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SG-SST PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO Fecha: Noviembre 2024 Versión: (^1) Aprobado por: (^) Asesor SST Autorizado por: (^) Gerente General Página 1 de 15 PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO
1. OBJETIVO Contribuir a mejorar las condiciones de orden y aseo, mediante la divulgación, implementación y continuidad de la metodología de las 5´S, de tal manera que se genere un ambiente laboral adecuado, enfocado al mejoramiento de la calidad de vida en el trabajo, garantizando las condiciones de seguridad y salud en el trabajo en la universidad Fundación Escuela Tecnológica Jesús Oviedo Pérez. 1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS ✓ Identificar las áreas críticas en cada dependencia con el fin de establecer estrategias de intervención y mantenimiento del programa de orden y aseo. ✓ Mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo. ✓ Realizar campañas de sensibilización y capacitación para promover la importancia de un sitio de trabajo limpio y ordenado. 2. ALCANCE Inicia con la explicación de la metodología de las 5´S, su origen y los principios de cada una de las S y finaliza con la medición del Programa de Orden y Aseo, aplica a todas las áreas de la universidad Fundación Escuela Tecnológica Jesús Oviedo Pérez. 3. JUSTIFICACION: De acuerdo con las inspecciones planeadas realizadas en las diferentes áreas de “Fundación Escuela Tecnológica Jesús Oviedo Pérez”, se encontró desorganización de algunas áreas de trabajo, esto pueden conllevar a presentarse accidentes laborales como caídas a nivel, golpes, contusiones, caída de objetos hasta incendios entre otros. Por ello se deben mantener una buena organización de los puestos de trabajo, pisos, pasillos y escaleras en buen estado, secas y libres de obstáculos, cables recogidos, un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Es por eso que es indispensable implementar un programa de orden y aseo basado en la metodología japonesa de las 5S
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4. DEFINICIONES Accidente de trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aun fuera del lugar y horas de trabajo. Ley 1562 de 2012. Actos Inseguros: Comprende las practicas inseguras de las personas, las cuales son generadas por actitudes negativas frente a la seguridad actitudes negativas frente a la seguridad. Resolución 1401 de 2007 Almacenamiento: Conjunto de actividades que permiten ubicar y organizar elementos en un lugar determinado para tal fin. Resolución 2400 de 1979 Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia. (Ley 594 de 2000) Aseo: Conjunto de actividades que permite mantener las áreas de trabajo libres de residuos orgánicos e inorgánicos, los cuales pueden afectar la salud y el bienestar de los trabajadores asociados además de las condiciones ambientales. (IDEAM) Clasificación: Dividir u ordenar por clases o categorías. Condiciones Inseguras: Son todas las circunstancias o condiciones físicas que puedan causar lesiones o alteraciones de la salud. Condiciones Inseguras: Son todas las circunstancias o condiciones físicas que puedan causar lesiones o alteraciones de la salud. Ministerio del Interior Clasificar : Separar las cosas útiles de las innecesarias, las suficientes de las excesivas y dejar en nuestro sitio de trabajo solo lo indispensable para realizar eficientemente nuestras labores. (Decreto1713 de 2002) Desinfección: Actividad que consiste en eliminar gran parte de los microorganismos patógenos que viven en las superficies del dispositivo, por la Organización Mundial de la Salud.
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SG-SST PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO Fecha: Noviembre 2024 Versión: (^1) Aprobado por: (^) Asesor SST Autorizado por: (^) Gerente General Página 4 de 15 5.1 ALTA DIRECCIÓN: La Alta Dirección en responsabilidad con la Seguridad y Salud de los Trabajadores, se compromete en brindar los recursos humanos, físicos y económicos para la elaboración, implementación y seguimiento del Programa de Orden y Aseo las 5S, y todas las acciones descritas en este. 5.2 OFICINA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: Planificar, organizar y dirigir la implementación del programa. Diseñar y coordinar la ejecución del plan de trabajo o cronograma de actividades. Divulgar a todos los trabajadores y comunidad Universitaria en general la objetividad del programa. Realizar inspecciones en temas de orden y aseo en las instalaciones y puestos de trabajo trimestralmente. Evaluar el desarrollo del programa e informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y sus resultados. 5.3 COPASST: Supervisar el cumplimiento por parte de los trabajadores de las medidas preventivas, correctivas y de control. Participar en las actividades del programa, principalmente en las inspecciones de las instalaciones o puestos de trabajo. Realizar el seguimiento del cumplimiento del cronograma de trabajo. 5.4 TRABAJADORES (SIN IMPORTAR SU FORMA DE CONTRATACIÓN) Conocer la importancia del programa. Velar por el orden y aseo de las instalaciones o puestos de trabajo. Reportar al jefe inmediato las condiciones inadecuadas de orden y aseo en las instalaciones o puestos de trabajo. Participar proactivamente en las actividades del programa, desarrollando acciones que lleven a condiciones adecuadas de orden y aseo.
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SG-SST PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO Fecha: Noviembre 2024 Versión: (^1) Aprobado por: (^) Asesor SST Autorizado por: (^) Gerente General Página 5 de 15 5.5 ARL: Asesorar y asistir técnicamente a la Universidad en la implementación del programa. Acompañar y verificar la implementación de las acciones contempladas dentro del programa.
6. METODOLOGIA 5S: 6.1. SEIRE (CLASIFICAR ): Eliminar lo innecesario y clasificar lo útil, clasificar significa eliminar del área de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor, clasificar no hace referencia a acomodar sino a saber ordenar por clases, tamaños, tipos, categorías incluyendo la utilidad de las cosas, ajustar la disponibilidad de espacio. Frecuentemente nos "llenamos" de papelería, carpetas, elementos, cajas, útiles y elementos personales y nos cuesta trabajo pensar en la posibilidad de realizar el trabajo sin estos elementos. Buscamos tener alrededor elementos o componentes pensando que nos harán falta para nuestro próximo trabajo. Con este pensamiento creamos verdaderos stocks reducidos en proceso que molestan, quitan espacio y estorban. Estos elementos perjudican el control visual del trabajo, impiden la circulación por las áreas de trabajo y en numerosas oportunidades pueden generar accidentes en el trabajo. Cuando hacemos referencia a clasificar no nos referimos a acomodar, sino a saber ordenar por clases, tamaños, tipos, categorías e inclusive frecuencia de uso, es decir a ajustar el espacio disponible. Para clasificar es necesario emprender las siguientes acciones: Identificar: aquello que es o no necesario de acuerdo al artículo u objeto y a su frecuencia de uso. IDENTIFIQUE Si se usa a cada momento. Si se usa todos los días. Si se usa todas las semanas. Ubíquelo en la oficina, sitio de trabajo o cerca de las máquinas. Si se usa una vez al mes. Si se usa cada tres meses. Si se usa esporádicamente. Colóquelo cerca del lugar de trabajo. Todo aquello que no es necesario o que no se utiliza elimínelo Separar: lo que es innecesario, excesivo adicional de lo que es útil, adecuado y simple, y decidir lo que se puede almacenar, desplazar, vender, reciclar, regalar o botar.
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SG-SST PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO Fecha: Noviembre 2024 Versión: (^1) Aprobado por: (^) Asesor SST Autorizado por: (^) Gerente General Página 7 de 15 conformidad con ello y de esta manera, hacer de los cambios positivos, una realidad constante. 6.3 SEISO (LIMPIAR): Es el acto de quitar lo sucio de algo. En las 5s, este concepto se refiere a eliminar manchas, mugre, grasa, polvo, desperdicios, etc., de pasillos, talleres de trabajo, oficinas, almacenes, escritorios o bancos de trabajo, sillas, bibliotecas, estantes, ventanas, puertas, equipo, herramientas y demás elementos del sitio de trabajo y mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e higiene. Una interpretación más ambiciosa se refiere no sólo a eliminar polvo y suciedad, sino a lograr que los operarios apoyen las tareas de mantenimiento específico de maquinaria, insumos, herramientas o instrumentos, con una programación acorde con las mayores exigencias de operación, de tal manera que puedan eliminar desperdicios, sobrecargas irrazonables y problemas de variación que se hayan observado en sus talleres. Es importante considerar que trabajar en un sitio sucio y desordenado, además de ser desagradable es peligroso, atenta contra la seguridad física y mental de los trabajadores e incide en la calidad del producto. Un taller lleno de manchas de aceite y con colillas de cigarrillos en el piso, con bancos de trabajo polvoriento y repleto de desperdicios, con herramientas enmohecidas, no es el ambiente propicio para producir un bien o servicio de excelente calidad y puede ser la causa de accidentes de trabajo irreparables. Una oficina cuyos escritorios estén llenos de polvo, colillas, papeles, latas, sus cortinas rotas y sucias, los elementos de trabajo en mal estado u oxidados, los pisos sin barrer, desalienta para el trabajo a quienes permanecen en ella y producen una pésima impresión en quienes la visitan. La limpieza general de las instalaciones de trabajo es responsabilidad de la empresa, pero gran parte del éxito en estos aspectos reposa sobre la actitud de los empleados; si cada quien se ocupa de mantener limpio su puesto de trabajo, la suma del esfuerzo de todos, más el cumplimiento de los deberes del departamento de aseo, lograrán un ambiente higiénico y agradable para laborar. Un procedimiento para efectuar una “Operación Limpieza” es el siguiente: Saque polvo y suciedad de los sitios de trabajo: pisos, paredes, techos, ventanas, cajones, estantes y maquinaria que use durante las operaciones diarias. Asee la oficina o taller y equipos, después de su uso.
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SG-SST PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO Fecha: Noviembre 2024 Versión: (^1) Aprobado por: (^) Asesor SST Autorizado por: (^) Gerente General Página 8 de 15 Limpie con un trapo cualquier suciedad en las herramientas instrumentos o aparatos, antes y después de su uso y verifique su funcionalidad. Si durante el proceso de limpieza encuentra cualquier desorden o desarreglo anormal o condiciones indeseables, identifique las causas principales y establezca acciones preventivas para evitar su recurrencia. Establezca su propio programa de limpieza, diario y periódico, con un cuadro de tareas para cada lugar específico. En consecuencia, es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones. Limpiar lo que se va a utilizar antes de empezar a trabajar. Antes de salir, dejar todo tan ordenado y limpio como se quiere encontrar el día siguiente: Tirar desperdicios como colillas de cigarros, envases, papeles, retirar lo innecesario del puesto de trabajo para facilitar la limpieza general; colocar cada cosa en su sitio. Utilizar los sitios y recipientes indicados para tirar desperdicios, envases, colillas, etc. 6.4 SEIKETSU (ESTANDARIZAR): Una manera de mantener los logros alcanzados con las tres primeras “S” es a través de la elaboración de estándares. Éstos ayudan a conservar los logros y a evitar que se regrese a los niveles iniciales de desorden y suciedad. Pero los estándares hay que definirlos con las personas para que puedan ser cumplidos más fácilmente. Cuando ellos son impuestos, con mayor frecuencia las personas los pasan por alto. Es importante anotar que antes de elaborar los estándares y hacerles seguimiento, primero hay que hacer las mejoras que requieren los ambientes de trabajo (delimitación de áreas, ubicación de recipientes, consecución de estantes, etc.) Un estándar representa la mejor, más fácil y más segura forma de realizar un trabajo y son una base para el mantenimiento de las condiciones de orden y aseo y su mejoramiento constante. La esencia de las 5 S es seguir lo que se ha acordado o estandarizado. Las listas de chequeo se definen en términos de estándares para ayudar a identificar los puntos que aún están por fuera de ellos y evaluar el progreso en cada uno de los cinco pasos. Esta evaluación puede hacerla un líder trabajador, el supervisor o un consultor externo, aunque en muchos casos se hace de las tres maneras. La dirección
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SG-SST PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO Fecha: Noviembre 2024 Versión: (^1) Aprobado por: (^) Asesor SST Autorizado por: (^) Gerente General Página 10 de 15 Realizar tareas de verificación y control con una periodicidad establecida (mínimo semanalmente) y hacer uso de listas de chequeo elaboradas para tal efecto. (Ver al respecto la lista de chequeo del modelo o solicitar al profesional en prevención de riesgos el documento). El impacto logrado con la disciplina (SHITSUKE) es el desarrollo de una cultura de autocontrol y reflexión sobre el grado de cumplimiento de los estándares, respeto por su propio ser y el de los demás, respeto y cuidado por los recursos de la empresa y como resultado de todo ello incremento de la calidad de los productos y del ambiente y de las personas.
7. PROCEDIMIENTO DE IMPLEMENTACION 7.1 Diagnóstico Consiste en la identificación de áreas críticas mediante inspecciones en las instalaciones y con la ayuda de registro fotográfico de los hallazgos, en materia de cumplimiento de la metodología 5s en puestos de trabajo, vías de evacuación, equipos y maquinaria, gabinetes de electricidad, rincones poco frecuentados, ventanas y lámparas; etc. Resumir la información y analizar en detalle las fotografías para poder identificar las causas principales que provocaron el estado crítico; actuar con base en hechos y datos. Para facilitar la identificación de las causas principales se sugiere: Generar una ¨lluvia de ideas¨ sobre las posibles causas de cada problema. Utilizar instrumentos como los diagramas de causa- efecto o relaciones para establecer con mayor precisión si una supuesta causa de un problema es realmente el origen fundamental de éste. Considerar todos los factores para que ningún elemento clave, por irrelevante que parezca, quede fuera del análisis. Una vez descubiertas las causas de raíz de los problemas, se puede comenzar a plantear alternativas de solución. 7.2 Divulgación del programa de orden y aseo: Con el propósito de sensibilizar a los trabajadores independientemente de su forma de contratación de la importancia del Programa de Orden, Aseo las 5S, se divulgará el programa en las diferentes modalidades de comunicación: redes sociales, correos, infografías, entre otros.
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SG-SST PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO Fecha: Noviembre 2024 Versión: (^1) Aprobado por: (^) Asesor SST Autorizado por: (^) Gerente General Página 11 de 15 7.3 Socialización y concientización: Consiste en dar a conocer a todos los trabajadores el diagnóstico situacional, a través de los medios utilizados en cada dependencia, preferiblemente los de telecomunicaciones (correo electrónico, o teléfono); con el fin de disminuir el uso de papel en procura de promover cultura ambiental. En el desarrollo de esta actividad se comunica el deseo de efectuar un cambio para lograr la calidad del ambiente de trabajo mediante la limpieza y el orden. El objetivo es lograr despertar conciencia sobre la necesidad del cambio para que la gente se sienta comprometida con él. Cada empleado debe aceptar de manera consiente su participación en este proceso; para ello, es conveniente analizar las ventajas y posibles obstáculos conjuntamente con la gente, presentar argumentos y ejemplos en pro del cambio, escuchar y aceptar sugerencias y establecer un consenso acerca de lo que se va a hacer. En este punto, se sugiere lo siguiente. El líder, supervisor o encargado de los grupos debe ser quien dirija el proceso. Realizar discusiones con la participación de todos los empleados sobre el tema de por qué es necesario mantener en buen estado el sitio de trabajo. Se debe hacer énfasis en el hecho de que el taller u oficina es una extensión de la casa o un segundo hogar, ya que en este sitio pasamos una gran parte de nuestro tiempo. Se debe insistir en que la buena calidad se produce solamente en sitios de trabajo en los que haya un buen ambiente: sitios limpios, ordenados, seguros. En este punto conviene mencionar ejemplos y casos que demuestren esta aseveración. Insistir en cómo el orden y la limpieza están estrechamente ligados con la seguridad. 7.4 Establecimiento de metas: Cuando cada empleado ya es consciente de la necesidad de un cambio o de una mejora en su sitio de trabajo, es necesario reunir un grupo de personas que funcionen como equipo, con capacidad para delegar y decidir por consenso qué hacer y hasta dónde llegar, teniendo en cuenta capacidades y limitaciones. Este
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SG-SST PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO Fecha: Noviembre 2024 Versión: (^1) Aprobado por: (^) Asesor SST Autorizado por: (^) Gerente General Página 13 de 15 Verificar que los líquidos inflamables estén en envases de seguridad, rotulados y clasificados de forma correcta. Verificar el resto de limpieza de pisos, paredes, ventadas y pasillos. Verificar el estado de los cables y conexiones eléctricas para evitar el riego de incendio por corto circuito. Ordenar las herramientas en tableros o estanterías. Corregir inmediatamente las condiciones peligrosas que puedan causar riesgos de resbalones o tropezones como por ejemplo salientes, pisos desnivelados, entre otros. 7.6 EVALUACION El seguimiento al cumplimiento del programa se hará mes a mes dependiendo de las actividades programadas en el cronograma. La evaluación del Programa de Orden y Aseo se hará mediante inspecciones y aplicación de listas de chequeo en cada una de las dependencias y en todas las áreas. La persona que aplica la Lista de Chequeo concluye si cumple o no con el Programa. Otra forma de evaluar el cumplimiento es llevando un registro fotográfico, aplicando el antes y después. La evaluación y el seguimiento consisten en la medición del impacto del programa, mediante la construcción de indicadores. Es conveniente hacer un seguimiento permanente a las áreas sobre las cuales se ha actuado y verificar los resultados obtenidos. La implantación de un plan para mejorar el ambiente de trabajo no puede considerarse completo si no existe una evaluación o verificación permanente de resultados, en la cual se recopile y analice información; a partir de ello se hacen nuevas propuestas, para superar dificultades y realizar una mejora continua. Con este fin, se pueden utilizar listas de chequeo, hacer observaciones, entrevistas u otros instrumentos o técnicas que permitan obtener un diagnóstico sobre la situación de limpieza, orden y salubridad de cada una de las instalaciones de la empresa y de esta manera, verificar los progresos obtenidos con la puesta en práctica de la metodología de las 5S. Por ejemplo, se puede observar: Si siguen sucios los pasillos de acceso, con desperdicios, latas o colillas. Si los baños, aunque son aseados diariamente, no tienen un uso adecuado por parte de los usuarios. Si en los puestos de trabajo se continúa almacenando más materia prima de la que puede utilizarse.
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SG-SST PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO Fecha: Noviembre 2024 Versión: (^1) Aprobado por: (^) Asesor SST Autorizado por: (^) Gerente General Página 14 de 15 Si la ventilación aun es escaza. Y demás aspectos que se encontraron como parte de un ambiente inadecuado de trabajo. 5.4. EJECUCION DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Recursos Humanos Se cuenta con el personal del área de SST, profesionales de la ARL, médico de Seguridad y Salud en el Trabajo del grupo y proveedores de servicios en Seguridad y Salud en el Trabajo. Recursos Físicos y Materiales El Programa se ejecuta en instalaciones tanto propias como contratadas para tal fin, se cuenta con ayudas audiovisuales como TV, Video beam, material de apoyo impreso, computador, videos y otros recursos. Tiempo De Capacitación El tiempo estimado por cada módulo varía entre 1 y 8 horas y dependerá de la disponibilidad del personal adicionalmente para el caso de actividades con personal externo se verificara su disponibilidad para temas específicos. Metodología La ejecución del Programa de Capacitación se realiza in situ, aplicando la forma de charla magistral y/o taller participativo en la aplicación de la evaluación de cada tema, con lo que se busca reforzar conceptos fundamentales en cada participante. Previo al inicio de cada proyecto, se dispondrá de 8 horas de formación en los que el personal involucrado en el proyecto será formado en los temas básicos enunciados en la matriz de capacitación. Si durante el transcurso del proyecto el SST o administrador encargado evidencia la necesidad de adelantar una jornada masiva de formación en
