Download Kiểm soát nội bộ hải hà and more Study notes Accounting in PDF only on Docsity!
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
KHOA KẾ TOÁN
BÀI TẬP NHÓM KIỂM SOÁT NỘI BỘ
ĐỀ TÀI: KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
Giảng viên: PGS. TS. Đường Nguyễn Hưng Nhóm thực hiện: Nhóm 2 Thành viên: STT Họ và tên Lớp sinh hoạt 1 Võ Ngọc Hà 44K06. 2 Dương Hoàng Yến 44K06. 3 Đồng Thị Ngọc Thơ 43K06. 4 Đặng Thị Kiều Trinh 44K06. 5 Đoàn Thị Thu Phượng 44K06. Đà Nẵng, ngày 21 tháng 11 năm 2021
MỤC LỤC
- A. Khái quát về công ty............................................................................................ - 1. Giới thiệu chung về công ty.......................................................................... - 2. Quá trình hình thành và phát triển của HAIHACO:..................................... - 3. Các hoạt động chính của công ty:................................................................
- B. Đánh giá rủi ro và biện pháp kiểm soát nội bộ trong các hoạt động chính..........
- I. Hoạt động mua hàng – Thanh toán...................................................................
- Khái quát về hoạt động mua hàng – thanh toán...........................................
- Các bước của hoạt động mua hàng và thanh toán
- 2.1. Mua hàng
- a) Mục đích:
- b) Đầu vào – xử lý – đầu ra:
- c) Các bộ phận liên quan:
- d) Rủi ro
- e) Phỏng vấn nhân viên đơn vị
- f) Biện pháp của công ty
- g) Biện pháp nhóm đề xuất
- 2.2. Nhận hàng mua
- a) Mục đích:
- b) Đầu vào – xử lý – đầu ra:
- c) Các bộ phận liên quan:
- d) Rủi ro
- e) Phỏng vấn nhân viên đơn vị
- f) Biện pháp của công ty
- g) Biện pháp nhóm đề xuất
- 2.3. Thanh toán cho nhà cung cấp..............................................................
- a) Mục đích:............................................................................................
- b) Đầu vào – Xử lý – Đầu ra:.................................................................
- c) Các bộ phận có liên quan:..................................................................
- d) Rủi ro:.................................................................................................
- e) Biện pháp đối phó rủi ro của công ty:................................................
- f) Biện pháp nhóm đề xuất:....................................................................
- g) Phỏng vấn nhân viên đơn vị:..............................................................
- h) Biện pháp nhóm đề xuất đối với rủi ro đã xảy ra:..............................
- 2.4. Đánh giá nhà cung cấp.........................................................................
- a) Mục đích:............................................................................................
- b) Đầu vào-Xử lý-Đầu ra:.......................................................................
- c) Các bộ phận liên quan:.......................................................................
- d) Rủi ro:.................................................................................................
- e) Phỏng vấn nhân viên đơn vị:..............................................................
- f) Biện pháp của công ty:........................................................................
- g) Biện pháp của nhóm đề xuất cho công ty:.........................................
- II. Hoạt động bán hàng – thu tiền:......................................................................
- Khái quát về hoạt động bán hàng – thu tiền:..............................................
- Các bước hoạt động của bán hàng – thu tiền:.............................................
- 2.1. Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng.........................................................
- a) Mục đích:............................................................................................
- b) Đầu vào – xử lý – đầu ra:...................................................................
- c) Các bộ phận liên quan:.......................................................................
- d) Rủi ro..................................................................................................
- e) Biện pháp của công ty........................................................................
- f) Biện pháp nhóm đề xuất:....................................................................
- 2.2. Giao hàng cho khách:..........................................................................
- a) Mục đích:............................................................................................
- b) Đầu vào – xử lý – đầu ra:...................................................................
- c) Các bộ phận liên quan:.......................................................................
- d) Rủi ro..................................................................................................
- e) Biện pháp của công ty........................................................................
- f) Biện pháp nhóm đề xuất.....................................................................
- 2.3. Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng:.............................................................
- a) Mục đích:............................................................................................
- b) Đầu vào – xử lý – đầu ra:...................................................................
- c) Các bộ phận liên quan:.......................................................................
- d) Rủi ro..................................................................................................
- e) Biện pháp của công ty........................................................................
- f) Biện pháp nhóm đề xuất.....................................................................
- 2.4. Thu tiền khách hàng............................................................................
- a) Mục đích:............................................................................................
- b) Đầu vào – xử lý – đầu ra:...................................................................
- c) Các rủi ro có thể xảy ra:.....................................................................
- d) Đánh giá rủi ro:.................................................................................
- e) Biện pháp đối phó rủi ro của công ty:................................................
- f) Biện pháp nhóm đề xuất:....................................................................
- 2.5. Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ................................................
- a) Mục đích:............................................................................................
- b) Đầu vào – xử lý – đầu ra:...................................................................
- c) Rủi ro có thể xảy ra:...........................................................................
- d) Đánh giá rủi ro:..................................................................................
- e) Biện pháp đối phó với rủi ro của công ty:..........................................
- f) Biện pháp nhóm đề xuất:....................................................................
- 2.6. Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán................................................
- a) Mục đích:............................................................................................
- b) Đầu vào – xử lý – đầu ra:...................................................................
- c) Các rủi ro có thể xảy ra:.....................................................................
- d) Đánh giá rủi ro:..................................................................................
- e) Biện pháp đối phó rủi ro của công ty:................................................ - f) Biện pháp nhóm đề xuất:....................................................................
- III. Kết luận.........................................................................................................
- BẢNG KÊ CÔNG VIỆC CỦA TỪNG CÁ NHÂN TRONG NHÓM....................
- TƯỜNG THUẬT PHỎNG VẤN NGƯỜI CỦA ĐƠN VỊ...................................... - 1. 2. Giao hàng cho khách hàng:....................................................................
2. Quá trình hình thành và phát triển của HAIHACO: Công ty Cổ phần Bánh Kẹo Hải Hà là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc bộ công nghiệp, chuyên sản xuất kinh doanh sản phảm bánh kẹo, chế biến thực phẩm do Nhà nước đầu tư và quản lý với tư cách là chủ sở hữu. HAIHACO là một trong những doanh nghiệp chuyên sản xuất và kinh doanh bánh kẹo lớn nhất tại Việt Nam. Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà đang từng bước tiến bộ và phát triển không ngừng để giữ vững uy tín và chất lượng xứng đáng với sự tin yêu của người tiêu dùng. Một phần đóng góp không thể thiếu là nhờ có đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm, chiến lược kinh doanh bài bản, đội ngũ kỹ sư được đào tạo chuyên nghiệp, lực lượng lao động có tay nghề cao. Công ty đã trải qua các giai đoạn sau: Năm 1960 cột mốc đầu tiên là sự ra đời của xưởng miến Hoàng Mai đây là khởi đầu cho sự phát triển của nhà máy Haihaco sau này Giai đoạn 1962-1967 trong khoảng thời gian này, xưởng đã thử nghiệm và đưa vào sản xuất thành công các mặt hàng để cung cấp cho nhà máy Văn Điển Năm 1966 đổi tên thành nhà máy thực nghiệm thực phẩm Hải Hà Năm 1968 Nhà máy trực thuộc Bộ lương thực quản lý Năm 1987 nhà máy một lần nữa được đổi tên thành nhà máy kẹo xuất khẩu Hải Hà thuộc bộ nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm quản lý Năm 1992 nhà máy được quyết định đổi tên thành công ty bánh kẹo Hải Hà. Năm 1993 Một bộ phận sản xuất của tập đoàn được tách ra để hình thành một liên doanh với công ty Nhật Bản là “Hải Hà–Kotobuki”, trong đó tỷ lệ góp vốn của hai bên là: Bên phía Việt Nam: 30% xấp xỉ 12 tỷ đồng Bên phía Nhật Bản: 70% xấp xỉ 28 tỷ đồng Năm 1995, công ty liên doanh với thương hiệu Miwon của Hàn Quốc tạo ra liên doanh “Hải Hà –Miwon” có trụ sở tại Việt Trì trong đó tỉ lệ vốn góp chiếm 16,5% tương đương với 1 tỷ đồng Năm 2003 Công ty thực hiện cổ phần hóa theo quyết định số 191/2003/QĐ-BCN ngày 14/11/2003 của Bộ Công nghiệp. Năm 2004 công ty chính thức hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần từ ngày 20/ Năm 2016 Công ty đã đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất bánh kẹo hiện đại tại khu công nghiệp Tiên Sơn, tỉnh Bắc Ninh với công suất hàng nghìn tấn/năm Năm 2018 Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp và thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103003614 lần thứ bảy ngày 09/
3. Các hoạt động chính của công ty:
- Sản xuất, kinh doanh, mua bán và chế biến thực phẩm, bánh kẹo.
- Nguyên vật liệu, máy móc và thiết bị, sản phẩm chuyên dụng, vật phẩm tiêu dùng và các hàng hóa khác đều được xuất nhập khẩu.
- Đầu tư vào xây dựng, cho thuê mặt bằng như văn phòng, trung tâm thương mại, nhà ở.
- Kinh doanh một số ngành nghề khác mà không trái với các quy định của pháp luật. B. Đánh giá rủi ro và biện pháp kiểm soát nội bộ trong các hoạt động chính I. Hoạt động mua hàng – Thanh toán 1. Khái quát về hoạt động mua hàng – thanh toán
- Quy trình mua hàng và thanh toán là một quy trình rất quan trọng, chất lượng của một sản phẩm sản xuất có tốt hay không là phụ thuộc vào quy trình này, bao gồm các quyết định để có được hàng hóa và dịch vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Thường bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của người cần hàng hóa hay dịch vụ nào đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch vụ nhận được. Thực tế cho thấy, trong quy trình mua hàng và thanh toán luôn hiện diện bởi rất nhiều những rủi ro. Chính vì vậy, việc kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán là hết sức cần thiết, điều này sẽ giúp công ty có thể phòng ngừa và phát hiện rủi ro nhằm được mục tiêu kinh doanh đề ra là đem lại sự hài lòng cho khách hàng và tăng doanh thu.
- Chu trình mua hàng và thanh toán gồm 4 quy trình chính như sau:
- Quy trình mua hàng
- Quy trình nhận hàng mua
- Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp
- Quy trình đánh giá nhà cung cấp 2. Các bước của hoạt động mua hàng và thanh toán 2.1. Mua hàng Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị của loại hàng hóa thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng. Việc kiểm soát quy trình mua hàng gắn liền với việc quản lý phần lớn chi phí của doanh nghiệp, hàng hóa, dịch vụ mua vào ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
c) Các bộ phận liên quan:
- Các phòng ban có nhu cầu sử dụng hàng hóa như phòng sản xuất, phòng kinh doanh…
- Phòng kế toán xem xét khả năng thanh toán của doanh nghiệp, theo dõi vào sổ thanh toán công nợ cho người bán (lưu giữ chứng từ từng bước mua hàng).
- Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra lại và tiến hành phê chuẩn yêu cầu mua hàng khi có trường hợp vượt khả năng và hạn mức thanh toán của công ty. d) Rủi ro
- Các rủi ro có thể xảy ra: Tại khâu đề nghị mua: Đặt mua hàng không cần thiết hoặc đặt mua hàng quá nhiều so với nhu cầu sử dụng dẫn đến lãng phí, tốn kém một khoản lớn chi phí lưu kho. Người không có thẩm quyền vẫn được mua hàng. Đề nghị mua hàng trùng lắp Bộ phận mua hàng đặt hàng nhằm để sử dụng với mục đích riêng. Nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp mua hàng kém chất lượng nhằm mục đích ăn hoa hồng từ việc nhà cung cấp sẽ chi cho nhân viên này một khoản lợi nhuận khi phiên vụ được thực hiện trót lọt. Điều này sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng kéo dài đối với công ty Các mặt hàng mua trong phiếu đề nghị mua hàng có thể không hợp lý với nhu cầu sử dụng của đơn vị gây trình trạng lãng phí (bỏ vì không sử dụng được) Tại khâu xét duyệt mua hàng: Không xét duyệt Người xét duyệt không đúng thẩm quyền để thực hiện việc xét duyệt Không thực hiện đối chiếu định mức, hạn mức, kế hoạch bán, kế hoạch dòng tiền Tại khâu chọn nhà cung cấp: Nhân viên ở bộ phận báo giá thông đồng với nhà cung cấp, và tiến hành giấu các thông tin nhà cung cấp tiềm năng khác với mức giá cả hợp lý hơn để chấp nhận hợp tác với nhà cung cấp không được đánh giá cáo về chất lượng, giá cả, dịch vụ… nhằm mục đích tư lợi. Nhân viên đặt hàng xóa những dấu vết đã đặt hàng để đề nghị mua hàng lần hai với hàng hóa đã được nhận. Kế toán tạo nghiệp vụ không có thật và biển thủ số tiền từ nghiệp vụ đó sau khi trình hóa đơn thanh toán lên ban giám đốc. + Đánh giá rủi ro
STT Tên rủi ro Khả năng phát sinh Mức độ tác động Cơ sở đánh giá 1 Người mua hàng và người duyệt mua hàng là cùng một người hoặc giữa người mua hàng và người duyệt mua hàng có quan hệ thân thiết, dễ dàng thông đồng với nhau để thực hiện hành vi gian lận Trung bình Cao
- Ở các công ty lớn có sự đánh giá năng lực và kiểm duyệt khi tuyển người lập yêu cầu mua hàng và phê duyệt nên khả năng xảy ra trường hợp này là trung bình
- Khi rủi ro xảy ra đơn vị sẽ phải chịu thiệt hại rất lớn về tài chính, thậm chí là thiệt hại uy tín về lâu về dài 2 Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ không trùng với lượng hàng hóa mua vào Thấp Cao
- Việc kiểm nhận hàng được kiểm tra và giám sát kỹ lưỡng qua bộ phận nhận hàng và được thông qua bởi các bộ phận có liên quan nên khả năng phát sinh rủi ro này được đánh giá là thấp
- Khi rủi ro này xảy ra, mức tác động của nó đến đơn vị là cao, vì điều này sẽ ảnh hưởng đến tiến trình hoạt động sản xuất, khiến cho công ty chậm trễ trong việc giao hàng cho khách hàng theo như Đơn đặt hàng/Hợp đồng đã được ký kết và thỏa thuận trước đó. Điều này sẽ gây thiệt hại lớn về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời có nguy cơ mất đi lượng khách hàng mục tiêu 3 Nghiệp vụ mua hàng không được ghi nhận Trung bình Trung bình
- Trong công ty, khó tránh khỏi việc có phát sinh nghiệp vụ mua hàng, nhưng không được ghi nhận hoặc ghi nhận không đầy đủ, nhằm biển thủ hàng hóa mua được để phục vụ cho mục đích cá nhân. Tuy nhiên việc phân cấp rạch ròi về nhiệm vụ của từng cá nhân, tổ chức trong đơn vị một cách chặt chẽ trong quá trình mua hàng hóa, cho
- Rủi ro thứ 3 đã từng xảy ra khi nhân viên nhận hàng về không ghi sổ mà đem hàng hóa bán tư lợi cho bản thân.
- Rủi ro thứ 4 đã từng xảy ra, khi nhân viên ở bộ phận mua hàng bắt tay với nhà cung cấp nhập hàng kém chất lượng và hưởng lợi từ mức hoa hồng mà nhà cung cấp đưa ra để trao đổi. f) Biện pháp của công ty
- Tách bạch chức năng và nhiệm vụ giữa người yêu cầu mua hàng và người phê duyệt mua hàng nhằm đảm bảo tính minh bạch khi mua hàng hóa không nhằm mục đích tư lợi +Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin và được lập thành hai liên (Liên 1: Lưu tại bộ phận yêu cầu; liên 2: Lưu tại bộ phận mua hàng để làm căn cứ đặt hàng).
- Thống kê hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm số lượng hàng nhập, xuất, tồn, từ đó căn cứ vào mức sử dụng cũng như nhu cầu của từng yêu cầu mua hàng để đặt hàng hợp lý, tránh tình trạng hàng mua không đúng mục đích, không đúng chủng loại, nhập kho thiếu hay mất cắp…
- Kiểm soát nội bộ của công ty phải kiểm tra kỹ tính hợp lý và tính xác thực của các chứng từ minh bạch, đối chiếu hàng tồn kho mua hàng và các sổ sách thường xuyên
- Có đầy đủ các bộ phận tham gia trong việc đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp, tránh tình trạng một người quyết định lựa chọn nhà cung cấp
- Đơn đặt hàng được đánh số liên tục, lập thành nhiều liên gửi cho các bộ phận có liên quan để dễ dàng kiểm tra chéo nhau
- Giấy đề nghị mua hàng được đánh số liên tục và gia cho đơn vị có trách nhiệm bảo quản, tránh tình trạng người không có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng +Tiến trình mua hàng phải được thực hiện theo tuần tự các bước, tránh việc hàng về rồi mới lập đơn đặt hàng và coi như đã được hợp thức hóa công việc cần thực hiện
- Phân công cụ thể người đề nghị mua hàng, tránh mua hàng nhiều lần
- Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm đối với chức năng đặt hàng và chức năng phê duyệt nhà cung cấp tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp g) Biện pháp nhóm đề xuất
- Đảm bảo hồ sơ chặt chẽ đúng biểu mẫu quy chế, quy chuẩn trong việc lựa chọn nhà cung cấp cũng như chọn lựa nhân viên thực hiện các chức năng mua hàng
- Kiểm soát yêu cầu mua đối chiếu định mức, hạn mức và cân đối kho +Tách bạch giữa người sử dụng hàng hóa và người mua tránh mục đích tư lợi cá nhân
- Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ thân thiết với một số nhà cung cấp trong một thời gian dài
- Tiến hành kỷ luật nghiêm đối với các nhân viên thông đồng với nhà cung cấp cấp tiếp nhận hàng hóa không đúng theo yêu cầu đặt ra
- Thường xuyên cập nhật và quản lý danh sách nhà cung cấp để việc lựa chọn nhà cung cấp là tối ưu
2.2. Nhận hàng mua a) Mục đích:
- Quy trình này hướng đến thực hiện mục tiêu đảm bảo rằng hàng hóa nhận được là đúng với đơn đặt hàng. b) Đầu vào – xử lý – đầu ra:
- Đầu vào: Đơn đặt hàng, giấy đề nghị mua hàng/hợp đồng
- Xử lý: Bộ phận nhận hàng căn cứ vào Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng mua bán để kiểm tra thực tế về quy cách, phẩm chất, số lượng, chất lượng hàng hóa có đạt yêu cầu hay không. Nếu đã đáp ứng đúng và đủ các thủ tục thì bộ phận nhận hàng sẽ tiến hành nhập kho, trường hợp chưa đáp ứng bộ phận mua hàng sẽ có quyền từ chối, xúc tiến các thủ tục trả lại hàng qua sự phê duyệt từ giám đốc. Bộ phận nhận hàng phải độc lập với thủ kho và kế toán để đảm bảo hàng hóa phải được kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận đến lúc hàng được chuyển đi, tránh sự mất mát và sự lạm dụng tư lợi bản thân.
- Đầu ra: Biên bản giao nhận hàng, Phiếu nhập kho Được lập sau khi kiểm đếm độc lập hàng nhận được, ghi nhận chính xác về số lượng, chất lượng, quy cách của từng món hàng thực nhận.
- Kết quả: Hàng hóa được đưa vào nhập kho đã đạt yêu cầu theo thỏa thuận trong Yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng /Hợp đồng c) Các bộ phận liên quan:
- Người giao hàng
- Thủ kho
- Đại diện phòng cung ứng (Là bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp với quá trình mua hàng này).
- Đại diện ban giám đốc (Là bộ phận có trách nhiệm giám sát và chỉ đạo quá trình kiểm nhận hàng diễn ra thành công).
- Kế toán vật tư (Là người lập phiếu nhập kho khi hàng hóa giao đến được xác nhận là đủ tiêu chuẩn).
- Người kiểm tra chất lượng sản phẩm (Bộ phận KCF). d) Rủi ro
- Nêu các rủi ro: Người bán cố tình giao hàng không đúng số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách đã đặt hàng Người vận chuyển có thể lấy bớt hàng, tráo hàng
phạm không lập tức báo cho nhà quản lý hoặc cố tính che dấu hành vi của mình có thể gây bất đồng đối với nhà cung cấp với rủi ro này thì khả năng phát sinh là trung bình
- Khi rủi ro xảy ra, ngoài việc ảnh hưởng đến việc quản lý nhân viên, còn ảnh hưởng đến mối quan hệ kinh tế với nhà cung cấp nhưng vì nó không xảy ra nhiều nên mức độ tác động cũng ở mức trung bình e) Phỏng vấn nhân viên đơn vị Theo phỏng vấn:
- Rủi ro thứ nhất đã từng xảy ra do lô hàng sữa Ông Thọ theo đơn đặt hàng là màu đỏ, nhưng nhà cung cấp lại giao đến là sữa Ông Thọ trắng nhãn vàng
- Rủi ro thứ 4 đã từng xảy ra do chậm trễ trong việc báo cáo xử lý lô hàng trứng kém chất lượng lên giám đốc dẫn đến việc xử lý lô hàng với nhà cung cấp gặp khó khăn f) Biện pháp của công ty
- Bắt buộc bộ phận nhận hàng phải kiểm đếm ngay hàng hóa vừa nhận để so sánh được số lượng hàng hóa thực tế nhận với số lượng hàng hóa trên phiếu đóng gói của nhà cung cấp
- Bộ phận nhận hàng phải lập báo cáo nhận hàng và chuyển sang cho bộ phận kho cùng với hàng hóa đã nhận để bộ phận kho một lần nữa kiểm tra lại số lượng hàng đã nhận với báo cáo nhận hàng để tránh xảy ra chênh lệch
- Tách biệt bộ phận nhận hàng và bộ phận kho để hai bộ phận này kiểm tra, giám sát lẫn nhau, tránh tình trạng gian lận
- Khi hàng hóa xảy ra rủi ro kém chất lượng, không đủ số lượng, chủng loại, quy cách phải ngay lập tức báo cáo lên ban quản lý để ban quản lý lập kế hoạch xử lý rồi trình lên cho giám đốc ngay để kịp thời giải quyết g) Biện pháp nhóm đề xuất
- Cần yêu cầu tất cả các bộ phận có liên quan có mặt trong bộ phận kiểm nhận hàng tiến hành kiểm tra đối chiếu hàng hóa thực nhận với chứng từ liên quan để kiểm tra hàng hóa một cách chặt chẽ hơn
- Biên bản giao nhận hàng hoá và phiếu nhập kho của công ty nên được đánh số trước để kiểm soát sự đầy đủ các nghiệp vụ mua hàng đã thực sự phát sinh
- Phải có quy định khắt khe về việc kiểm tra, giám sát hàng hóa trong bộ phận nhận hàng và bộ phận kho
- Bộ phận kiểm nhận hàng phải thực sự là người có chuyên môn cao như QC hoặc người thực sự am hiểu tất cả các mặt hàng mua vào của công ty
- Bộ phận nhận hàng phải nắm được tiến độ thực hiện Đơn đặt hàng/Hợp đồng
- Ban quản lý phải có quy định về biện pháp xử lý và phải trao đổi về lô hàng không đạt tiêu chuẩn với nhà cung cấp để có được sự thống nhất của hai bên
- Công ty cần có các chính sách quản lý hàng tồn kho, thiết kế và sử dụng các phần mềm quản lý một cách khoa học, đảm bảo tính liên tục, kinh tế nhất. 2.3. Thanh toán cho nhà cung cấp a) Mục đích: Đảm bảo đơn vị thanh toán tiền hàng hóa và vật tư nhận được đúng số tiền, đúng nhà cung cấp và đúng thời gian, phương thức thanh toán đúng theo thỏa thuận. b) Đầu vào – Xử lý – Đầu ra:
- Đầu vào:
- Nguồn lực: Kế toán công nợ, kế toán thanh toán
- Tác vụ: nhận đầy đủ các chứng từ mua hàng từ nhà cung cấp và tiến hành ghi công nợ cho nhà cung cấp đó.
- Chứng từ: Kế hoạch mua vật tư hàng hóa, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho,Biên bản kiểm nhận hàng, Hóa đơn
- Kết quả: Giấy đề nghị thanh toán
- Xử lý: Bộ phận kế toán công nợ: Thu thập các chứng từ có liên quan sau đó tiến hành ghi nhận công nợ của nhà cung cấp và lập đề nghị thanh toán khi khoản nợ đến hạn. Bộ phận kế toán thanh toán: Kiểm tra sự đầy đủ và tính hợp lệ của chứng từ đối chiếu giấy đề nghị thanh toán và các chứng từ mua hàng. Nhận giấy đề nghị thanh toán hợp lệ từ giám đốc và tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp. Kế toán trưởng: kiểm tra lại và ký duyệt vào giấy đề nghị thanh toán Giám đốc hoặc người được ủy quyền: Kiểm tra và phê chuẩn giấy đề nghị thanh toán, chuyển giao giấy đề nghị thanh toán lại cho kế toán thanh toán.
- Đầu ra
- Nguồn lực: Kế toán thanh toán, kế toán trưởng
- Tác vụ: Tiếp nhận giấy đề nghị thanh toán đã được phê duyệt của giám đốc để tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.
- Chứng từ: Phiếu chi, Ủy nhiệm chi
- Kết quả: Thanh toán cho nhà cung cấp đúng số tiền và thời hạn thanh toán của thỏa thuận trên hợp đồng.
được lập nhiều lần cho việc thanh toán cùng một khoản nợ kiểm tra, đối chiếu và phê duyệt nên khả năng xảy ra thấp. -Khi rủi ro xảy ra, việc thanh toán cho nhà cung cấp có thể bị lỗi do thanh toán nhiều lần. Rủi ro này khó xảy ra hoặc có xảy ra cũng có thể được nhà cung cấp hoàn lại tiền nên mức độ tác động thấp. 3 Khoản thanh toán bị lạm dụng cho mục đích khác trước khi được thanh toán Cao Lớn -Hành vi gian lận cho mục đích cá nhân có thể xảy ra thường xuyên ở bộ phận kế toán thanh toán vì họ có thể dùng chức quyền để lạm dụng khoản thanh toán trước khi thanh toán -Khi rủi ro xảy ra, Việc thanh toán cho nhà cung cấp có thể bị trì hoãn dẫn đến sự tín nhiệm của nhà cung cấp giảm xuống. Mặc khác công ty thiệt hại tài sản vì khoản thanh toán bị lạm dụng có thể sinh ra lợi ích trong thời gian trước khi thanh toán. Vì vậy mức độ tác động là cao e) Biện pháp đối phó rủi ro của công ty: Yêu cầu bộ phận kế toán công nợ kiểm tra sự đầy đủ và tính hợp lệ của toàn bộ các chứng từ mua hàng nhận được Sau khi nhập chứng từ vào hệ thống theo dõi công nợ thì kế toán công nợ cần rà soát, đối chiếu lại thông tin giữa chứng từ với thông tin trên hệ thống f) Biện pháp nhóm đề xuất: Nếu phát hiện có sai sót trên chứng từ do nhà cung cấp đưa thì phải kịp thời thông báo với nhà cung cấp để tìm ra nguyên nhân và xử lý. Chú ý theo dõi các đơn đặt hàng mà hàng hóa bị trả lại hoặc được giảm giá, đối với các đơn đặt hàng nhận được mà không có đầy đủ chứng từ phải báo cáo đến các bộ phận có liên quan và báo cáo đến nhà cung cấp để kịp thời bổ sung. Tiến hành lưu hồ sơ phù hợp, hợp lý để tránh tình trạng thanh toán nhiều lần hay để quá hạn thanh toán các khoản nợ. Các hóa đơn đã thanh toán phải được đánh dấu xác nhận và phải cất giữ riêng. Các hóa đơn chưa thanh toán cần được sắp xếp theo thứ tự ngày đến hạn thanh toán.
Định kỳ kế toán công nợ, kế toán trưởng phải kiểm tra đối chiếu công nợ với nahf cung cấp, nếu có sai sót thì phải báo cáo kịp thời để khắc phục. g) Phỏng vấn nhân viên đơn vị:
- Theo phỏng vấn: Rủi ro thông tin công nợ với nhà cung cấp ghi nhận không chính xác: rủi ro xảy ra là thông tin về công nợ của nhà cung cấp từng bị kế toán công nợ nhập thiếu dẫn đến sai sót trong thanh toán cho nhà cung cấp. h) Biện pháp nhóm đề xuất đối với rủi ro đã xảy ra: Kế toán công nợ phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra thông tin công nợ của nhà cung cấp trên hệ thống để xem khoản nợ đã được thanh toán hay chưa rồi mới lập giấy đề nghị thanh toán. Giấy đề nghị thanh toán phải được đánh số thứ tự để việc theo dõi được thuận tiện và tránh trường hợp trùng lặp xảy ra. Các bộ phận có liên quan phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu thông tin với nhau về công nợ của nhà cung cấp Biện pháp nhóm đưa ra đối với công ty: phù hợp 2.4. Đánh giá nhà cung cấp a) Mục đích: Đảm bảo các nhà cung cấp hàng cho đơn vị được đánh giá đúng đắn, khách quan sau quá trình thực hiện các giao dịch với đơn vị và kết quả đánh giá nhà cung cấp có hiệu lực, thuận lợi cho việc lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất cho lần mua hàng tiếp theo b) Đầu vào-Xử lý-Đầu ra:
- Đầu vào:
- Nguồn nhân lực: Bộ phận kho, Bộ phận sản xuất, Bộ phận KSC, Phòng cung ứng, Phòng kế toán
- Tác vụ: Xây dựng chỉ tiêu, đánh giá, phê duyệt
- Chứng từ: Phiếu đánh giá nhà cung cấp, Bảng tổng hợp đánh giá nhà cung cấp, Các chứng từ của lần mua hàng gần đây nhất với các nhà cung cấp
- Kết quả: Bảng tổng hợp đánh giá nhà cung cấp đã được giám đốc phê duyệt
- Xử lý: Bộ phận KSC dựa trên thông tin nhà cung cấp và các chứng từ của lần mua hàng gần đây nhất với các nhà cung cấp và xây dựng tiêu chí đánh giá nhà cung cấp để lập phiếu đánh giá nhà cung cấp, gửi phiếu đánh giá đến các bộ phận có liên quan đánh giá và ký duyệt, Bộ phận KSC thiết lập và tổng hợp đánh giá sau đó gửi lên ban giám đốc để phê duyệt.
