación Efecto Espejo. Es la tendencia a valorar de forma más positiva a aquellas personas que tienen características, habilidades o criterios más similares o cercanos a los del propio evaluador. Para evitar esta tendencia, el evaluador tiene que ser objetivo a la hora de otorgar una calificación, teniendo en cuenta el actuar del evaluado en su desempeño en todos los aspectos laborales. Inconsistencia Sistemática. Es la incoherencia o falta de constancia del evaluador para valorar los diferentes criterios o personas. Es importante que el evaluador entienda cada aspecto a evaluar y mantenga una coherencia de la valoración que esté dando a cada competencia. Primera Impresión. Consiste en dejarse influir por el juicio inicial que se obtiene del evaluado, ignorando otras informaciones que permitieran modificar esa impresión. Para evitar este problema, es importante que el evaluador tenga claro el actuar del trabajador en su puesto de trabajo y no dejarse influir de la primera impresión o prejuicios que tiene del evaluado.