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Este informe de pasantías describe la experiencia práctica de un estudiante de administración mención mercadeo en el departamento de control de inventario de supermercados unicasa c.a suc.29. El documento detalla los procedimientos administrativos relacionados con el inventario, incluyendo la creación de órdenes de compra, análisis de facturas, transferencias de productos y la importancia de la gestión de inventarios para la rentabilidad de la empresa.
Typology: Summaries
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Autor: Br. Greyttcar Lara C.I 27.113. Tutor Empresarial: Lcdo. Julio Cesar Sánchez Delgadillo
Maturín, Julio 2023
Inicio: 24/04/
Culminación: 10/07/ Tutor Académico: Tutor Empresarial: Lcdo. Elio Farías Lcdo. Julio Cesar Sánchez Delgadillo
Maturín, Julio 2023
Primero Dios, por permitirme cumplir mis sueños y cumplir con un paso más en mi carrera universitaria.
A mis padres, por apoyarme, animarme y aconsejarme en todo momento.
A Supermercados Unicasa C.A Suc.29 C.C Petroriente, por brindarme su confianza y poder desenvolverme profesionalmente obteniendo nuevos conocimientos teóricos - prácticos.
Al departamento de control de inventario, por su excelente trabajo en equipo y así lograr cumplir con los procedimientos diarios.
A la gerencia por todos sus consejos y enseñanzas en cada día.
Autor: Br. Greyttcar Lara Tutor Empresarial: Lcdo. Julio Cesar Sánchez Delgadillo
Fecha: 11/07/
El presente trabajo corresponde al informe de pasantías realizadas en el departamento de control de inventario de la empresa Supermercados Unicasa C.A., Suc. C.C Petroriente con el objetivo de aplicar los conocimientos teóricos-prácticos adquiridos durante la formación académica de administración mención mercadeo Sirviendo de apoyo en ese departamento administrativo, con el fin de adquirir experiencia como futuro profesional en Administración. Esta pasantía se llevo a cabo por un período de 12 semanas comprendido entre el 24 de Abril del año 2023, hasta el 10 de Julio del mismo año, como requisito para optar al título de Licenciado en Administración Mención Mercadeo. Las actividades fueron enfocadas en conocer los procedimientos administrativos llevados a cabo en el día a día por los asistentes de control de inventario, utilizando una metodología
DEDICATORIA……………………………………………………ii AGRADECIMIENTO……………………………………………..iii
El proceso de pasantías tiene como objetivo principal poner en práctica los conocimientos teóricos- prácticos del estudiante, en el que deben demostrar sus habilidades y destrezas adquirida durante la carrera, lo que hace que esta sea fundamental para su desarrollo profesional. Durante esta etapa el pasante podrá obtendrá una capacitación previa, la cual le permitirá un mejor desempeño e inclusión en el campo laboral.
En la empresa Supermercados Unicasa C.A, en cada una de sus sucursales existen diferentes departamentos administrativos que cumplen procedimientos distintos diariamente en cuanto a los productos que ofrecen a cada cliente, tales departamentos deben de responder ante el departamento de control de inventario, dado que este es el encargado de revisar que las existencias físicas de cada producto sean las mismas indicadas en el sistema, esto mediante el análisis de ventas y conteos físicos una vez al mes por departamento, de esta manera se mantiene un registro y control mensualmente.
En el presente informe se detallan las actividades realizadas por el pasante en el departamento de control de inventario de Supermercados Unicasa C.A Suc.29 C.C Petroriente, y adicional a eso se presentan múltiples anexos que sirven como ejemplo de los múltiples procedimientos y actividades realizadas en el periodo de la pasantía.
Supermercados Unicasa C.A Suc.29 C.C Petroriente es una sucursal que forma parte de una empresa de servicio enfocada en satisfacer las necesidades de todo cliente potencial que entra a alguna de sus sucursales a nivel nacional, esto mediante una buena atención y servicio por parte de cada uno de los trabajadores, que mas allá de cumplir con sus labores buscan obtener la fidelidad a la empresa; lo cual es muy beneficioso en ambas partes ya que todo cliente querrá volver a frecuentar la sucursal.
Esta empresa está dotada de un excelente personal, capacitados en múltiples áreas o departamentos, ya que la empresa desde hace muchos años ha implementado que cada nuevo trabajador en alguna de sus diferentes sucursales, los nuevos empleados firman su contrato bajo el cargo de Asistente de Piso de Venta (A.P.V) con el objetivo de que estos se capaciten en diferentes áreas o departamentos, y dependiendo de sus desempeños son capacitados para cargos superiores.
Continuando con lo anterior, al momento de promoverlos a cargos superiores son capacitados en los procedimientos diarios y en la importancia sobre la responsabilidad de ese departamento. Es conveniente acotar que uno de los componentes fundamentales en la operatividad de cada sucursal son sus departamentos administrativos, los cuales desde un punto de vista profesional, los pasantes podrán demostrar sus conocimientos y habilidades realizando las actividades asignadas por el personal encargado en el área, tal como lo es el departamento de Control de Inventario.
Objetivo General
Aplicar los conocimientos teóricos-prácticos adquiridos durante la formación académica de administración mención mercadeo Sirviendo de apoyo en el Departamento de Control de Inventario de la empresa Supermercados Unicasa C.A Suc.29 C.C Petroriente, con el fin de desmostar habilidades en el área y a su vez adquirir experiencia como futuro profesional.
Objetivos Específicos
Conocer los procedimientos administrativos que se implementan en relación al inventario la empresa Supermercados Unicasa C.A Suc.29 C.C Petroriente. Describir los factores internos y externos que inciden en el departamento de control de inventario de la empresa Supermercados Unicasa C.A Suc.29 C.C Petroriente.
Analizar como el departamento de control de inventario influye en la operatividad de la empresa Supermercados Unicasa C.A Suc.29 C.C Petroriente.
Aplicar en la práctica, los conocimientos adquiridos en la carrera de Administración Mención mercadeo para el beneficio de la empresa Supermercados Unicasa C.A Suc.29 C.C Petroriente.
Desempeñar las labores asignadas por el tutor en el departamento de control de inventario de la empresa Supermercados Unicasa C.A Suc.29 C.C Petroriente.
Recaudar información para la elaboración de la matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, y Amenazas) de la empresa Supermercados Unicasa C.A Suc.29 C.C Petroriente.
Objetivos Personales
Obtener la mayor capacitación y un buen desenvolvimiento en las actividades asignadas.
Ventas
La American Marketing Asociation, define la venta como "el proceso personal o impersonal por el que el vendedor comprueba, activa y satisface las necesidades del comprador para el mutuo y continuo beneficio de ambos (del vendedor y el comprador)".
Factura
Según Castillo (2007), Una factura es un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo general, se trata de una compraventa.
Merma
Según el diccionario de la Real Academia Española el significado de mermas tiene una conceptualización muy amplia y la define como “Proporción de algo que se consume naturalmente o se sustrae o sisa”. Significado de sisa: parte que se defrauda o se hurta, especialmente en la compra diaria de comestibles y otras cosas.
Inventarios
Max Muller (2005), autor del libro “Fundamentos de Administración de Inventarios” define el inventario como “los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos terminados”.
Según, Finney- Miller, en su libro “Curso de Contabilidad Intermedia”, Tomo II, Página 225, se definen los inventarios de una empresa como “la compra de artículos en condiciones para la venta. Los Inventarios de mercancía se encuentran en los negocios que tienen ventas al por mayor y al detalle. Estos negocios no alteran la forma de los artículos que adquieren para venderlos”.
Conteo Físico de inventario
Conteo físico es el procedimiento de control para verificar la existencia de algún tipo de mercadería. Cuando se trata de adquirir o producir un bien en grandes cantidades para consumir o vender, siempre existe la posibilidad de
perder el control de la cantidad exacta de mercadería disponible. A mayor cantidad de bienes o a mayor transacción mayor es el riesgo de perder el control de la disponibilidad.
Inventario general
Es un inventario global, en el que se hace un recuento de todos los productos del almacén al mismo tiempo. En función del número de productos disponibles, de las distancias que haya que recorrer y de los operarios asignados a este trabajo, la operativa puede requerir más o menos tiempo.
Este inventario obliga a detener las demás operativas del almacén durante el tiempo que se requiera. Sin embargo, los resultados son mucho más rigurosos.
Inventario Cíclico
Comprende un grupo de productos previamente seleccionados (por ejemplo, unas referencias o unos pasillos determinados) y se ejecuta periódicamente, cada vez que se necesite verificar que las existencias físicas concuerden con las del inventario contable.
Inventario y gestión de stock
Todas las empresas deben comprobar las existencias disponibles en sus almacenes. El inventario físico sirve, básicamente, para tener un mayor control sobre el stock. De este modo, se gestiona más eficazmente el almacén, lo que implica un mejor servicio al cliente y una mayor competitividad de la empresa. Para controlar la mercancía con mayor precisión, es recomendable instalar un software de gestión de almacenes con el que mantener un inventario permanente.
Microsoft Dynamics GP
Dynamics GP es un software de planificación de recursos empresariales (ERP) o contabilidad empresarial de media capitalización que utiliza Microsoft SQL Server para almacenar los datos. Está escrito en el lenguaje de programación Dexterity y forma parte del conjunto de aplicaciones empresariales inteligentes de Microsoft Dynamics. Permite automatizar y centralizar todos los
Implementación del sistema Microsoft Dynamics GP donde se realiza gran parte de los procedimientos de control de inventario. Asesoramiento por parte del Especialista de Control de Inventario correspondiente a la sucursal. Optimo trabajo en equipo para realizar las múltiples actividades diarias. Ética empresarial en cuanto a la veracidad del Inventario de la sucursal. Oportunidades Desarrollo profesional del personal. Orientación a la acción. Desarrollo de la capacidad analítica. Debilidades Falta de apoyo por parte del personal externo al departamento. Formatos administrativos incorrectos entregados por los Encargados de los diferentes departamentos. Faltantes ocasionados por errores administrativos internos o externos al departamento. Amenazas Fallas eléctricas en la zona. Faltantes ocasionados por delincuencia.
Organigrama de la organización
OFICINA PRINCIPAL
ESPECIALISTA DE CONTROL DE INVENTARIO GERENCIA
RECEPCION DE MERCANCIA
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIO
DEPARTAMENTO DE CAJA
DEPARTAMENTOS DE SERVICIO Y ATENCION AL CLIENTE
Asistente de Control de Inventario
El periodo de pasantía sirvió para poner en práctica las nociones básicas en cuanto a la administración y al mismo tiempo que permitió experiencia administrativa específicamente en una empresa dedicada al servicio-atención al cliente y el cómo funciona de manera detallada un departamento de control de inventario.
Continuando con lo anterior, el personal con el cuenta el departamento de control de inventario de Supermercados Unicasa C.A Suc.29 C.C Petroriente, fue de gran ayuda para el cumplimiento de mi periodo de pasantías, cada procedimiento fue explicado de manera de entender detalle a detalle cada paso con el objetivo de memorizar mecánicamente dado que en un día se realizan múltiples procedimientos, cada uno distinto de otro.
Cada una de las actividades realizadas sirvieron para entender como procesos como; la creación de órdenes de compra, la carga correcta de facturas de proveedores con sus unidades correctas así como la gestión de analizar la existencia teórica con la existencia física para poder saber con exactitud el inventario real de cada producto.
El departamento de control de inventario al detallar el inventario real puede determinar los faltantes o sobrantes de un producto; los faltantes y sobrantes pueden ser ocasionados por errores en la recepción de mercancía, errores al momento de facturación en el área de caja o inclusive al cargar alguna factura.
Teniendo en cuenta que el departamento de control de inventario, cuenta con un personal capacitado para cada procedimiento a realizar, factores externos como los errores ocurridos en otros departamentos y estos al no ser notificados, con el pasar del tiempo puede afectar el inventario.
Por lo que una buena recomendación seria cada cierto tiempo reforzar a los empleados de cada departamento la importancia de cada producto y el porqué deben de informar al departamento de control de inventario, algunas unidades dañadas, vencidas, o que fueron utilizadas en el departamento de restaurante, esto con el objetivo de tener lo más cercano a la veracidad del inventario para así evitar los ajustes por faltantes los cuales se ven reflejados en los análisis de Merma de la tienda afectando la rentabilidad de la misma.
