Study with the several resources on Docsity
Earn points by helping other students or get them with a premium plan
Prepare for your exams
Study with the several resources on Docsity
Earn points to download
Earn points by helping other students or get them with a premium plan
Community
Ask the community for help and clear up your study doubts
Discover the best universities in your country according to Docsity users
Free resources
Download our free guides on studying techniques, anxiety management strategies, and thesis advice from Docsity tutors
Quản trị dự án; kiểm soát dự án
Typology: Assignments
1 / 24
This page cannot be seen from the preview
Don't miss anything!
Sinh viên thực hiện: 1. Phạm Phương Anh – 2221000845
**2. Đặng Thị Huỳnh Như - 2221001018
Tên Sinh viên MSSV Phần trăm đóng góp
Bảng 1.1: Bảng các công việc giai đoạn chuẩn bị.......................................................... 1 Bảng 1.2: Bảng các công việc cần giai đoạn thực hiện.................................................. 2 Bảng 1.3: Bảng các công việc giai đoạn kết thúc dự án................................................. 2 Bảng 2.1: Bảng thứ tự các công việc 4 Bảng 2.2: Bảng ngân sách cho các hoạt động quan trọng............................................. 6 Bảng 2.3: Bảng phân phân chia công việc cho nhân viên.............................................. 9 i
1. Mục tiêu và phạm vi của dự án 1.1 Mục tiêu Mục tiêu chính của dự án là tổ chức thành công một hội thảo lớn về “Giáo dục và công nghệ” cho 500 người tham dự, gồm các chuyên gia, diễn giả hàng đầu và người tham gia từ các ngành giáo dục và công nghệ. Buổi hội thảo sẽ tạo ra một không gian giao lưu, chia sẻ kiến thức và thúc đẩy sự phát triển trong lĩnh vực giáo dục và công nghệ, đồng thời giới thiệu các sản phẩm và giải pháp công nghệ tiên tiến tới cộng đồng. 1.2 Phạm vi 1.2.1 Các công việc trong phạm vi Bảng 1. 1 : Bảng các công việc giai đoạn chuẩn bị Công việc Thời gian (ngày) Ngày thực hiện Lập danh các sách diễn giả, chuyên gia 2 1/12-3/ Lựa chọn địa điểm 2 1/12-3/ Xây dựng nội dung chương trình 2 1/12-3/ Lên kế hoạch ngân sách 2 1/12-3/ Lên danh sách các nhà tài trợ 2 1/12-3/ Chuẩn bị tài liệu 2 1/12-3/ Lên thiết kế không gian 2 1/12-3/ Phân công nhiệm vụ nhân sự 1 3/
Bảng 1. 2 : Bảng các công việc cần giai đoạn thực hiện Công việc Thời gian (ngày) Ngày thực hiện Đàm phán giá thuê, các ưu đãi đi kèm và đặt cọc 1 3/ Tìm kiếm nhà tài trợ 2 3/12-5/ Mời các diễn giả, chuyên gia 2 3/12-5/ Sắp xếp và trang trí không gian, các gian hàng 4 4/12-8/ Tổ chức đăng ký tham gia hội thảo 2 5/12-7/ Kiểm tra âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật 1 8/ Tổng duyệt chương trình 1 8/ Tổ chức hội thảo 1 9/ Bảng 1. 3 : Bảng các công việc giai đoạn kết thúc dự án Công việc Thời gian (ngày) Ngày thực hiện Bàn giao lại cơ sở vật chất cho khách sạn 1 10/ Thanh toán chi phí còn lại cho các bên liên quan 1 10/ Đánh giá hiệu suất 1 10/ Báo cáo chi tiết cuối cùng 1 10/ 1.2.1 Các công việc ngoài phạm vi Thứ nhất, ban tổ chức hội thảo không chịu trách nhiệm tổ chức hoặc quản lý các phương tiện đưa đón cho người tham dự. Việc di chuyển đến và đi từ địa điểm hội thảo sẽ do người tham gia tự túc.
Bảng 2. 1 : Bảng thứ tự các công việc Công việc Ký hiệu Công việc trước Thời gian thực hiện (ngày) Lập danh sách các diễn giả, chuyên gia A - 2 Lựa chọn địa điểm B - 2 Xây dựng nội dung chương trình C - 2 Lên kế hoạch ngân sách D - 2 Lên danh sách các nhà tài trợ E - 2 Chuẩn bị tài liệu F - 2 Lên thiết kế không gian G - 2 Phân công nhiệm vụ nhân sự H G 1 Đàm phán giá thuê, các ưu đãi đi kèm và đặt cọc
Tìm kiếm nhà tài trợ J D 2 Mời các diễn giả, chuyên gia K A 2 Sắp xếp và trang trí không gian, các gian hàng
Tổ chức đăng ký tham gia hội thảo M K 2 Kiểm tra âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật N L 1 Tổng duyệt chương trình O L 1 Tổ chức hội thảo P O 1 Bàn giao lại cơ sở vật chất cho khách sạn Q P 1 Thanh toán chi phí còn lại cho các bên liên quan
Đánh giá hiệu suất S P 1 Báo cáo chi tiết cuối cùng V P 1
Hình 2. 1 : Sơ đồ Gant các công việc Dựa trên sơ đồ Gant, dự án được chuẩn bị trong 2 ngày, triển khai thực hiện trong 6 ngày, tổ chức trong 1 ngày, và hoàn tất kèm theo đánh giá trong 1 ngày. Tổng thời gian thực hiện dự án là 10 ngày, với các công việc găng là B-I-L-O-P-V. 2.2 Ngân sách dự kiến Để tổ chức hội thảo, ban tổ chức sẽ mời 3 diễn giả hàng đầu với mức phí 15.000.000 đồng mỗi người. Phòng hội thảo sẽ được thuê trong 6 ngày với chi phí 10.000.000 đồng mỗi ngày. Lương cho 10 nhân viên hậu cần được tính 300. đồng/ngày/người, tổng chi phí cho 6 ngày. Bên cạnh đó, còn có các khoản chi phí khác như thuê MC, trang trí không gian, thiết lập gian hàng, cùng với việc cung cấp đồ ăn nhẹ và nước uống cho khách mời.
Cuối cùng, không gian sự kiện phải được bố trí hợp lý và phù hợp với mục tiêu. Điều này bao gồm việc sắp xếp chỗ ngồi, khu vực trưng bày, và sân khấu một cách hài hòa, đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho tất cả người tham dự. 2.3.2 Giai đoạn thực hiện dự án Trong giai đoạn thực hiện dự án, việc kiểm soát chất lượng cần được thực hiện một cách nghiêm ngặt để đảm bảo hội thảo diễn ra suôn sẻ. Đầu tiên, danh sách khách mời cần được kiểm tra lại cẩn thận để đảm bảo tất cả đều đã xác nhận tham gia và lịch trình phù hợp. Đồng thời, dữ liệu về số lượng người tham gia phải được cập nhật đầy đủ, chính xác để tránh tình trạng thiếu hoặc thừa tài nguyên tổ chức. Hợp đồng thuê địa điểm và các dịch vụ kèm theo cần được rà soát kỹ lưỡng, đảm bảo rõ ràng, minh bạch và tối ưu hóa chi phí. Khu vực hội thảo phải được thiết kế chuyên nghiệp, tuân thủ ý tưởng ban đầu và sắp xếp thuận tiện cho người tham dự. Hệ thống kỹ thuật, bao gồm âm thanh, ánh sáng và thiết bị trình chiếu, cần được thử nghiệm trước để hạn chế tối đa các sự cố không mong muốn trong sự kiện. Ngoài ra, kịch bản hội thảo phải được kiểm tra chặt chẽ để đảm bảo không xảy ra thiếu sót hay sai sót trong quá trình thực hiện. Chỗ ngồi cần được bố trí khoa học, phù hợp với không gian sự kiện, đảm bảo tất cả khách tham dự đều có tầm nhìn tốt nhất. Đội ngũ tiếp đón cần phục vụ khách mời một cách thân thiện, vui vẻ, tạo cảm giác thoải mái và chuyên nghiệp ngay từ lúc bắt đầu. Cuối cùng, các khu vực như gian hàng trưng bày công nghệ cần có người túc trực để đảm bảo an ninh, tránh thất thoát tài sản, và kịp thời hỗ trợ khi có sự cố kỹ thuật xảy ra. Những công tác này không chỉ giúp đảm bảo chất lượng tổ chức mà còn góp phần tạo ấn tượng tốt cho người tham dự. 2.3.3 Giai đoạn kết thúc dự án Trong giai đoạn kết thúc dự án, cần kiểm soát chất lượng chặt chẽ để đảm bảo việc bàn giao trang thiết bị và cơ sở vật chất. Tất cả các hạng mục này phải được kiểm tra cẩn thận, đảm bảo nguyên vẹn, đúng tình trạng ban đầu, không xảy ra hư hỏng hay thiếu sót nào. Việc này không chỉ giúp duy trì uy tín của dự án mà còn giảm thiểu các tranh chấp hoặc chi phí phát sinh không đáng có.
Song song đó, cần rà soát kỹ lưỡng các khoản thanh toán để đảm bảo chúng được thực hiện đúng theo hợp đồng đã ký kết. Việc kiểm tra số liệu, chứng từ thanh toán phải chính xác, không có sai sót, nhằm tránh các vấn đề tài chính hoặc bất đồng giữa các bên liên quan. Việc này giúp khép lại dự án một cách minh bạch và hiệu quả. 2.4 Nhân sự và trách nhiệm Dự án hội thảo "Giáo dục và Công nghệ" sẽ được thực hiện bởi một đội ngũ gồm 14 nhân sự. Trong đó, có 10 nhân viên thuộc đội hậu cần, 1 quản lý, và 3 nhân sự cấp dưới. Công việc sẽ được quản lý phân chia một cách rõ ràng, đảm bảo từng thành viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Vào ngày tổng duyệt và ngày diễn ra hội thảo, toàn bộ nhân viên đều phải có mặt đầy đủ để phối hợp chặt chẽ, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Điều này giúp đội ngũ kịp thời xử lý mọi rủi ro hoặc sự cố phát sinh, mang lại hiệu quả cao nhất cho chương trình. Sau khi sự kiện kết thúc, người quản lý sẽ tiến hành tổng hợp, ghi nhận và đánh giá chi tiết về tiến độ thực hiện cũng như chất lượng công việc của từng thành viên. Báo cáo này sẽ được nộp lên công ty như một phần quan trọng trong việc rút kinh nghiệm và cải thiện các dự án sau.
2.5 Rủi ro và cách giảm thiểu rủi ro Trang trí không gian và dựng các gian hàng không đúng theo tiến độ: Để tránh rủi ro này, nhà quản lý sẽ tạo một kế hoạch chi tiết về các mốc tiến độ cho việc trang trí không gian và xây dựng gian hàng. Đảm bảo mỗi công việc có thời gian cụ thể và có người chịu trách nhiệm. Tiến hành kiểm tra, giám sát tiến độ hàng ngày để phát hiện sớm các vấn đề và can thiệp kịp thời. Ngoài ra, nhà quản lý có thể xem xét cho nhân viên tăng ca làm thêm để công việc theo đúng tiến độ. Phát sinh thêm chi phí khi thực hiện: Khi lập kế hoạch ngân sách, cần xác định rõ ràng tất cả các khoản chi phí dự tính và tạo một quỹ dự phòng (thường là từ 5-10% tổng ngân sách) để ứng phó với các chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Cần theo dõi chặt chẽ các khoản chi tiêu ngay từ đầu dự án. Nếu có bất kỳ khoản chi phí nào vượt quá dự toán, cần điều chỉnh và đánh giá lại ngay lập tức. Cập nhật thường xuyên về ngân sách giúp tránh các phát sinh không kiểm soát. Một diễn giả quan trọng không đến: Cần liên hệ và xác nhận với diễn giả về sự tham gia của họ ngay từ đầu và kiểm tra lại vào gần ngày tổ chức sự kiện. Cung cấp thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm, và yêu cầu đặc biệt để diễn giả hiểu rõ và cam kết tham gia. Lên trước một kế hoạch dự phòng về diễn giả thay thế hoặc cân nhắc thay đổi cấu trúc chương trình, bổ sung các phần tương tác, thảo luận, hoặc mời các chuyên gia khác trong sự kiện tham gia để lấp đầy thời gian của diễn giả vắng mặt. Ngoài các rủi ro quan trọng như trên còn có một số rủi ro khác nhà quản lý cần chú ý như sau: Trong quá trình diễn ra sự kiện, rủi ro kỹ thuật như trục trặc âm thanh, ánh sáng, trình chiếu hoặc lỗi sai nội dung trên màn hình có thể xảy ra, ảnh hưởng đến trải nghiệm của người tham dự. Để giảm thiểu, công ty cần kiểm tra và chạy thử toàn bộ thiết bị kỹ thuật ít nhất 1 ngày trước sự kiện. Đồng thời, cần kiểm tra kỹ micro và đảm bảo đủ pin để tránh gián đoạn trong quá trình sử dụng. Rủi ro về an ninh và an toàn bao gồm mất mát tài sản của khách, an ninh không đảm bảo tại gian hàng, hoặc tai nạn nhỏ do không gian đông đúc. Để giảm thiểu, cần
tập trung nhiều nhân viên nam nội bộ giám sát các khu vực quan trọng, bố trí lối đi rộng rãi giữa các gian hàng, và chuẩn bị sẵn đội ngũ y tế hoặc hộp sơ cứu tại chỗ. Rủi ro thời gian và chương trình bao gồm việc chương trình kéo dài quá thời gian dự kiến, ảnh hưởng đến các hoạt động khác, hoặc không đủ thời gian cho phiên hỏi đáp. Để giảm thiểu, cần lập timeline chi tiết và bám sát lịch trình, đồng thời nhắc nhở MC theo dõi và lược bỏ một số phần không cần thiết. Rủi ro về việc một vài nhân viên hậu cần vắng mặt đột ngột trong ngày tổ chức hội thảo có thể gây gián đoạn các công việc quan trọng. Để giảm thiểu, cần chuẩn bị danh sách nhân sự dự phòng và phối hợp với nhân viên khách sạn để hỗ trợ kịp thời, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
3. Thiết lập tiêu chí đánh giá hiệu quả 3.1 Tiến độ Vì hội thảo diễn ra vào ngày 09/12, nên mọi công việc chuẩn bị trước ngày này phải được hoàn thành đúng tiến độ dự kiến khi hết ngày 08/12 để đảm bảo buổi hội thảo được tổ chức trơn tru và hiệu quả. Tuy nhiên, việc khuyến khích hoàn thành sớm các hạng mục là cần thiết, bởi bất kỳ sự trì hoãn nào cũng có nguy cơ ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc tổ chức hội thảo vào ngày chính thức. Các công việc găng, như lựa chọn địa điểm; đàm phán giá thuê, các ưu đãi đi kèm và đặt cọc; sắp xếp và trang trí không gian, các gian hàng; tổng duyệt chương trình là những hạng mục quan trọng cần được đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ. Tỷ lệ hoàn thành đúng hạn của các công việc găng phải đạt 100% để đảm bảo không làm gián đoạn kế hoạch tổng thể. 3.2 Ngân sách Tổng ngân sách không được vượt quá mức dự kiến là 192.000.000 đồng. Trong trường hợp bất khả kháng, mức vượt tối đa cho phép không được quá 5% tổng ngân sách, tương đương 9.600.000 đồng. Tỷ lệ sử dụng ngân sách thực tế phải nằm trong giới hạn ≤ 100% ngân sách dự kiến (tương ứng 192.000.000 đồng). Các giới hạn này nhằm đảm bảo kiểm soát chặt chẽ chi phí và tránh lãng phí trong quá trình thực hiện dự án.
3.4 Kiểm soát rủi ro Mọi vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện phải được kiểm soát một cách nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả. Quản lý luôn chủ động xử lý mọi tình huống bất ngờ, đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ chung. Đồng thời, các giải pháp được triển khai vẫn tuân thủ đầy đủ các yêu cầu đã đề ra, giúp duy trì chất lượng cao nhất cho công việc.
1. Thiết lập quy trình giám sát và thu thập dữ liệu Để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ trong vòng 10 ngày, một quy trình giám sát và thu thập dữ liệu chặt chẽ sẽ được triển khai, dựa trên công cụ quản lý thời gian hiệu quả là sơ đồ Gantt. Quản lý dự án sẽ theo dõi sát sao tiến độ công việc thông qua việc thu thập và cập nhật thông tin hàng ngày từ các nhân viên thực hiện. Mỗi ngày, các nhiệm vụ được so sánh với các mốc thời gian và nhiệm vụ đã được xác định trên sơ đồ Gantt, nhằm đảm bảo rằng mọi hạng mục đều bám sát kế hoạch ban đầu. 2. Phân tích và điều chỉnh ngân sách Giả sử có một khoản chi phí phát sinh do yêu cầu mở rộng thêm các gian hàng trưng bày, để tránh vượt quá ngân sách ban đầu, đồng thời vẫn đáp ứng được yêu cầu mới, nhà quản lý đề xuất cách điều chỉnh ngân sách như sau Nhà quản lý sẽ rà soát các khoản mục để tìm kiếm cơ hội cắt giảm, từ đó điều chỉnh ngân sách sao cho phù hợp hơn với yêu cầu mở rộng. Một phương án được đề xuất là trích khoảng 2 triệu đồng từ ngân sách dành cho việc mua vật dụng trang trí không gian, chuyển sang chi phí lắp đặt thêm gian hàng. Thay vì tự trang trí không gian như kế hoạch ban đầu, nhà quản lý sẽ tận dụng các vật dụng trang trí có sẵn của khách sạn thông qua đàm phán, nhằm giảm thiểu chi phí mà vẫn đảm bảo không gian sự kiện đẹp mắt và chuyên nghiệp. Với ngân sách 50 triệu dành cho 5 gian hàng, nhà quản lý sẽ tiếp tục điều chỉnh bằng cách điều chỉnh thiết kế của từng gian hàng. Mỗi gian hàng sẽ được thiết kế tối giản hơn nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp và phù hợp với yêu cầu của sự kiện bằng cách giảm khoảng 1,3 triệu đồng cho mỗi gian hàng. Đồng thời, nhà quản lý sẽ tận dụng các nguồn lực sẵn có thông qua việc đàm phán với khách sạn để mượn thêm các vật dụng cần thiết như thảm, bàn, và kệ trưng bày. Bên cạnh việc tối ưu hóa ngân sách, nhà quản lý còn có thể chủ động tìm kiếm sự hỗ trợ từ các nhà tài trợ bằng cách xin tài trợ cho việc lắp đặt một gian hàng. Đổi lại,
