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“AÑO DEL BICENTENARIO DEL PERÚ: 200 AÑOS DE INDEPENDENCIA” Miércoles 28 de julio de 2021
Lima, 27 de julio de 2021
CONSIDERANDO:
Que, de conformidad con el artículo 6 del Decreto Legislativo Nº 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento, la Dirección General de Abastecimiento del Ministerio de Economía y Finanzas es el ente rector del Sistema Nacional de Abastecimiento y tiene entre sus funciones ejercer, la máxima autoridad técnico - normativa de dicho Sistema, aprobar la normatividad y los procedimientos que lo regulan; así como, programar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar la gestión de las actividades que lo componen;
Que, el artículo 11 del Decreto Legislativo Nº 1439, establece que el Sistema Nacional de Abastecimiento comprende los siguientes componentes: i) la Programación Multianual de Bienes, Servicios y Obras: ii) Gestión de Adquisiciones; y iii) la Administración de Bienes; siendo que este último componente incluye a los bienes inmuebles y muebles;
Que, al respecto, el numeral 2 del artículo 4 del Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 217-2019-EF, define a los bienes muebles como aquellos que, por sus características, pueden ser trasladados de un lugar a otro sin alterar su integridad, incluyendo los intangibles y las existencias, independientemente de su uso;
Que, asimismo, el artículo 20 del Decreto Legislativo Nº 1439, establece que el componente de “Administración de Bienes” comprende las siguientes actividades: i) el almacenamiento de bienes muebles, ii) la distribución, iii) el mantenimiento, y la iv) disposición final;
Que, el artículo 8 del Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1439, señala que el componente “Administración de Bienes” permite gestionar y asegurar la trazabilidad de los bienes muebles e inmuebles de las Entidades, en el marco de la Cadena de Abastecimiento Público, a través del almacenamiento de bienes muebles, distribución, mantenimiento y disposición final, a fin de optimizar su aprovechamiento para el logro de las metas u objetivos estratégicos y operativos;
Que, en el marco de la implementación del Sistema Nacional de Abastecimiento, se requiere contar con un marco normativo actualizado para las actividades de almacenamiento y distribución de los bienes muebles, que contribuya a una gestión óptima por parte de las entidades públicas y que la Cadena de Abastecimiento Público se ejecute de manera eficiente y eficaz para el cumplimiento de la provisión de servicios públicos para el logro de resultados;
Que, en atención a lo señalado, la Dirección de Bienes Muebles de la Dirección General de Abastecimiento propone la aprobación de una directiva que tenga por objeto establecer los procedimientos y actividades para la organización y gestión del almacenamiento, las operaciones de asignación y el traslado de bienes muebles a los usuarios finales, la cual cuenta con opinión favorable de la Dirección de Normatividad, la Dirección de Adquisiciones, y la Dirección de Planeamiento Integrado y Programación de la Dirección General de Abastecimiento;
Que, en tal sentido, en el marco de las facultades de la Dirección General de Abastecimiento, establecidas en el Decreto Legislativo Nº 1439, referidas a la aprobación de la normatividad y los procedimientos que regulan el Sistema Nacional de Abastecimiento, resulta necesario aprobar la Directiva para la Gestión de Almacenamiento y Distribución de Bienes Muebles, que permitirá una adecuada organización del almacenamiento, y de las operaciones de asignación y el traslado de bienes muebles a los usuarios finales;
De conformidad con el Decreto Legislativo Nº 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento; el Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 217-2019-EF; y el Texto Integrado actualizado del Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Economía y Finanzas, aprobado por la Resolución Ministerial Nº 213-2020-EF-41;
SE RESUELVE:
Artículo 1.- Objeto Aprobar la Directiva Nº 0004-2021-EF/54.01, “Directiva para la gestión de almacenamiento y distribución de bienes muebles”, así como sus Anexos Nº 1, Nº 2, Nº 3, Nº 4 y Nº 5, Nº 6, Nº 7, Nº 8 y Nº 9, que forman parte integrante de la presente Resolución Directoral.
Artículo 2.- Publicación Disponer la publicación de la presente Resolución Directoral, así como de la Directiva Nº 0004-2021-EF/54. “Directiva para la gestión de almacenamiento y distribución de bienes muebles”, y sus Anexos Nº 1, Nº 2, Nº 3, Nº 4 y Nº 5, Nº 6, Nº 7, Nº 8 y Nº 9 en el portal institucional del Ministerio de Economía y Finanzas (www.gob.pe/mef), y en el Diario Oficial El Peruano.
Artículo 3.- Vigencia La Directiva Nº 0004-2021-EF/54.01 “Directiva para la gestión de almacenamiento y distribución de bienes muebles”, entra en vigencia a los treinta (30) días calendario contados a partir de su publicación en el Diario Oficial El Peruano.
Regístrese, comuníquese y publíquese.
LUIS MIJAIL VIZCARRA LLANOS Director General Dirección General de Abastecimiento
Documento físico o electrónico a través del cual se atiende el pedido de bienes muebles desde el almacén y se autoriza el despacho. Este documento sustenta la salida definitiva del bien mueble del almacén y contiene los campos mínimos indicados en el Anexo Nº 5 de la Directiva.
Artículo 5.- Gestión del almacenamiento y distribución Conjunto de actividades para la administración de los bienes muebles que contribuyen a que las actividades de la CAP se ejecuten de manera eficiente y eficaz para el cumplimiento de la provisión de servicios públicos para el logro de resultados.
Artículo 6.- Participación del Responsable de la gestión de almacenamiento y distribución El Responsable de la gestión de almacenamiento y distribución realiza las siguientes acciones:
a) Garantizar la realización de las distintas fases del proceso de almacenamiento y distribución de bienes muebles regulado en la Directiva, velando por el uso eficiente del espacio y los recursos disponibles.
b) Gestionar los recursos necesarios para la ejecución de actividades correspondientes al almacenamiento y distribución.
c) Coordinar con las áreas usuarias y demás actores involucrados respecto de la planificación y desarrollo de las actividades referidas al almacenamiento y distribución de los bienes muebles.
d) Medir la eficiencia y eficacia de la gestión del almacenamiento y distribución, a través de indicadores, realizando las acciones necesarias para el cumplimiento de las metas y objetivos.
e) Identificar oportunamente los riesgos y definir acciones que permitan controlarlos, evitando que se afecte la gestión del almacenamiento y distribución.
d) Espacio para bienes muebles que no pueden ser distribuidos por ser objeto de pesquisas, observaciones o se encuentren inmovilizados. e) Espacio para bienes muebles que se encuentren a la espera de la evaluación por parte del área indicada en el requerimiento.
9.3. Zona de empaque y embalaje: Espacio destinado a la preparación de los pedidos y control de los bienes muebles a ser despachados.
9.4. Zona de despacho: Espacio destinado a la consolidación de los empaques que son requeridos en uno o más Pedidos de Atención de Almacén, según rutas de distribución a fin de poder ser organizados y contrastados con los documentos de salida.
9.5. Corredores y pasadizos: Espacios con dimensiones necesarias y adecuadas para el óptimo tránsito de personas, materiales y/o equipos de acarreo.
9.6. Zona administrativa: Espacio destinado a las operaciones administrativas de soporte a la gestión del almacenamiento y distribución.
9.7. Zona de servicios: Espacio necesario para el uso del personal que trabaja en el almacén (comedor, vestuario, entre otros) así como para mantener las condiciones operativas de los equipos e infraestructura del almacén (cuarto de máquinas, recarga de baterías, entre otros). Debe encontrarse fuera de cualquier espacio de manipulación y/o custodia de los bienes muebles.
9.8. Patio de maniobras: Espacio destinado al giro y estacionamiento de los vehículos que ingresan al almacén.
9.9. Zona de box: Espacio destinado a la carga y descarga de los bienes muebles.
Artículo 10.- Criterios para la selección del local del almacén y su espacio físico Para la selección y organización del espacio físico del almacén, debe tenerse en cuenta los siguientes criterios:
10.1. Ubicación : Cuando el almacén se encuentre ubicado fuera de la sede administrativa, se debe considerar lo siguiente:
a) Que cuente con servicios básicos y vías de acceso definidas que faciliten el acceso a personas y vehículos a fin que las actividades se realicen sin interferencia. b) Que cumpla con las normas municipales sobre zonificación y parámetros urbanísticos y edificatorios. c) Que cuente con zonificación compatible con su uso y que éste no se encuentre en zonas residenciales o comerciales. De manera excepcional, se puede sustentar la selección de un almacén cuya zonificación comercial o residencial sea compatible. Para tal efecto, debe contar con la autorización de la máxima autoridad administrativa de la Entidad Pública, previo Informe de Análisis de Costo Beneficio, el cual concluya que es más conveniente para la Entidad Pública. d) Estar ubicado a una distancia estratégica.
10.2. Espacio requerido : El almacén permite que las operaciones que se realicen, se efectúen en un espacio físico adecuado. Se determina en base a la cantidad y volumen de los bienes muebles previstos a tener en custodia en un tiempo determinado y la frecuencia del abastecimiento.
10.3. Seguridad : Los locales reúnen las condiciones que permitan preservar la integridad física de los bienes muebles, estructuras, equipamiento y del personal del almacén ante acciones de terceros o de desastres naturales.
10.4. Características de los bienes muebles : El almacén cuenta con infraestructura y equipamiento adecuado para el almacenamiento de los bienes muebles, según su naturaleza (perecibles, granos, minerales, explosivos, productos químicos tóxicos, radioactivos, etc.), así como para prevenir los riesgos a los que están expuestos las personas que laboran en el almacén y en su entorno.
10.5. Infraestructura disponible: El almacén cuenta con las áreas, estructuras o edificaciones que por sus características resulten apropiadas y que permitan instalar equipamiento acorde a las necesidades u otras condiciones especiales, cuando corresponda (cadena de frío, temperatura, luz y humedad controlada), así como, cumplir las disposiciones sobre: i) seguridad y salud en el trabajo; ii) seguridad en defensa civil (gestión de riesgos de desastres); y, iii) accesibilidad para personas con discapacidad.
Artículo 11.- Equipamiento del almacén
11.1. El almacén debe contar con mobiliario, equipos y tecnologías que garanticen un adecuado desarrollo de las actividades, de acuerdo con la naturaleza de sus funciones.
11.2. Para la selección del mobiliario, equipos y tecnologías se tendrá en cuenta, entre otros, los siguientes factores:
a) Características de los bienes muebles y condiciones requeridas para su manipulación y conservación. b) Idoneidad de los equipos y tecnologías, según la naturaleza del trabajo. c) Costo de los equipos, en relación directa con el uso, mantenimiento y vida útil.
d) Cantidad de recurso humano que labora en el almacén. e) Las dimensiones del almacén y su modelo de gestión. f) El volumen de los bienes muebles y su frecuencia de movimiento.
Artículo 12.- Tipos de almacenes Los almacenes por su naturaleza pueden ser:
a) Almacenes unitarios
b) Almacenes centralizados
c) Almacenes intermedios
Artículo 13.- Almacenes unitarios Los almacenes unitarios son aquellos en los que se realiza el almacenamiento y distribución de bienes muebles destinados a satisfacer directamente la necesidad de sus usuarios finales.
Artículo 14.- Almacenes centralizados Los almacenes centralizados son aquellos en los que se realiza el almacenamiento y distribución de bienes muebles destinados a sus usuarios finales y a otros almacenes.
Artículo 15.- Almacenes intermedios Los almacenes intermedios son aquellos en los que se realizan el almacenamiento y distribución de bienes muebles y que se ubican en algún punto intermedio entre el almacén central y los puntos de destino. Existen con la finalidad de garantizar entregas oportunas y disminuir el costo de distribución.
Artículo 16.- Almacenes compartidos
16.1. Se denomina almacenes compartidos en los casos en que los almacenes citados en el artículo 12 operan en una misma infraestructura, siempre que las características de almacenamiento de los bienes muebles sean similares y los espacios cumplan con las condiciones para la conservación de los mismos. Los almacenes compartidos permiten optimizar el uso de los recursos públicos.
16.2. Para la gestión de espacios compartidos, se aplica lo dispuesto en el Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo Nº 1211, Decreto Legislativo que aprueba medidas para el fortalecimiento e implementación de servicios integrados y servicios y espacios compartidos, aprobado por Decreto Supremo Nº 044-2019-PCM, y el Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1211, Decreto Legislativo que aprueba medidas para el fortalecimiento e implementación de servicios integrados y servicios y espacios compartidos, aprobado por Decreto Supremo Nº090-2019-PCM.
Subcapítulo II Condiciones de seguridad en el almacén
Artículo 17.- Seguridad para la infraestructura
17.1. Para las condiciones de seguridad en la infraestructura de los almacenes, se tiene en cuenta lo dispuesto en la Norma Técnica A.130 Requisitos de Seguridad de las Normas Técnicas del Reglamento Nacional de Edificaciones
17.2. El almacén debe contar con pólizas de seguro que proporcionen cobertura contra todo riesgo de la infraestructura.
Artículo 18.- Seguridad para los bienes muebles y equipamiento Los bienes muebles y equipamiento del almacén deben contar con pólizas de seguro que proporcionen cobertura contra riesgos, que minimicen el impacto por pérdidas y que garantice la continuidad de las operaciones. Dichas pólizas dan cobertura a los bienes muebles hasta su entrega al punto de destino.
Artículo 19.- Seguridad para el personal En todas las fases de almacenamiento y distribución de bienes muebles se cumplen con las disposiciones establecidas en la Ley Nº 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, y su Reglamento, aprobado por el Decreto Supremo Nº 005-2012-TR, a fin de garantizar la protección de todo el personal del almacén, en el ámbito de la seguridad y salud en el trabajo.
Artículo 20.- Sanitización, desinfección y desinfestación La limpieza, sanitización, desinfección o desinfestación en el almacén se realiza de manera oportuna, de acuerdo a la normativa vigente, a fin de prevenir daños a los bienes muebles, equipos y/o infraestructura.
Subcapítulo III De la administración de los almacenes
Artículo 21.- Criterios para la evaluación de opciones de administración de los almacenes
21.1. El almacenamiento se desarrolla con infraestructura y/o equipamiento de un almacén propio o de terceros. Asimismo, se puede optar por contar con dicha infraestructura o equipamiento, a través de la disposición final de bienes inmuebles y muebles, conforme a la normativa vigente.
25.2. La recepción se efectúa en base a lo establecido en la guía de internamiento o Pedido de Entrada al Almacén. En el caso de transferencias externas, la recepción se efectúa en base al PECOSA y/o el PPA. Adicionalmente, se tiene a la vista la guía de remisión y otro documento que contenga las características de los bienes muebles a recibir, según corresponda.
25.3. Las recepciones diferentes a la realizada mediante la guía de internamiento, se efectúan considerando los siguientes aspectos:
a) Los bienes muebles que ingresan producto de convenios internacionales o donaciones, se registran con la respectiva NEA, teniendo en cuenta los siguientes documentos:
i. Documento que contiene la aceptación de los bienes muebles. ii. Relación valorizada en Soles de los bienes muebles a registrar, debidamente codificada y con la unidad de medida correspondiente.
El documento que ordena el ingreso es el Pedido de Entrada a Almacén.
b) Para los bienes muebles que ingresan al almacén para producción, se tiene en cuenta la NEA para producción. El documento que ordena el ingreso es el Pedido de Entrada a Almacén. c) Para los bienes muebles que ingresan al almacén como producto terminado, se tiene en cuenta la NEA por producto terminado. El documento que ordena el ingreso es el Pedido de Entrada a Almacén. d) Para los bienes muebles que ingresan al almacén por decomiso, se tiene en cuenta la NEA decomisados. El documento que ordena el ingreso es el Pedido de Entrada a Almacén. e) Para los bienes muebles que ingresan por transferencia externa, se tiene en cuenta la NEA por transferencia. El documento que ordena el ingreso es el PECOSA emitido por el almacén de origen. f) Los bienes muebles que fueron transferidos con PECOSA y que reingresan por devolución al almacén, se registran mediante NEA por devolución. El documento que ordena el ingreso es la guía de remisión con sello de rechazado y/o PECOSA para bienes muebles que reingresan para redistribución, donación o destrucción. g) Para los bienes muebles que ingresan por diferencia de inventario, se tiene en cuenta la NEA diferencia de inventario. El documento de sustento es la resolución emitida por la OGA autorizando la incorporación de los bienes muebles sobrantes a los registros del almacén, conforme a lo establecido en el numeral 48.3 del artículo 48. h) Para los bienes muebles que ingresan por otras causales diferentes a las mencionadas en los literales anteriores, se tiene en cuenta la NEA otros. El documento que ordena el ingreso es el Pedido de Entrada a Almacén.
25.4. La recepción culmina con la suscripción del documento en el que consta la recepción y verificación, y de la guía de remisión, previa presentación del informe favorable de las pruebas de calidad, cuando corresponda. En el caso de entregas periódicas de bienes muebles, el documento en el que consta la recepción y verificación se emite por la cantidad total del entregable establecido en el cronograma de entrega, según lo previsto en el requerimiento.
Subcapítulo II Fase de verificación y control de calidad
Artículo 26.- Verificación y control de calidad
26.1. Esta fase comprende las actividades orientadas a revisar y verificar que los bienes muebles cumplan con las características señaladas en los documentos que sustentan su ingreso.
26.2. La verificación es la actividad que se realiza en el almacén para comprobar que las cantidades recibidas son iguales a las que se consignan en la documentación para la recepción, según lo establecido en el artículo anterior. Asimismo, permite verificar el estado del empaque, el embalaje, así como el número de lote y la fecha de vencimiento, entre otros.
26.3. El control de calidad forma parte de las acciones o actividades que realiza el área usuaria para dar conformidad a aquellos bienes muebles que por sus características requieren ser sometidos a pruebas, exámenes de conformidad y/o análisis, para validar que las características y propiedades de los bienes muebles recibidos estén de acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas. En estos casos, una vez verificados los bienes muebles, se comunica al área usuaria a fin que ésta realice o coordine el control de calidad correspondiente. El resultado del control de calidad forma parte del documento en el que consta la recepción y verificación.
26.4. En la logística inversa se realiza la verificación de los bienes muebles devueltos al almacén y se validan las causales para el referido retorno.
26.5. En los casos que por el número y características de los bienes muebles recibidos, se requiera mayor tiempo para efectuar la verificación y/o control de calidad, se suscribe la guía de remisión respectiva indicando únicamente el número de los bienes muebles o paquetes recibidos.
26.6. Al término de la verificación, de encontrarse conforme, se emite el documento en el que consta la recepción y verificación, y se procede a informar al área usuaria para que efectúe la revisión correspondiente y otorgue la conformidad de la prestación, de corresponder.
26.7. Las actividades que se realizan dentro de esta fase, deben ser ejecutadas en un lugar predeterminado independiente de la zona de almacenaje.
26.8. De encontrar observaciones, éstas deben ser comunicadas al Órgano Encargado de las Contrataciones, en el plazo de un (1) día hábil siguiente de culminada la verificación, para las acciones correspondientes. Dichas observaciones se registran en la guía de remisión del contratista, indicando la aceptación parcial o el rechazo de la totalidad de la orden de compra.
26.9. Según el resultado de esta fase, los bienes muebles pueden pasar al estado de liberado (disponibles para su distribución), observado o rechazado. En el caso de entregas periódicas de bienes muebles, el documento en el que consta la recepción y verificación se emite por la cantidad total del entregable establecido en el cronograma de entrega, según lo previsto en el requerimiento.
Artículo 27.- Verificación por muestreo Comprende el procedimiento por el cual se selecciona una o más muestras aleatorias de los bienes muebles acorde con las tablas de muestreo, con el objetivo de verificar el cumplimiento de las características del bien mueble. Se realiza para agilizar la revisión de los bienes muebles.
Artículo 28.- Verificación y control de calidad en el almacén del contratista
28.1. La verificación y, cuando corresponda, el control de calidad de los bienes muebles en las instalaciones del contratista, se realiza siguiendo lo dispuesto en los artículos 26 y 27. Las acciones para la verificación y/o control de calidad deben estar establecidas en el contrato correspondiente, el mismo que debe contemplar las responsabilidades del contratista inherentes a la custodia del bien mueble.
28.2. Para la verificación y, cuando corresponda, el control de calidad en las instalaciones del contratista, se debe tener en cuenta lo siguiente:
a) El contratante de los bienes muebles es el responsable de la verificación y, cuando corresponda, del control de calidad; así como, de la emisión del documento en el que consta la recepción y verificación. b) En los casos que las condiciones contractuales establezcan que los bienes muebles permanezcan en las instalaciones del contratista, estos bienes verificados se registran en un almacén virtual en el sistema informático de soporte a la gestión del almacenamiento y distribución o en cualquier otro medio físico que permita la trazabilidad de la información. c) El almacén virtual en el cual se registran los bienes referidos en el párrafo precedente, es diferente al almacén virtual que contiene los registros de los bienes muebles almacenados físicamente.
Artículo 29.- Verificación en punto de destino distinto al almacén del contratante
29.1. Cuando el contratista, según lo establecido en el contrato, realiza la entrega directamente en un punto de destino distinto al almacén del contratante, sin la verificación previa de los bienes muebles por parte de éste, el Responsable de la gestión de almacenamiento y distribución del punto de destino realiza la recepción y verificación de los bienes muebles y suscribe el documento en el que consta la recepción y verificación correspondiente.
29.2. La revisión, el control de calidad, así como cualquier otra actividad que resulten necesarias para otorgar la conformidad de la prestación, es responsabilidad del contratante de los bienes muebles.
Subcapítulo III Fase de internamiento
Artículo 30.- Internamiento
30.1. Esta fase comprende las actividades vinculadas con la asignación de espacios (ubicaciones) y el traslado de los bienes muebles a la ubicación asignada dentro de la zona de almacenaje.
30.2. A los bienes muebles internados se le califica con alguno de los siguientes estados:
a) Liberado: Cuando los bienes resultan aptos después de la verificación y control de calidad, y se encuentran disponibles para su distribución. b) Bloqueado: Se configura cuando los bienes son sujeto de pesquisas, inmovilizaciones u otros que limiten la libre distribución de los mismos. Este estado puede cambiar a Liberado. c) Vencido: Cuando los bienes no se encuentran disponible para su distribución, al haber alcanzado su fecha de vencimiento. Este estado permanece hasta su baja y disposición final.
Artículo 31.- Asignación de espacios (ubicaciones) Consiste en determinar la ubicación óptima para la custodia de los bienes muebles en el almacén, en función a su nivel de rotación, unidad de despacho, dimensiones, fragilidad, peso, temperatura, humedad y sus condiciones especiales de almacenamiento (controlados, contaminantes, entre otros). Se consideran los siguientes métodos de ubicación:
a) Ubicación específica o fija: Consiste en asignar un bien mueble a un espacio de una zona previamente determinada.
Artículo 36.- Fase de solicitud
36.1. Esta fase comprende las actividades a través de las cuales las áreas usuarias generan, en el sistema informático de soporte a la gestión de almacenamiento y distribución o cualquier otro medio físico con el que se cuente, los Pedidos de Atención de Almacén, los cuales deben indicar la descripción y cantidad de los bienes muebles, de acuerdo a la disponibilidad del stock en el almacén.
36.2. Una vez formulado el Pedido de Atención de Almacén, se verifica el stock disponible, se autoriza el pedido, reservando el stock solicitado, y se procede con la extracción y el acondicionamiento.
36.3. Si se almacenan bienes muebles diferenciados por lote, al momento de autorizar el pedido, se asigna para despacho aquellos lotes de bienes muebles que tengan la fecha de vencimiento más cercana. Caso contrario, utiliza el método PEPS para la atención de bienes muebles de demanda constante.
Artículo 37.- Fase de acondicionamiento Esta fase comprende la extracción de los bienes muebles de la zona de almacenaje, su consolidación por punto de destino y su disposición dentro de los empaques requeridos, a fin de mantener las condiciones mínimas con las que se mantenían en custodia y evitar daños y pérdidas durante el transporte. Para ello, se tiene en cuenta lo siguiente:
37.1. Con el Pedido de Atención de Almacén aprobado, se elabora y ejecuta el acondicionamiento de los bienes muebles para su entrega.
37.2. Se determina el tipo de embalaje a utilizar teniendo en cuenta los factores siguientes:
a) Lugar de entrega de la carga. b) Características de los bienes muebles (temperatura y humedad, entre otros). c) Transbordos a que se someterá la carga durante la travesía. d) Características físicas del material de embalaje. e) Peso y volumen de la carga. f) Otras consideraciones del fabricante, de especialistas o del medio de transporte a utilizar.
37.3. Se realiza el control de los bienes acondicionados. El control es más exhaustivo para productos de alto valor, productos controlados y para aquellos bienes que hayan evidenciado diferencias recurrentes en los inventarios cíclicos. Para los otros casos, dependiendo de la naturaleza y la cantidad de los bienes a despachar, queda a su criterio realizar muestreos.
37.4. El rotulado final de los bienes muebles incluye el marcado, sellado, numerado, además de otras señales que identifiquen los bultos.
37.5. Para la emisión del PECOSA se tiene en cuenta:
a) El PECOSA se elabora una vez ejecutado el acondicionamiento.
b) En caso de almacenes intermedios se podrá efectuar la distribución de los bienes muebles a través del PPA, para lo cual se debe garantizar el registro de los movimientos tanto en el almacén de origen como en el punto de destino, así como la posterior emisión del PECOSA en el almacén de origen.
Artículo 38.- Fase de despacho Esta fase comprende las acciones destinadas a la identificación y disposición de los bienes muebles para su transporte y respectiva entrega a otro almacén, al área usuaria o al usuario final, debiéndose realizar lo siguiente:
a) Planificar y ejecutar el despacho.
b) Generar los documentos de salida (PECOSA o PPA) y guía de remisión, los cuales son suscritos por el responsable de la gestión de almacenamiento y distribución, y el responsable de despacho.
c) Constatar que el documento de salida y la guía de remisión correspondan a los bienes muebles solicitados. Asimismo, debe verificarse los demás documentos necesarios, conforme a la naturaleza del bien mueble.
d) Cargar los bienes muebles solicitados en un transporte adecuado a las características de los bienes muebles a trasladar.
Artículo 39.- Fase de entrega Esta fase comprende las acciones para el transporte y puesta a disposición efectiva de los bienes muebles en el punto de destino, cumpliendo las condiciones de oportunidad y conservación.
Artículo 40.- Acondicionamiento y despacho por un tercero Cuando se haya previsto que un tercero, público o privado, efectúe el acondicionamiento y despacho, debe considerarse lo siguiente:
40.1. El contrato o convenio de colaboración, cuando corresponda, debe indicar claramente las obligaciones de cada una de las partes, observando las disposiciones contenidas en la Directiva y las normas vigentes relacionadas a la materia.
40.2. El contrato o convenio de colaboración estipula que se puedan realizar inspecciones inopinadas.
40.3. El tercero que ejecuta el acondicionamiento y despacho brinda información en la oportunidad que le sea requerida.
Artículo 41.- Distribución desde el almacén de un contratista previa verificación
41.1. Cuando se haya previsto que el contratante de los bienes muebles realice el traslado de los mismos desde el almacén del contratista, hacia el punto de destino, directamente o a través de terceros, previamente efectúa las acciones indicadas en el artículo 28.
41.2. Cuando el contratista, según lo establecido en el contrato, realiza la entrega en el punto de destino, previa verificación de los bienes muebles por parte del contratante, debe considerarse lo siguiente:
a) Deben estar claramente establecidas las obligaciones de cada una de las partes, observando las disposiciones contenidas en la Directiva y las normas vigentes relacionadas a la materia. b) El contratista brinda la información en la oportunidad que le sea requerida.
Artículo 42.- Seguimiento de entrega de bienes muebles Se realiza el seguimiento de entrega de los bienes muebles despachados, independientemente de quién realice la distribución, implementando controles a distancia para:
42.1. El seguimiento del traslado hasta la entrega de los bienes muebles en los puntos de destino.
42.2. El seguimiento de la suscripción y devolución de documentos con los que se despacharon los bienes.
4.3. El registro de los documentos en el sistema informático de soporte a la gestión del almacenamiento y distribución o cualquier otro medio físico con el que se cuente.
Capítulo IV
Gestión de inventarios
Subcapítulo I Inventario
Artículo 43.- Inventario de bienes muebles en el almacén
43.1. El inventario es el procedimiento que consiste en verificar físicamente los bienes muebles con que cuenta cada almacén a una determinada fecha, con el fin de contrastar las existencias en el almacén, sus cantidades y características con lo que figura en el sistema informático de soporte a la gestión del almacenamiento y distribución o cualquier otro medio físico con el que cuente, que permita la consulta del stock actual; así como, identificar las diferencias que pudieran existir y proceder con el saneamiento administrativo que corresponda.
43.2. El inventario de bienes muebles en el almacén puede ser masivo o cíclico.
Artículo 44.- Inventario masivo
44.1. Comprende la verificación de todos los bienes muebles que se encuentren físicamente en el almacén, los que deben coincidir con la información registrada en el Kardex.
44.2. La OGA o quien haga sus veces, mediante resolución, constituye la Comisión de Inventario que tendrá a su cargo el procedimiento de toma de inventario. Dicha Comisión es la misma que se conforma para el inventario anual de bienes muebles patrimoniales u otros bienes, la cual puede contar con un equipo de verificadores, de considerarlo necesario.
44.3. El equipo de verificadores se conforma con servidores públicos o puede contratarse servicios de terceros para tal fin. La contratación de terceros no exime a la Comisión de Inventario de la suscripción del Informe Final de Inventario y del acta de conciliación contable.
44.4. La verificación física es realizada por la Comisión de Inventario, la que en ningún caso será integrada con personal de almacén. Estos últimos intervienen solo para indicar el lugar en que se encuentran ubicados los bienes y brindar la asesoría técnica que la Comisión de Inventario requiera.
44.5. El inventario masivo en el almacén es de carácter obligatorio por lo menos una vez al año y al cierre del ejercicio fiscal, e implica el cierre de operaciones por uno o más días, según lo previsto en el plan de trabajo aprobado por la OGA.
44.6. La Comisión o el equipo de verificadores, dividido en dos equipos, efectúa los conteos de manera simultánea y en sentido opuesto, procediendo a efectuar el inventario al barrer; lo cual implica que cada equipo empiece por un punto determinado del almacén, continuando el conteo de manera secuencial de todos los bienes muebles almacenados, sin excepción alguna, registrando los conteos por cada bien, teniendo en cuenta el contenido mínimo
47.7. La metodología para efectuar el inventario cíclico depende de la naturaleza de los bienes muebles almacenados, pudiendo seguir los siguientes criterios o aquellos que el Responsable de la gestión de almacenamiento y distribución considere pertinentes para la selección de los bienes muebles a inventariar:
a) Los bienes muebles que presentaron diferencias en el inventario cíclico anterior o hayan tenido ajustes. b) Selección aleatoria de bienes muebles que aún no han sido inventariados, teniendo en cuenta la clasificación de inventarios ABC, que es una técnica para segmentar las referencias de bienes muebles del almacén según su importancia en tres categorías (A, B y C), siguiendo un criterio como el de valor, cantidad, volumen, rotación, entre otros; y basándose en la regla de Pareto:
i. Una (1) vez cada mes la totalidad de los ítems clase A (80%), ii. Una (1) vez cada tres (3) meses la totalidad de los ítems clase B (15%) y iii. Una (1) vez cada seis (6) meses la totalidad de los ítems clase C (5%).
Artículo 48.- De los bienes muebles sobrantes
48.1. Los bienes muebles sobrantes son aquellos que luego del proceso del inventario cíclico o masivo, exceden a la cantidad registrada en el sistema informático de soporte a la gestión del almacenamiento y distribución o en el registro de control visible de almacén.
48.2. Una vez identificados los bienes muebles sobrantes y teniendo en cuenta las causas de su origen, se realizan las siguientes acciones:
a) Cuando el ingreso de los bienes muebles no fue considerado en los registros de control visible de almacén y/o en el sistema informático de soporte a la gestión del almacenamiento y distribución, se procede a realizar el registro correspondiente. b) Cuando los bienes muebles han sido entregados en menor cantidad a la autorizada en el PECOSA, corresponde despachar los bienes muebles pendientes de entrega, salvo que el punto de destino solicite la reducción del pedido, para lo cual, debe extornarse o anularse el PECOSA y emitir uno nuevo, acorde con la cantidad entregada.
48.3. Los bienes muebles sobrantes, cuyo origen es distinto a las causas indicadas en el numeral anterior, se incorporan en las existencias del almacén, teniendo en cuenta lo siguiente:
a) En un plazo no mayor a treinta (30) días hábiles, computados desde la identificación del bien mueble sobrante, el Responsable de la gestión de almacenamiento y distribución emite un informe dirigido a la OGA. b) La OGA, de encontrarlo conforme, en un plazo no mayor a quince (15) días hábiles, computados desde el día siguiente de recibido el informe, emite una resolución autorizando la incorporación de los bienes muebles sobrantes a los registros del almacén. c) Se incorpora en los registros de control visible de almacén y/o en el sistema informático de soporte a la gestión del almacenamiento y distribución, mediante la NEA diferencia de inventario.
48.4. El Responsable de la gestión de almacenamiento y distribución adopta las acciones correspondientes a fin de prevenir la recurrencia de las causas que originan bienes sobrantes.
Artículo 49.- De los bienes muebles faltantes
49.1. Los bienes muebles faltantes son aquellos que luego del proceso de inventario cíclico o masivo, se determinan que no se encuentran físicamente en el almacén, a pesar de encontrarse registrados en el sistema informático de soporte a la gestión del almacenamiento y distribución o en el registro de control visible de almacén.
49.2. Una vez identificados los bienes muebles faltantes, se realizan determinadas acciones en atención a las siguientes causas de origen:
a) Robo o hurto: Se organiza un expediente de las investigaciones realizadas, acompañadas de la denuncia policial correspondiente. b) Pérdida: Se organiza un expediente de las investigaciones realizadas. c) Merma: En caso de bienes muebles que por su naturaleza se volatilicen, la merma es aceptada siempre y cuando esté dentro de la tolerancia establecida en la norma técnica respectiva. Cuando la merma ocurra por otras circunstancias, sea por la acción de animales o supere la tolerancia establecida, se informa la situación para las acciones correspondientes.
49.7. El Responsable de la gestión de almacenamiento y distribución adopta las acciones correspondientes a fin de prevenir la recurrencia de las causas que originan bienes faltantes y procede con las acciones de baja.
Subcapítulo II Baja de bienes muebles
Artículo 50.- Baja de bienes muebles Comprende el conjunto de acciones referidas al retiro físico de bienes muebles en custodia en el almacén y/o del registro del sistema informático de soporte a la gestión del almacenamiento y distribución o cualquier otro medio físico con el que se cuente, de aquellos que cumplen alguna causal de baja.
Artículo 51.- Causales de baja de bienes muebles Son causales de baja de bienes muebles, las siguientes:
a) Excedencia: Cuando desaparece la necesidad de determinados bienes muebles, en relación a lo inicialmente previsto y que, como consecuencia, dichos bienes existentes en el almacén ya no serán utilizados.
b) No apto para su uso o consumo: Cuando los bienes muebles no cumplen con lo establecido en las especificaciones técnicas con las que fueron recibidos y, por ende, no garantizan su eficacia ni permiten cumplir de forma segura la finalidad pública para la que fueron adquiridos.
c) Obsolescencia técnica o pedagógica: Cuando un bien mueble, pese a encontrarse en óptimas condiciones, no tiene un desempeño eficaz por encontrarse desfasado técnica o pedagógicamente.
d) Fecha de vencimiento.
e) Otras causales debidamente justificables tales como faltante, siniestro, merma, pérdida, robo o hurto.
Artículo 52.- Procedimiento de baja de bienes muebles Son objeto de baja los bienes muebles que por su estado configuren alguna de las causales señaladas en el artículo anterior. Para tal efecto:
a) En las causales establecidas en los literales a), b), c) y d) del artículo 51 de la Directiva, el área usuaria emite un informe solicitando la baja de los bienes muebles. En un plazo no mayor a siete (7) días hábiles computados desde el día siguiente de recibido el informe del área usuaria, el Responsable de la gestión de almacenamiento y distribución elabora y presenta el informe técnico solicitando la baja de bienes muebles a la OGA, teniendo en cuenta el contenido establecido en el Anexo Nº 1 de la Directiva.
b) Respecto de las causales establecidas en el literal e) del artículo 51 de la Directiva, el Responsable de la gestión de almacenamiento y distribución emite el informe técnico solicitando la baja, teniendo en cuenta el contenido establecido en el Anexo Nº 1 de la Directiva, para lo cual, puede solicitar la información que resulte necesaria a los órganos y/o unidades orgánicas correspondientes.
c) La OGA aprueba mediante resolución la baja del bien mueble, en un plazo no mayor a quince (15) días hábiles, computados desde el día siguiente de recibido el informe técnico.
d) La OGA remite la resolución de baja al almacén y a la Oficina de Contabilidad o la que haga sus veces, para el registro contable.
e) De corresponder, la OGA comunica dichas circunstancias al órgano del Sistema Nacional de Control que corresponda, para que evalúe la determinación de responsabilidades a las que hubiera lugar.
Artículo 53.- Disposición de bienes muebles dados de baja. Emitida la resolución de baja, se ejecuta la disposición de los bienes muebles, teniendo en cuenta el marco normativo vigente, en un plazo máximo de cinco (5) meses. La disposición de los bienes muebles puede efectuarse por transferencias, donación, subasta, destrucción o permuta.
Subcapítulo III Reposición
Artículo 54.- Reposición Comprende un conjunto de acciones para mantener la continuidad del abastecimiento de los bienes muebles, reponiéndolos de manera oportuna, a fin que se encuentren disponibles en cualquier momento para entregar a los puntos de destino en la cantidad requerida.
Artículo 55.- Supuestos para la reposición Los bienes muebles se reponen cuando:
a) Han sido dado de baja y persista la necesidad.
b) Han llegado al punto de pedido.
c) Por vicios ocultos.
Artículo 56.- Variables utilizadas para la reposición
a) Nivel máximo de stock: Cantidad estimada de cada bien mueble para abastecer las necesidades en condiciones normales y por un período determinado.
b) Stock mínimo o de seguridad: Cantidad estimada de cada bien mueble para asegurar el abastecimiento durante el tiempo que demore el proceso de reposición de stock.
c) Punto de pedido: Es el momento para iniciar las acciones conducentes a la reposición de existencias en el almacén, a fin de evitar utilizar el stock mínimo o de seguridad.
Artículo 57.- Cuantificación de las variables El Responsable de la gestión de almacenamiento y distribución, o el personal de almacén que tenga la función, según corresponda, coordina con el Órgano Encargado de las Contrataciones, el valor de las variables que permitan establecer los puntos de pedido para cada bien mueble de la forma siguiente:
b) Identificación del almacén de origen de los bienes muebles.
62.2. Traslado: Comprende el proceso de traslado de los bienes muebles hacia el almacén de origen.
62.3. Clasificación: Comprende las actividades desarrolladas en el almacén de origen, destinadas a clasificar los bienes muebles devueltos, con la finalidad de definir si se van a reciclar, almacenar, destruir, disponer de ellos, entre otros.
Capítulo VI
Otras disposiciones
Artículo 63.- Gestión de residuos sólidos Para la gestión de residuos sólidos generados en las diferentes fases de las actividades de almacenamiento y distribución, se tiene en cuenta lo dispuesto en el Decreto Legislativo Nº 1278, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gestión Integral de Residuos Sólidos, y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 014-2017-MINAM, y otras normas vigentes sobre la materia.
Artículo 64.- Relación de anexos
64.1. La relación de anexos es la siguiente:
Anexo Nº 1: Modelo de Informe Técnico
Anexo Nº 2: Formato de Nota de Entrada al Almacén - NEA Anexo Nº 3: Formato de Transferencia Interna entre Almacenes
Anexo Nº 4: Formato de Pedido Provisional de Almacén – PPA Anexo Nº 5: Formato de Pedido Comprobante Salida - PECOSA
Anexo Nº 6: Formato de Inventario Físico Anexo Nº 7: Formato de Kardex Anexo Nº 8: Formato de Registro de Control Visible
Anexo Nº 9: Modelo de Informe Final de Inventario
64.2. En los casos que no se cuente con un sistema informático de soporte a la gestión de almacenamiento y distribución se registra manualmente la información teniendo en cuenta como mínimo los campos previstos en los anexos de la Directiva.
Primera.- Disposiciones especiales para empresas públicas y otras entidades
Las empresas públicas no financieras y las otras formas organizativas no financieras que administren recursos públicos del Sector Público No Financiero, y las entidades del Sector Público Financiero referidas en el artículo 3 del Decreto Legislativo Nº 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento, se rigen conforme a sus leyes de creación y sus directivas; en tanto la DGA emita, de manera progresiva, las disposiciones que le fueran aplicables.
Segunda.- Adecuación gradual del almacén y su espacio físico
A partir del año 2023 y en función a la disponibilidad presupuestal correspondiente, se deben adecuar los almacenes, conforme a los criterios establecidos en el artículo 10 de la Directiva.
Tercera.- Obligatoriedad de contar con pólizas de seguro
A partir del año 2023, se debe contar con las pólizas de seguro para infraestructura, bienes muebles y equipamiento a las que se refieren los artículos 17 y 18 de la Directiva.
Única.- Actualización del SIGA MEF
En tanto se realizan las actualizaciones correspondientes en el SIGA MEF, se continúan utilizando las funcionalidades y formatos vigentes del referido sistema, vinculados a la gestión de almacenamiento y distribución.
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