Las áreas funcionales de una organización: Administración en salud, Guías, Proyectos, Investigaciones de Ética

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Unidad 3

Las áreas funcionales de

una organización

Las áreas funcionales de una organización

U

. Imagen de El administrador

Las áreas funcionales de

una organización

• U
  • Presentación INDICE
  • Competencia específica
  • Logros
  • 3. Las áreas funcionales en una organización
    • 3.1 Operaciones
      • 3.1.1. Organización del área de operaciones...........................................................
      • 3.1.2. Las cinco “P” de producción
      • 3.1.3. Objetivos de la transformación- producción
      • 3.1.4. Selección de maquinaria y equipo
      • 3.1.5. Logística para empresas de comercialización y servicios
    • 3.2 Recursos Humanos
      • 3.2.1 Proceso de reclutamiento
      • 3.2.2 Proceso de contratación
      • 3.2.3 Capacitación y desarrollo..............................................................................
      • 3.2.4 Motivación
    • 3.3 Administración y finanzas..................................................................................
      • 3.3.1 La función financiera.....................................................................................
      • 3.3.2 Estados financieros
      • 3.3.3 Análisis e interpretación de estados financieros
      • 3.3.4 Ciclo financiero
      • 3.3.5 Planeación y control financiero
    • 3.4 Mercadotecnia.....................................................................................................
      • 3.4.1 Conceptos de mercadotecnia
      • 3.4.2 Segmentación de mercados
      • 3.4.3 Ventas
      • 3.4.4 Publicidad y promoción
    • 3.5 Otras áreas auxiliares.........................................................................................
      • 3.5.1 Área de asuntos legales
      • 3.5.2 Área de investigación y desarrollo
      • 3.5.3 Área de ingeniería y diseño
      • 3.5.4 Área de calidad
      • 3.5.5 Área de sistemas y aplicación de tecnología de la información.....................
• U Las áreas funcionales de una organización
  • Cierre de la unidad.........................................................................................................
  • Fuentes de consulta
  • Bibliografía complementaria
  • Lista de citas de figuras.

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U Presentación En esta tercera unidad, se revisarán las áreas funcionales que pueden existir al interior de las empresas u organizaciones (en la práctica, se utilizan los términos empresa, negocio, organización o institución como sinónimos y para cuestiones administrativas, es correcto). No podemos decir que un área funcional sea más importante que otra, ya que cada una de ellas tiene sus propias funciones, importancia y responsabilidades que en conjunto, permiten el logro de los objetivos de la empresa. Las interacciones que se dan entre ellas, son necesarias e importantes para que la empresa pueda cumplir con los objetivos y metas que se ha propuesto y al final, cumplir con todo lo que se haya formulado en la etapa de planeación y que ha quedado plasmado en la misión, visión y objetivos de la empresa. Finalmente, la unidad 3 está organizada de la siguiente manera:

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U Competencia específica Reconoce las áreas funcionales de una organización, identificando las actividades que desempeña cada una, para reconocer su importancia en proceso administrativo. Logros Identifica de las áreas funcionales (recursos humanos, administración y finanzas, mercadotecnia, operativa y otras áreas auxiliares) Describe las actividades de cada una de las áreas funcionales. Asocia la relación que existe entre las etapas del proceso administrativo y las áreas funcionales dentro del sistema de salud.

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3. Las áreas funcionales en una organización No existe un estándar con respecto al número de áreas funcionales para las empresas; ya que el número de áreas funcionales, depende del giro de la misma, del tamaño, número de empleados, de la ubicación y de otros factores, serán las áreas que se puedan definir para cumplir con las metas y objetivos. En general, podemos hablar de áreas funcionales como operaciones, recursos humanos, administración y finanzas, mercadotecnia, alta dirección y otras áreas auxiliares. En esta unidad revisaremos las áreas funcionales que son las más comunes entre las empresas. La importancia de las mismas radica en que a través de ellas se alcanzan los objetivos de las empresas, así que debe de existir una relación sana entre las áreas para que se trabaje en forma ordenada, productiva, eficiente y eficaz, con la finalidad de no desperdiciar recursos ni duplicar funciones. Es importante aclarar que posiblemente, en la práctica, las empresas o los empresarios pueden cambiar el nombre de las áreas funcionales; lo importante es que se lleve a cabo la división de funciones y la asignación de las mismas a las áreas funcionales, para definir también las responsabilidades de cada puesto que integre la empresa u organización. Por ejemplo, en las instituciones de salud, puede ser que el área de operaciones sean los consultorios o las áreas de intervenciones quirúrgicas ; esto es, en donde se realizan las funciones principales de la empresa.

3.1 Operaciones

Históricamente, el área de operaciones o producción ha sido la más estudiada y la que dio pie a diversos estudios que permitieran el mejoramiento de sus funciones, una vez que las empresas dejaron de ser artesanales para convertirse en empresas productivas o industriales.

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U ➢ Empaque y embalaje: Partes y sub-ensambles, acabados, servicio y reparación. ➢ Distribución: Control de almacenes, recepción y embarque de mercancías. ➢ Ingeniería de manufactura: Ingeniería de planta, servicios generales, seguridad industrial, mantenimiento correctivo y preventivo, ingeniería industrial, distribución de planta, manejo de materiales, diseño de herramientas, métodos, tiempos y movimientos, instrumentación, ingeniería de costos. ➢ Estimación y planeación de operaciones: compras y abastecimientos, investigación de compras, compras nacionales, compras de importación, desarrollo de proveedores, seguimiento de proveedores, trámites legales y de importación, planeación y control de inventarios. ➢ Aseguramiento de calidad: Auditorías internas de calidad, desarrollo de métodos de control, control de instrumentos, inspección y pruebas, desarrollo y evaluación de proveedores y garantía de calidad ➢ Administración del Sistema de Información de Operaciones: Registro de las actividades planeadas en el programa informático elegido, seguimiento y control de las actividades.

3.1.2. Las cinco “P” de producción

La forma en que se administra a los trabajadores, materia prima, maquinaria, herramientas y plantas de producción es fundamental para que la empresa funcione en un ambiente competitivo como el que se enfrenta en la actualidad. Estos recursos se conocen como las 5 “P” de producción, como se describe a continuación y se ejemplifica en la figura 2:

• La planta de producción: es el lugar en donde se lleva a cabo la producción de los bienes o servicios que genera la empresa. En el caso de un hospital, por ejemplo, será el área de consultorios, de intervenciones quirúrgicas o de urgencias, que es precisamente el lugar en donde se dan las actividades u operaciones que están más relacionadas con el objetivo, la misión y la visión de la empresa, en este caso, el hospital.
• Las personas: se trata de todo el personal que trabaja en la planta , como los obreros o ingenieros en el caso de una fábrica; o los médicos, enfermeras, auxiliares de enfermería, anestesistas, nutriólogos, dietistas, en el caso de un hospital, consultorio o un centro de salud.

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• Las partes: la materia prima, agua, luz, etc., que se necesita para fabricar un producto o proporcionar un servicio. Por ejemplo, jeringas, gasas, mantas, colchas, guantes, prótesis, sondas, abate lenguas, apósitos, entre otros, en el caso de una clínica, consultorio u hospital.
• Los procesos de producción: el conjunto de actividades o pasos para fabricar los bienes o servicios. En el caso de los hospitales, serán procesos establecidos que se seguirán al pie de la letra por quienes participan en ellos.
• Los sistemas de planeación y control de la producción , que son todas las formas, métodos, técnicas, etc. que se utilizan para planear y controlar la producción de los bienes y servicios. Figura 2. Las cinco “P” de la producción.

3.1.3. Objetivos de la transformación- producción

El área de producción de una empresa, tiene como principal objetivo el que se entreguen los productos o se presten los servicios solicitados por el cliente, tanto en las cantidades como en las fechas acordadas. Podemos resumirlo en la siguiente frase:

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U Figura 3. Maquinaria y equipo. Para el área de operaciones es importante tener todos los recursos con lo que se llevará a cabo cada una de las actividades que tiene como responsabilidad; seleccionar el equipo y la maquinaria (figura 3) que se usará es muy importante, pues de ello depende el dimensionamiento de su capacidad instalada. El uso de información adecuada y oportuna es vital para quienes tienen que tomar decisiones sobre la selección y adquisición de maquinaria y equipo. Algunos aspectos a considerar en la selección del equipo y la maquinaria son:

• Precio
• Requerimiento de espacio
• Capacidad de producción
• Precisión de la máquina
• Facilidad de uso
• Seguridad
• Habilidades que requiere la mano de obra para usarla
• Flexibilidad (diferentes usos)
• Tiempo de preparación
• Disponibilidad de refacciones y garantías
• Servicio de mantenimiento Distribución física de las instalaciones Ese concepto se refiere a la determinación del lugar en que deberán ser ubicados los departamentos, centros de trabajo, máquinas, bodegas, cuarto de limpieza e instalaciones de cómputo, etc. en toda la empresa. En una buena distribución de planta, la ubicación de la maquinaria, puestos de trabajo, bodegas, etc. permite la adecuada circulación o flujo de las personas y materiales. Asimismo, la distancia que recorren los operarios es la más corta posible.

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U Figura 4. Distribución de las instalaciones Existen algunos aspectos que se deben tomar en cuenta al efectuar la distribución de las instalaciones (Figura 4). Éstos son:

• Tipo de producto
• Tipo de proceso de producción
• Volumen de producción
• Espacio disponible dentro de la planta Según Richard Muther, los tres tipos más comunes de distribución física de las instalaciones son:
• Distribución de posición fija: Es el tipo de distribución más sencilla. Está diseñada de tal forma que los materiales, mano de obra, supervisores, maquinaria y equipo son colocados en el lugar donde se realiza la actividad o el trabajo. Tiene como ventajas que se minimiza el costo de transporte del producto final (el destino final del producto es el lugar en donde se fabrica) y se tiene en un solo punto todo el control de las operaciones que se requieren para fabricar el producto. Y como desventaja que el costo de manejo de materiales y mano de obra es alto.
• Distribución de proceso (Figura 5): En este tipo de distribución se conjuntan las máquinas y la mano de obra que realizan tareas similares. Se le llama distribución por proceso porque cada proceso de la actividad final, se realiza en áreas diferentes. Tiene como ventaja que se puede fabricar gran variedad de modelos con la misma maquinaria. Y sus desventajas son, el alto costo de manejo de materiales y la imposibilidad de fabricar grandes volúmenes.
• Distribución de producto (Figura 5) : Es una forma de distribución de personal y equipo, de acuerdo con la secuencia de operaciones realizadas sobre el producto o el cliente. En esta distribución, todos los productos pasan por el mismo camino a lo largo de la línea de producción. El flujo de actividades es continuo. Como ventajas tiene, que minimiza la cantidad de manejo manual de materiales, por ello, también el costo de manejo de materiales es menor que en el caso de la distribución por proceso, es posible fabricar grandes volúmenes de productos y hay un menor inventario de productos en proceso. Entre las desventajas, se pueden mencionar que las distribuciones son inflexibles, esto es, la maquinaria es

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• La ubicación de depósitos y centros de distribución. Los canales de comercialización adecuados para cada línea de producto. Figura 6. Función logística. La función logística (figura 6) incluye procesos, etapas o conceptos como: almacenaje, salida de materia prima, compras nacionales e internacionales, control de inventarios, transporte externo e interno, distribución nacional y/o internacional, atención de los pedidos, reciclaje de residuos y de productos desechados por el cliente, planeación y control de producción, control de calidad, mantenimiento, comercialización, ventas, servicio al cliente, protección del medio ambiente y aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación.

3.2 Recursos Humanos

El recurso más importante dentro de las empresas es el recurso humano; ya que en la actualidad se le ha otorgado una importancia relevante en el proceso de administración. En la actualidad, las empresas pueden designar a esta área con el nombre de recursos humanos, personal, gerencia de recursos humanos o capital humano, por la importancia que tienen las personas que ocupan los puestos dentro de la organización. Se ha visto que cuando el personal cumple correcta y adecuadamente con todo el proceso de recursos humanos y se integra en el puesto para el que fue contratado, cumpliendo eficaz y eficientemente con sus funciones, los resultados obtenidos permiten con mayor facilidad el logro de los objetivos de la empresa; por ello el nombre de capital humano. Los recursos humanos comprenden no sólo el esfuerzo o la actividad humana, sino también otros factores, como: conocimientos, experiencias, motivaciones, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes, habilidades, entre otros.

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U Al interior de toda empresa, organización o institución, los recursos humanos (Figura 7) son los recursos más importantes, porque son los únicos que pueden dar forma o modificar a los otros componentes de la empresa; situación que no puede ser a la inversa. También son los únicos elementos que podemos encontrar en todas las áreas funcionales, en todos los niveles de la organización y en todas las etapas del proceso administrativo. Figura 7. Recursos humanos Para contratar exitosamente al personal apropiado, de acuerdo a las necesidades de la organización, el departamento de recursos humanos debe seguir los procesos sucesivos de reclutamiento, selección, contratación, inducción y capacitación de personal, que son utilizados para cubrir vacantes tanto de personal de confianza como personal sindicalizado.

3.2.1 Proceso de reclutamiento

Atraer empleados con talento para la empresa es un desafío continuo para la mayoría de las áreas de recursos humanos. En ocasiones la necesidad de cubrir puestos de trabajo se conoce con anticipación, debido a planes detallados de requerimientos de personal. Otras veces, esa área se enfrenta a peticiones urgentes de reemplazo, que deben cubrirse con tanta rapidez como sea posible. En cualquiera de estos casos, encontrar candidatos competentes es una actividad complicada. Figura 8. Reclutamiento y selección Por lo general, el proceso de reclutamiento y de selección de personal (Figura 8), comienza cuando existe un requerimiento para cubrir un puesto, ya sea de nueva creación, por alguna promoción interna, algún despido, o retiro, etcétera. Para cubrir adecuadamente esa vacante, deben existir previamente ciertos requisitos traducidos en

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U Proceso de selección Figura 9. Selección de personal Una vez que se integran un grupo de solicitantes adecuados, por medio del reclutamiento, comienza el proceso de selección de personal (Figura 9). La tarea de selección es la de escoger entre los candidatos que se han reclutado, aquel que tenga mayores posibilidades de ajustarse a la descripción del puesto vacante. Es un proceso para determinar cuáles dentro de todos los candidatos son los mejores para que se puedan adaptar a las descripciones de puestos. El proceso de selección se inicia cuando los candidatos seleccionados en la etapa de reclutamiento se presentan a entrevista y concluye con la decisión de contratación. Las etapas intermedias de selección de personal hacen coincidir las necesidades de empleo de los candidatos con la empresa. Objetivos del proceso de selección: La selección de personal es crucial para el éxito de la administración de personal e incluso para el de la empresa y sus propósitos son el de escoger a las personas con más probabilidades para tener éxito en el puesto y hacer concordar los requisitos del puesto con las capacidades de las personas. Estos objetivos benefician a la empresa con una menor rotación de personal, menos ausentismos y un estado de ánimo más alto, a la vez que la persona deriva a mayor satisfacción en el trabajo. El proceso de selección (figura 10) es una serie de etapas que deben superar los candidatos. Dichas etapas varían de una empresa a otra, debido a las diferentes maneras de pensar en cuanto a la selección de personal. A veces el proceso es simple y eficaz, sobre todo cuando se escoge a empleados de la misma empresa para cubrir las vacantes. Figura 10. Proceso de Selección El resultado final del proceso de selección son las personas a las que se contrata.

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3.2.2 Proceso de contratación

Figura 11. Contratación de personal Una vez aprobadas con éxito las etapas del proceso de selección, el candidato puede ser contratado. La selección y la contratación de personal (Figura 11) se pueden considerar como procesos interrelacionados, ya que una empresa por lo regular no contrata a una persona, antes de considerar al puesto que va a ocupar mediante la selección. La selección describe el enfoque de contratación de personal a todos los niveles de la empresa. La contratación se debe considerar un proceso continuo en vez de una actitud aislada. El proceso de contratación incluye varias etapas, que consideran disposiciones legales a la decisión de contratar personal para la empresa y de acuerdo con la Ley Federal del Trabajo, la contratación puede ser de dos formas, ya sea individual o colectiva. Contratación individual: El artículo 20 de la Ley Federal del Trabajo define lo que se entiende por relación de trabajo, como: “la prestación de un trabajo personal subordinado a una persona mediante el pago de un salario”. El contrato individual de trabajo, se define como: “aquél por virtud del cual, una persona se obliga a presentar a otra un trabajo personal subordinado, mediante el pago de un salario“. El trabajador: El artículo 8 de la Ley Federal del Trabajo define al trabajador como: “La persona física que presta a otra física o moral, un trabajo personal subordinado, mediante el pago de un salario”. Se deduce de la definición que se trata de un trabajo personal, individual y subordinado. Esto es que los servicios no se pueden dar a través de algún representante o comisionado, que implica la obligación de ser el individuo el que debe hacer esas labores, y que tales labores se ejecutarán bajo la subordinación a un patrón. El patrón: El artículo 10 de la Ley Federal del Trabajo define al patrón como “la persona física o moral que utiliza los servicios de uno o varios trabajadores”. El patrón puede ser persona física o moral. Es persona física, el patrón que está representado por un individuo y es persona moral, el patrón representado por una sociedad. Contratación colectiva: El artículo 386 de la Ley Federal del Trabajo define al contrato colectivo de trabajo como: “El convenio celebrado entre uno o varios sindicatos de trabajadores y uno o varios patrones, o uno o varios sindicatos de patrones, con el objeto