Download Kiểm soát nội bộ Acecook and more Study notes Management Accounting in PDF only on Docsity!
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
BÀI TẬP NHÓM KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Giảng viên: PGS. TS. Đường Nguyễn Hưng
Thành viên nhóm 9
- Đỗ Thị Trinh 44K06.
- Lê Thị Thanh Huyền 44K06.
- Nguyễn Thị Hải Vân 44K06.
- Trần Thị Khánh Quỳnh 44K06.
- Võ Thị Thanh Xuân 43K06Ct2.
Đà Nẵng, ngày tháng 10 năm 2021
MỤC LỤC
- A. KHÁI QUÁT CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ACECOOK................
- I. Giới thiệu công ty........................................................................................
- II. Quá trình hình thành và phát triển.............................................................
- III. Các hoạt động chính của công ty..............................................................
- B. ĐÁNH GIÁ RỦI RO VÀ BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT NỘI BỘ:................
- I. Hoạt đông bán hàng – thu tiền:....................................................................
- Quy trình: Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng........................................
- Quy trình: Giao hàng cho khách hàng..............................................
- Quy trình: Lập hóa đơn và ghi nhận nghiệp vụ bán hàng..................
- Quy trình: Thu tiền khách hàng........................................................
- Quy trình: Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ...........................
- II. Hoạt động mua hàng_Thanh toán............................................................
- Khái niệm........................................................................................
- Đặc điểm...........................................................................................
- Các giai đoạn trong hoạt động mua hàng- Thanh toán của công ty...
- C. KẾT LUẬN..............................................................................................
- TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................
Doanh nhân tiêu biểu Việt Nam – Campuchia
- 2010: Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao Thương hiệu uy tín sản phẩm & dịch vụ chất lượng vàng
- 2011: Cờ thi đua chính phủ
- 2012: Sản phẩm được người tiêu dùng yêu thích nhất Thương hiệu nổi tiếng Asean
- 2013: Bằng khen Doanh nghiệp tiêu biểu Bộ công thương tặng cờ thi đua
- 2014: Bằng Khen Tuyên Truyền Vận Động
- 2015: Bảng Vàng Doanh Nghiệp Xuất Khẩu Uy Tín Doanh Nghiệp Xuất Khẩu Uy Tín
- 2016: Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao Bình Chọn Nhãn Hàng Hảo Hảo
- 2017: Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao Top 100 Nơi Làm Việc Tốt Nhất Top 10 Cty Thực Phẩm Đồ Uống
- 2018: Top 100 Nơi Làm Việc Tốt Nhất
- 2020: Viet Nam Best Places To Work Bằng Khen Vì Ủng Hộ Chống Covid 19 Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao Bằng Khen 30 Năm Thuế Bằng Khen Ủng Hộ Covid 19 Cúp Sản Phẩm Công Nghiệp Và Nông Nghiệp Hỗ Trợ Tiêu Biểu Năm 2020 Cúp 30 Năm Thuế Chứng Nhận Thương Hiệu Vàng Thành Phố Hồ Chí Minh – 2020 Chứng Nhận Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao – 2020- Chứng Nhận Sản Phẩm Công Nghiệp Và Công Nghiệp Hỗ Trợ Tiêu Biểu – Sản Phẩm Sợi Gạo Sợi Miến Chứng Nhận Sản Phẩm Công Nghiệp Và Công Nghiệp Hỗ Trợ Tiêu Biểu – Sản Phẩm Mì Ăn Liền Hảo Hảo Cúp Thương hiệu vàng Thành Phố Hồ Chí Minh năm 2020. III.Các hoạt động chính của công ty.
- Hoạt động mua hàng – thanh toán
- Hoạt động sản xuất
- Hoạt động tuyển dụng
- Hoạt động kiểm soát chất lượng
- Hoạt động bán hàng – thu tiền
- Hoạt động xuất nhập hàng tồn kho
- Hoạt động tài chính
- Hoạt động chăm sóc khách hàng
- Hoạt động Tiền lương
- Hoạt động đóng sổ kế toán- lập báo cáo tài chính
B. ĐÁNH GIÁ RỦI RO VÀ BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT NỘI BỘ:
I. Hoạt đông bán hàng – thu tiền: Hoạt động bán hàng - thu tiền bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền khách hàng. Ghi nhận đúng yêu cầu đặt hàng , đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng và thu được tiền thanh toán của khách hàng đúng thời hạn là mục tiêu chủ yếu của hoạt động bán hàng - thu tiền. Tại Công ty Cổ phần ACECOOK Việt Nam, hoạt động bán hàng- thu tiền trải qua 6 qui trình sau đây:
- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng
- Giao hàng cho khách hàng
- Lập hóa đơn và ghi nhận nghiệp vụ bán hàng
- Thu tiền của khách hàng
- Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ
- Xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán
- Quy trình: Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng trải qua 5 bước chính sau đây: Bước 1: Tiếp nhận đơn đặt hàng Bước 2: Xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng Bước 3: Áp giá cho đơn đặt hàng Bước 4: Kiểm tra tín dụng của khách hàng Bước 5: Lập lệnh bán hàng và hợp đồng bán hàng I.1 Tiếp nhận đơn đặt hàng a. Mục đích Đặt hàng của khách hàng có thể được ghi nhận bằng nhiều cách khác nhau, có thể là một mẫu đơn đặt hàng in sẵn hoặc khách hàng có thể gửi các yêu cầu đặt hàng qua email, gọi điện thoại…Ngoài ra, nhân viên bán hàng có thể đến gặp trực tiếp khách hàng để nhận được các đơn đặt hàng. Yêu cầu của khách hàng phải được ghi nhận một cách cụ thể và chính xác về các thông tin cần thiết làm cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo của chu trình. b. Đầu vào- Xử lý- Đầu ra
- Nguồn lực sử dụng: Phòng kinh doanh - Đầu vào: Đơn đặt hàng của khách hàng - Xử lý: Nhân viên phòng kinh doanh tiếp nhận đơn hàng của khách hàng và kiểm tra chính xác các thông tin về chủng loại hàng hóa, số lượng từng mặt hàng,
- Gặp trực tiếp, gọi điện thoại, gửi email cho đơn vị mua hàng để xác nhận các thông tin của khách hàng * Đánh giá hiệu quả trong đối phó rủi ro: Những biện pháp mà công ty đang áp dụng rất đầy đủ và chặt chẽ, góp phần đáng kể vào việc giảm thiểu các rủi ro liên quan đến các đơn đặt hàng giả mạo, lừa đảo, sai sót các thông tin về đơn đặt hàng. *Biện pháp đề xuất của nhóm: Đây là giai đoạn đầu tiên của toàn bộ chu trình nên cần phải được thực hiện một cách tỉ mỉ, cẩn thận. Công ty cũng nên theo dõi đơn đặt hàng theo khách hàng cũ và khách hàng mới để tiện quản lý. Đối với khách hàng mới nên lựa chọn hình thức đến gặp trực tiếp tại công ty khách hàng để xác thực. I.2 Xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng a. Mục đích : nhân viên bán hàng xác định lượng hàng khách hàng yêu cầu có sẵn hoặc có đủ tại thời điểm giao hàng hay không trước khi chấp nhận đơn đặt hàng nhằm bảo đảm khả năng cung ứng hàng hóa cho khách hàng b. Đầu vào - Xử lý - Đầu ra
- Bộ phận liên quan: phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch
- Chứng từ liên quan : sổ theo dõi chi tiết biến động hàng tồn kho
- Đầu vào : đơn đặt hàng đã được xác thực
- Xử lý: đơn đặt hàng sau khi được xác thực sẽ thực hiện kiểm tra các vấn đề về: Chủng loại hàng hóa, số lượng từng mặt hàng. Thời gian, địa điểm giao hàng, cách thực vận chuyển hàng hóa Sau khi kiểm tra các thông tin được đề cập ở trên, nếu có những vấn đề mà công ty không thể đáp ứng được như yêu cầu. Công ty sẽ gửi mail, hoặc gọi điện thoại đến công ty khách hàng để thương thảo điều chỉnh lại các yêu cầu cho phù hợp với tình hình hai bên.Nếu trường hợp khách hàng không đồng ý thì sẽ từ chối đơn hàng. Cuối cùng, sau khi thõa mãn hết tất cả điều kiện, nhân viên bán hàng sẽ tích chọn vào ô thõa mãn điều kiện cung ứng đơn hàng vào đơn đặt hàng và chuyển đến các nhân viên khác trong phòng kinh doanh. - Đầu ra : đơn đặt hàng đã thõa mãn khả năng cung ứng c. Nhiệm vụ của các bộ phận cá nhân
- Kế toán hàng tồn kho phải cập nhật chính xác và kịp thời ngay tại mỗi thời điểm phát sinh tăng giảm hàng tồn kho để cung cấp thông tin cho việc bán hàng
- Nhân viên bán hàng được phân quyền truy cập vào dữ liệu tồn kho của các mặt hàng để xác định lượng hàng hiện có, số lượng hàng đang trên đường về cũng như thời điểm dự kiến hàng về đến kho để đưa ra quyết định phù hợp
- Nếu sản xuất theo đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng phải phối hợp thông tin với bộ phận kế hoạch để xác định ngày sản xuất hoàn thành trước khi chấp nhận đơn đặt hàng d. Rủi ro có thể xảy ra trong bước này: chấp nhận đặt hàng đối với hàng hóa không có sẵn hoặc không thể sản xuất và cung ứng kịp thời theo tiến độ khách hàng yêu cầu. - Khả năng phát sinh rủi ro : Thấp
- Mức độ tác động : Lớn
- Cơ sở giải thích cho mức độ đánh giá:
Công ty có quy mô lớn, hệ thống thông tin kế toán cung cấp kịp thời, chính xác số lượng tồn kho của từng loại hàng hóa, thành phẩm cho bộ phận xử lí đơn đặt hàng nên ít khi xảy ra tình trạng chấp nhận những đơn hàng không có khả năng cung ứng, Tuy nhiên nếu một lý do nào đó mà công ty chấp nhận đơn đặt hàng trong khi không có khả năng đáp ứng thì sẽ không có hàng để giao, giao hàng không đúng tiến độ, làm mất uy tín với khách hàng e. Phỏng vấn và các biện pháp: *Phỏng vấn nhân viên: Thời điểm việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế không có sự cập nhật kịp thời về hàng tồn kho thì có những lúc công ty đã chấp nhận những đơn hàng không có khả năng cung ứng và đã gây thiệt hại cho công ty. Tuy nhiên hiện nay nhờ áp dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc, cũng như hệ thống phân công phân nhiệm rõ ràng nên hiếm khi xảy ra tình trạng nhận những đơn hàng không có khả năng cung ứng. ***** Biện pháp công ty đang áp dụng để đối phó với rủi ro: Hệ thống thông tin được triển khai thông suốt, sự phân công phân nhiệm rõ ràng, có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận nhằm giúp xử lí các thông tin nhanh nhất về khả năng cung ứng cho các đơn đặt hàng của khách hàng. *Đánh giá tính hiệu quả trong đối phó với rủi ro: Những biện pháp mà công ty đang áp dụng làm tăng hiệu quả trong việc xử lý các thông tin về khả năng cung ứng đơn hàng và giúp giảm thiểu rủi ro ***** Biện pháp nhóm đề xuất: nhóm không có đề xuất trong giai đoạn này I.3 Áp giá cho đơn đặt hàng: a. Mục đích : Đơn đặt hàng sau khi được xác nhận có khả năng cung ứng sẽ được chuyển cho nhân viên phóng kinh doanh đảm nhiệm chức năng áp giá và tính tổng giá trị đơn hàng b. Đầu vào - Xử lý - Đầu ra
- Bộ phận liên quan: phòng kế toán, phòng kinh doanh - Đầu vào : đơn đặt hàng được xác nhận có khả năng cung ứng
- Xử lý: Nhân viên bán hàng dựa vào bảng giá niêm yết của đơn vị để áp giá chính xác theo từng mặt hàng và tính tổng giá trị đơn hàng
- Đầu ra : đơn đặt hàng đã được áp giá c. Nhiệm vụ của các bộ phận cá nhân
- Kế toán giá thành chịu trách nhiệm tính toán bảng giá niêm yết một cách chính xác và thường xuyên cập nhật bảng giá theo biến động của nguyên liệu đầu vào và các yếu tố liên quan khác.
- Nhân viên bán hàng dựa vào bảng giá niêm yết của đơn vị để áp giá chính xác theo từng mặt hàng và tính tổng giá trị đơn hàng - Đơn hàng sau khi được áp giá sẽ được Trưởng phòng kinh doanh kiểm tra lại tất cả các thông tin trong đơn đặt hàng và phê duyệt. Nếu đơn hàng có giá trị lớn Trưởng phòng có thể xem xét các khoản chiết khấu, giảm giá
- Bộ phận liên quan: phòng kế toán
- Đầu vào : đơn đặt hàng được chuyển qua từ phòng kinh doanh
- Xử lý: Kế toán công nợ cần phải kiểm tra số dư công nợ của khách hàng hoặc sự đảm bảo tài chính của khách hàng trước khi quyết định chập nhận đơn đặt hàng thanh toán sau để tránh trường hợp khách hành bị mất khả năng thanh toán - Đầu ra : đơn đặt hàng đã được duyệt khả năng thanh toán c. Nhiệm vụ của các bộ phận cá nhân
- Thông thường mỗi khách hàng chỉ được phép mua chịu đến một giới hạn nhất định. Kế toán công nợ dựa trên các thông tin liên quan đề xuất phương thức thanh toán và mức bán chịu cho khách hàng, Nếu lần bán chịu này làm tổng mức nợ của khách hàng lớn hơn hạn mức tính dụng cho phép, kế toán công nợ sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán bớt nợ cũ trước khi thực hiện đơn hàng mới.
- Nếu một đơn đặt hàng mới của một khách hàng mới hoặc trong những trường hợp đặc biệt thì kế toán công nợ phải báo cáo với kế toán trưởng để xem xét
- Sau khi kiểm tra xong, kế toán trưởng sẽ ký vào đơn đặt hàng d. Rủi ro có thể xảy ra trong bước này:
- Phê duyệt những đơn đặt hàng không có khả năng thanh toán
- Khả năng phát sinh rủi ro : thấp
- Mức độ tác động : Lớn
- Cơ sở giải thích cho mức độ đánh giá: Nhân viên có thể thông đồng với khách hàng phê duyệt đơn đặt hàng để được hưởng tiền hoa hồng hoặc có thể do nhân viên chịu áp lực về doanh số nên có thể phê duyệt những đơn đặt hàng vượt quá hạn mức tín dụng cho phép. Nếu điều này xảy ra thường xuyên, doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu một khoản nợ xấu, ảnh hưởng lớn đến lợi ích, tài sản của đơn vị e. Phỏng vấn và các biện pháp *Phỏng vấn nhân viên: Nhân viên công ty cho biết trước đây cũng đã từng có trường hợp nhân viên thông đồng với nhà cung cấp để phê duyệt đơn đặt hàng. Sau đó công ty phát hiện ra và đã phạt hành chính nhân viên đó *Biện pháp công ty đang áp dụng để đối phó với rủi ro:
- Tách biệt bộ phận kế toán và bộ phận bán hàng. Việc phê duyệt khả năng tín dụng được giao cho phòng kế toán
- Định kỳ lập bảng đánh giá khả năng chi trả của từng khách hàng ( như là xuất sắc, tốt, không tốt) và xây dựng hạn mức tín dụng đối với từng khách hàng ( thông thường thì khách hành chỉ được phép nợ tối đa 70.000.000 VNĐ) *Đánh giá tính hiệu quả trong đối phó với rủi ro:
Biện pháp đơn vị đang áp dụng khá hiệu quả giúp giảm thiểu rủi ro đến cho đơn vị *Biện pháp nhóm đề xuất: Đối với khách hàng đã vượt hạn mức tín dụng, thay vì yêu cầu khách hành thanh toán số nợ cũ. Công ty cũng có thể yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản để tiếp tục mua hàng. I.5 Lập hợp đồng và lệnh bán hàng a. Mục đích : Đơn đặt hàng sau khi được chấp nhận sẽ là cơ sở để lập lệnh bán hàng và hợp đồng mua bán. Lệnh bán hàng sau khi được lập sẽ in ra nhiều liên và chuyển đến các bộ phận khác để tiếp tục thực hiện chu trình b. Đầu vào - Xử lý - Đầu ra
- Bộ phận liên quan: phòng kinh doanh, Ban giám đốc - Đầu vào : đơn đặt hàng đã được phê duyệt qua các bước ở trên - Xử lý: Dựa trên đơn đặt hàng đã được phê duyệt qua các bước ở trên. Bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng và hợp đồng mua bán dựa trên các thông tin của đơn đặt hàng đã được phê duyệt, sau đó trình Ban giám đốc ký duyệt. Lệnh bán hàng được in thành nhiều liên đưa đến các bộ phận khác trong nội bộ công ty để tiếp tục chu trình. Hợp đồng mua bán được gửi đến khách hàng
- Đầu ra : lệnh bán hàng và hợp đồng mua bán đã được giám đốc ký duyệt c. Nhiệm vụ của các bộ phận cá nhân
- Bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng và hợp đồng mua bán phải có đầy đủ các thông tin về tên loại hàng hóa , đơn vị tính, số lượng, giá cả, các thông tin về khách hàng, địa chỉ giao hàng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán…. cùng với đơn đặt hàng đã được phê duyệt để trình lên giám đốc ký duyệt
- Nếu lệnh bán hàng và hợp đồng đã được lập chính xác, Ban giám đốc ký duyệt và gửi lại cho bộ phận bán hàng. Bộ phận bán hàng tiến hành gửi hợp đồng cho khách hàng ký kết.
- Đồng thời các lệnh bán hàng sẽ được gửi đến cho bộ phận kho để chuẩn bị đóng gói. Một liên được chuyển đến bộ phận kho để làm các thủ tục xuât kho hàng hóa. Một liên được giữ tại bộ phận bán hàng để tiếp tục xử lý, theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động cho đến khi hàng hóa được thu tiền. Liên còn lại được được gửi đến bộ phận kế toán để bộ phận này biết và chuẩn bị lập hóa đơn bán hàng, theo dõi công nợ và thu tiền bán hàng. d. Rủi ro có thể xảy ra trong bước này: - Hợp đồng mua bán được gửi đến khách hàng nhưng vì một lý do nào đó mà khách hàng không muốn kí vào hợp đồng nữa
Khi xuất kho hàng hóa để tiến hành giao cho bộ phận vận chuyển, kế toán vật tư hàng hóa chịu trách nhiệm lập phiếu xuất kho đưa cho kế toán trưởng, thủ kho, giám đốc ký vào
- Đầu ra: phiếu xuất kho c. Rủi ro có thể xảy ra trong bước này:
- Nhân viên bộ phận kho hoặc bộ phận sản xuất có thể chuẩn bị hàng hoặc sản xuất hàng không đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, số lượng. Hoặc một lý do nào đó khiến cho việc chậm trễ trong quá trình chuẩn bị đơn đặt hàng
- Khả năng phát sinh rủi ro : cao
- Mức độ tác động : lớn
- Cơ sở giải thích cho mức độ đánh giá: Khả năng này luôn dễ xảy ra do yếu tố khách quan hoặc chủ quan. Có thể do thời tiết, thiên tai, dịch bệnh, hoặc là do nhân viên sơ ý hoặc cố ý trong việc chuẩn bị hàng, trong khâu sản xuất. Dẫn đến chậm trễ không giao hàng kịp cho khách hàng hoặc làm giảm chất lượng sản phẩm d. Phỏng vấn và các biện pháp *Phỏng vấn nhân viên: Trước đây, từng có trường hợp máy móc thiết bị bị trục trặc trong khâu làm khô mì ăn liền khiến cho độ ẩm trong vắt mì không được giảm đến mức thấp nhất theo tiêu chuẩn khiến cho mì không đạt chất lượng. Vì thế mà khách hàng đã trả lại toàn bộ lô hàng đặt mua *Biện pháp công ty đang áp dụng để đối phó với rủi ro:
- Ứng dụng hệ thống CNTT vào trong công tác kiểm soát quản lý chất lượng sản phẩm cũng như theo dõi tiến độ thực hiên
- Bộ phận kế hoạch – sản xuất chịu trách nhiệm giám sát theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng, chịu trách nhiệm khi đơn hàng xảy ra sai sót
- Trong quá trình xuất kho phải có mặt của thủ kho, nhân viên trong kho, kế toán vật tư hàng hóa chịu trách nhiệm kiểm đủ số lượng, qui cách chủng loại sản phẩm trước khi đóng gói. *Đánh giá tính hiệu quả trong đối phó với rủi ro: Những biện pháp mà công ty đang áp dụng có thể giảm đáng kể những rủi ro liên quan đến khâu chuẩn bị hàng *Biện pháp nhóm đề xuất: nếu đơn vị dự đoán được số lượng tiêu thụ hàng hóa có thể tăng lên trong một khoản thời gian nào đó. Thì lúc kí kết hợp đồng với bên mua có thể thương lượng để kéo dài thời gian giao hàng them một chút để kịp cho khâu chuẩn bị 2.2 Giao hàng a. Mục đích : đảm bảo việc giao hàng diễn ra đúng như kế hoạch
b. Đầu vào - Xử lý - Đầu ra
- Nguồn lực sử dụng: bộ phận kho, bộ phận giao hàng và vận chuyển - Đầu vào: Phiếu xuất kho - Xử lý: có 2 phương thức giao nhận hàng : Giao hàng cho khách hàng tại đơn vị: Phòng kinh doanh tổ chức bàn giao hàng cho bên mua Giao hàng theo địa điểm của khách hàng thông qua bộ phận vận chuyển: Khi nhận hàng, đội vận chuyển sẽ kiểm tra, so sánh với phiếu xuất kho đảm bảo đủ số lượng, chủng loại. Sau đó chuyển hàng kịp thời và chuyển đầy đủ hàng cho khách hàng. - Đầu ra: biên bản giao nhận hàng hóa c. Nhiệm vụ của các bộ phận, cá nhân:
- Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập biên bản giao hàng. Nếu: Giao hàng tại kho của đơn vị: phòng kinh doanh tổ chức bàn giao hàng cho bên mua. Sau khi kiểm tra đủ số lượng hàng hóa, chủng loại, đại diện bên mua sẽ tiến hành kí vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa Giao hàng theo địa điểm của khách hàng: đội vận chuyển kiểm tra hàng và chuyển hàng lên xe. Ký xác nhận việc giao nhận hàng hóa vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa và đại diện cho công ty giao hàng đến cho khách hàng. Chịu trách nhiệm giao hàng theo đúng hẹn cho khách hàng và yêu cầu khách hàng kí vào biên bản giao nhận hàng hóa. d. Rủi ro có thể xảy ra trong bước này: − Chậm trễ trong khâu vận chuyển −Hàng hóa bị mất mát trong quá trình vận chuyển −Hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển − Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng, giao nhầm khách hàng, nhầm địa điểm
- Khả năng phát dinh rủi ro : trung bình
- Mức độ tác động : Lớn
- Cơ sở giải thích cho mức độ đánh giá: Các biện pháp mà công ty đang áp dụng để theo dõi đơn hàng là rất hiệu quả trong việc giảm thiểu rủi ro. Tuy nhiên có những lý do ngoài ý muốn xảy ra ảnh hưởng đến việc giao hàng sẽ khiến cho khách hàng không hài lòng, gây ra sự bất đồng, tranh cãi giữa 2 bên. Từ đó sẽ làm mất uy tín của công ty, công ty phải đền bù tổn thất cho khách hàng
b. Đầu vào - Xử lý - Đầu ra
- Nguồn lực sử dụng: bộ phận kế toán - Đầu vào: Phiếu xuất kho, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận hàng hóa - Xử lý:
- Sau khi hàng hóa được giao cho khách hàng, một liên của biên bản giao nhận hàng được chuyển đến bộ phận lập hóa đơn. Lúc này, bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ để chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất. Sau khi kiểm tra đối chiếu các chứng từ có liên quan, bộ phận này tiến hành lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng. Trên hóa đơn ghi rõ số lượng, đơn giá của từng loại, tổng giá trị loại hàng hóa tiêu thụ và các điều kiện thanh toán cũng như thuế GTGT
- Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: lưu tại bộ phận lập. Liên 2: giao khách hàng. Liên 3: giao cho kế toán doanh thu và kế toán công nợ - Đầu ra: hóa đơn GTGT c. Rủi ro có thể xảy ra trong bước này: Giao hàng nhưng không xuất hóa đơn, hoặc sai sót nhầm lẫn trong quá trình lập hóa đơn bán hàng
- Khả năng phát sinh rủi ro : trung bình
- Mức độ tác động : trung bình
- Cơ sở giải thích cho mức độ đánh giá Vào thời kỳ cao điểm khi số lượng hàng hóa tiêu thụ nhiều, nhân viên phải xử lý nhiều hồ sơ nên có thể bỏ sót việc lập hóa đơn đối với một số hợp đồng, bất cẩn ghi sai sót thông tin. Hoặc có thể do năng lực nhân viên yếu kém, không cẩn trọng trong việc rà soát hóa đơn đã được xuất cho khách hàng, gây ảnh hưởng đến việc ghi nhận doanh thu của đơn vị d. Phỏng vấn và các biện pháp *Phỏng vấn nhân viên: Nhân viên cho biết vào thời gian cuối năm số lượng hồ sơ sổ sách nhiều có những lúc nhân viên nhập nhầm dữ liệu hoặc bỏ sót hóa đơn. Tuy nhiên do có khâu kiểm soát hóa đơn trước khi chuyển giao cho khách hàng nên đã kịp thời sửa sai *Biện pháp công ty đang áp dụng để đối phó với rủi ro : - Việc lập hóa đơn thường đợi đến khi hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của người mua để tránh trường hợp sai sót, nhâm lẫn phải sửa chữa
- Sau khi lập hóa đơn cho nghiệp vụ bán hàng thì sẽ đánh dấu là “đã lập hóa đơn” để tránh bỏ sót
- Người được ủy quyền phải kiểm tra và xét duyệt lại hóa đơn trước khi xuất cho khách
- Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng đề phòng bỏ sót, giấu diếm, trùng lặp các nghiệp vụ bán hàng *Đánh giá tính hiệu quả trong đối phó với rủi ro : Những biện pháp mà đơn vị đang áp dụng có hiệu quả tốt trong việc kiểm duyệt lại hóa đơn và có bộ phận theo dõi hóa đơn *Biện pháp nhóm đề xuất: Định kỳ, cuối tháng bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành rà soát, đối chiếu tất cả các nghiệp vụ bán hàng trong tháng để kịp thời phát hiện những nghiệp vụ chưa lập hóa đơn. 3.2 Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng a. Mục đích: Đảm bảo ghi nhận nghiệp vụ bán hàng đúng đắn, đầy đủ, hợp lệ, khớp đúng với nhau và thống nhất với dữ liệu trên hệ thống, các nghiệp vụ bán hàng được ghi nhận kịp thời, đúng kỳ và chính xác. b. Đầu vào - Xử lý - Đầu ra - Nguồn lực sử dụng: kế toán bán hàng, kế toán công nợ - Đầu vào: bộ chứng từ bán hàng - Xử lý: Bộ phận kế toán bán hàng đối chiếu các chứng từ cần thiết sau đó tiến hành ghi nhận và hạch toán doanh thu, thuế GTGT. Bộ phận kế toán công nợ theo dõi các khoản phải thu khách hàng - Đầu ra: nghiệp vụ được ghi nhận c. Rủi ro có thể xảy ra trong bước này: - Nghiệp vụ bán hàng được ghi nhận không chính xác: sai thông tin khách hàng, số lượng, số tiền, sai định khoản.. - Nghiệp vụ bán hàng ghi nhận không kịp thời, không đúng kỳ hoặc không được ghi nhận
- Khả năng phát dinh rủi ro : trung bình
- Mức độ tác động : Lớn - Cơ sở giải thích cho mức độ đánh giá: rủi ro này có thể xảy ra do nhân viên nhầm lẫn hoặc nhân viên yếu kém về nghiệp vụ đẫn đến doanh thu sẽ không được ghi nhận đầy đủ, kịp thời. Điều này có tác động to lớn đến tài sản, hiệu quả hoạt động, tính hợp lý và tin cậy của các báo cáo. d. Phỏng vấn và các biện pháp
- Bước 5: Kế toán thanh toán thu thập lại tất cả chứng từ liên quan đến nghiệp vụ, gửi lên cho Giám đốc, Tổng Giám Đốc hoặc người đứng đầu để phê duyệt.
- Bước 6: Sau khi nhận lại bộ chứng từ từ ban giám đốc, kế toán thanh toán lập chứng từ thu :
- Với tiền mặt: lập phiếu thu
- Với tiền gửi ngân hàng: lập phiếu ủy nhiệm thu
- Bước 7: Kế toán thanh toán phiếu thu hoặc ủy nhiệm thu lên kế toán trưởng để xin xác nhận và ký tên. Sau đó, chuyển cho Thủ quỹ để kiểm tra lại toàn bộ các chứng từ liên quan tùy thuộc vào hình thức thanh toán công nợ của khách hàng.
- Với tiền mặt: Thủ quỹ kiểm tra số tiền và nội dung trên phiếu đảm bảo trùng khớp với chứng từ gốc; kiểm tra ngày tháng, chữ ký, kiểm đếm tiền. Xác nhận chữ ký người nộp tiền để tiến hành vào sổ kế toán
- Với tiền gửi ngân hàng: Thủ quỹ kiểm tra và xác nhận kế toán thanh toán đã lập và gửi Ủy nhiệm thu cho ngân hàng liên quan.
- Bước 8: Sau khi Thủ quỹ kiểm tra các chứng từ gốc và ký tên lên các liên phiếu thu. Hai trên ba liên phiếu thu được gửi về cho kế toán thanh toán kèm theo bộ chứng từ gốc để nắm giữ. b. Đầu vào, đầu ra của quy trình:
- Đầu vào:
- Hóa đơn GTGT từ Kế toán bán hàng, Biên bản giao nhận có chữ ký khách hàng, hợp đồng kinh tế,…
- Phiếu xuất kho từ Thủ kho
- Giấy đề nghị Thu, Biên bản Đối chiếu Công nợ
- Phiếu thu / Phiếu Ủy nhiệm thu
- Giấy đề nghị thanh toán / Biên bản yêu cầu thanh toán
- Sổ chi tiết phải thu khách hàng c. Nhiệm vụ, công việc của các bộ phận có liên quan:
- Kế toán thanh toán: là bộ phận kế toán trực tiếp lập các chứng từ liên quan đến quy trình thu tiền khách hàng. Kế toán thanh toán có trách nhiệm tổng hợp toàn bộ các chứng từ đã có ở quy trình bán hàng và tạo lập chứng từ còn thiếu, sau đó phải chuyển bộ chứng từ lên cho các cấp cao hơn để kiểm tra và ký xác nhận như Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Ban giám đốc,…
- Kế toán trưởng: có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu toàn bộ các chứng từ gốc với nhau, đảm bảo tính chính xác, phù hợp trong quá trình thực hiện. Là bộ phận kế toán có nhiệm vụ ký tên xác nhận trên các chứng từ, phiếu thu,…đồng thời phải chịu trách nhiệm khi có sai phạm xảy ra.
- Thủ quỹ: bộ phận chịu trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu toàn bộ chứng từ gốc. Công việc kiểm kê, xác nhận khoản tiền thực tế khách hàng đã thanh toán, đồng thời tiến hành ghi sổ.
- Ban giám đốc: là bộ phận nhà quản lý cấp cao có trách nhiệm rà soát, kiểm tra và ký tên xác nhận ý kiến – cho phép nghiệp vụ, quy trình diễn ra theo yêu cầu. d. Mục đích:
- Vì quy trình bán hàng – thu tiền khách hàng là quy trình có thể nói quan trọng nhất trong các hoạt động của doanh nghiệp. Quy trình thu tiền khách hàng được triển khai bởi các bộ phận khác nhau, các bước cụ thể để đảm bảo công việc diễn ra nhanh chóng , các khoản nợ của từng đối tượng khách hàng được cập nhập liên tục, tránh tình trạng chậm trễ, thiếu xót, đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và dòng tiền ra vào thực tế. e. Rủi ro trong quy trình
- Có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra ở tất cả các quy trình của doanh nghiệp, dưới đây là 2 rủi ro mà các doanh nghiệp thường gặp phải ở thực tế
- Rủi ro: Kế toán không xác định chính xác khả năng thanh toán của khách hàng:
- Khả năng phát sinh: Cao
- Mức độ tác động: Lớn
- Giải thích rủi ro: khi kế toán không nắm rõ khả năng thanh toán của từng khách hàng ( vì số lượng khách hàng quá lớn, quá nhiều ) cụ thể như: khách hàng có nợ xấu, khách hàng từng quá hạn khoản thanh toán, khách hàng ( tổ chức ) có kết quả hoạt động giảm sút,…sẽ ảnh hưởng đến việc ra quyết định có cung cấp hàng hóa cho khách hàng. Khi khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc nhầm lẫn, thiếu xót của kế toán dẫn đến doanh nghiệp không thể thu được các khoản nợ - khoản thanh toán của khách hàng. Từ đó dẫn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bị ảnh hưởng theo hướng tiêu cực.
- Rủi ro: Kế toán bán hàng, thủ kho và kế toán tiền thông đồng không phản ánh nghiệp vụ bán hàng thực tế được thanh toán tại thời điểm bán với tiền mặt
- Khả năng phát sinh: Cao
- Mức độ tác động: tùy thuộc vào giá trị đơn hàng lớn hay nhỏ
- Giải thích rủi ro: Kế toán bán hàng, thủ kho và kế toán tiền thông đồng nhằm mục đích trục lợi cho cá nhân với khoản tiền tương đương với giá trị lô hàng hóa bán không được kiểm soát. Kế toán bán hàng cố tình không lập hóa đơn GTGT, thủ kho bắt tay – cho phép hàng xuất ra mà không lập phiếu xuất kho, kế toán tiền khi nhận tiền từ lô hàng bán ra cố tình không lập phiếu thu, không phản ánh lên sổ sách kế toán của đơn vị. f. Phỏng vấn và các biện pháp:
