GESTIÓN DE STOCK Y ALMACENES, Resúmenes de Administración de Negocios

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GESTION DE STOCKS Y

ALMACENES

EXPOSITOR

Mg. ROBERTO ALEJANDRO PACHECO ROBLES LICENCIADO EN ADMINISTRACION

UNAAA

GESTION DE STOCKS Y ALMACENES DESCRIPCION En este modulo en primer lugar se revisa lo que es un almacén y un sistema de almacenamiento y como se lleva a cabo la Gestión de almacenes. A continuación se presenta lo que es un Inventario Fisico, como se clasifican los inventarios y como se valoran las existencias. Seguidamente se define lo que es un stock y como se lleva a cabo la gestion de stocks. Finalmente se presentan algunos de los sitemas de programacion empleados y la seleccion de piezas, brevemente se muestra el sistema FMS, MRP, Kanban, JIT y Jidoka. OBJETIVOS Brindar a los participantes las herramientas y conocimientos que les permitan la aplicación eficaz de conceptos y criterios en la Gestión de Stocks y Almacenes CONTENIDO Unidad 1 – EL ALMACEN Definición de Almacén El Sistema de Almacenamiento Evolución del sistema de almacenamiento. Objeto de un sistema de almacenamiento Objetivos e importancia de un sistema de almacenamiento Gestión de almacenamiento. La Planificación y Organización en la Gestión de Almacén La Dirección en la Gestión de Almacén: Recepción, Almacén, Movimiento El control en la Gestión de Almacén: Información Unidad 2 - LOS INVENTARIOS Y SU VALORACION Inventario Fisico Clasificacion de los inventarios: Fisico y Contable. Inventario Fisico Medicion y conteo fisico Las tarjetas de control de inventario Condiciones para una toma de inventarios exitosa Inventario Contable Valoracion del stock. Unidad 3 - LA GESTION DE STOCKS Introducción Definición de Stock Función de los stocks Clasificación del stock Definición de Gestión de Stocks Objetivo de la Gestión de Stock Síntomas usuales de una Gestión de Stocks deficiente Niveles del stock

 Definición de Almacén  El Sistema de almacenamiento  Evolución del sistema de almacenamiento.  Objeto de un sistema de almacenamiento  Objetivos e importancia de un sistema de almacenamiento  Gestión de almacenamiento. La Planificación y Organización en la Gestión de Almacén La Dirección en la Gestión de Almacén: Recepción de los materiales Almacenamiento de los materiales Movimiento de los materiales El control en la Gestión de Almacén: Información DEFINICION DE ALMACEN El almacén es el local, área o espacio, ubicado estratégicamente y adecuadamente donde se guardan los diferentes tipos de materiales necesarios para la buena marcha y operatividad de la organización. Ellos están sujetos en este lugar a controles de inventario, operaciones de ingreso, salida, reubicación, modificaciones de presentación, registros, custodia y conservación transitoria o temporal, etc. o El almacén es esencial en todo negocio y por ello su manejo y funcionamiento es motivo de perfeccionamiento constante y profesionalización. o Hay almacenes cubiertos, descubiertos y cobertizos (mix de abierto y cerrado) El SISTEMA DE ALMACENAMIENTO Es el conjunto ordenado de normas y procedimientos diseñados para salvaguardar los diferentes tipos de materiales necesarios para la buena marcha y operatividad de la organización.  En este conjunto de elementos interrelacionados, existe una cierta cohesión y unidad de propósito EVOLUCIÓN DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO DECADA SISTEMA 1940 Manual 1950 Mecanizado 1960 Automatizado 1970 Integrado 1980 Inteligente

UNIDAD 1

EL ALMACEN

OBJETO DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

OBJETO CAUSAS

Solución a requerimientos propios del negocio

• Adaptación a la demanda - interna / externa - (tiempos de proceso, estacionalidad, servicio al cliente...)
• Características de los materiales / productos (perecederos, peligrosos, reciclado...) Optimización de los recursos financieros
• Reducción de costes a través del aumento del volumen operado ( descuentos en compras, consolidación de transportes..)
• Reducción de costes a través de necesidades productivas (grupos utilizados en diferentes unidades de proceso..) OBJETIVOS E IMPORTANCIA DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTO La importancia de contar con un almacén se puede reflejar en los siguientes objetivos: z Disminución de los niveles de stock z Disminución del espacio físico y maximización del volumen disponible z Optimización de la Gestión de compras z Obtención de una producción flexible con minimización de operaciones de manipulación y transporte. z Reducción de los tiempos de proceso z Mejoramiento de la calidad del producto z Agilización de los procesos logísticos: Rapidez de entregas z Maximización del nivel de satisfacción del cliente z Fiabilidad z Reducción de tareas administrativas z Optimización de costos. Disminución de los costos asociados a la gestión z Optimización de la Gestión del nivel de la inversión del circulante Un buen sistema de almacenamiento a) Mantiene los materiales a salvo de incendios, robos y deterioros. En el almacén se debe establecer y mantener el resguardo físico de los materiales allí ubicados, tomando las precauciones necesarias que protejan los artículos de algún daño por uso inapropiado, mala manipulación, defectos en el procedimiento de rotación de inventarios, robos, etc. b) Permite llevar a cabo la distribución física adecuada de los artículos, facilitando a las personas autorizadas el rápido acceso a los materiales almacenados. En almacén se debe llevar un registro de la ubicación de todos los materiales para facilitar su localización inmediata. c) Facilita el control de existencias y permite mantener constante información sobre la situación real de los materiales disponibles. En el almacén se realiza el control físico de todos los artículos que forman parte de su inventario, llevando para ello controles en forma minuciosa sobre la rotación de materiales (entradas, salidas, transferencias).

LAYOUT

LA DIRECCION EN LA GESTION DE ALMACEN

Esta relacionada con a) La recepción de los materiales. b) El almacenamiento de los materiales c) El movimiento de los materiales LA RECEPCIÓN DE LOS MATERIALES Proceso de vital importancia referido a las entradas de productos, descarga y verificación; del mismo depende en buena parte la Calidad del producto final. Esta estrechamente ligado con las compras, ya que almacén debe coordinar con el área de compras aspectos tales como el tipo de embalaje para la conservación de la mercadería en el almacén, el rotulado o bultos requeridos, fecha y horario de recepción, etc. El material recibido debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de ser introducido en el área de almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se debe rechazar. Aunque la tendencia es eliminar el Control, al recibir un envío se debe tener en cuenta que el mismo debe ser sometido a verificación para comprobar si esta en orden y en buenas condiciones, si esta dañado o no, si se recibió el numero de unidades requeridas. Cualquier salvedad se debe hacer inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad por el envío. El objeto es poder sustentar cualquier reclamo. Proceso de la recepción Se recepciona y almacena los productos en buenas condiciones, firmando y sellando los documentos en señal de conformidad

**1. Llegada del producto.

2. Comprobación y control.
3. Sellado, informe, pruebas** Los productos recibidos deben ser registrados y controlados, clasificándolos, codificándolos y ubicándolos dentro del almacén. 4. Registro. Se ingresan los documentos correspondientes al ingreso de mercadería al sistema o base de datos en forma inmediata. 5. Etiquetado. Todos los productos recibidos son rotulados y sus ubicaciones son colocadas en el sistema.

z Cajas o cajones: Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como bolígrafos, lápices entre otros. Algunos materiales en proceso, semiacabados se pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas. Las dimensiones deben ser esquematizadas y sus tamaños pueden variar según las necesidades. z Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaño y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden tener diferentes tamaños y dimensiones. Los materiales que se guardan en ellas deben estar identificados y visibles. Las estanterías constituyen el medio de almacenamiento más simple y económico. Es una técnica adoptada para piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes. z Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otros. Pueden se montadas en rueditas para facilitar su movimiento. Su estructura puede ser de madera o de acero. z Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apiladas unas sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas. Es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la práctica, forman un gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. Tipos de almacenamientos de los materiales z Racking: Permite utilizar de manera eficiente el espacio vertical, almacenando existencias en grandes racks, sin embargo puede requerir mayor trabajo y ser mas caro. Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado al sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes z Por Zonas: Agrupa las existencias de características comunes juntos en lugares de fácil acceso z Aleatorio : Agrupa productos de acuerdo al tamaño de los lotes y el espacio disponible sin relacionar las características de los productos, se usa eficientemente el espacio pero no ayuda para el despacho z De temporada o promocionales : Destinados a productos de fácil recogido y abastecimiento para minimizar los costos de manipulación z Cuarentena de Alto Riesgo : Para productos como sustancias controladas, existencias de alto valor o armas de fuego que requieren condiciones especiales de almacenamiento z De temperatura controlada : Es importante tener en cuenta la seguridad de los empleados y protegerlos de los repentinos cambios de temperatura. La manipulación es lenta

Tipos de almacenes Según la naturaleza de los elementos almacenados  Materias Primas  Productos en proceso  Productos terminados  Repuestos  Materiales auxiliares  Etc. Según su estructura y técnicas de manipulación  Paletizado  En bloque  Semiautomáticos y automáticos  Móviles  Autoportantes  Compactos Según su régimen jurídico (^)  Propio  En alquiler  Leasing Según su función logística  Central  Local  Regional  En transito Como debe realizarse el proceso de almacenamiento El proceso de almacenamiento debe realizarse de manera tal que se lleven los registros apropiados, utilizando base de datos, planos, control de inventarios, todo ello teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

1. Prevención de problemas: Verifique si el almacén o espacio donde se almacenaran los productos cumple con las normas básicas tales como ventilación y luz, salida de emergencia, paredes incombustibles, pesajes, etc.
2. Capacitación del personal: El personal de almacén debe estar debidamente capacitado y conocer los cuidados que se deben tener en la manipulación de estos productos.
3. Verificación de sistemas de comunicación y manejo de información: Estos deben funcionar adecuadamente permitiendo el flujo adecuado de información, facilitar la actualización de datos, hacer más eficiente el manejo de inventarios, evitando que se adquiriera mas producto del que se necesita por fallas de comunicación, convirtiéndolas en “materiales que ocupan espacio de forma innecesaria”.
4. Recopilación de la siguiente información: o Elementos que se proyecta almacenar o Cantidad máxima que requieren almacenar en épocas de alta demanda. o Tipo de envase que se maneja para cada producto.
5. Agrupación de productos: Agrupe los productos por tipo de presentación. En este punto, los líquidos se separaran de los sólidos, de otra manera deberán proveerse los medios de protección para evitar que un derrame liquido dañe un producto sólido, los cuales se embalan comúnmente en empaque impermeables.
6. Productos especiales: Identifique dentro de los diferentes tipos de productos o materiales aquellos que requieran condiciones especiales de almacenamiento como: refrigerados, inflamables, etc. Evalúe si debe sacarlos del almacén a un lugar mas seguro de acuerdo con las cantidades y las condiciones actuales.

EL CONTROL EN LA GESTION DE ALMACEN: LA INFORMACION

Su ámbito se extiende a todos los procesos que se dan en la Gestión de Almacén. Tipos de información z Información para Gestión z Identificación de Ubicaciones z Visibilidad y trazabilidad de los productos Información para Gestión z Configuración del Almacén z Datos relativos a los medios disponibles z Datos técnicos de los productos almacenados z Informes de actividades z Evolución de Indicadores z Procedimientos e instrucciones de trabajo. z Perfiles y requisitos de los puestos z Registros de la actividad diaria Identificación de Ubicaciones z Por Estantería: Es el mas simple y económico. Cada estante tiene una codificación correlativa z Por Pasillo: Los pasillos se codifican con números consecutivos Visibilidad y trazabilidad de los productos z Los productos almacenados deben ser codificados. z Esta codificación debe estar relacionada con la utilizada para identificar las ubicaciones y con el resto de los procesos de la empresa Tecnología en la Gestión de Almacenes z Códigos de Barras z Radiofrecuencia z Ordenadores de a bordo z Terminales portátiles z Reconocimiento de voz z Sistemas integrados de gestión logística PLANIFICACION Y ORGANIZACION LA RECEPCION DE LOS MATERIALES EL ALMACENAMIENTO DE LOS MATERIALES EL MOVIMIENTO DE LOS MATERIALES

Inventario físico rotativo o cíclico La rotatividad del inventario físico consiste en la determinación de un orden de prioridad entre los ítems inventariados y la determinación de las épocas del inventario, es decir, se realiza durante un periodo considerado, por ejemplo trimestralmente, contándose todos los artículos que registraron movimiento durante ese intervalo de tiempo. Tiene la ventaja de reducir al mínimo el tiempo en que la organización debe parar por causa de inventario físico, siendo incluso posible que no precise parar totalmente. La desventaja del inventario rotativo es que al finalizar el año solamente los ítems de stock que fueron inventariados en aquellos días son los que tendrán la mayor probabilidad de tener sus saldos correctos, mientras que los saldos de los ítems inventariados rotativamente en otras épocas serán solamente ese fin de año, saldos contables extraídos de las fichas del stock. Esta situación puede llevarnos a para la empresa durante varios días para inventariar físicamente todos los ítems del stock. MEDICION Y CONTEO FISICO La determinación del número de unidades de cierto ítem de stock es hecha naturalmente por un simple conteo. Si ese numero de unidades fuere muy grande, seria interesante el pesarlos y dividir el peso total por el peso de uno, obteniéndose así, indirectamente, el numero de unidades. El pesaje es una forma de medición. La medición consiste esencialmente en la comparación del ítem que se desea medir con un objeto de medida conocida, como por ejemplo el metro. Así se mediría la cantidad de determinado ítem de stock en forma lineal. También dicha cantidad puede ser obtenida por pesaje: por ejemplo, pesando un rollo de alambre, y conociéndose el peso de un metro de dicho alambre, se puede conocer indirectamente, y de manera más fácil, el metraje del rollo. Esto significa sustituir una forma de medición por otra. En general, es mas rápido medir que contar, porque el conteo solo es eficaz cuando es rápido. Los métodos de medición son métodos aproximados mientras que los de conteo pueden ser exactos si no hubiese error humano causado por la fatiga o poca atención. La eficiencia del conteo puede aumentarse por medio de dispositivos mecánicos, electromecánicos o electrónicos. Sin embargo, en estos casos puede también ocurrir errores causados por defectos de lo equipos. El inventario físico será tanto más rápido cuanto mas lo fueren los métodos de conteo y medición. De ahí el interés por los modernos aparatos electrónicos, cuyas posibilidades son casi ilimitadas .

Las Tarjetas de Control de Inventario: En estas tarjetas se registran los movimientos de ingresos y salidas de los materiales y la obtención inmediata de los saldos existentes. Para esto el almacenero debe tener sus archivos ordenados y actualizados de toda la documentación que origine movimiento de materiales. Al margen de los actuales programas computarizados, sea a través de los ingresos (compras) y salidas (ventas), es importante que las tarjetas se continúen llevando, en vista de que estos programas no son tan perfectos, pues tienden a solucionar una parte del problema más no su totalidad. Todo artículo una vez que ingresa a los almacenes debe ser ubicado correctamente y, para que pueda ser localizado, algunas empresas utilizan tarjetas de identificación en la que se describen el artículo, fecha de ingreso y cantidad. A continuación se presenta el siguiente modelo de una tarjeta de control valorizado de mercaderías, conocido también como tarjetas “Kardex”. TARJETA DE CONTROL VALORIZADO DE MATERIALES CCODIGO......... ... OBSERVACION : ENTRADAS SALIDAS SALDOS Fecha N° Cantidad Precio Unitario Importe Fecha N° Cantidad Importe Cantidad Precio Unitario Importe CONDICIONES PARA UNA TOMA DE INVENTARIO EXITOSA La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que maneja el área contable. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirá el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa.

REGLAS DE VALUACION

Si el material fue adquirido específicamente para usarse en una determinada orden de producción o encomienda, no habrá dudas en el reconocimiento de cuanto atribuirle: será su precio específico de adquisición. Entretanto, si diversos materiales iguales fueren comprados por precios diferentes, principalmente por haber sido adquiridos en fechas diversas, y fueren intercambiables entre si, algunas alternativas surgen:  Método del costo promedio o precio medio  Precio medio ponderado móvil.  Precio medio ponderado fijo  Método del costo PEPS – FIFO  Método del costo UEPS – LIFO Regla del Precio Promedio Para desarrollar esta regla, se debe considerar las variaciones que se producen en el Inventario Continuo, o sea, que del Inventario Inicial que tienen un precio unitario y total, se deduce las ventas. En el momento que se efectúa un nuevo ingreso por compras se aumenta las unidades y varía el precio total al considerarse los nuevos precios entre el nuevo saldo y así se sigue hallando nuevos costos cada vez que se efectúa una nueva compra. Precio Medio Ponderado Móvil Es así llamado aquel mantenido por la empresa con control constante de sus stocks y que por eso actualiza su precio medio después de cada adquisición. Ejemplo Supongamos que en un determinado mes ocurrieron las siguientes compras y consumo de un determinado material DIA COMPRA CONSUMO STOCK Kg. Unit. Total Kg. Unit. Total Kg. Unit. Total 3 1.000 10 10. 15 2.000 11,65 23. 17 2. 23 1.200 13 15. 29 1. Aplicando precio medio ponderado móvil el consumo de los días 17 y 29 serán evaluados de la siguiente manera: Día 17 Precio medio = (10.000 + 23.300) / (1.000 + 2.000) Precio medio = 33.300 / 3.000 = 11, Valor del consumo = Cantidad * precio medio Valor del consumo = 2.200 * 11, Valor del consumo = 24. Valor del stock = Cantidad * precio medio Valor del stock = 800 * 11, Valor del stock = 8.

Día 29 Precio medio = (8.880 + 15.600) / (800 + 1.200) Precio medio = 24.480 / 2.000 = 12, Valor del consumo = Cantidad * precio medio Valor del consumo = 1.000 * 12. Valor del consumo = 12. Valor del stock = Cantidad * precio medio Valor del stock = 1.000 * 12. Valor del stock = 12. DIA COMPRA CONSUMO STOCK Kg. Unit. Total Kg. Unit. Total Kg. Unit. Total 3 1.000 10 10.000 1. 15 2.000 11,65 23.300 3. 17 2.200 11,10 24.420 800 11,10 8. 23 1.200 13 15.600 2. 29 1.000 12,24 12.240 1.000 12,24 12. Valor total de material consumido en el mes = 24.420 + 12.240 = 36. Precio Medio Ponderado Fijo Se utiliza cuando la empresa calcula el precio medio apenas después de haber cerrado el periodo, o cuando decide apropiar a todos los productos elaborados en el ejercicio o en el mes único un precio por unidad Ejemplo Supongamos que en un determinado mes ocurrieron las siguientes compras y consumo de un determinado material DIA COMPRA CONSUMO STOCK Kg. Unit. Total Kg. Unit. Total Kg. Unit. Total 3 1.000 10 10. 15 2.000 11,65 23. 17 2. 23 1.200 13 15. 29 1. Aplicando precio medio ponderado fijo el consumo de los días 17 y 29 serán evaluados de la siguiente manera: a) Primero calculamos el precio medio fijo del mes Precio medio fijo del mes = Compras totales en unidades monetarias Compras totales en unidades físicas Precio medio fijo del mes = (10.000+ 23.300+ 15.600) / (1.000+ 2.000 +1.200) Precio medio fijo del mes = 11,