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DE CARGAS DE TRABAJO^ MEDICIÓN

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Mauricio Zuluaga Ruiz DIRECTOR

María Patricia Baraya Díaz SUBDIRECTORA GENERAL

Luz Amparo González Agudelo DIRECTORA DE POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Elbert Eliécer Rojas Méndez DIRECTOR DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Hernando Henao Moreno DIRECTOR DE POLÍTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

María del Consuelo Arias Prieto DIRECTORA DE POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO ESTATAL Y RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

Claudia Patricia Hernández León JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Fredy Suárez Castañeda JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Gabriel Hernán Rojo Fernández JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

Héctor Fabio Orjuela Pérez JEFE OFICINA SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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TABLA DE CONTENDO

Pág. PRESENTACIÓN ...................................................................................... 5 INTRODUCCIÓN ...................................................................................... 7 MARCO LEGAL ....................................................................................... 9 METODOLOGÍA PARA DETERMINAR LAS CARGAS DE TRABAJO EN UNA DEPENDENCIA ............................................. 11 A.Medición de Cargas de Trabajo por Dependencia. ........................ 12

1. Procesos por dependencia. ............................................................. 12
2. Etapa o Fase. ................................................................................... 13
3. Tarea. ............................................................................................... 13
4. Nivel y denominación del empleo .................................................... 14
5. Requisitos de la tarea. ..................................................................... 15
6. Cantidad promedio de veces que se repite la tarea en el mes. ....... 16
7. Tiempo de trabajo por cada tarea ( Tiempo estándar). ..................... 16 7.1 Método de los Estándares Subjetivos. ...................................... 17 7.2 Método de los Estándares Estadísticos. .................................. 19 7.3 Método del Cronometraje. ......................................................... 20
8. Tiempo total en horas hombre en el mes de cada tarea distribuido por niveles y denominación del empleo. ....................... 22
9. Total promedio mes de horas hombre por etapa. ........................... 23
10. Total promedio mes de horas hombre por proceso. ....................... 23
11. Cantidad de productos generados por el proceso en el mes. ....... 23
12. Total horas requeridas mes por nivel y denominación del empleo, por etapas y proceso. (Fila No. 12). .............................. 24
13. Total personal requerido por nivel y denominación del empleo y total personal requerido en la dependencia. (Fila No. 13 ) Formulario 1 ..................................................................................... 25 B. Personal requerido para la Institución. (Formulario 2) ................ 31

ANEXO: OTRAS TÉCNICAS PARA LA MEDICIÓN DE TIEMPOS DE LOS TRABAJOS ....................................................... 35 -Cálculo de Tiempos sobre la Base de Tablas de Movimientos, Estándares o Tiempos Normalizados. ......................... 35 -Método de la Filmación de los Trabajos. .............................................. 35 -Método del Muestreo del Trabajo. ......................................................... 36 -Método del Autopunteo del Trabajo. ...................................................... 36

BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................... 39

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INTRODUCCIÓN

El Estudio de Cargas Trabajo se puede asumir como: el conjunto de técnicas que pueden aplicarse para la medición de trabajos administrativos o tiempos de trabajo en oficinas, y determina la cantidad de personal necesario para la eficiente realización de las tareas derivadas de las funciones asignadas a cada institución.

La Guía para Medición de Cargas de Trabajo en el Sector Público tiene como objetivo general establecer las necesidades de personal de cada dependencia o unidad productiva, identificando posibles déficits o excedentes de empleados.

Esta medición del trabajo obviamente se generaliza para todo tipo de labor, independiente de su carácter, ya sea de producción en la industria o en organismos de servicio como lo constituyen la gran mayoría de los entes del Estado.

Como objetivos específicos podemos identificar:

• Medir los tiempos de trabajo en la gestión pública.
• Determinar tiempos estándar para medir todas las tareas o trabajos de una dependencia.
• Establecer la dimensión óptima de una dependencia en fun- ción de su carga de trabajo.

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MARCO LEGAL

La Ley 443 de 1998 en su artículo 41., señala: Reforma de plantas de personal. Con el fin de garantizar la preser- vación de los derechos de los empleados de carrera, las reformas de planta de personal de las entidades de la rama ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, que impli- quen supresión de empleos de carrera, deberán motivarse expresamente y fundarse en:

1. Necesidades del servicio.
2. Razones de modernización de la administración.
3. Basarse en estudios técnicos que así lo demuestren, ela- borados por las respectivas instituciones.

La Ley 489 de 1998 en su artículo 54 señala: “Con el objeto de modificar, esto es, variar, transformar o renovar la organi- zación o estructura de los Ministerios, Departamentos Admi- nistrativos y demás entidades u organismos administrativos nacionales, las disposiciones aplicables se dictarán por el Pre- sidente de la República conforme a las previsiones del nume- ral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y con suje- ción a los siguientes principios y reglas generales:

m) Deberán suprimirse o fusionarse los empleos que no sean necesarios y distribuirse o suprimirse las funcio- nes específicas que ellos desarrollaban. En tal caso, se procederá conforme a las normas laborales administra- tivas”.

El Decreto 1572 de 1998 en su artículo 148, establece: “ Las

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modificaciones a las plantas de personal de las entidades perte- necientes a la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territo- rial deberán motivarse expresamente y fundarse en las nece- sidades del servicio o en razones que propendan por la mo- dernización de la institución, las cuales estarán soportadas en estudios técnicos que así lo demuestren”.

Posteriormente el Decreto 2504 de 1998 determinó en su articulo 7º .,”Modifícase el artículo 149 del Decreto 1572 del 5 de agosto de 1998, el cual quedará así:

Artículo 149. Se entiende que la modificación de una planta de personal está fundada en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración, cuando las conclusiones del estudio técnico de la misma deriven en la creación o supresión de empleos con ocasión, entre otros, de:

1. Mejoramiento o introducción de procesos, producción de bie- nes o prestación de servicios.
2. Redistribución de funciones y cargas de trabajo.

PARÁGRAFO. Las modificaciones de las plantas a las cuales se refiere este artículo deben realizarse dentro de claros criterios de razonabilidad, proporcionalidad y prevalencia del interés general”.

Así mismo, el artículo 9º. modificó el artículo 154 del Decreto 1572 de 1988, donde se establece que los estudios técnicos deberán estar basados en:

1. Análisis de procesos técnicos misionales y de apoyo.
2. Evaluación de la prestación de servicios.
3. Evaluación de las funciones asignadas y las Cargas de Tra- bajo de los Empleos.

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A. MEDICIÓN DE CARGAS DE TRABAJO

POR DEPENDENCIA

FORMULARIO No. 1

Dependencia: Para la presente guía se entiende por dependencia una unidad funcional especializada de empleos para el cumplimiento de objetivos institucionales. El término Dependencia también se puede asimilar al de Área, Departamento o Dirección.

Registre en el encabezamiento del formulario el nombre de la dependencia en la cual se va a realizar la medición de las cargas de trabajo.

Ejemplo: Secretaría de Planeación y Obras Públicas.

Fecha: Escriba la fecha en la cual se terminó de realizar la medición.

Pasos:

1. Procesos por dependencia.

Serie de etapas secuenciales e independientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfacción de una necesi- dad.

Cada proceso tiene una salida única que lleva consigo un objetivo propuesto, entrega de un servicio o producto.

• Determine los procesos para cada uno de los servicios o productos de la dependencia y anótelos en la columna 1 del formulario.

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Ejemplo:

Producto: Plan de ordenamiento territorial. Proceso: Elaboración Proyectos Plan de Ordenamiento Territorial.

2. Etapa o Fase.

Son las diversas actuaciones o acciones específicas que se realizan para el desarrollo de un proceso.

Las etapas indican en forma secuencial cómo se desarrolla un proceso para el logro de sus objetivos.

Cada etapa o fase tiene una o varias tareas mediante las cuales ésta se desarrolla.

• Determine para cada proceso las etapas requeridas en su ejecución y regístrelas en la columna 2 del formulario.

Ejemplo: Para el proceso “Elaboración Proyectos Plan de Ordenamiento Territorial”, las etapas son:

• Definir la elaboración del proyecto.
• Evaluar y aprobar proyectos. 3. Tarea.

Son trabajos concretos que realizan uno o varios empleados. Deben ser observables, repetitivas y medibles.

• Determine para cada etapa las tareas necesarias para su logro y escríbalas en la columna 3 del formulario.

Ejemplo: Para la Etapa Evaluar y Aprobar Proyectos, las tareas son:

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• Para las Instituciones Públicas que conforman el Sistema de Seguridad Social en Salud: Decreto 1569 de agosto de 1998, los niveles son: Directivo, Asesor, Ejecutivo, Profe- sional, Técnico y Auxiliar.

La denominación del empleo se refiere al nombre del car- go específico que debe realizar una determinada labor.

Nota: Sobre el “Nivel del Empleo y su Denominación” se debe tener en cuenta el sistema de nomenclatura y clasificación de empleos vigente para la respectiva entidad u organismo.

• Coloque en la columna 4 del formulario, el nivel y la deno- minación del empleo que debe realizar la tarea.

Ejemplo: Para la tarea “Elaborar Proyectos”, el nivel y la denominación del empleo que debe realizarla es:

Nivel: Profesional. Denominación del empleo: Profesional Universitario.

5. Requisitos de la tarea.

Es el conjunto de conocimientos (estudio - experiencia) que se requieren para hacer la tarea analizada.

• Escriba en la columna 5 del formulario los requisitos que debe tener el cargo para la ejecución de la tarea.

Ejemplo: Para el cargo “ Secretario “ del Nivel Administrativo, los requisitos para hacer solo la tarea “Radicar documen- tación“, serían: Bachillerato Comercial.

Si se desea, se puede relacionar la experiencia requerida.

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6. Cantidad promedio de veces que se repite la tarea en el mes.

Esta información está directamente relacionada con el total de productos, servicios y procesos que se desarrollan en el mes. Se obtiene de las estadísticas de la institución o de las metas que se tengan para el período o de los indicadores de gestión.

• Registre en la columna 6 del formulario el número de veces que en promedio se repite la tarea en el mes.

Ejemplo: La tarea “Asignar Proyectos” se repite o se hace un promedio de 13 veces en el mes.

7. Tiempo de trabajo por cada tarea (Tiempo estándar).

• Mida el tiempo de trabajo en horas requeridos para la ejecución de cada tarea descrita en la columna 3, y escríbalo en la columna 7 del formulario.

Aclaración : El tiempo que se mide, es el tiempo realmente invertido en la ejecución de las tareas del proceso, y no el tiempo de duración del mismo.

Ejemplo: Un proceso de licitación desde su inicio hasta su terminación puede durar 6 meses, pero los tiempos que se miden son los reales que el empleado invierte en la ejecución de las diferentes tareas de la licitación, y no se incluyen los tiempos de espera, como el transcurrido entre la publicación de la licitación y las respuestas de los proponentes, porque durante este tiempo los empleados están realizando otras labores de su dependencia.

El tiempo estándar es el tiempo que debe obtener un empleado experimentado al efectuar a ritmo normal un trabajo específico en condiciones bien determinadas y según métodos definidos.

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en estimaciones de tiempos realizados por personas que tienen un buen conocimiento de ellas.

Se le pide a las personas experimentadas en la realización de las tareas, que den un tiempo mínimo, un tiempo promedio y un tiempo máximo para realizar la tarea dentro de un caso normal, no teniendo en cuenta los tiempos de las situaciones extremas que se den ocasionalmente.

El tiempo resultante para realizar la tarea se calcula con la fórmula:

T = (Tm + 4 Tp+ TM) / 6.

Donde:

T = Tiempo resultante. Tm = Tiempo mínimo asignado a la tarea. Tp = Tiempo promedio asignado a la tarea. TM = Tiempo máximo asignado a la tarea.

En esta fórmula se le da más ponderación al tiempo promedio (4 veces) para que el tiempo resultante tienda hacia éste, y se divide toda la suma por 6, porque es el promedio de seis tiempos.

Este método tiene la ventaja de su facilidad, rapidez y bajo costo, y como inconvenientes un grado de precisión relativo pero aceptable.

Ejemplo: La segunda tarea del formulario 1: “Resolver la Consulta”, se midió por el Método de los Estándares Subjetivos.

Al solicitarse información de los tiempos de ejecución de

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esta tarea a los empleados que más conocían de ella, se obtuvo la siguiente información:

Tiempo mínimo: 0.5 horas Tiempo promedio: 1.0 hora Tiempo máximo: 4.0 horas.

Aplicando la fórmula :

T = {T.mínimo + (4x T.promedio) + T.máx. } / 6 T = {0.5 h.+ (4x1.0 h.) + 4.0 h } /6 = 1.416 horas más el 7% de tiempo suplementario : 0.099 horas Da: 1.416 h. + 0.099 h. = 1.51 horas

Entonces:

T = 1.51 horas es el tiempo estándar para la tarea “Resol- ver Consulta “ que se anota en la columna 7 del Formu- lario 1.

7.2 Método de los Estándares Estadísticos.

Se establece el tiempo de la tarea sacando el promedio (me- dia aritmética) de los tiempos de ella en períodos anteriores si son conocidos, y se le agrega el tiempo suplementario.

Ejemplo: La tarea “Entregar Documentación”, se midió por el Método de los Estándares Estadísticos.

Se conocen los tiempos de 5 períodos anteriores respectivamente, así: T1 = 3.66 minutos = 0.061 horas T2 = 2.88 minutos = 0.048 horas T3 = 3.24 minutos = 0.054 horas T4 = 3.72 minutos = 0.062 horas