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Investigación Matriz de responsabilidades, Resúmenes de Administración de Negocios

Toda la Descripcion de lo que implica una matriz de responsabilidades y para que sirve

Tipo: Resúmenes

2019/2020

Subido el 16/11/2020

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Fases de la administración de proyecto
Calderón Fragoso Karen
Celaya Bárcenas Emanuel
Cena Caramón Elian de Jesús
De Jesús Martínez Omar
Fermín Sánchez Daniel
Tarea:2
Matriz de responsabilidades
También se le conoce como Matriz RACI el cual sus siglas son:
Responsible (Responsable);
Accountable (Autoridad);
Consulted (Consultor);
Informed (Informado).
La función de la matriz es definir los roles y responsabilidades de cada persona involucrada
en los proyectos y procesos de la empresa. Incluso porque muchas veces un solo empleado
puede realizar varias funciones y es por eso que todo necesita ser documentado.
R (Responsible o Responsable)
La primera letra está dirigida a quienes realizan el trabajo
para completar una tarea.
Aunque la persona que se encargue de este trabajo se lo
haya delegado a terceros, será él quien deba responder por
la entrega de la tarea.
A (Accountable o Autoridad)
Esta letra se refiere al responsable por la finalización adecuada de una tarea, es decir, es
quién delega las tareas que deben ser ejecutadas en pro de realizar la tarea asignada a la
persona responsable.
C (Consulted o Consultor)
Son aquellos que brindan opiniones de valor, generalmente son expertos en el tema con
quienes hay comunicación en ambas direcciones.
Las personas que responden a esta letra son aquellos buscados por los involucrados en el
proyecto para comprender mejor un tema determinado.
I (Informed o Informado)
Los informados son actualizados sobre el progreso del proyecto, que generalmente ocurre
al momento de la finalización y la entrega de la tarea.
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Calderón Fragoso Karen Celaya Bárcenas Emanuel Cena Caramón Elian de Jesús De Jesús Martínez Omar Fermín Sánchez Daniel Tarea: 2

Matriz de responsabilidades

También se le conoce como Matriz RACI el cual sus siglas son:

  • Responsible (Responsable);
  • Accountable (Autoridad);
  • Consulted (Consultor);
  • Informed (Informado). La función de la matriz es definir los roles y responsabilidades de cada persona involucrada en los proyectos y procesos de la empresa. Incluso porque muchas veces un solo empleado puede realizar varias funciones y es por eso que todo necesita ser documentado. R (Responsible o Responsable) La primera letra está dirigida a quienes realizan el trabajo para completar una tarea. Aunque la persona que se encargue de este trabajo se lo haya delegado a terceros, será él quien deba responder por la entrega de la tarea. A (Accountable o Autoridad) Esta letra se refiere al responsable por la finalización adecuada de una tarea, es decir, es quién delega las tareas que deben ser ejecutadas en pro de realizar la tarea asignada a la persona responsable. C (Consulted o Consultor) Son aquellos que brindan opiniones de valor, generalmente son expertos en el tema con quienes hay comunicación en ambas direcciones. Las personas que responden a esta letra son aquellos buscados por los involucrados en el proyecto para comprender mejor un tema determinado. I (Informed o Informado) Los informados son actualizados sobre el progreso del proyecto, que generalmente ocurre al momento de la finalización y la entrega de la tarea.

Calderón Fragoso Karen Celaya Bárcenas Emanuel Cena Caramón Elian de Jesús De Jesús Martínez Omar Fermín Sánchez Daniel Tarea: 2 Para realizar una matriz RACI hay que llevar a cabo los siguientes pasos: Paso 1: especifica las funciones del proyecto El primer paso es determinar quién está involucrado en el proyecto. Una confusión que a menudo ocurre incluso en las mejores compañías es que más de una persona es responsable de una tarea, lo que hace que otros miembros no sepan a quién acudir, además de las funciones esenciales, cuando nadie las ejerce. Te sugerimos que identifiques a las personas por las letras en la matriz, pero también puedes usar nombres creados por tu equipo. Puedes llamar a la persona a cargo de Jaspion, por ejemplo, pero lo más importante es que todos sepan que sus tareas corresponden a las tareas de la letra R. Paso 2: identifica tareas y entregas del proyecto Una vez que se hayan asignado todas las funciones, revisa el proyecto y divídelo en tareas que deban realizarse y entregarse. Preferiblemente, como en una estrategia de Marketing de Contenidos, documéntalas todas (puede ser en las mismas planillas), especificando en una columna qué se debe hacer y en otra columna, quién lo hará. Determina los plazos en los cuales se deben entregar estas tareas y deja en claro que todos deben respetarlas. De lo contrario, cualquier persona involucrada podría caer en la trampa de decir cosas como: “sé que prometí cumplir el lunes, pero como estoy muy ocupado, lo haré el viernes”. Esto no puede suceder, pues se convierte en una bola de nieve en la que muchas personas pueden hacer lo mismo, lo que perjudica o incluso cancela la entrega del proyecto. Paso 3: aplica la matriz RACI para cada función y tarea Ahora que las tareas están asignadas, es hora de aplicarles la Matriz RACI. Aunque hemos recomendado esto en el primer paso, en la práctica, las funciones de cada persona no siempre están claras dentro de las letras de la matriz. Es en este momento que este trabajo debe realizarse. Con eso en mente, elige cuidadosamente los responsables, consultores e informados. Por ejemplo, si tienes una persona en tu equipo que todavía no está en el nivel de un especialista no es recomendable tenerlo como consultor. Paso 4: haz que todos se involucren En los proyectos, es común que las funciones jerárquicas de una empresa se modifiquen. Por ejemplo, un administrador de un equipo puede convertirse en el ejecutor de una tarea administrada por un analista.

Calderón Fragoso Karen Celaya Bárcenas Emanuel Cena Caramón Elian de Jesús De Jesús Martínez Omar Fermín Sánchez Daniel Tarea: 2 cumplir y las funciones de cada persona de forma clara. Aunque una matriz de asignación de responsabilidades no implica que desaparezcan por completo los malentendidos, sí disminuirá considerablemente los problemas de comunicación entre los participantes del equipo en un proyecto.

  1. Mejora la productividad y tiempo de ejecución Si la comunicación entre los participantes de un proyecto se agiliza, esto también reportará un mejoramiento en la productividad de las personas en el equipo. A su vez, el tiempo de ejecución se reducirá, pues el que se destina normalmente para aclarar problemas de comunicación ahora podrá utilizarse en llevar a cabo otros pendientes o tareas. Esto agilizará todo el ritmo de ejecución.
  2. Permite la distribución adecuada de trabajo Ya que cada una de las tareas se pondrá en la mesa de trabajo, podrás hablar con cada uno de los responsables sobre la carga de pendientes. Si uno o más de los responsables sienten que tienen una carga excesiva de trabajo pueden mencionarlo antes de que se lleve a cabo la ejecución del proyecto. Esto permitirá asignar la cantidad adecuada de pendientes para cada una de las personas del equipo.
    1. Facilita la realización de las expectativas Probablemente te ha sucedido que un proyecto empieza con los mejores ánimos y con grandes expectativas. Pero cuando lo culminan, tu equipo o tú se sienten defraudados porque en poco o nada se parece a lo que se habían planteado en un inicio. Utilizar una matriz RACI hará más difícil que los resultados finales se alejen de tus metas iniciales. Si te preguntas por qué sucede, la respuesta es que tienes un control mucho más específico de todas las tareas del proyecto: sabes exactamente a quién le corresponde cada pendiente y esto facilita rastrear pequeñas fallas o fugas que podrían conducir hacia un proyecto final que no se parezca a las expectativas que se habían formado.

Calderón Fragoso Karen Celaya Bárcenas Emanuel Cena Caramón Elian de Jesús De Jesús Martínez Omar Fermín Sánchez Daniel Tarea: 2 "Matriz RACI: ¿qué es y cómo elaborarla? - Rock Content", Rock Content , 2020. [Online]. Available: https://rockcontent.com/es/blog/matriz-raci/. [Accessed: 01- Oct- 2020]. S. Pursell, "Matriz RACI: qué es y cómo utilizarla para asignar responsabilidades", Blog.hubspot.es , 2020. [Online]. Available: https://blog.hubspot.es/marketing/matriz- raci#:~:text=%C2%BFQu%C3%A9%20es%20una%20matriz%20RACI,proceso%20de%20toma %20de%20decisiones. [Accessed: 01- Oct- 2020]. S. Haworth, "Matriz RACI Simplificado: Cómo Crear una Matriz de Responsabilidades que Realmente Funcione - The Digital Project Manager", The Digital Project Manager , 2020. [Online]. Available: https://thedigitalprojectmanager.com/es/grafico-raci-manera-mas-simple/. [Accessed: 01 - Oct- 2020].