¡Descarga Programa 5 'S' para el Mejoramiento de Seguridad, Orden y Aseo en la Universidad y más Guías, Proyectos, Investigaciones en PDF de Economía solo en Docsity!
PROGRAMA DE LAS 5 “S”
El programa diseñado y realizado en su primera fase por el Grupo de Investigación del Comité Paritario de Salud Ocupacional, desarrolló las siguientes actividades:
1. Diseño del Programa.
Viendo la necesidad de que los espacios y/o lugares de trabajo del personal que labora en la Universidad fueran agradables y armónicos para el desarrollo de las diferentes actividades laborales , el Grupo de Investigación con el apoyo del Comité Paritario , determinó realizar un programa de este tipo en el cual se involucrara la mayor parte de la población trabajadora de la Institución. Para el efecto, se diseñó con el Tecnólogo de Salud Ocupacional de Suratep su ejecución.
- Sensibilización.
Tiene aproximadamente una ( 1 ) hora de duración , se realiza con el personal para que participe activa y conscientemente del programa ; donde se recalca la importancia de que el sitio /lugar de trabajo permanezca en completo orden y aseo , para obtener la optimización de los recursos con que se cuenta y dispone. En su realización se recomienda involucrar el Grupo de Investigaciones Ambientales “ GIA ” ( capacita en reciclaje de residuos sólidos ) y otros organismos de la Universidad que estén trabajando hacia el mismo objetivo para que sea una labor interdisciplinaria. La sensibilización conduce además a un cambio de cultura organizacional y a su vez a mejorar el ambiente laboral; dado que las 5 “S” , traen consigo la seguridad y el bienestar del empleado.
- Implementación del Programa.
Este se realiza en forma concertada con los empleados de la Dependencia donde va a tener su aplicabilidad haciéndoles ver la importancia del compromiso y responsabilidad que éste trae consigo.
4. Evaluación del Programa o Monitoreo.
Para definir los resultados , se requiere de una evaluación y un control periódico del programa 5 “S” , que permita establecer los cambios que sean requeridos para lograr su efectividad ( Anexo No. 1 ).
- Seguimiento del Programa.
Está relacionado con la evaluación y monitoreo , permite establecer controles y ajustes al programa conducentes a beneficiar al empleado y a la Universidad.
De los aspectos anteriores surgió la necesidad de :
1. Elaboración de material didáctico para utilizar en la sensibilización.
Se requiere tener un material propio de sensibilización ; para el efecto y con base a los documentos teóricos sobre 5 “S”, se elaboraron éstos como puede observarse en el anexo No. 2.
Los acetatos pueden ser modificados de acuerdo a los requerimientos de la Dependencia donde sean utilizados; sin embargo se considera que su contenido aplica para la Universidad en general.
2. Definición de Lineamientos de Descarte.
Se elaboraron normas generales y de aplicación de las 5 “ S ” en aspectos relacionados con el manejo del papel impreso y electrónico ( Anexo No. 3 ) de la siguiente manera :
- Archivos dependenciales
- Archivos de computador
- Material reciclable y no reciclable
Para ello se tuvo en cuenta: - Organización de los archivos dependenciales de 1.996 y Guía para la elaboración y trámite de correspondencia de 1.999 ; elaborados por Administración de Documentos de la UPB.
3. Elaboración de Indicadores de Gestión.
Dichos indicadores (Anexo No. 4 ) , como una forma de medir el impacto del programa 5 “S” ; entre ellos : No. de empleados de la Dependencia / No. de Personas Capacitadas No. Personal de la Dependencia / No. Participantes en su Implementación No. Total empleados Universidad / No. Total empleados capacitados No. Total empleados Universidad / No. Total Participantes en la Implementación. No. Kilos material reciclable / Valor unitario del Kilo Total de Ingresos / Kilos x Dependencia Nota: Se entiende por reciclabe: Papeles: periódico, de archivo y carton.
4. Sistematización del Programa 5 “S”.
En la actualidad la sistematización se encuentra en forma impresa y diskett 5 “S” para poder ser consultado y aplicado en la Dependencia que lo requiera.
Planteamientos Generales.
El Grupo de Investigación considera importante la participación activa de todos los miembros del Comité Paritario de Salud Ocupacional en el desarrollo del programa de las 5 “S”, debido a que es un compromiso de todos lograr que éste sea implementado a nivel general de la Universidad.
Así mismo, los miembros que hacen parte del Comité Paritario de Salud Ocupacional, se encuentran ubicados en diferentes Dependencias, permitiendo lograr mayor cobertura tendiente a realizar día a día un mejor trabajo o labor.
Anexo No. 2
7 Acetatos de Sensibilización
Anexo No. 3 Teoría y Normas Generales de Descarte
LAS CINCO ESES. “Cinco eses” es un sistema que ayuda a alcanzar la excelencia en el día a día. El programa es eficaz y ayuda a quien lo aplica a realizar mejor su trabajo. Las “Cinco Eses” son las iniciales de cinco palabras japonesas cuya transcripción fonética empieza por la letra ese. Cada palabra contiene una recomendación muy concreta sobre la organización del trabajo. Las cinco palabras son:
SEIRI = Eliminar lo innecesario SEITON = Establecer orden, o más explícitamente, cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa. SEISO = Esmerarse en la limpieza SEIKETSU = Cuidar el uniforme y la seguridad personal SHITSUKE = Ser disciplinado y respetar las reglas.
1. Normas generales y aplicación de las “Cinco eses” Las “Cinco Eses”, un concepto aparentemente simple, no es nada fácil de implantar. Requiere cambios radicales en nuestros hábitos de trabajo y su aplicación debe impulsarse a través de un seguimiento periódico de su grado de cumplimiento.
Para su implementación y aplicación en nuestra institución recomendamos:
- Efectuar periódicamente una sensibilización del personal de las diferentes dependencias, dando a conocer las ventajas de aplicación del sistema de las “Cinco eses”, para lograr oficinas saludables. Cada dependencia debe asumir un compromiso frente a su implementación, aplicación y permanencia del mismo.
¿qué aportan las “cinco eses”? Mayor eficiencia: los papeles se encuentran más rápido, se dispone de más espacio; Canalizan el gusto por la excelencia, por hacer las cosas cada día mejor, por la mejora continua, por lo que los japoneses llaman en su idioma el Kaizen. Y hacer las cosas mejor no sólo contribuye a que nos sintamos mejor, sino también a que seamos mejores.
- Cada dependencia decide el momento en que iniciará la implantación del sistema de las “Cinco eses” y la forma en que le dará continuidad y permanencia.
- Material reciclable y no reciclable
Es material reciclable: papeles, cartón, libros, revistas, periódicos. No debe juntarse con el material contaminante no reciclable como: (residuos alimenticios, papel del dulce, vaso de yogourt, chicle y demás). En la oficina se debe tener la precaución de separar adecuadamente estos materiales para poder realizar la operación de reciclaje adecuadamente.
Recomendaciones
- Administración de documentos debe realizar capacitación con el personal de las diferentes dependencias de la universidad para aplicar los manuales de:
- Organización de los archivos dependenciales, 1996
- Guía para la elaboración y trámite de correspondencia, 1999
- El Grupo GIA de Ingeniería debe continuar con la sensibilización en “manejo de residuos sólidos” con el personal de la UPB.
Anexo No. 4
Indicadores de Gestión COPASO IMPLEMENTACIÓN 5 “ S “
No. Dependencia e /Indicador Resultado
1 No. de empleados de laDependencia / No. de
Personas Capacitadas
2 No. Personal de laDependencia / No.
Participantes en su Implementación
3 Universidad / No. TotalNo. Total empleados
empleados capacitados
4 Universidad / No. TotalNo. Total empleados
Participantes en la Implementación.
5 No. Kilos material reciclable/ Valor unitario del Kilo
6 Total de Ingresos / Kilos xDependencia
Nota: Se entiende por reciclabe: Papel: periódico, de archivo y cartón.
Saque todo lo que tenga en el puesto de trabajo, separe o clasifique de la siguiente
manera:
- Lo que utiliza a diario y en todo momento, de lo que utiliza esporádicamente.
Documentos, teléfono, libros que consulte continuamente, entre otras.
- Eliminar lo que no sirve ( aquellos documentos que han perdido vigencia, que no se
han leído en mas de 3 meses, los lapiceros que no escriben, las notas con teléfonos
de personas que ya no se encuentra en esos domicilios.
- Entregue a otras áreas los libros o demás enseres que no pertenecen a su puesto de
trabajo.
BENEFICIOS DE CLASIFICAR
Se pueden utilizar lugares que se despejan.
Se descartan los elementos obsoletos, controlándose así su tiempo de vida útil.
Se evita el almacenamiento excesivo y se elimina el despilfarro.
RECUERDE SIEMPRE
Cuanto más se reduzca el espacio ocupado por objetos innecesarios y obsoletos, habrá
mas comodidad, facilidad para limpiar y ordenar el área y ello redundará positivamente en
nuestro bienestar.
ORGANICE
ESPAÑOL JAPONES REALICE EN SU SITIO DE TRABAJO
Organización
Ordenar
S EITON 2. Mantenga todo en
orden
Organizar es ordenar un conjunto de objetos, partes o elementos dentro de un conjunto, en especial en una combinación que esté acorde con algún principio racional o con cualquier arreglo metódico de partes.
Organizar consiste en:
Tener una disposición y una ubicación de cualquier elemento, de tal manera que esté listo
para que cualquiera lo pueda usar en el momento que lo necesite.
Por eso, después de haber clasificado las cosas, es necesario organizar y sistematizar.
ALGUNAS FORMAS DE ORGANIZAR SON
Ordenar los artículos en los archivadores, no los deje rebosar en su puesto de trabajo.
Optimice los revisteros que se disponen en su puesto de trabajo mediante claves
alfanuméricas o numéricas o simplemente escribiendo en un stiker adherido el, su
contenido.
Ubicar a la mano o lo más cerca posible a usted lo que utiliza diariamente, luego lo de
uso semanal, mensual, anual. Estos son: Teléfono, libros de consulta constante, el
ratón, lapiceros, las herramientas de oficina.
Decida sitios de ubicación: Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
RECUERDE SIEMPRE
Si se establecen lugares de ubicación de algunos elementos, cada usuario deberá colocar
en su justo lugar el artículo que tomó al terminar de utilizarlo, permitiendo a su vez una
localización rápida optimizando el tiempo y por ende aumentando la productividad.
LIMPIE
ESPAÑOL JAPONES REALICE EN SU PUESTO DE TRABAJO
Limpieza S EISOU 3. Mantenga todo limpio
Limpiar es el acto de quitar lo sucio de algo.
LIMPIAR CONSISTE EN :
Eliminar manchas, mugre, grasa, polvo, desperdicios, entre otros…., de los pasillos, de
la mesa de trabajo, de la oficina, de las sillas, del computador, del teléfono, de los
libros, de los estantes, de los cables, de las puertas y demás elementos del sitio de
trabajo.
Procedimientos para efectuar la LIMPIEZA
Saque polvo y suciedad de los sitios de trabajo que use durante las operaciones
diarias.
Asee el puesto de trabajo y el equipo después de su uso, por lo menos dos veces por
semana.
Limpie con un trapo cualquier suciedad en las herramientas, instrumentos o aparatos,
antes y después de su uso.
Si durante el proceso de limpieza encuentra cualquier desorden o desarreglo anormal,
o condiciones indeseables que tengan la potencialidad de generar lesiones o daños
llene el formato de incidentes, solicitándolo a salud Ocupacional.
RECUERDE SIEMPRE
“La Calidad ha de producirse directamente en el puesto de trabajo, si el trabajador
dispone de buenas condiciones de Orden Y Limpieza entre otras, su confort aumenta, la
seguridad se refleja en su puesto de trabajo y la probabilidad de fallo humano disminuye,
aumentando su productividad.”
MANTENGA
ESPAÑOL JAPONES REALICE EN SU SITIO DE TRABAJO
Bienestar personal
Mantener
S EOKETSU 4. Cuide su salud física y
mental
RECUERDE SIEMPRE
No basta con el entusiasmo, las ganas de realizarlo por unos días; es indispensable
hacer de ello un estilo de vida.
PERSEVERE
ESPAÑOL JAPONES REALICE EN SU PUESTO DE TRABAJO
Constancia
Hábito
S HIKARI
S HUKAN
6. Persevere en los
buenos hábitos
La constancia es la capacidad de permanecer en algo de manera firme e inquebrantable
LA CONSTANCIA CONSISTE EN : Tener voluntad de hacer las cosas SIEMPRE BIEN
y permanecer en ello, sin cambios de actitud, es excelente para el cumplimiento de las
metas propuestas, como la mantener un puesto de trabajo IMPECABLE, que sea fiel
reflejo de lo que usted es.
Ser constante en una actividad o actitud positiva, desarrolla hábitos benéficos, que van
mejorando los resultados de la imagen cada persona o de la empresa.
LA CONSTANCIA LA INCONSISTENCIA
Adquirir este hábito, es adquirir el
camino del éxito.
Aplicar este hábito en el orden, la
limpieza, la puntualidad cosechan los
resultados de esas actitudes; La
satisfacción, el respeto entre otros.
Hacer parte de ella ocasiona:
Pérdida de tiempo, esfuerzos y
recursos.
Pérdida de la concentración.
Imposibilidad de madurar ideas y
concretar hechos.
Sentimientos de insatisfacción.
COMPROMÉTASE
ESPAÑOL JAPONES REALICE EN SU PUESTO DE TRABAJO
Compromiso S HITSUKOKU 7. Todas sus tareas hasta
el final.
COMPROMISO ES:
Uno de nuestros valores corporativos.
Disciplina, perseverancia, optimismo y entusiasmo, estos son los motores de la vida y
del éxito.
Entender la necesidad de los cambios para bien mutuo, Compañía y compañeros,
participando, innovando y contribuyendo a mejorar el ambiente de trabajo.
Llevar a cabo todos los criterios de las NUEVE ESES y ser constantes en ellos.
RECUERDE SIEMPRE
No deje proyectos o actividades sin terminar por falta de compromiso con ellas.
TRABAJE EN EQUIPO
ESPAÑOL JAPONES^ REALICE EN SU PUESTO DE
TRABAJO
Coordinación S EISHOO 8. Actuar con sus
compañeros de trabajo.
La coordinación significa realizar actividades en forma metódica y sinérgica, de común
acuerdo. Es reunir esfuerzos para el logro de un objetivo determinado.
La coordinación es la PARTICIPACION DE TODOS con el mismo objetivo y con el mismo
ritmo.
BENEFICIOS AL PRACTICAR LA COORDINACION
Coherencia con lo que se predica, es hacer lo que se dice.
Materializar nuestros valores corporativos, LA SOLIDARIDAD
Propósitos que se transforman en resultados.
Optimiza los canales de comunicación de la compañía.
RECUERDE SIEMPRE
Trabajar como obrero, cada uno en su función, aportando lo mejor para obtener
excelentes resultados a través de la coordinación.
ESTANDARICE
ESPAÑOL JAPONES REALICE EN SU SITIO DE TRABAJO
Estandarización S EIDO 9. Unifique y cumpla con
las normas de Orden y
limpieza.
Estandarizar es normalizar o fijar especificaciones sobre algo, a través de normas,
procedimientos o reglamentos
PARA ESTANDARIZAR DEBEMOS: Comunicarnos con las diversas áreas de la
empresa, para que el interés comunitario, impulse a quienes no estén convencidos.
Participar todos en el cambio desde en las primeras etapas, a fin de lograr su
compromiso.
