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Una guía práctica para la planeación de juntas de trabajo efectivas, abarcando desde la definición del propósito y la selección de participantes hasta la asignación de roles y la creación de una agenda detallada. Se exploran los diferentes tipos de reuniones en el ámbito laboral, como las informativas, de toma de decisiones y de team building, y se enfatiza la importancia de la planificación previa para garantizar el éxito de la reunión.
Typology: Lab Reports
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Las reuniones de trabajo son encuentros entre miembros de una misma organización o también pueden ser externos, dichas reuniones pueden ser presenciales o en línea, son por un lapso determinado para intercambiar información importante sobre uno o varios puntos que se deben tratar. Hay distintos tipos de reuniones en el ámbito laboral que son: Informativas: En este tipo de reuniones de trabajo se transmite a los empleados una determinada información relevante, una metodología o una estrategia concreta. También, se pueden utilizar para informar sobre el avance de un proyecto, así como del estado de la empresa o del mercado en el que se trabaja. De toma de decisiones. Se comparte información, se aportan ideas y opiniones y se alcanza un consenso para tomar una decisión. Team building. Pueden ser reuniones presenciales o físicas y tienen como objetivo fomentar las relaciones entre los empleados y crear un sentido de pertenencia a la empresa. Antes de comenzar las reuniones deben tomarse en cuenta ciertos puntos y establecer ciertas acciones, ya que es una planeación y por ende debe haber una buena organización previamente para que la reunión tenga éxito. 1.- Definir el propósito. El propósito es lo que junto con los demás participantes necesitas lograr, durante el tiempo que estén reunidos, para que la sesión sea un éxito. Lo más importante es que incluya los temas que debes tratar y las decisiones que debas tomar. La definición del propósito de una reunión también es una buena oportunidad para evaluar si realmente es necesaria. Para definir el propósito primero se establece un objetivo que sea alcanzable para que el equipo este enfocado y encaminado, después enumerar todos los temas que se quieren tratar en la reunión para lograr el objetivo y al final destacar los temas que requieran de una toma de decisión. 2.- Definir quienes asistirán. Se definirá quienes sí y quienes no asistirán a la reunión, dependiendo del objetivo que se estableció anteriormente. Para que la
reunión sea más eficiente, es mejor limitar la cantidad de personas que deben estar. Los participantes deberían ser aquellos interesados cuyos aportes sean necesarios para tomar las decisiones y cumplir con los objetivos de la reunión. Después se pueden enviar las notas de la reunión a otros interesados que deban estar al tanto, pero que no hace falta que participen en el proceso de toma de decisiones. 3.- Define los roles y responsabilidades. Cada asistente deberá cumplir un rol en la reunión. Antes de empezar, aclara cuáles son los roles y responsabilidades de cada uno, para que quede bien claro de qué es responsable cada participante y cómo debería prepararse. Algunos de los roles que se deben establecer son: el moderador que es el anfitrión de la reunión, el apuntador que toma las notas y documenta lo que sucede, los decisores que son quienes toman las decisiones fundamentales con el apoyo de los demás y los colaboradores quienes aportan información y detalles necesarios para alcanzar el objetivo de la reunión. 4.- Crear y compartir la agenda de trabajo. Una buena agenda de reunión cumple dos propósitos: te ayuda a planificar y a llevar a cabo la reunión en el tiempo que corresponde, y contiene la información que todos necesitan para preparar lo necesario y estar listos para tomar decisiones. La clave está en compartir la agenda de reunión con anticipación. Lo ideal es hacerlo al menos 24 horas antes de que comience. La agenda debe comunicar cuáles son los objetivos de la reunión, qué temas se tratarán y qué decisiones se deben tomar. 5.- Programación de la reunión. Se debe establecer la hora y el día en que se hará la reunión y deben enviar una invitación por anticipado para que los participantes estén enterados. Durante la reunión se debe recopilar la información más relevante para tener evidencia de todo lo que se trato y de las decisiones que se tomaron durante el proceso. 6.- Tomar notas. Las notas de la reunión te ayudarán a recordar y a no perder de vista detalles importantes como las decisiones clave que haya que tomar, las
M. en C. Martha Elisa Cortés Castillo. (s.f.). La planeación. Aulapolivirtual. Presentación de Power Point.
