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AUDITORIA DE GESTIÓN
TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
1.- Ejemplos de cómo medir la eficiencia, eficacia y economía para empresa comercial, productiva y de servicio (tres ejemplos) uno de cada empresa. EN UNA EMPRESA PRODUCTIVA ¿Cómo calcular la eficacia? En las áreas de dirección y gerencia es fundamental conocer la eficacia de los resultados que está obteniendo una empresa. Calcularla es muy fácil, solamente aplica esta fórmula: (Resultado real x 100) ÷ Resultado planeado = % de eficacia. Ejemplo 1. Para entenderlo mejor pensemos en un ejemplo: una fábrica de paletas planea que una máquina elabore 10.000 paletas en un mes, pero de acuerdo con el conteo final resultó que produjo 1200 paletas más en el mismo periodo. Por lo tanto: (1200 paletas x 100) ÷ 10.000 paletas = 12 % de eficacia. Entonces se obtiene en este caso una eficacia de 12 % por encima de lo planteado por la empresa, por lo tanto se han obtenido resultados superiores a los deseados. ¿Cómo calcular la eficiencia? En el mundo empresarial es imprescindible determinar si sus procesos son eficientes y esto se puede aterrizar en cifras. Para calcular la eficiencia en términos de producción hay que realizar estas tres fórmulas: Resultado real ÷ (Gasto real x Tiempo de trabajo real) Resultado planeado ÷ (Gasto planteado x Tiempo de trabajo planeado) Cociente real ÷ Cociente planeado Para dejarlo más claro vamos a aplicarlo con el ejemplo de una máquina de paletas que ha producido 200 paletas con un costo de 40 € en 6 horas. Sin embargo, se tenía contemplado que lograra 150 paletas con un costo de 30 € en 4 horas. Al aplicar las fórmulas queda así: 200 paletas ÷ (40 € x 6 h) = 1, 150 paletas ÷ (30 € x 4 h) = 0, 1,2 ÷ 0,8 = 1, El resultado 1,5 es positivo porque es mayor que 1; por lo tanto, la producción de paletas es 50 % más eficiente en términos del número de productos, costos de producción y tiempo de trabajo invertido.
PARA UNA EMPRESA DE SERVICIO
Ejemplo 1.2: ¿Cómo calcular la eficiencia? La eficiencia es la capacidad que tiene una persona o un proceso para utilizar adecuadamente las herramientas con el fin de lograr los objetivos marcados; ejecuta solo las acciones necesarias. Por lo tanto, para las empresas es la facultad para mejorar la utilización de recursos para completar sus objetivos de negocio. Podríamos decir que la eficiencia está focalizada en analizar, optimizar y buscar mejores soluciones para cada una de las etapas que se requieren para cumplir un propósito. Así que con ella se pretende reducir los costos y los tiempos que se invierte para lograr los resultados planteados. Se enfoca en los medios para alcanzar el fin de manera oportuna. Por ejemplo , se tiene que preparar café para una junta de 15 personas dentro de 10 minutos. En términos de eficiencia es mejor que esta tarea se realice con una cafetera con una capacidad para 20 tazas que si se ponen a hervir cuatro litros de agua. Los dos métodos cumplirían con el objetivo, pero el de la cafetera es más rápido y automático. Atención al cliente ejemplo de eficacia, eficiencia y economía. Tenemos una empresa A que utiliza el teléfono para atender a sus clientes y en un día atendió 13 llamadas de quejas, devoluciones, dudas y preguntas frecuentes. Otra empresa B cuenta con un chatbot en su página web para resolver dudas y preguntas frecuentes; asimismo, tiene una línea telefónica para quejas y devoluciones de productos; atiende a 21 clientes en el mismo día. La primera empresa ¨A¨ va de acuerdo con los principios de eficacia: cumple con el objetivo de escuchar a cada cliente. Por su lado, la segunda empresa B implementa la eficacia al lograr atender a los clientes y, a la vez, pone en práctica la eficiencia al optimizar la atención de los casos de dudas y preguntas frecuentes con el uso de chatbots. PARA UNA EMPRESA COMERCIAL Ejemplo 1.3: Transporte de mercancía Una empresa necesita enviar un lote de mercancía de Italia a Brasil, en el periodo de un mes, por lo cual tiene que contratar un sistema de transporte y tiene dos opciones: enviarlo por barco y que llegue en tres semanas con un costo de 8000 €, o bien, mandarlo por avión y llegaría en un día por 51.000 €. El barco es más barato y, aunque sea más tardado, llegaría a tiempo, así que se adapta más a la eficacia: cumple el objetivo y reduce costos. Por otro lado,
2.- Busca 5 herramientas que pueden ser: App, programas, que se ha usado por un auditor o contador público que sea utilizado en el ejercicio de su profesión. A continuación, listamos 5 herramientas que todo contador debe tener hoy en día: 2.1. Software contable o software de contabilidad El software de contabilidad es una herramienta fundamental para cualquier contador, ya que permite llevar un registro detallado de las transacciones financieras, generar informes y realizar análisis financieros. Por supuesto, en la actualidad existen diversas opciones de software de contabilidad en el mercado, que van desde soluciones de escritorio hasta aplicaciones basadas en la nube. Sin embargo, es una herramienta que te ayudará a: Automatizar procesos repetitivos y evitar errores humanos: por ejemplo, podes importar los datos bancarios de tus clientes, calcular impuestos y presentar declaraciones online. Acceder a la información de tus clientes desde cualquier lugar y dispositivo: un software de contabilidad en la nube te permite trabajar desde tu ordenador, Tablet o móvil, sin necesidad de instalar nada. Además, podes compartir la información con tus clientes y colaboradores en tiempo real. Mejorar la calidad y el valor de tus servicios: con esta herramienta podes ofrecer a tus clientes informes personalizados y gráficos interactivos que les ayude a entender su situación financiera y tomar mejores decisiones. También, puedes integrar otros servicios como la gestión de nóminas, la facturación electrónica o el asesoramiento fiscal. Como ves, es un aliado indispensable para un profesional en esta área, ya que puedes ahorrar tiempo, dinero y mejorar tu productividad y competitividad a favor de las necesidades de tus clientes. Un software contable constituye una herramienta indispensable para la administración de todo negocio, simplificando tareas como la gestión del inventario, actualización del stock de productos, registro de compras y ventas, generación de los reportes financieros, etc. 2.2. Servicios en la nube o “Cloud services ” Las tareas contables involucran una cantidad navegable de información: datos, números, informes, documentos, registros, todos con igual importancia que debe ser archivado y almacenado en un lugar seguro incluso por años. Si a
esto se le suma la necesidad de tener acceso a esta información en cualquier momento y de forma organizada, se hace casi imposible hacerlo físicamente. Los servicios en la nube son servicios que se utilizan a través de Internet. Es decir, no están físicamente instalados en tu computador. Antes de que apareciera la nube, todos los programas y softwares se instalaban ocupando memoria en tu equipo o los equipos donde se instalaran. Estos servicios son programas que se alojan en un servidor “en la nube” accesibles desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Las ventajas de este tipo de servicios son evidentes, ya que su uso no está restringido a un solo computador, bajas los gastos de mantenimiento y de IT, aumentas la seguridad de tu información, así como la capacidad de almacenamiento ya que los recursos de la nube son mayores que los de cualquier equipo de oficina. Mejor aún, Software contable en la nube. Si sumas las dos primeras herramientas, tendrás todos los beneficios potencializados, siguiendo con la tendencia de tener los servicios y datos que no son almacenados en tu equipo, en la actualidad es indispensable tener un software contable en la nube. 2.3. Sistema para Facturación Electrónica El gobierno colombiano, siguiendo el camino de otros países de la región hace algunos años empezó su transformación digital con el objetivo de mejorar el control y fiscalización de las empresas además de lograr la evaluación del comportamiento adquisitivo y de consumo de los colombianos en tiempo real. Este proceso arranca mediante el decreto 2241, con la factura electrónica. Este documento tributario electrónico respalda las operaciones comerciales entre contribuyentes, otorgando mayor seguridad a las transacciones y agilizando los procesos al permitir una mayor trazabilidad que su versión física. Sin duda, se trata de un elemento indispensable para todo emprendimiento en la era digital, que puede causar resistencia al inicio, pero contar con una herramienta para hacerlo facilitará no sólo el proceso, sino que además traerá grandes beneficios. Más allá de tratarse de una exigencia del entorno tributario, esta metodología de facturación agiliza el proceso de venta y permite hacer un registro automatizado del mismo, generando mayor confiabilidad y mejorando la experiencia del cliente. 2.4. Software de Nómina electrónica La DIAN luego de haber implementado el proyecto de masificación de la facturación electrónica, continuó con la publicación de la Resolución 0000113 del 11 de febrero de 2021, con la que reglamenta el uso y la implementación de
Reconocimiento al mérito, capacidad e idoneidad funcionaria. Igualdad de oportunidades, sin discriminación de ninguna natu… I.- LA RESPONSABILIDAD En el Estado de Derecho Constitucional el desempeño de toda función pública conlleva la consiguiente responsabilidad, la misma que es propia del sistema democrático-representativo de gobierno en virtud de que siendo el pueblo titular de la soberanía delega su ejercicio a los órganos del poder público (art. 7 CPE.) En el orden jurídico de la monarquía el monarca era irresponsable (legibus solutus) porque era el titular de la soberanía y concentraba en su persona todos los poderes ("El Estado soy yo", Luis XIV de Francia). El Estado de Derecho liberal-burgués que advino con la Revolución Francesa (1789) opone límites al poder del Estado mediante la ley que es "expresión de la voluntad general" (art. 6 DDHC), y por primera vez se exige La responsabilidad es un concepto legal y moral. Es una obligación inseparable del ejercicio de toda función pública y privada. Hay tres clases de responsabilidad: civil, penal y administrativa. La primera deriva del principio general de Derecho de que todo aquel que causa un daño a otro está obligado a repararlo. La responsabilidad penal es consecuencia de la comisión de delitos tipificados en el Código Penal, y se manifiesta en la aplicación de las sanciones previstas en el mismo Código y en leyes conexas. La responsabilidad administrativa sobreviene por faltas cometidas en el desempeño del trabajo según las leyes y reglamentos respectivos. II.- DEBERES Y OBLIGACIONES En la Constitución Política del Estado la responsabilidad de los servidores públicos emerge de sus deberes y obligaciones, entre los que sobresalen los derivados de los principios de legalidad, compromiso e interés social, ética, honestidad (art. 232), rendición de cuentas, protección de los bienes del Estado (art. 235), etc. Los delitos cometidos contra el patrimonio del Estado y que causen grave daño económico no prescriben y no admiten inmunidad (art. I I 2). El art. I 23 dispone que la ley no es retroactiva, excepto en materias labora.], penal y contra la corrupción. Respecto a los legisladores el art. 151 consagra la inviolabilidad personal y del domicilio de los asambleístas; el I 52 dice que no gozan de inmunidad en causas penales, pero que no se les aplicará la detención preventiva. En relación a los miembros del Ejecutivo el art. 161.7 dice que las Cámaras reunidas en Asamblea autorizarán el enjuiciamiento del Presidente y del Vicepresidente del Estado por los siguientes delitos, según la Ley No. 2441 de 2 de agosto de 2.002: traición a la patria, violación de las garantías
constitucionales, uso indebido de influencias, negociaciones incompatibles con el cargo, anticipación o prolongación de funciones, delitos tipificados en el Código Penal contra la función pública, genocidio. El juzgamiento lo hace el Tribunal Supremo de Justicia a requerimiento del fiscal general. Respecto a los miembros del órgano Judicial, el art. 159-1 I, concordante con el art. I 60.6, da a la Cámara de Diputados la atribución de acusar ante el Senado, para que éste los juzgue en única instancia, a los Miembros delTribunal Supremo de Justicia, del "Tribunal Constitucional Plurinacional, del Tribunal Agroambiental y del Control Administrativo de Justicia, conforme al procedimiento establecido en la Ley No. 2623, de 22 de diciembre de 2.003. El Estatuto del Funcionario Público (Ley No. 2027 de 27 de octubre de 1.999) consigna en su art. 8 los deberes de los servidores públicos, entre los cuales menciona la eficiencia y probidad con que deben ejercer sus funciones, atendiendo a los principios de integridad, probidad, responsabilidad y eficiencia (art. 12). El art. I 6 prescribe que todo servidor público "asume plena responsabilidad por sus acciones y omisiones", debiendo "rendir cuenta ante la autoridad o instancia correspondiente". La Ley No. I 198 de Administración y Control Gubernamentales (llamada Ley SAFCO) dispone en su art. 28 que "todo servidor público responderá de los resultados emergentes del desempeño de las funciones, deberes y atribuciones asignados a su cargo", y divide esa responsabilidad en administrativa, ejecutiva, civil y penal. Agrega que "se presume la licitud de las operaciones y actividades realizadas por todo servidor público, mientras no se demuestre lo contrario" (presunción de inocencia). El art. 40 de esta Ley establece que "las acciones judiciales y obligaciones emergentes de la responsabilidad civil (...) prescribirán en diez años computables a partir del día del hecho que da lugar a la acción o desde la última actuación procesal". Por su parte los arts. I 6 y 37 del D.S. No. 233 I 8-A, de 3 de noviembre de 1.992, que reglamenta la Ley SAFCO, disponen que las responsabilidades administrativa y ejecutiva prescriben a los dos años de cometida la contravención, tanto para servidores y ex servidores públicos, en el primer caso, y de concluida la gestión del máximo ejecutivo, en el segundo caso. El art. 4 de la Ley de Lucha contra la Corrupción e Investigación de Fortunas "Marcelo Quiroga Santa Cruz" (Ley No. 004 de 3 I de marzo de 2.010) establece los principios de ética, transparencia y defensa del patrimonio del Estado, para los servidores y ex-servidores públicos, que, según el art. 5-11, no tienen inmunidad, fuero ni privilegio alguno. El Capítulo III de esta Ley sistematiza los delitos de corrupción y vinculados (art. 24); crea nuevos tipos penales (art. 25) como el cohecho activo y pasivo
