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Evaluación de la Toma Física de Inventarios
Auditoría al 31 de diciembre de _____________
Bodega: (^) **Fecha del Inventario: Responsable del Inventario: Ciudad: Fecha de la visita de Auditoría : Observaciones: Clase de Inventario: a. Materia Prima b. Producto Terminado c. Producto en Proceso d. Otros ___________________
Auditor:**
Propósito
Registrar los procedimientos y controles establecidos por la administración antes, durante y
después del inventario, de tal forma que dicho inventario se ejecute dentro de un adecuado
marco de control.
1. Aplicabilidad
Este papel de trabajo deberá ser completado y revisado en su totalidad por el auditor
designado y revisado por _______________________________.
2. Objetivo
Validar la aplicación de controles adecuados en cada una de las etapas del inventario, de tal
forma que se minimice el riesgo de desviaciones con relación a cada uno de los objetivos de
control ( existencia, integridad y completitud ) para los elementos que conforman el inventario, así
como de los resultados del mismo.
3. Procedimientos
Cumplimentar el siguiente papel de trabajo identificando las debilidades importantes que
puedan desviar los resultados de los inventarios. En caso que alguna de las actividades
descritas no apliquen en el proceso, se deberá seleccionar la casilla de N/A, así como se
deberán realizar los correspondientes comentarios y anexar la documentación soporte de
todas aquellas situaciones que no correspondan a los lineamientos dados en la política y
procedimientos de inventarios.
Es importante que el auditor soporte cada comentario con evidencia suficiente y valida.
Nota: En caso de tener restricciones por parte de la administración para la entrega de información o la realización de las pruebas y/o verificaciones, por favor contacte inmediatamente al Supervisor y/o Gerente de Auditoría.
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Actividad SI / NO / NA^ Comentarios Antes del Inventario Solicite las políticas y procedimientos definidos tanto para la administración del inventario como para la realización de la toma física del inventario de fin de año. Solicite un reporte valorizado de todas las ubicaciones y/o localizaciones del inventario y de los productos y cantidades en cada localización. Por favor confirmar si se tienen bodegas de la organización en diferentes puntos geográficos. Solicite los reportes del inventario en consignación, identificando el cliente, ubicación, tipo de inventario, cantidad, valor y fecha en la cual fue entregado al cliente. Solicite el reporte de clientes que tienen inventario en la bodega, confirmando las referencias, cantidades, valor y fecha de retiro. Solicite un listado con todos los funcionarios responsables de los inventarios en los diferentes puntos geográficos, su cargo y el número telefónico de contacto. Verifique si se cuenta con un cronograma de entrega de mercancías previo a la fecha del inventario, de tal forma que en los días de inventarios no se tenga mercancía facturada y no entregada. Solicite con anticipación al inventario el instructivo, entregado a los funcionarios que participan en el inventario, validando su completitud, así como su aprobación y
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Actividad SI / NO / NA^ Comentarios Revise el instructivo y verifique si el mismo contempla todas las acciones a seguir por los funcionarios que participan en el inventario tales como:
- Identificación y manejo del inventario en mal estado, dañado o de lenta rotación.
- Llenado de las planillas del inventario.
- Identificación de los elementos contados.
- Organización del inventario
- Tipos de conteo (cajas, kilos, metros)
- Uso de los equipos asignados para el conteo.
- Reporte de los resultados de los inventarios físicos ubicados en diferentes geografías.
- Aprobación de los conteos y las tarjetas. En caso de considerar que las instrucciones no son los suficientemente claras, por favor informarlo mediante documento oficial, de tal forma que la Administración realice los ajustes necesarios. Verifique que los grupos de conteo estén conformados por personas que no estén involucrados en la custodia y administración del inventario Verifique si el instructivo y las políticas se encuentran aprobados por funcionarios de nivel adecuado. Verifique si las políticas y procedimientos han sido revisados y actualizados periódicamente, de acuerdo con el funcionamiento de la operación. Evalué si es necesario realizar una visita previamente a la Bodega para conocer el orden y aseo de la misma así como para familiarizarse con los productos. En caso de realizar la visita y observar oportunidades de mejora para la toma física del inventario, se debe emitir un comunicado oficial por parte de Auditoría.
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Actividad SI / NO / NA^ Comentarios Al inicio del Inventario debe solicitar o verificar la siguiente información: La hora y días programados para el inventario son las registradas en el instructivo y las comunicadas a la organización Registrar los nombre de los funcionarios responsables de supervisar el inventario, así como analizar la idoneidad para desempeñar dicha función ( experiencia, capacitación, independencia ). Verificación de la asistencia de todos los participantes. Todos los funcionarios que forman parte de la Mesa de Control asistieron a la hora de inicio del inventario. Los funcionarios de la mesa de control no tienen ninguna relación con la administración y custodia del inventario. Realización del corte de documentos para todos los documentos que se requieren, según el instructivo, los procedimientos y las políticas. Registre los números de los documentos a los cuales les fue realizado el corte, y una vez finalice el inventario valide dichos consecutivos Generación de los reportes con los saldos del inventario físico y teórico. Lineamientos para realizar los movimientos del inventario en caso que la operación continué durante la toma física. Todos los productos se encuentran en las localizaciones y están plenamente identificados.
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Actividad SI / NO / NA^ Comentarios Los equipos de conteo recibieron los marbetes, listados o planillas pre numeradas. Se utilizaron marbetes, tarjetas o planillas especiales para el registro de los ítems de lenta rotación, obsoletos o dañados. Verifique si los marbetes, listados, planillas o tarjetas par el registro de los inventarios, cuentan con una descripción clara del producto así como su referencia. Verifique que los marbetes, listados, planillas o tarjetas en donde se registra el conteo, no presentan el saldo registrado en el sistema. Todos los funcionarios asignados al conteo asistieron de forma puntal y completa a la jornada de inventario. Los conteos en alturas se realizaron según las normas de seguridad. Los grupos de conteo siguieron las instrucciones para la toma física según la capacitación. Se designaron funcionarios para el ingreso de los resultados de los conteos y los mismos no pueden observar los saldos de las cantidades registradas en el sistema al momento de ingresar los resultados de los conteos. Los productos de mayor valor están debidamente custodiados. El inventario que no corresponde a la compañía esta claramente identificado como no inventariable y cuenta con su correspondiente documentación soporte, la cual fue verificada.
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Actividad SI / NO / NA^ Comentarios Los grupos de segundo y tercer conteo tuvieron zonas diferentes a las del primer conteo. Los elementos utilizados para la medición tales como básculas, regletas y demás están adecuadamente calibrados. Verifique si los conteos son realizados por los equipos de forma ordenada así como el que cada ítem contado es identificado. . Las localizaciones contadas fueron marcadas con los elementos asignados para identificar el primero y segundo conteo. Fue verificada en la muestra seleccionada la existencia de los diferentes tipos de productos (valor, rotación). Todos los elementos que se encontraban en cajas selladas, fueron abiertos de tal forma que se validó su contenido. En caso contrario se verificó que tanto las cajas como los sellos correspondieran al proveedor. Verificar los productos empacados en alturas, confirmando que corresponden con los registros en los marbetes o listados. Debe solicitar que una parte de los productos empacados sean destapados, confirmando su existencia, exactitud y validez Contar una muestra de productos que ya tengan el registro de la realización del primero y segundo conteo y comparar su resultado con los registros en los marbetes o planillas de los grupos de conteo respectivamente, validando que no existan diferencias. Para una muestra de marbetes oplanillas de conteo diligenciadas, verifique su correcto llenado y control de consecutivos.
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Actividad SI / NO / NA^ Comentarios Validación con el responsable del inventario de las situaciones observadas (firma de observaciones). Entrega-recepción de los ajustes aprobados y su correspondiente documentación soporte. Verifique que la provisión realizada al inventario dañado, obsoleto o de lenta rotación haya sido efectivamente registrada de acuerdo a su validación. Para los inventarios realizados antes del cierre fiscal, solicite la información de los movimientos de inventario hasta la fecha del cierre. Establecer con el responsable de la administración la entrega de todos los informes emitidos como resultado del inventario, de tal forma que se realice un seguimiento a los resultaos obtenidos en el inventario reportados por la administración e identificados por Auditoria. Solicite el plan de acción a la Administración sobre las oportunidades de mejora identificadas, incluyendo la fecha de implementación. Observaciones
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4. Evidencia de Revisión
Como evidencia de revisión, este papel de trabajo debe ser firmado por quien lo elaboró y revisó. Nombre Fecha (dd/mm/aaaa): Firma Elaboró: Revisó: Revisó:
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