TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
BÀI TẬP NHÓM
MÔN HỌC : KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN
ĐỀ TÀI
NGHIÊN CỨU NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ CÔNG VĂN
LỚP : 13BVB2CQ
NIÊN KHÓA : 2022-2024
NHÓM : 1
Năm 2023
Prepare for your exams
Study with the several resources on Docsity
Earn points to download
Earn points by helping other students or get them with a premium plan
Guidelines and tips
Prepare for your exams
Study with the several resources on Docsity
Earn points to download
Earn points by helping other students or get them with a premium plan
Community
Ask the community
Ask the community for help and clear up your study doubts
University Rankings
Discover the best universities in your country according to Docsity users
Free resources
Our save-the-student-ebooks!
Download our free guides on studying techniques, anxiety management strategies, and thesis advice from Docsity tutors
NHOM 1 - KY NANG SOAN THAO CONG VAN
Typology: Exercises
2021/2022
1 / 43
This page cannot be seen from the preview
Don't miss anything!
On special offer
Related documents
Partial preview of the text
Download NHOM 1 - KY NANG SOAN THAO CONG VAN and more Exercises Law in PDF only on Docsity!
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
BÀI TẬP NHÓM
MÔN HỌC : KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN
ĐỀ TÀI
NGHIÊN CỨU NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ CÔNG VĂN
LỚP : 13BVB2CQ
NIÊN KHÓA : 2022- 2024
NHÓM : 1
Năm 2023
NỘI DUNG
A. Yêu cầu chung Trình bày theo tiêu chuẩn khoa học:
- Ngôn ngữ chuẩn xác; đúng chính tả
- Bài nghiên cứu có đề mục nội dung;
- Có danh mục tài liệu tham khảo
- Dẫn nguồn tài liệu đối với các tài liệu được trích dẫn trong bài viết B. Yêu cầu cụ thể Chương 1: Căn cứ pháp lý Chương 2: Nghiên cứu những vấn đề về công văn Mục I: Khái niệm và chức năng của công văn Mục II: Loại văn bản của công văn Mục III: Phân loại công văn Mục IV: Thể thức và các lưu ý khi soạn thảo công văn Mục V: Trường hợp dùng công văn Mục VI: Một số mẫu Công văn (mẫu thực tế, kèm phân tích) C. Danh sách sinh viên tham gia Stt Danh sách sinh viên Mã số sinh viên 1 Thiều Thị Hằng 2163801010235 2 Lê Hoàng Duy 2163801010221 3 Nguyễn Văn Phúc 2163801010295 4 Lê Thảo Thùy Dương 2163801010220 5 Trịnh Châu Bình 2163801010207 6 Vũ Thị Bích Ngọc 2163801010282 7 Võ Thị Phương Trinh 2163801010336 8 Huỳnh Quang Sơn 2163801010305 9 Nguyễn Huyền Hoa 2163801010242 10 Trần Thị Mỹ Xuyên 2163801010350 11 Nguyễn Mạnh Quân 2163801010300 12 Lê Thị Tường Vi 2163801010344 13 Nguyễn Ngọc Thục Linh 2163801010266 14 Ngô Thị Hằng 2163801010232 15 Phạm Trần Vân Thương 2163801010320 16 Nguyễn Thị Kim Chi 2163801010209 17 Nguyễn Kim Thanh 2163801010308 18 Phạm Quang Việt 2163801010345 19 Nguyễn Thị Thanh Hậu 2163801010237 20 Nguyễn Hoàng Phú 2163801010294 21 Huỳnh Lê Phương Như 2163801010287
chức. Là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định. II. Chức năng của Công văn Chức năng chính của công văn nói riêng và các văn bản hành chính nói chung có thế được phân thành hai nhóm, văn bản dùng để trao đổi thông tin và văn bản để ghi nhận một sự kiện thực tế: (1) (^) Văn bản dùng để trao đổi thông tin: Dùng để trao đổi thông tin, hướng dẫn công tác, trình bày ý kiến, tổng kết hoạt động. (Công văn, tờ trình, thông báo, công điện… thuộc về nhóm này). (2) (^) Văn bản dùng để ghi nhận một sự kiện thực tế: Dùng để phản ánh, ghi nhận lại sự kiện xảy ra trên thực tế, cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước mà không mang tính suy đoán. (Các loại văn bản thuộc nhóm này thường có tên gọi riêng biệt: Biên bản, hóa đơn, giấy chứng nhận…)^3 Cụ thể hơn về Công văn , tác giả Mai Kim Hân đã đưa ra căn cứ pháp lý cụ thể, cho thấy được chức năng chính theo nghĩa hẹp của công văn là dùng để trao đổi thông tin và liên hệ, là một phương tiện trong hoạt động quản lý Nhà nước; theo nghĩa rộng được ghi nhận tại Khoản 3 Mục II Thông tư 33-BT ban hành năm 1992, Hướng dẫn về hình thức Công văn và việc ban hành Công văn của các cơ quan hành chính nhà nước: “Công văn hành chính (công thư) để giải quyết công việc giữa các cơ quan Nhà nước với nhau, giữa cơ quan Nhà nước với tổ chức xã hội và công dân; trình với cấp trên một dự thảo Công văn, đề án hoặc đề nghị một vấn đề cụ thể cần được cấp trên giải quyết; giải quyết đề nghị của cấp dưới; hoặc để đôn đốc nhắc nhở cấp dưới thực hiện các quyết định của cấp trên”. Như vậy, Công văn là một dạng văn bản hành chính dùng để trao đổi thông tin trong bộ máy nhà nước như thông tin giao dịch, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ, đốc thúc, nhắc nhở; và dùng để giải quyết công việc, hỏi đáp của công dân. Công văn cũng là hình thức văn bản hành chính sử dụng phổ biến và thường thấy nhất liên quan đến hoạt động của các cơ quan, tổ chức. (^3) Mai, Kim Hân (2019) Giá trị pháp lý của công văn, Tạp chí Khoa học & Kinh tế Phát triển. Đại học Nam Cần Thơ. Truy cập ngày 13/9/2023 từ http://thuvien.nctu.edu.vn:8080/digital/handle/123456789/
MỤC II
LOẠI VĂN BẢN CỦA CÔNG VĂN
Công văn là một loại hình thức phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là chữ viết, nó gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Hay nói khác đi, Công văn là một dạng sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó (giấy, bia đá…). Công văn bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị – xã hội, các tổ chức kinh tế… Ví dụ như: các Công văn pháp luật, các công văn, tài liệu, giấy tờ. Công văn là hình thức thể hiện và truyền đạt bằng ngôn ngữ viết trên các chất liệu chuyên môn, ý chí của một chủ thể tới chủ thể khác nhằm mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện một hành vi nhất định đáp ứng nhu cầu của người soạn thảo hay nói cách khác Công văn là một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định nào đó. Theo đó, loại văn bản của Công văn cũng có nhiều dạng khác nhau, phổ biến nhất là loại Công văn hành chính (Công văn hành chính thông thường) là những Công văn mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các Công văn quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan. Công văn hành chính thông thường bao gồm: Công văn không có tên gọi (công văn hướng dẫn, công văn giải thích…) Công văn: là loại Công văn không có tên loại được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong các cơ quan như giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp, hướng dẫn thực hiện Công văn cấp trên, xin ý kiến, thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp…
MỤC IV
THỂ THỨC VÀ CÁC LƯU Ý KHI SOẠN THẢO CÔNG VĂN
I. Thể thức công văn Căn cứ Điều 8, Phụ lục I Nghị định 30 /2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư.
- Thể thức văn bản (Công văn) là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
- Thể thức văn bản hành chính (Công văn) bao gồm các thành phần chính a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ. b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành Công văn. c) Số, ký hiệu của văn bản Công văn. d) Địa danh và thời gian ban hành Công văn. đ) Tên loại và trích yếu nội dung Công văn. e) Nội dung Công văn. g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức. i) Nơi nhận.
- Ngoài các thành phần trên có thể bổ sung các thành phần khác a) Phụ lục. b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành. c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành. d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
- Thể thức văn Công văn được thực hiện tại Phụ lục I (đính kèm).
II. Các lưu ý khi soạn thảo công văn
- Ký hiệu Công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo/lĩnh vực được giải quyết.
- Trích yếu nội dung của Công văn trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 - 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu Công văn, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
- Nơi nhận Công văn:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận” phía dưới là từ “Như trên”, tiếp sau đó là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác được nhận văn bản.
- Mỗi một Công văn đều có chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Nên trong quá trình soạn thảo Công văn thì thành phần nội dung của mỗi loại Công văn sẽ khác nhau mặc dù thể thức Công văn không thay đổi. Minh họa một vài dạng về cách soạn thảo Công văn điển hình như sau. 1. Cách soạn thảo công văn giải thích Mở đầu: nêu tên của văn bản pháp quy hoặc tên văn bản của cấp Ủy Đảng.
Nội dung:
- Nêu những chủ trương chính trong văn bản.
- Giải thích rõ những yêu cầu đặt ra của văn bản.
- Các biện pháp nhằm để tổ chức thực hiện, các chủ thể chính có trách nhiệm quán triệt và thi hành, các chủ thể có trách nhiệm phối hợp Kết thúc: có thể phân tích các ý nghĩa, tác dụng của văn bản về kinh tế, chính trị, xã hội. Nêu mục đích của các chủ trương, chính sách (dùng hành văn có tính thuyết phục để tác động tới đối tượng thi hành).
2. Cách soạn thảo Công văn đôn đốc, nhắc nhở: Mở đầu: nhắc lại tên văn bản pháp quy hoạch các chủ trương kế hoạch đã triển khai trước đó. Nội dung:
- Tóm tắt tình hình những việc đã thực hiện, những thuận lợi, khó khăn, ưu điểm, khuyết điểm, những lệch lạc cần chấn chỉnh, sửa chữa.
- Nêu những phương hướng và yêu cầu mới.
- Biện pháp mới áp dụng. Kết thúc: yêu cầu các đơn vị, cơ sở …… thực hiện (sữa chữa) đến nay …… 3. Cách soạn thảo công văn đề nghị Mở đầu: nêu mục đích của vấn đề đặt ra (theo chức năng, nhiệm vụ, theo thông báo, theo quảng cáo …… của quý cơ quan …… hoặc căn cứ vào trách nhiệm, nghĩa vụ của ông, bà về …). Nội dung:
- Cần nêu rõ nội dung kiến nghị về vấn đề gì.
- Đề nghị thời hạn trả lời (phúc đáp). Kết thúc: mong quý cơ quan …; hoặc ông, bà …… sớm trả lời cho chúng tôi được biết. Xin chân thành cảm ơn! 4. Cách soạn thảo công văn phúc đáp Mở đầu: trả lời công văn số … ngày … / … / … của ……… về vấn đề… Nội dung:
- Nêu những nội dung hay trả lời các vấn đề mà các cơ quan, đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại của cá nhân, yêu cầu các cơ quan giải quyết những yêu cầu hay trả lời những thắc mắc.
- Nếu không trả lời hoặc chưa thể trả lời được thì phải nêu lý do hợp lý (có thể là do không đủ các dữ kiện để giải đáp thắc mắc các yêu cầu đặt ra). Kết thúc: khi nhận được công văn này, còn điểm nào chưa rõ đề nghị quý… cho ý kiến. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm. 5. Cách soạn thảo Công văn mời họp, mời dự đại hội: Mở đầu: nêu mục đích đại hội, hội nghị, cuộc họp. Nội dung:
- Nêu tóm tắt nội dung nghị sự (nếu hội nghị đề cập một số nội dung thì trình bày tóm tắt).
MỤC V
TRƯỜNG HỢP DÙNG CÔNG VĂN
Hiện nay Công văn được dùng vô cùng phổ biến. Trên thực tế còn có cả Công văn chứ quy phạm pháp luật tuy nhiên trong phạm vi nghiên cứu nhỏ hẹp của đề tài Kỹ năng soạn thảo công văn này chúng tôi chỉ đề cập đến loại Công văn thuộc văn bản hành chính được quy định trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Ở mục này chúng tôi nêu lên một vài trường hợp điển hình trong việc sử dụng Công văn.
1. Công văn mục đích hướng dẫn: Vậy chức năng đối với loại này của công văn là gì? Là một dạng văn bản hướng dẫn, là tài liệu hướng dẫn việc thực hiện một nội dung chưa rõ ràng hoặc chưa được xác định cụ thể trong các văn bản quy phạm pháp luật, nội bộ hoặc quy định của đơn vị. Thay mặt các giám sát, các phòng ban, hiệp hội và công ty. 2. Công văn mục đích giải thích: Vậy chức năng đối với loại này của công văn là gì? Văn bản giải trình là văn bản dùng để nêu rõ, chi tiết nội dung của các văn bản khác về việc thực hiện một nhiệm vụ nào đó mà cơ quan hay người được nhận chưa rõ hoặc có thể quy định sai. Về cơ bản thì văn bản hướng dẫn và văn bản giải thích rất giống nhau, nhiều cá nhân sẽ dễ hiểu sai về hai dạng văn bản này nên các bạn cần phải chú ý. 3. Công văn chỉ đạo: Vậy chức năng đối với loại này của công văn là gì? Công văn chỉ đạo là văn bản của cấp trên báo cho các bộ phận, phòng ban cấp dưới về những công việc cần làm và phải tiến hành. Nội dung văn bản này trùng với văn bản chỉ thị nên khi sử dụng loại này, các đối tượng cần chú ý để tránh nhầm lẫn.
- Công văn đề nghị: Công văn đề nghị là văn bản thể hiện yêu cầu và thiện chí hợp tác của cá nhân, hay một nhóm cá nhân, tổ chức sử dụng để đề nghị chủ thể có thẩm quyền của một cá nhân, cơ quan, tổ chức hợp tác làm một hoặc một số công việc nhất định theo yêu cầu và phù hợp với nhu cầu công việc cần hoàn thành của tổ chức đưa ra đề nghị. 5. Công văn khẩn và thu hồi: Vậy chức năng đối với loại này của công văn là gì? Tài liệu khẩn cấp là tài liệu chính thức của cấp trên thông báo và nhằm tổ chức lại cấp dưới trong khi thực hiện các hoạt động, dự án hay quyết định cần thiết trước đây. 6. Công văn phúc đáp: Vậy chức năng đối với loại này của công văn là gì? Công văn được sử dụng trong phạm vi chuyên môn, nghĩa vụ và quyền hạn của chủ thể để giải quyết những thắc mắc của các phòng, ban, tổ chức và doanh nghiệp. 7. Công văn xin ý kiến: Vậy chức năng đối với loại này của công văn là gì? Là dạng thư của cấp dưới đề nghị cấp trên tư vấn, hướng dẫn khi có vấn đề trong việc thực hiện một hoặc một số công việc đó. Lưu ý : Nói chung Dựa vào nhiều mục đích khác nhau mà các trường hợp dùng Công văn sẽ bao hàm nội dung cũng như cách sử dụng khác nhau. Người làm công tác soạn thảo Văn bản cần lưu ý đến những nội dung soạn thảo phù hợp với yêu cầu nội dung công việc và đảm bảo về mặt thể thức, kỹ thuật theo đúng quy định.
MỤC VI
MỘT SỐ MẪU CÔNG VĂN (mẫu thực tế, kèm phân tích)
1. Công văn hướng dẫn.
- Công văn số 1088/LĐTBXH-TE ngày 28/03/2023 của Bộ Lao động - Thương binh, Xã hội về việc hướng dẫn triển khai Tháng hành động vì trẻ em năm 2023.
Phần mở đầu:
- Nêu rõ cơ sở ban hành công văn: “Thực hiện quy định của Luật Trẻ em về Tháng hành động vì trẻ em hằng năm…’
- Thể hiện rõ mục đích ban hành công văn: “... để việc triển khai, tổ chức Tháng hành động vì trẻ em năm 2023 đồng bộ và có hiệu quả…”
- Từ khoá: “Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn các nội dung và hoạt động…” Phần nội dung:
- Hệ thống đề mục nhằm trình bày các hoạt động và nội dung hướng dẫn trong công văn;
- Nêu rõ mục đích, yêu cầu của việc triển khai, tổ chức Tháng hành động vì trẻ em, đến từng đối tượng cụ thể (cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền; cha mẹ, giáo viên, người chăm sóc trẻ em và trẻ em); thời gian thực hiện hướng dẫn của công văn.
- Hướng dẫn ủy ban nhân dân cấp tỉnh các nội dung triển khai, tổ chức, báo cáo các hoạt động chính trong Tháng hành động vì trẻ em năm 2023. Phần kết thúc: thể hiện sự quan tâm của Bộ Lao động - Thương binh, Xã hội đối với việc hỗ trợ các mục được hướng dẫn trong công văn.
2. Công văn giải thích
- Công văn số 4462/TCT-QLN ngày 13/10/2014 của Tổng cục Thuế về việc Giải thích cách hiểu về gia hạn nộp thuế.
3. Công văn chỉ đạo
- Công văn số 441/VPC-KGVX thông báo ý kiến chỉ đạo của Phó Thủ tướng Vũ Đức Đam về dịch bệnh viêm phổi tại Trung Quốc và khả năng lây lan vào Việt Nam. Phần mở đầu:
- Nêu rõ lý do của công văn: “Về dịch bệnh viêm phổi tại Trung Quốc và khả năng lây lan vào Việt Nam, Phó Thủ tướng Chính phủ Vũ Đức Đam có ý kiến chỉ đạo như sau”
- Từ khoá: “Phó Thủ tướng Chính phủ Vũ Đức Đam có ý kiến chỉ đạo …” Phần nội dung: Công văn thể hiện các yêu cầu của Phó thủ tướng đối với các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện nghiêm chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ một cách khẩn trương, kịp thời và chính xác. Phần kết thúc: Văn phòng Chính phủ xin thông báo để các Bộ, cơ quan biết, thực hiện.
4. Công văn đôn đốc, nhắc nhở
- Công văn số 434/CV-TA của Tòa án nhân dân tỉnh Trà Vinh về việc đôn đốc, nhắc nhở thực hiện nghiêm túc các hoạt động tố tụng.
5. Công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị
- Công văn số 484/ĐHL-HCTH của Trường Đại học Luật TP.HCM đề nghị các đơn vị và cá nhân đóng góp cho các quy định của Nhà Trường Phần mở đầu:
- Nêu rõ lý do của công văn: “Về việc góp ý dự thảo một số quy định”
- Từ khoá: “Lãnh đạo nhà trường đề nghị lãnh đạo các đơn vị tổ chức họp hoặc góp ý trực tiếp cho các Dự thảo sau”
Phần nội dung:
- Công văn nêu rõ vấn đề dẫn đến việc phải đề nghị là do “Ngày 02/5/2019, Nhà trường thành lập Tổ công tác triển khai xây dựng các quy chế, quy định của Trường cho phù hợp với Luật giáo dục đại học sửa đổi…”.
- Nội dung công việc cụ thể được đánh số thứ tự từ 1-3.
- Thời hạn để thực hiện công việc được đề nghị “trước 16h ngày 21/6/2019”. Phần kết thúc: nêu rõ sự mong mỏi được quan tâm giải quyết trong ý “đề nghị lãnh đạo các đơn vị nghiêm túc thực hiện”.