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REDACCIÓN DE DOCUMENTOS EJECUTIVOS Y TÉCNICOS
CUALIDADES DE LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS EJECUTIVOS Y TÉCNICOS EI
profesional actual, cualquiera que sea su especialidad, está falto de una orientación relativa en lo que es una parte importante de su trabajo diario: escribir documentos diversos como cartas, circulares, memorándums, informes, etc. Por lo que a continuación se presentan y describen todos aquellos documentos que pudieran servir o ser utilizados por cualquier profesional en su campo laboral. Para facilitar la tarea, los dividiremos en dos grandes bloques: los documentos ejecutivos y los documentos técnicos. Los primeros son de uso cotidiano en cualquier organización y los segundos son propios de la especialidad. DOCUMENTOS EJECUTIVOS CARTA Es un documento que sirve para transmitir mensajes a través del servicio postal. Es una especie de conversación escrita a distancia. La carta debe escribirse aplicando las características de claridad, precisión, concisión y sencillez. Clasificación de las cartas: 1) Cartas privadas: incluyen las cartas personales o familiares y van dirigidas a los amigos o familiares. 2) Cartas comerciales: su contenido está relacionado con los negocios: compras, ventas, pedidos, cotizaciones, cobros, remisiones, etc. 3) Cartas oficiales o formales: tratan asuntos de las dependencias oficiales: oficinas gubernamentales, universidades, escuelas, etc. a) Carta privada Elementos de una carta privada: a) Lugar y fecha donde se remite. b) Vocativo seguido de dos puntos. c) Texto o cuerpo de la carta, en él se expone el asunto a tratar. d) Despedida, es la frase con que se termina la carta y varía de acuerdo con las relaciones que unen al remitente con el destinatario. EJEMPLO:
Sirven para notificar envíos, acusar recibos de lo que sea, comunicar un hecho, presentar reclamaciones, hacer solicitudes, conceder o negar algo que se nos ha pedido, agradecer una atención y tantos otros requisitos obligados en un negocio. Elementos de una carta comercial: a) Membrete: contiene el nombre de la empresa o institución, dirección y teléfono. Los datos fundamentales son razón social, domicilio y dirección, lema y logotipo. b) Lugar y fecha: el nombre del mes siempre se escribe con minúsculas. c) Referencia o asunto: facilita el manejo de los archivos y agiliza la administración. d) Destinatario: contiene el nombre del destinatario, su domicilio y destino. Así como el cargo que ocupa en la empresa. El trato puede ser natural (señor, señora, señorita); o académico (Doctor, Licenciado, Ingeniero, Capitán, Mayor, etc.) e) Vocativo: es el saludo. Los términos más usuales son estimado, apreciado, respetado y distinguido. f) Texto o cuerpo de la carta: el número ideal de párrafos es tres, el primero para introducir el tema; el segundo para desarrollarlo y el tercero para concluirlo. g) Despedida: los términos más usados son atentamente, cordialmente, sinceramente, afectuosamente, etc. h) Antefirma: aparece inmediatamente después de la despedida, se anota la razón social o nombre de la empresa. i)Firma y rúbrica: la rúbrica se escribe sobre la anotación del nombre del remitente seguido del cargo que ocupa. Mérida, Yucatán, 13 de agosto de 2009 Querida Mariana: El lugar donde me encuentro es fabuloso y desde aquí te saludo con mucho agrado con el deseo de compartir contigo las experiencias de este maravilloso viaje. Hemos conocido gran parte de la Península: visitamos Chichén-Itzá donde mi mamá pescó un resfriado por la humedad del ambiente, estuvo en cama todo un día y nosotros encerrados con ella, pues, como tú sabes no le gusta quedarse sola. Al otro día terminamos el recorrido; los cenotes son fascinantes, aunque me inspiran cierto temor. ¡Es increíble que estemos pisando la misma tierra que los antiguos mayas! Nos falta conocer otras ciudades y ruinas arqueológicas; todo es muy bonito por acá, sin embargo, extrañamos nuestra ciudad. Espero que estés disfrutando tus vacaciones en la casa de tus tíos y te sientas mejor de esa molesta operación. Cuando regrese te mostraré las fotografías que tomamos y te contaré, con detalles, las peripecias de este viaje. Saludos a tus papás, a tus tíos y hermanos. Recibe un abrazo de tu miga que no te olvida. Carmen
f) Nombre y firma de quien otorga el poder, de quien lo acepta y de dos testigos.
EJEMPLO:
Recomendaciones para escribir cartas: Claridad, propiedad y orden. Es decir, que sea entendible, uso de palabras adecuadas y lógica en la construcción y consecución de las ideas. Brevedad. El documento debe tener su justa medida, los textos largos aburren y cansan, que no falte ni sobre nada, no omitir algo importante o repetir mucho. Belleza, profundidad, ritmo emocional y fuerza convincentes y persuasiva. Fijar los objetivos de antemano y elaborar un borrador en el que se tome en cuenta: el tratamiento que se dará al destinatario, las ideas principales a expresar, así como la ordenación y el encadenamiento de las palabras y oraciones y fijar claramente las conclusiones, ya que el texto debe entenderse al leerlo una vez. Conoce el verdadero significado de las palabras que emplees. Enfoques positivos. Si tenemos que decir "no" procuremos decirlo con tacto. Cuida la correcta ortografía y signos de puntuación, así como los espacios. Evita oraciones y párrafos largos, aunque tengan buena construcción. Seamos gentiles, pero no sobrecarguemos los escritos con amabilidades. No uses abreviaturas o contracciones, la persona puede no saber el significado. Releer la carta para hallar cualquier error de contenido, ortográficos y de sintaxis. CARTA-PODER México, D.F. 10 de julio de 2009 Sr. A QUIEN CORRESPONDA PRESENTE Por la presente doy a usted mi poder amplio, cumplido y bastante para que a mi nombre y representación LA SRITA. MARTHA ELENA GONZÁLEZ CASTILLO REALICE LAS GESTIONES NECESARIAS PARA QUE LE SEA ENTREGADO MI CERTIFICADO QUE ME ACREDITA COMO SECRETARIA BILINGÜE. Y así mismo, para que conteste las demandas y reconvenciones que se entablen en mi contra, oponga excepciones dilatorias y perentorias, rinda toda clase de pruebas, reconozca firmas y documentos, contradiga cualquier falso, presente testigos, apele, interponga el recurso de amparo y me represente en los embargos que contra mí se decreten, pida el remate de los bienes embargados y otorgue recibos y cartas de pago, someta el presente juicio a la decisión de jueces y para que promueva todos los recursos que favorezcan mis derechos, así como para que sustituya este poder, ratificando desde hoy todo lo que haga sobre este particular. Atentamente NORMA ELIZABETH HERNÁNDEZ DUEÑES OTORGANTE ACEPTO EL PODER MARTHA ELENA GONZÁLEZ CASTILLO TESTIGO TESTIGO PATRICIA ESPINOZA GARCIA PATRICIA ESPINOZA BECERRIL
MEMORÁNDUM
Es un medio de comunicación que se envía al personal de una misma empresa. En este documento es imprescindible la palabra Memorándum. El memorándum tiene la finalidad de transmitir órdenes o informaciones, resumen de datos para que sean útiles auxiliares en las oficinas. Son comunicaciones escritas para uso en los niveles internos de una organización. Su función es servir para que un superior dé a conocer, hacia los niveles interiores: decisiones, órdenes, innovaciones, comunicar reemplazos, vacaciones o solicitar información. Se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de la empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc. Su redacción debe ser breve, clara y precisa. Elementos del memorándum: a) El título de Memorándum. b) Fecha. c) Las palabras DE y PARA con espacios suficientes para anotar respectivamente el nombre del remitente y del destinatario respectivamente. d) El asunto. e) La redacción que es motivo del escrito, es decir, el mensaje. f) Firma o iniciales del remitente, así como el cargo que ocupa. Partes complementarias: g) Inclusos o anexos. h) Instrucciones. Recomendaciones:
- La palabra memorándum debe escribirse en la parte central superior de la hoja.
- Deben dejarse varios espacios debajo de la palabra memorándum.
- En el texto el espacio simple es preferible y se usa doble espacio para separar un párrafo de otro.
- Cita de antecedentes: en todo oficio de respuesta, se deben mencionar las características del que lo originan, o sea, número, fecha, expediente, para que el destinatario pueda localizar con prontitud los antecedentes.
- Introducción o principio: son las primeras expresiones contenidas en el cuerpo del oficio y tiene por objeto ligar el asunto con los antecedentes.
- Cuerpo o medio del oficio: se expone con claridad y precisión el acuerdo, orden o resolución que ha recaído o sobre el asunto que se trata.
- Fin o conclusión: son las frases finales que sirven para expresar la ejecución del acuerdo u orden a que haya lugar, lo que generalmente se expresa así: "Lo que comunico a usted para su conocimiento", "Lo que comunico a usted para los fines a que haya lugar", "Lo que comunico a usted para su debido cumplimiento", etc.
- Frase de cortesía: en las comunicaciones que dirigen las oficinas públicas a particulares o a personas comunes, se pone como frase de cortesía sólo la palabra "Atentamente"; pero en las que se giran a oficinas de igual o semejante categoría se considera elemental poner las frases "Reitero a usted la seguridad de mi atenta consideración", "Protesto a usted mi distinguida consideración",etc.
- Lema: es la divisa que emplea el gobierno para significar sus ideales.
- Antefirma: es el nombre del que envía el documento más el titulo o cargo con que el firmante suscribe el oficio.
- Firma: debe ser manuscrita.
- Iniciales: los jefes colaboradores del firmante, que examinan con anterioridad los oficios, ponen en el margen izquierdo inferior, sus iniciales manuscritas a modo de rúbrica, para acreditar la revisión debida. Es obligación de toda persona que dicta o redacta correspondencia y del empleado encargado de mecanografiarla, poner sus iniciales a máquina en el lado izquierdo inferior.
- c.c.p. siglas que significan "Con copia para" y va seguido del nombre de la persona o departamento al que se deberá entregar una copia del documento.
- Recomendación |marginal: va impresa en la parte inferior del margen izquierdo del papel, en sentido vertical, la recomendación expresa "Al contestarse este oficio, cítense los datos contenidos en el ángulo superior derecho", o sea, las características del oficio mismo. Por ningún motivo se trata más de un asunto en un mismo oficio. Además, se recomienda que, al redactar un oficio, debemos tener muy presente: el asunto o extracto, la cita de antecedentes, el cuerpo y la frase de cortesía.
EJEMPLO:
SELLO
OFICIAL
Características Dependencia______________ Núm. De oficio_____________ Expediente________________ ASUNTO: ________________ Lugar y Fecha_____________ Nombre y dirección del destinatario Cita de antecedentes: Cuerpo del oficio
Frases de cortesía
Lema
Antefirma
Firma
c.c.p. Iniciales
