La documentazione nel servizio sociale: strumento di comunicazione e inclusione | Summaries Storytelling

LA DOCUMENTAZIONE PROFESSIONALE

Aspetti generali

La produzione di documenti da parte dell’AS richiede professionalità e competenze tese a produrre elaborati

che rispettino le disposizioni normative e che siano strumenti metodologici all’interno del processo di aiuto, del

sistema organizzativo di appartenenza e della gestione delle politiche sociali di settore

La documentazione di SS, oltre ai fini comunicativi, è finalizzata alla costituzione di un patrimonio di cultura

professionale in divenire

Funzioni

•Sviluppo nella circolazione delle informazioni e della comunicazione

•Trasparenza nello svolgimento dell’attività amministrativa

Documento e documentazione

•Documento: qualsiasi mezzo, soprattutto grafico, che provi l’esistenza di un fatto, l’esattezza o la verità

di un’asserzione (cit. Treccani)

•Documentazione: lavoro necessario alla raccolta e all’esame dei documenti e di altro materiale

informativo su cui poggia una narrazione storica, un atto giuridico; l’insieme dei documenti o delle

prove e informazioni raccolte; il complesso delle attività e delle operazioni intellettuali e tecniche,

occorrenti per raccogliere, classificare e mettere a disposizione degli studiosi il materiale bibliografico

•Staticità\dinamicità processo

La documentazione di SS

•Documenta processi che avvengono nel corso della relazione di aiuto e dell’attività di servizio

•Riferendo eventi, processi e relazioni interpersonali, la documentazione di SS si basa sia su dati oggettivi

sia su dati soggettivi

•Legge 241\90 sulla trasparenza, aggiornata dal DL 76\2020 Nuove norme in materia di procedimento

amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi, è il testo base di riferimento che

norma la produzione della documentazione di SS

L. 241\90

•Riguarda le azioni dei professionisti inseriti nella PA

•Tutela la trasparenza amministrativa attraverso il diritto del cittadino di accesso agli atti del

procedimento e alle motivazioni del provvedimento finale, e può in determinate circostanze confliggere

con il diritto alla riservatezza

•Può inoltre confliggere con la normativa derivante dal codice deontologico (es segreto professionale)

•Occorre quindi conoscere e integrare tra loro le diverse disposizioni normative

•Caso più frequente: il contrasto tra obbligo del segreto professionale e obbligo di denuncia (art. 201

cpp) e testimonianza (art 331 cpp) sulle notizie di reato per gli incaricati di pubblico servizio.

•La legge 241\90 spiega i suoi effetti sulla tipologia della documentazione da produrre, cioè influenza il

processo metodologico di stesura

La documentazione professionale interna ai servizi della PA (cartella, diario di servizio, relazioni etc.) è

vincolata all’obbligo della trasparenza ovvero al diritto di accesso da parte del cittadino portatore di un

interesse legittimo, fatti salvi gli interessi superiori.

Nel tempo l’attività dell’AS nella PA ha assunto una forte componente di tipo burocratico che ha

sacrificato in parte l’agire tecnico professionale

‘’come posso trasmettere le informazioni e operare una valutazione sulla genitorialità se gli interessati

possono accedere alla documentazione in TM’’? Il lavoro dell’AS si esplica in uno scambio evolutivo e

trasparente nei processi di condivisione e cambiamento; pertanto, il processo di aiuto passa attraverso

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LA DOCUMENTAZIONE PROFESSIONALE

Aspetti generali La produzione di documenti da parte dell’AS richiede professionalità e competenze tese a produrre elaborati che rispettino le disposizioni normative e che siano strumenti metodologici all’interno del processo di aiuto, del sistema organizzativo di appartenenza e della gestione delle politiche sociali di settore La documentazione di SS, oltre ai fini comunicativi, è finalizzata alla costituzione di un patrimonio di cultura professionale in divenire Funzioni

Sviluppo nella circolazione delle informazioni e della comunicazione
Trasparenza nello svolgimento dell’attività amministrativa Documento e documentazione
Documento: qualsiasi mezzo, soprattutto grafico, che provi l’esistenza di un fatto, l’esattezza o la verità di un’asserzione (cit. Treccani)
Documentazione: lavoro necessario alla raccolta e all’esame dei documenti e di altro materiale informativo su cui poggia una narrazione storica, un atto giuridico; l’insieme dei documenti o delle prove e informazioni raccolte; il complesso delle attività e delle operazioni intellettuali e tecniche, occorrenti per raccogliere, classificare e mettere a disposizione degli studiosi il materiale bibliografico
Staticità\dinamicità processo La documentazione di SS
Documenta processi che avvengono nel corso della relazione di aiuto e dell’attività di servizio
Riferendo eventi, processi e relazioni interpersonali, la documentazione di SS si basa sia su dati oggettivi sia su dati soggettivi
Legge 241\90 sulla trasparenza, aggiornata dal DL 76\2020 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi, è il testo base di riferimento che norma la produzione della documentazione di SS L. 241\
Riguarda le azioni dei professionisti inseriti nella PA
Tutela la trasparenza amministrativa attraverso il diritto del cittadino di accesso agli atti del procedimento e alle motivazioni del provvedimento finale, e può in determinate circostanze confliggere con il diritto alla riservatezza
Può inoltre confliggere con la normativa derivante dal codice deontologico (es segreto professionale)
Occorre quindi conoscere e integrare tra loro le diverse disposizioni normative
Caso più frequente: il contrasto tra obbligo del segreto professionale e obbligo di denuncia (art. 201 cpp) e testimonianza (art 331 cpp) sulle notizie di reato per gli incaricati di pubblico servizio.
La legge 241\90 spiega i suoi effetti sulla tipologia della documentazione da produrre, cioè influenza il processo metodologico di stesura  La documentazione professionale interna ai servizi della PA (cartella, diario di servizio, relazioni etc.) è vincolata all’obbligo della trasparenza ovvero al diritto di accesso da parte del cittadino portatore di un interesse legittimo, fatti salvi gli interessi superiori.  Nel tempo l’attività dell’AS nella PA ha assunto una forte componente di tipo burocratico che ha sacrificato in parte l’agire tecnico professionale  ‘’come posso trasmettere le informazioni e operare una valutazione sulla genitorialità se gli interessati possono accedere alla documentazione in TM’’? Il lavoro dell’AS si esplica in uno scambio evolutivo e trasparente nei processi di condivisione e cambiamento; pertanto, il processo di aiuto passa attraverso

la condivisione con la persona delle valutazioni che sono sempre finalizzate al cambiamento positivo, nel rispetto del principio di autodeterminazione Perché è necessario documentare e apprendere un metodo per la documentazione  Per l’operatore:

Aiuta ad argomentare meglio ciò che si pensa
Agevola la riorganizzazione delle idee, verificando le proprie opinioni e convinzioni
Costituisce un momento di riflessione sul caso e sul processo di aiuto in atto
Favorisce l’elaborazione di una prospettiva futura attraverso interrogativi e riflessioni
Fissa per iscritto obiettivi, programmi, interventi fatti, facilitando la successiva verifica
Facilita la memorizzazione di contatti, appuntamenti, problemi e avvenimenti che altrimenti verrebbero dimenticati
Permette la trasmissione di informazioni e messaggi tra operatori e servizi
Contribuisce alla costruzione di una cultura metodologica
Sostiene l’operatore nel superamento delle difficoltà di organizzazione delle informazioni
Rende più autorevole la comunicazione
La documentazione è uno strumento operativo della professione  Per il servizio:
Garantisce la continuità nel tempo della relazione con il singolo, con il gruppo e con la comunità;
Serve a descrivere e a registrare l’attività svolta dal servizio, dall’operatore etc.
Evita la dispersione delle informazioni che altrimenti rimarrebbero patrimonio di un solo operatore
Permette di inventariare le richieste emerse e i bisogni soddisfatti a scopo programmatorio e gestionale
Consente di conoscere la situazione e l’andamento nel tempo del singolo, del gruppo e della comunità  Per il processo di comunicazione all’interno dell’ente:
Sviluppa canali comunicativi con altri servizi
Favorisce l’integrazione tra professionalità diverse
Aiuta la visibilità interna ed esterna del lavoro sociale
Permette di raccogliere in modo uniforme le informazioni  Per il processo di comunicazione verso l’esterno dell’ente:
Agevola le comunicazioni
Ufficializza rapporti e prassi
Conferma contenuti e decisioni nel rapporto con altri enti  Da tali motivazioni emerge, come chiave comune, l’aspetto della riflessività: riorganizzare idee, verificare opinioni, riflettere sul caso e sul processo di aiuto, elaborare prospettive future  Secondo aspetto è la comunicazione interpersonale: permettere la trasmissione di informazioni e messaggi, contribuire alla costruzione di una cultura metodologica, rendere più autorevole la comunicazione, sviluppare canali comunicativi con altri servizi, ufficializzare rapporti e prassi  Terzo aspetto che emerge dalle motivazioni rivolte all’operatore e al servizio è la memorizzazione Fasi storiche della documentazione  Fin dalla sua nascita il servizio sociale ha prodotto documenti la cui struttura si è modificata con il passare degli anni ed il modificarsi della base culturale e sociale, dell’organizzazione dei servizi, dei processi di informatizzazione e delle metodologie utilizzate  Dal secondo dopoguerra alla metà degli anni settanta la documentazione rivestiva prevalentemente una finalità amministrativa, ed in alcuni casi finalizzata alla supervisione. Lo stile di redazione era

Di contenuto: oggetto della comunicazione
Di relazione: modalità di comunicazione del contenuto
Entrambi gli aspetti influenzano la relazione e il processo decisionale Tre tipologie di flussi comunicativi  1. L’AS entra in comunicazione con l’utente e tramite la relazione di aiuto riceve notizie e informazioni che entreranno nel flusso informativo dell’ente attraverso diversi percorsi.  La relazione di aiuto influenza i flussi comunicativi e ne è influenzata  2. Le attività di progettazione e gestione richiedono capacità di raccogliere ed elaborare dati, notizie e informazioni sul contesto sociale e sull’uso delle risorse disponibili.  3. L’AS entra quotidianamente in comunicazione con diversi soggetti all’interno e all’esterno dell’ente di appartenenza. La comunicazione scritta  Non può essere mai casuale, ma è sempre processo consapevole ( a differenza della comunicazione orale)  È un processo faticoso e comporta un impegno in termini di tempo  Per costruire testi argomentativi quali relazioni, registrazioni, report etc, l’AS ha bisogno di tempo adeguato alla complessità del testo e alla sua abilità e competenza di scrittura  Scrivere, per produrre una documentazione di qualità, necessita di esercizio, controllo e revisione del testo da parte di operatori esperti  La documentazione influenza il processo di aiuto in quanto permette di effettuare un’analisi di quest’ultimo, una lettura della realtà secondo una prospettiva metodologica Strumenti per la redazione della documentazione  Classificazione:  Documentazione relativa alla casistica: diario del caso, registrazione di colloqui e visite domiciliari, estratti di verbali relativi al caso, storie di vita, relazioni, scheda di segretariato, schede di rilevazione dati  Documentazione relativa all’organizzazione: agenda di servizio, modulistica per l’attivazione di servizi e interventi, verbali riunioni  Documentazione relativa all’attività di supervisione e riflessione: diario di bordo, registrazioni, relazione di presentazione del caso  I documenti sono conservati in archivi, ancora cartacei ma con l’avvento della digitalizzazione gli archivi negli enti si trasformano in archivi informatizzati Cartella sociale  È l’unità di base dell’archivio di Servizio Sociale e normalmente è divisa in due parti:  Una prima parte contiene i dati, le informazioni dell’intestatario con riferimenti a eventuali cartelle collegate  Una seconda parte riporta i documenti della relazione di aiuto e il diario del caso  Il testo propone degli esempi ma ciascun servizio negli anni ha costruito una propria cartella sociale cartacea che in questi ultimi anni è affiancata dalla cartella informatizzata. In un prossimo futuro sarà presente solo quest’ultima Diario cronologico del caso

 Strumento che permette una veloce consultazione delle azioni professionali svolte in ordine cronologico.  Nel diario le azioni sono descritte in maniera sintetica  La descrizione degli eventi deve essere sintetica ma contenere tutti gli elementi essenziali affinchè chi consulta sia in grado di comprendere il contenuto e valutare di approfondirlo visionando gli altri documenti (es registrazione) a contenuto analitico  Gli eventi riportati sono telefonate, comunicazioni brevi, colloqui, visite domiciliari, équipe, note di appuntamenti saltati, etc.  E’ importante annotare la data dell’evento e le persone coinvolte  Vedi esempi nel testo  Il diario permette di avere l’andamento del processo di aiuto per punti essenziali secondo l’ordine cronologico. Nei punti del diario si esplicita il rinvio ad approfondimento citando gli altri documenti esaustivi Storie di vita  Tale strumento assume la struttura del diario sotto l’aspetto cronologico (scansione temporale) ed utilizza un approccio biografico  E’ uno strumento di documentazione utile sia per la gestione del caso sia per lo studio e la ricerca di SS  Evidenzia la storia intrapresa dal soggetto (da lui raccontata) e i suoi percorsi di inclusione e di esclusione sociale, i percorsi attuati di problem solving, gli interventi effettuati  I racconti possono avvenire in diversi momenti della processo di aiuto e se non vengono trascritti in un unico documento rischiano di disperdersi nella numerosa documentazione della cartella sociale  Le narrazioni della storia di vita provengono principalmente dal soggetto, ma anche da altri attori  Vedi esempio a pag 93 del testo  Le notizie riportate nella storia di vita possono essere sintetizzate in dati all’interno di una scheda, ciò permette di mettere in evidenza gli elementi mancanti (vuoti conoscitivi) per ciascun periodo, elementi che possono essere raccolti in seguito attraverso ulteriori narrazioni (vedi scheda 4.7 pagg. 95\96) La registrazione Utilizzata fin dai primi anni di SS, ha finalità di documentazione e memoria  Documentazione caratterizzata da assoluta oggettività della realtà riportata e da fedeltà nel riportare gli avvenimenti, senza implicazioni soggettive da parte dell’estensore  Riporta in maniera fedele e impersonale gli scambi comunicativi e relazionali e quanto accaduto durante il colloquio o la visita domiciliare  Eventuali valutazioni andranno riportate in una annotazione a parte (osservazioni)  A differenza del diario, che ha la finalità di ricostruire il percorso cronologico con l’annotazione dei soli elementi salienti, la registrazione ha lo scopo di dettagliare un particolare avvenimento sotto diversi profili  Per la redazione di una registrazione si può fare riferimento allo schema:

Dati di contesto, data, persone presenti, luogo e scopo;
Argomenti trattati;
Definizione del problema, differenti posizioni espresse;
Programmi ed eventuali compiti attribuiti REGISTRAZIONE tre tipi di registrazione -Registrazione diretta

 Eventuali riferimenti ed altre comunicazioni intercorse  Persone coinvolte (dati anagrafici)  Storia individuale e familiare  Processo metodologico  Percorso  Eventuali interventi effettuati  Attività collaterali  Tematiche specifiche della situazione  Modelli teorici di riferimento  Elementi conclusivi  Proposte e progetti tempi e costi  Firma dell’estensore\ente di appartenenza Come acquisire un metodo di scrittura  Tirocinio  Supervisione  Confronto con altri colleghi  Lettura di relazioni di altri colleghi  Lettura critica come formazione  L’attività di SS incide su situazioni ad alta intensità relazionale che portano ad un coinvolgimento emotivo che può influenzare la capacità di intervento e lettura  Il tirocinio universitario, attraverso la supervisione professionale, consente di sviluppare la capacità di governo delle proprie emozioni  Per esercitare la propria capacità di scrittura è utile sottoporre la propria documentazione all’analisi di altri colleghi: ciò permette uno scambio metodologico, realizza una condivisione di strumenti e sviluppa le competenze di chi scrive e di chi analizza  Leggere le relazioni dei colleghi potenzia la consapevolezza delle proprie emozioni e della loro importanza nel processo di aiuto e nella documentazione professionale  Riconoscere le emozioni che suscita la lettura aiuta a comprendere se queste sono di ostacolo o favoriscono la comprensione del contenuto Percorso di lettura critica  Emozioni e impressioni suscitate  Presenza aspetti formali (destinatario, oggetto, firmatario)  Definizione del problema (rintracciabile o meno, in quale parte della relazione….)  Notizie fornite: qualità delle informazioni e delle fonti, ampiezza, sistematicità ed esaustività di notizie e informazioni, coerenza delle informazioni rispetto all’obiettivo  Visibilità del procedimento metodologico: attività, prestazioni professionali, interventi predisposti, progetto  Modelli teorici utilizzati: esplicitati, sottintesi  Parametri e indicatori utilizzati: impliciti ed espliciti, stereotipi e pregiudizi  Coerenza del contenuto e del processo: presenza di passaggi logici e carenti  Elementi di difficile comprensione In sintesi la relazione  Fa parte integrante del processo di aiuto  È un atto professionale di SS  È un mezzo di trasmissione di dati e informazioni

 È mezzo comunicativo tra più sistemi  È soggetta al segreto professionale  È accessibile all’utente  Può essere atto discrezionale, richiesto o dovuto  Per l’AS è momento di riflessione e verifica, necessita di tempo e spazio adeguato per la stesura, richiede controllo e separazione tra informazioni dovute e non  Permette l’esplicitazione del modello teorico utilizzato Report  Testo argomentativo relativo alla dimensione organizzativa dell’attività di servizio sociale  Rappresenta un resoconto sull’andamento di una specifica attività o progetto  Destinato prevalentemente all’organizzazione  Anche se non strettamente considerato azione professionale, è un documento essenziale per l’esercizio della professione  La sua definizione e stesura varia a seconda dell’obiettivo e del contenuto  Per la redazione del report occorre espllettura icitare le tematiche che si intendono affrontare. Ciò permette una prima visualizzazione dei contenuti per il destinatario  Può essere utile stendere un indice dei contenuti  Come per la relazione vi sono le medesime condizioni necessarie in riferimento alla legittimazione delle informazioni e delle notizie e all’esplicitazione di criteri e indicatori utilizzati Documentazione per la didattica e la formazione  Serve per documentare il processo di formazione  Serve per esercitarsi sulla documentazione  Non è sottoposta al diritto di accesso ex Legge 241\90 ma non deve riportare dati sensibili  1. Diario di Bordo Diario di bordo Strumento per la formazione di base con un Io narrante Strumento utilizzato per memoria personale del proprio agire, che può essere utile per la stesura della documentazione formale istituzionale Ha lo scopo di documentare eventi, sentimenti, considerazioni sulle proprie esperienze E’ soggettivo e riporta il punto di vista personale dell’estensore Ha funzione didattico-formativa e può essere utilizzato sia in tirocinio sia in supervisione Fa parte della documentazione personale ma non rientra nella documentazione istituzionale Ricostruisce il percorso professionale ed emotivo svolto Documento caratterizzato da bassa strutturazione Si sviluppa in ‘’racconti’’ dai quali emerge la quotidianità in termini di azioni, relazioni ed emozioni provate Es scheda 6.2 pag 146 La documentazione per la supervisione professionale Strumento per la formazione in itinere con un IO narrante Utilizzata per documentare le problematiche relative alla conduzione di un caso sul piano emotivo e di metodo  La documentazione per la supervisione riporta azioni, coinvolgimenti emotivi, difficoltà relazionali, riflessioni sulla metodologia utilizzata  La relazione di supervisione si può articolare secondo il seguente schema:  Utente (descrizione dell’utente e della sua storia, attuale contesto, problema portato)  Processo di aiuto (diagnosi sociale, contratto, progetto)

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