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Introducción a los estados financieros Competencias por desarrollar Al terminar este capítulo, el lector será competente para: > Identificar los conceptos de activos, pasivos y pa como partes esenciales del balance general. > Entender la política de financiación y la política de 1 inversión a partir del balance general y su correspondiente significado, + Entender y operar la ecuación fundamental de la contabilidad como expresión de la política de financiación y la Política des inversión. a ; + Entender el principio de causación cómo política para la elaboración del estado de pérdidas y ganancias. + Determinarlos tipos de utilidades que conforman la estructura del estado de pérdidas y ganancias. + Entender el concepto de depreciación contable de activos. + Entender la relación de la depreciación contable con los es- tados financieros del balance general y el estado de pérdidas y ganancias. Ingeniería económica 1.1Introducción La contabilidad es un sistema de información que clasifica y registra de manera sistemática las transacciones financieras de una firma. Existen diversos reportes contables conocidos como estados financieros que son documentos que proporcionan informes periódicos sobre el estado o desarrollo de la administración financiera de una compañía. Dichos reportes o estados financieros son el resultado final de un proceso con- table y se convierten en uno de los insumos fundamentales en la toma de decisiones de una firma. Los estados financieros más importantes son: + Balance general. + Estado de pérdidas y ganancias (P y G). + Flujo de caja (este tema se tratará en capítulos posteriores). Aunque existen algunos otros estados financieros, como el estado de cambios en la situación patrimonial o el estado de fuentes y usos, en este libro se centrará la atención en los tres estados financieros básicos. 1.2 El balance general Es el reporte contable que refleja la situación financiera y económica de una empresa en una fecha determinada. Metafóricamente se dice que el balance general es una fotografía o radiografía de la empresa, toda vez que muestra su situación financiera en determinada fecha. El balance general es una forma conveniente y sistemática de organizar tres ele- mentos fundamentales de las finanzas de una empresa: * Activos, » Pasivos. S +» Patrimonio, 1.2.1. Activos Son los bienes o derechos, de propiedad de una empresa, que represen- tan algún valor en términos económicos para esta. Los activos se cla- sifican de acuerdo con su disponibilidad o liquidez. La disponibilidad es la capacidad que tiene un activo para convertirse en dinero efectivo. Según lo anterior, los activos pueden clasificarse de la siguiente forma: Inventarios | Mercancías o artículos que la empresa tiene para comerciar. Existen | diferentes tipos de inventario: materias primas, productos en proceso, | productos terminados, mercancías en tránsito, obras de construcción pd en curso, obras de urbanización, contratos en ejecución, cultivos en desarrollo, entre otros. | | Pagos anticipados o diferidos ¡ | Costos o gastos cancelados de manera anticipada, es decir, antes del A periodo en el cual deben ser causados. Corresponden a servicios que aún no se han causado o utilizado, pero que ya han sido pagados parcial o totalmente. Son pagos anticipados o diferidos: intereses pagados por anticipado, seguros pagados por anticipado, arrendamientos pagados por anticipado, impuestos pagados por anticipado, intereses pagados va por anticipado, entre otros. Activos no corrientes Activos que se utilizan en el proceso productivo u operación normal de la compañía. Se caracterizan por ser de naturaleza permanente en el negocio. En otras palabras, se adquieren para usarlos en la operación del negocio y no están destinados para la venta en el corto plazo. La figuta 1.1 detalla la clasificación de los activos no corrientes, l, Depreciables i 1. Tangibles 2. No depreciables | | | 3. Recursos naturales i | Í (agotables) M | ll | r j | | 2. Intangibles | L Amortizables | 2. No amortizables 3. Otros activos Clasificación de activos no corrientes Activos fijos tangibles Activos que poseen valor por su estructura física. Pueden ser deprecia- bles, no depreciables y agotables. Activos fijos tangibles depreciables Activos que pierden valor contable debido a su uso, desgaste natural u obsolescencia. Se encuentran en este grupo de activos: inmuebles, ma- quinaria y equipo, equipos de oficina, vehículos, entre otros. Activos fijos tangibles no depreciables Activos que contablemente no pierden valor con el paso del tiempo. Se encuentran en este grupo de activos: terrenos, maquinaria en montaje, construcciones en curso, entre Otros. Activos fijos tangibles agotables Recursos naturales que se agotan con el paso del tiempo y el uso o explotación. Se encuentran en este grupo de activos: minas, canteras, bosques, pozos de petróleo, gases naturales, entre otros. Activos fijos intangibles Bienes inmateriales, representados en derechos o ventajas de una com- pañía, que contribuyen a la generación de valor. Los activos intangibles se clasifican en amortizables y no amortizables. Activos fijos intangibles amortizables Son los que pierden valor contable a lo largo del tiempo. Activos fijos intangibles no amortizables No pierden valor contable a través de los periodos contables, Se en- cuentran entre los activos intangibles no amortizables: marcas comer- ciales, good wil/, patentes, licencias, Anow how, derechos de autor, secretos comerciales, relaciones financieras, acuerdos de negocios, entre Otros. Otros activos Activos que no tienen una alta disponibilidad o liquidez y por tanto no se clasifican dentro del activo corriente. Tampoco se clasifican como activos fijos pues no se utilizan para la operación normal del negocio o cumplimiento de su razón social, pero son propiedad de la empresa y representan algún valor económico para esta. Hacen parte de este grupo: activos improductivos, algunos gastos diferidos como alquileres y seguros, entre otros. Algunas veces se clasifican dentro de este grupo de activos las inversiones permanentes. eros | Capítulo | Capítulo del balance general (activos) “política de inversión”, mientras que al lado derecho (pasivo y patrimonio) suele llamárselo “política de financiación”. Balance general Empresa XYZ a 31 de diciembre de 2007 | Pasivo Activos | Ñ corrientes POETA | Pasivode. | Activos no corrientes Figura 1.2 Composición del balance general Es importante anotar que la política de financiación debe ser exac- tamente igual (en valor) a la política de inversión, pues no es posible captar más recursos de los que se pueden invertir ni es posible invertir más dinero del que se podría captar vía pasivos y patrimonio. Política de inversión = Política de financiación Esta igualdad da origen a la ecuación fundamental de la contabilidad: Activos = pasivos + patrimonio A continuación se presenta un ejemplo de construcción del balance general de una compañía. La mayor parte de la población de un municipio del altiplano Cundi- A boyacense tiene como actividad económica la producción lechera. La compañía Sacaleche S. A. es el único comprador mayorista de leche al AS ' PEA Ñ y É Ingeniería económica % en la región, lo cual la ha puesto en una posición monopsonista!, La empresa aprovecha el poder de mercado para pagar precios inferiores al precio justo por litro de leche y, en consecuencia, los productores de leche, al no tener otra opción para venderla, deben acceder a los bajos ' precios y a las exigencias de Sacaleche $. A. l Un día los pequeños productores de leche de la región se reúnen | | y deciden crear su propia empresa mayorista, Nuestraleche Ltda., que | se encargaría de recolectar toda la producción del municipio, pagar un precio justo y además llevar a cabo el proceso de pasteurización a fin de comercializar el producto en las grandes ciudades. ¡ 1] Nuestraleche Ltda. fue creada por 20 socios, cada uno de los cua- l les aportó un capital inicial de $3.000.000. Se compró de contado un terreno por $18.000.000 y muebles y equipos de oficina por valor de ! $5.000.000. También un camión por $30.000.000, para lo cual se uti- 1 lizó un préstamo con plazo de un año de la Federación de Ganaderos (Fedegan), equivalente al 40% del valor de mercado del camión. Final- mente se compraron tanques de enfriamiento y equipos de pasteuriza- ción por $40.000.000, de los cuales se pagaron de contado $10.000.000 y por el resto se constituyó una deuda de largo plazo. Los dueños de Nuestraleche Ltda. consideran que existen excedentes de caja que per- mitirían abrir un CDT por $1.500.000 a 90 días. Una vez realizadas estas transacciones comerciales, los socios ela- boran el balance general de constitución de Nuestraleche Ltda, para conocer el verdadero estado de la situación financiera inicial y evaluar j l si requieren de financiación adicional pata iniciar labores. 1 3 El balance general de constitución de Nuestraleche Ltda. se presen- ta a continuación en las tablas 1.1 y 1.2, Tenga en cuenta que la caja presentada en el balance general de la compañía es el resultado de todos los movimientos de efectivo que se llevaron a cabo en la constitución de la empresa. La siguiente tabla ' muestra en detalle los movimientos de caja ocurridos en el periodo de j constitución, *. Monopsonio: es una situación de falla de mercado que se presenta cuando existe un único consumidor. Este, por ser único, tiene un control especial sobre el precio de los productos, Puesto que los productores tienen que adaptarse de alguna forma a las exigencias del com. prador en materia de precio y cantidad. Ingeniería económica 1] 13 Estado de pérdidas y ganancias El estado de pérdidas y ganancias reporta el desempeño de las opera- | ! ciones y actividades de una empresa en términos de sus ingresos y egte- ' sos durante un periodo determinado. El estado de pérdidas y ganancias registra la utilidad o pérdida de la empresa en un periodo contable. | Nótese que, a diferencia del balance general, el estado de pérdidas y ga- | | nancias es un estado financiero periódico que suministra información | de ingresos, egresos y utilidad en un periodo contable y no a una fecha | | de cierre contable. Es también conocido como P y G, estado de resul- | tados o estado de rentas y gastos. Para determinar la utilidad o pérdida 'm es necesario conocer los siguientes elementos: Va 1. Ingresos. ' 2. Costos de ventas o costos de producción. 14 3. Gastos de operación. 4. Otros ingresos y Otros egresos. | 13.1Ingresos Entradas de dinero que recibe la empresa producto de su actividad co- ¡Mi mercial, bien sea de servicios, comercial o manufacturera, Convencio- | nalmente se conocen como ventas netas O ingresos operacionales netos. | 13.2 Costos de ventas O costos de producción | y Salidas de dinero en que se incurre al adquirir un bien o servicio, con ! la intención que genere un ingreso O beneficio futuro. Dependiendo l del tipo de empresa de la cual se esté hablando, los costos de pro- ducción pueden variar. Por ejemplo, en las empresas comercializadoras suelen considerarse como costo de ventas las compras e inventarios de ¡ mercancías; en las empresas manufactureras el costo de producción lo / ' componen otros elementos adicionales: ¡me + Inventarios de materias primas, producto en proceso y producto terminado. + Compras de materia prima y otros insumos. 1 + Costos indirectos de fabricación. + Mano de obra directa. | Por convención general, todas las erogaciones que se relacionen directamente con la producción de un producto o servicio deben asig- narse al costo de producción. Por ejemplo, mantenimiento, deprecia- ciones de maquinaria, salarios de operarios, entre otros, corresponden alos costos de producción. 13,3 Gastos operacionales (administración y ventas) Salidas de dinero en que se incurre para poder vender un bien o servicio. Generalmente los gastos son por concepto de administración o por con- cepto de ventas. Algunos gastos de administración son salarios adminis- trativos, servicios públicos, arriendos, entre otros. Los salarios de personal de ventas y publicidad son un ejemplo de gastos operacionales de ventas. 13.4 Otros ingresos y otros egresos Corresponden a ingresos y egresos del periodo contable, pero que no hacen parte de los ingresos y egresos originados por la actividad co- mercial u operación normal de la empresa. Por tal motivo se consideran cuentas no operacionales, rentabilidad de inversiones, ingresos finan- cieros, gastos financieros, ganancias o pérdidas ocasionales son algunos ejemplos de cuentas no operacionales. | Capítulo Estado de pérdidas y ganancias Empresa XYZ de 1 de enero de 2010 a 31 de diciembre de 2010 Ventas - Costo de ventas o costo de poducción Utilidad bruta - Gastos operacionales de administración y ventas Utilidad operacional (UAID(EBIT) + Ingresos financieros - Gastos financieros Utilidad antes de impuestos (UAD(EBT) - Impuesto de renta Utilidad neta (ner income) Figura 13 Estructura general del estado de pérdidas y ganancias GB Gastos de administración y ventas: $3.000.000 mensuales. Gastos de depreciación: $15.000.000 anuales. Rentabilidad de inversiones: $1.500.000 trimestrales. Gastos financieros: $800.000 mensuales. Impuestos: 33% sobre la renta. | Capítulo El estado de resultados o P y G resultante para el primer año de operación es el siguiente: Estado de pérdidas y ganancias Empresa XYZ _ de 1 de enero de 2010 a 31 de diciembre de 2010 Vent: $ 180.000.000 - Costo de ventas o costo de producción - 81.000.000 Utilidad bruta 99.000.000 + Gastos operacionales de administración y Ventas | - Gastos de depreciación — 15.000.000 Utilidad operacional (UAID) (EBIT) 48.000.000 + Ingresos financieros 6.000.000 - Gastos financieros — 9.600.000 Utilidad antes de impuestos (UAD) (EBT) 44.400.000. - Impuestos de renta 14.652.000 Utilidad neta [$ 29.748.000. Tabla 13 Estado de pérdidas y ganancias del primer año de operación 1.5 La relación entre el balance general y el estado de P y G Alo largo de un periodo en el cual la firma opera se pueden encontrar múltiples relaciones entre el balance general y el estado de pérdidas y ganancias. Los siguientes son algunos ejemplos: 1. Si una empresa hace una venta de US$100 millones y tiene una política de cartera del 30% sobre sus ventas, el P y G deberá registrar ventas por US$100 millones, la caja (cuenta de balan- ce general) un ingreso de US$70 millones y cuentas por cobrar (cuenta de balance general) por US$30 millones. 2. El gasto de depreciación causado en el P y G tiene como contra- 15 Ingeniería económica | | partida una cuenta de depreciación acumulada, que se acredita (se resta en este caso) en el activo fijo (cuenta de balance general). ! ' 3. La compra de mercancías se registra en el P y G dentro del costo ] de ventas, y el saldo final de inventarios de estas mercancías se ' registra como un inventario (cuenta de balance general). é Como se observa, la construcción del balance general y el estado de pérdidas y ganancias es un ejercicio que debe hacerse de manera simul- | tánea de tal forma que siempre se conserve la igualdad de la ecuación | fundamental de la contabilidad. Como se mencionó, el resultado final del estado de pérdidas y ganan- cias es la utilidad neta. Dicha utilidad debe trasladarse al patrimonio de la empresa para hacer el cierre final del periodo contable; este es otro ejemplo | de la importancia de construir los estados financieros de forma simultánea. 1 En el siguiente ejemplo se ilustra de manera clara la construcción del balance general para un periodo inicial de constitución y el estado j de pérdidas y ganancias y balance general para el primer mes de opera- ción de la empresa. | “Ejemplot3 | La sociedad Multiandina S. A. fue constituida en el mes de junio de 1 2009 y durante el periodo comprendido entre junio $ y junio 30 se rea- lizaron las siguientes transacciones comerciales: Junio 8. :se recibió autorización para emitir 100.000 acciones a $1.000 i cada una. Se decidió vender en efectivo el 90% del capital 3 N autorizado a su valor nominal. dl Junio 10:se contrajo una deuda con el Banco Municipal por $100.000.000 a un plazo de 5 años. Junio 15: se compró de contado una bodega por $100.000.000; un pe- 1 rito estimó que el 10% de este valor corresponde al terreno. Junio 21 : se compraron de contado dos máquinas por $9.000.000 cada una. Junio 24: se compraron de contado muebles y equipos de oficina por $15.000.000. Junio 28: se compró un camión por $40.000.000. El 90% se pagó de contado y por el 10% restante se firmó una letra a 30 días. Junio 30: se abrió un CDT a 90 días por $10.000.000. Ingeniería económica + El gasto financiero pagado fue del 12% de la obligación banca- ria de largo plazo. + La rentabilidad de inversiones corresponde al 5% del saldo de las inversiones temporales. + La tasa de impuestos es de 33%. Se debe causar la provisión de impuestos correspondiente, los cuales se cancelan el otro año. » La reserva legal es de 10%. El balance general con fecha 31 de julio de 2009 y el estado de pér- didas y ganancias del mes de julio de 2009 se presentan a continuación: ¿ Multiandina S.A. : Balance general a 31 de julio de 2009 ] Activos Pasivos ] Activos corrientes | Pasivos corrientes (CP) | o Caja 2 $ 37.500.000 | Letras por pagar $ 0 Inversiones temporales | (CD. o 10.000. 000 Proveedores ] 3.000.000: | _Cuentas por cobrar 36.0 000 ! Impuestos por pagar_____|_ 15.477.000 j | Inventarios 2.000.000. Total pasivos corrientes | 18,477,000. j e Total activos corrientes | 85.500. 000. 5 d E A CA Pasivos largo plazo Ni -) Ñ j Activos fijos Obligación bancaria 100.000.000 j ; Terreno | 10.000. 000 |'Total pasivos largo plazo | 100.000.000 1 ¡E Bodega ' 90.000.000 | - 1] De ón A É MERR E Depreciación acumulada -4.000.000 | Total pasivos | 118.477.000 il bodega 2% CATS ¡E o AS ¿ Máquinas ¡ 18.000.000 EN ' Depreciación acumulada 3.600.000 | Patrimonio máquinas El E - ] Muebles y equipos de 15.000.000 > oficina — | E E | ' 1 Depreciación acamulada | 5.000.090 | Capital social 90.000.000 muebles y equipos | dE: . t% Vehículos | 40.000.000 | Utilidad del ejercicio 28.280.700 Depreciación acumulada | ¿090.000 Reservas 3.142.300 vehículos - al _ a - uN _Total as s fijos | 154.400.000 | Total patrimonio 121.423.000 | Total pasivos | Total activos [$ 232: 900.000 | y patrimonio ad $ 239.900.000 Tabla 1.5 5Estructura de balance general a 31 de julio de 2009 - Ejemplo 13 Introduccié iancieros | Capítulo Multiandina S.A. Estado de pérdidas y ganancias Ventas o | $120.000.000 Costo de ventas o e 28.000.000. _Inventario inicial 0 AE 0 _Compras o UN 30.000.000 Inventario final Ñ 2.000.000 Utilidad bruta E 92.000.000 Gastos de depreciación bodega 4.000.000 Gastos de depreciación máquinas ba -3.600.000 _Gastos de depreciación muebles y equipos de oficina 3.000.000 _Gastos de depreciación vehículos — -8.000.000 _Gastos de administración y ventas -15.000.000 Utilidad operacional ¡58.400.000 Rentabilidad de inversiones y] 500.000 Gastos financieros EN | -12.000.000. Utilidad antes de impuestos de 46.900.000 Impuestos Ñ i -15.477.000 Utilidad neta — ] 31.423.000 Reserva legal o 3.142.300 Utilidad del ejercicio 1 $ 28,280.70 Tabla 1,6 Estructura del estado de pérdidas y ganancias de 1 de julio a 31 de julio de 2009 - Ejemplo 1.3 Pocero 19 incre es? el contrario, generan valor para la compañía pero no son bienes materiales; se clasifican en amortizables y no amortizables. Existe otro tipo de activos que no pueden clasifi- carse ni como corrientes, debido a su poca liquidez, ni como activos fijos, ya que no se utilizan en la operación normal del negocio; es el caso de las inversiones permanentes. Por el lado de la política de financiación, los pasivos son las deudas que no han sido cubiertas; se clasifican según su vencimiento en pasivos corrientes (deuda que vence en menos de un año) y pasivos no corrientes (vencimiento en el mediano y largo plazo). El patrimonio se compone de los aportes de capital que hacen los propietarios y los accio- nistas, las utilidades retenidas y las utilidades del ejercicio. : El estado de pérdidas y ganancias (P y 6), contrario al balance general, muestra las acti- vidades de la empresa en términos de ingre- sos y egresos durante un periodo; registran finalmente la utilidad o pérdida de la em- presa en dicho periodo. El registro de estas Problemas es | Capítulo transacciones se hace mediante el sistema de causación. Los principales elementos que se deben conocer para realizar este documento son los ingresos, los costos de ventas o de producción, los gastos de operación y otros ingresos y egresos. * Los ingresos de una compañía correspon- den al dinero que esta recibe por concep- to de las ventas. * Los costos de ventas o costos de opera- ción son gastos que tiene la empresa rela- cionados directamente con la producción o la prestación del servicio. + Los gastos operacionales o gastos de ad- ministración y ventas son aquellos en que se incurre para realizar la venta del bien o del servicio. Los otros ingresos y egresos no se rela- cionan con la operación del negocio. La elaboración del balance general y del estado de pérdidas y ganancias debe hacerse de manera simultánea a fin de garantizar que se mantenga la igualdad de la ecuación fun- damental de la contabilidad. Problema 1 Laura y Juan quieren establecer su propio negocio de venta de productos de aseo a tiendas que los distribuyan al detal en los ba- rrios de Bogotá. Para iniciar el negocio cada uno acordó aportar $25.000.000. Laura aportó detergentes, desinfectan- tes, cepillos, escobas y traperos por valor de 5'000.000, así como una bodega para almace- narlos por valor de $20.000.000, de los cuales se estima que el 20% corresponde al valor del terreno, y Juan aportó un camión para entregas por valor de $16.000.000 y el resto en efectivo. Además tomaron un crédito por $7.000.000 con un plazo de 2 años, por el que se paga un interés mensual del 3%. Las tran- sacciones durante el mes fueron: 
