Guía para la Elaboración de un Plan de Control del Absentismo en un Ayuntamiento, Schemes and Mind Maps of Humanities

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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN

DE UN PLAN DE CONTROL

DEL ABSENTISMO

INNOVACIÓN Y GESTIÓN

ESTRATÉGICA DE RECURSOS

2 HUMANOS PARA GOBIERNOS LOCALES

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN

DE UN PLAN DE CONTROL

DEL ABSENTISMO

INNOVACIÓN Y GESTIÓN

ESTRATÉGICA DE RECURSOS

2 HUMANOS PARA GOBIERNOS LOCALES

ÍNDICE

• Presentación
• 1. Introducción y contenido de la guía
     • 1.1. El porqué de la guía
     • 1.2. El proceso de elaboración
     • 1.3. El contenido
• 2. Marco conceptual del absentismo
  • para el cálculo del absentismo 3. Propuesta metodológica - metodológicas previas 3.1. Consideraciones y recomendaciones
    • 3.2. Cálculo de la jornada anual
    • 3.3. Indicadores de control del absentismo
• 4. Estrategias y líneas de actuación
     • 4.1.Apuntes previos
     • 4.2. Estrategias
     • 4.3. Líneas de actuación y acciones de mejora
• 5. Organización del plan
• 6. Agradecimientos

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PLAN DE CONTROL DEL ABSENTISMO EN UN AYUNTAMIENTO

conocimientos de los jefes de recursos humanos de los setenta ayuntamientos de más de 12 000 habitantes de la demarcación de Barcelona, con el objetivo de obtener una herramienta práctica, común y aplicable a la realidad municipal de cada ayunta- miento para abordar el fenómeno del absentismo.

Esta guía es, pues, el resultado del trabajo conjunto de socios y socias de la xarxaCORH, constituidos en un grupo de trabajo reducido y con la posterior validación de los 70 responsables de recursos humanos que conforman la Comunidad de Recursos Humanos.

A partir de la elaboración de esta herramienta, se ha introducido en el Catálogo de Servicios de la Diputación de Barcelona, un nue‑ vo recurso de carácter técnico, que se presta desde la Gerencia de Servicios de Asistencia al Gobierno Local, consistente en la ela‑ boración de un plan de análisis y seguimiento del absentismo que contenga un conjunto de indicadores operativos que configuren un cuadro de mando para tomar decisiones, propuestas de medidas y acciones de mejora y una posterior evaluación y seguimiento de estas medidas para facilitar las correcciones oportunas.

Con esta guía queremos colaborar con los ayuntamientos para planificar las estrategias que construyan una administración pú‑ blica más eficaz y eficiente. Y estoy convencido de que podremos contar con vuestra colaboración y apoyo.

Josep Arimany Manso Diputado Presidente del Área de Innovación

Gobiernos Locales y Cohesión Territorial

1. INTRODUCCIÓN y CONTENIDO DE LA GUÍA

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1. Introducción y contenido de la guía

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1.1. EL PORQUÉ DE LA GUÍA

El absentismo es un fenómeno complejo, multifactorial, que crea problemas (falta de productividad o deterioro del clima labo‑ ral, entre otros) y genera un aumento de costes en cualquier organización. Controlar el absentismo con precisión es el primer paso para solucionar estas cuestiones.

El control del absentismo implica, en todo caso, transformar algu‑ nos aspectos del modelo organizativo clásico de la Administración Local y requiere la voluntad de todos los actores implicados para lograr mayor eficacia y eficiencia en la gestión de los recursos humanos municipales.

Por este motivo, es necesario alinear la gestión de los recursos hu‑ manos con una cultura y clima laboral que tengan en cuenta el ori- gen multifactorial del absentismo y la necesidad de establecer un estudio sistemático por parte de la organización, considerando las relaciones funcionales entre:

LA PERSONA

SU TURNO

SU PUESTO DE TRABAJO

1. Introducción y contenido de la guía

Por lo tanto, el presente documento se convierte en una guía para todos aquellos ayuntamientos que quieran desarrollar y aplicar un plan de control del absentismo. Concretamente, esta herramienta tiene como objetivo ofrecer un modelo para diagnosticar el absen‑ tismo en un ayuntamiento, así como analizar sus causas. A partir de este diagnóstico, se presentan un conjunto de medidas y acciones de mejora para el control y la reducción del absentismo en la organización, por un lado, y se propone un sistema de seguimiento y control del plan, por el otro.

1.2. EL PROCESO DE ELABORACIÓN

El proyecto de la Comunidad de Recursos Humanos^1 es un refe‑ rente en el ámbito de la gestión del conocimiento de los profesiona‑ les del ámbito público. Los casi 15 años de trayectoria del proyecto han constatado que el impulso y el fomento de iniciativas de trabajo colaborativo y de intercambio de conocimiento entre directivos fa‑ vorece la creación de espacios idóneos para la innovación y permite elaborar herramientas para la mejora en la gestión.

En efecto, conectar y hacer que profesionales de diferentes en‑ tidades trabajen conjuntamente no solo es útil para aprovechar el conocimiento, potencial y talento ya existentes y hacerlos extensivos a más profesionales, sino que favorece la innovación en la gestión de estas organizaciones.

1 La Comunidad de Recursos Humanos o CORH es un espacio virtual y presencial impulsa‑ do por la Gerencia de Servicios de Asistencia al Gobierno Local de la Diputación de Barcelona que asume como misión compartir y gestionar el conocimiento entre los/las profesionales dedicados/as a tareas de gestión de recursos humanos en las administraciones públicas. https://corh.diba.cat/ https://corh.diba.cat/

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Por este motivo, la xarxaCORH^2 –como plataforma directiva de profesionales con experiencia que trabajan en red y comparten, desde hace tiempo, conocimiento en el marco del espacio presen‑ cial de la CORH– se erige como el espacio idóneo para trabajar y nutrir de conocimiento el proyecto que se plantea: el desarrollo de una guía para elaborar un plan de control del absentismo en un ayuntamiento.

El proyecto surge de la necesidad expresada por algunos ayun‑ tamientos que conforman la red (xarxa, en catalán) de obtener una herramienta práctica, común y aplicable a la realidad municipal de cada ayuntamiento para abordar el fenómeno del absentismo.

Esta guía es, pues, el resultado del trabajo conjunto realizado por varios socios y socias de la xarxaCORH, que formaron un grupo de trabajo reducido^3 , a lo largo del año 2019. Concretamente, los ayuntamientos que han participado activamente en el proyecto son:

• Ayuntamiento de Barcelona
• Ayuntamiento de Caldes de Montbui
• Ayuntamiento de Castelldefels
• Ayuntamiento de La Garriga

2 El espacio presencial de la CORH (o también llamado xarxaCORH) lo conforman los/las directivos/as y responsables de recursos humanos de 70 ayuntamientos de la provincia de Barcelona de más de 12 000 habitantes. Para más información, se puede acceder al si‑ guiente enlace: https://corh.diba.cat/ca/corh/espai-xarxacorh https://corh.diba.cat/ ca/corh/espai-xarxacorh 3 Este proyecto se ha trabajado en el marco de un grupo reducido de ayuntamientos de los 70 que actualmente conforman la xarxaCORH. En concreto, han participado en el proyecto 17 ayuntamientos, quienes manifestaron su interés por tratar y abordar el absentismo en sus organizaciones.

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3. Fase de diagnóstico: realización y entrega de los informes personalizados de diagnóstico de los ayuntamientos partici‑ pantes y análisis de datos agregados (julio ‑ septiembre de 2019)^4
4. Recopilación de medidas para la reducción del absentismo en los ayuntamientos de la xarxaCORH (en el marco de las sesiones de trabajo periódicas) (octubre de 2019)
5. Definición de las estrategias, líneas de actuación y accio- nes de mejora del Plan de control del absentismo (noviembre‑ diciembre de 2019).

4 Cada ayuntamiento participante en el proyecto recogió los datos de ausencias de su organización correspondientes al ejercicio 2018, atendiendo a los criterios metodológicos es‑ tablecidos. Una vez recopilada toda la información, el departamento de la CORH elaboró un informe de diagnóstico personalizado sobre el absentismo y sus causas en cada uno de los ayuntamientos. En los anexos de este documento, se puede consultar el modelo de informe utilizado para presentar los datos.

1 (MARZO DE 2019)

Constitución del grupo de trabajo

Definición de indicadores para el cálculo del absentismo y criterios metodológicos

Fase de diagnóstico del absentismo en los ayuntamientos

Recopilación de medidas para el control del absentismo en los ayuntamientos

Definición de estrategias, líneas de actuación y acciones de mejora del plan de control del absentismo

2 (ABRIL - JUNIO DE 2019)

4 (OCTUBRE DE 2019)

3 (JULIO - SEPTIEMBRE DE 2019)

5 (NOVIEMBRE - DICIEMBRE DE 2019)

1. INTRODUCCIÓN y CONTENIDO DE LA GUÍA

1.3. EL CONTENIDO

El presente documento consta de los siguientes contenidos:

• Marco conceptual del absentismo: se define el concepto de absentismo y se identifican y clasifican las posibles causas generadoras de situaciones de absentismo en un ayuntamiento.
• Propuesta metodológica para el cálculo del absentismo en un ayuntamiento: en este apartado, se detallan el conjun‑ to de consideraciones metodológicas a tener en cuenta y los diferentes indicadores que se han consensuado y analizado para calcular el absentismo de los ayuntamientos participantes en el proyecto.
• Estrategias y líneas de actuación del plan de control de absentismo: en este epígrafe, se presentan un conjunto de es‑ trategias, líneas de actuación y acciones de mejora orientadas a la consecución del objetivo último de cualquier plan de control del absentismo: reducir el absentismo de la organización y lograr un valor óptimo en sus indicadores.
• Organización del plan: se propone un sistema de seguimien‑ to y control del plan y se identifican los actores clave en este proceso.

2. Marco conceptual del absentismo

2. Absentismo por el disfrute de permisos, licencias y re- ducciones de jornada: incluye todos aquellos supuestos que se incluyen en el Acuerdo de condiciones de trabajo y en el Convenio colectivo de cada ayuntamiento.

Absentismo

Absentismo por DISFRUTE DE PERMISOS, LICENCIAS Y REDUCCIONES DE JORNADA

• Por el disfrute del permiso por asuntos propios (o similares)
• Por el disfrute de permisos y licencias retribuidos (excluyendo AP)
• Por el disfrute de permisos y licencias no retribuidos
• Por reducciones de jornada
• Por enfermedad profesional
• Por accidente de trabajo
• Por enfermedad común
• Por accidente no laboral

por MOTIVOS DE SALUD

por indisposiciones por incapacidad temporal

por contingencias profesionales

por contingencias comunes

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3. Propuesta metodológica

para el cálculo del absentismo

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3.1. CONSIDERACIONES y RECOMENDACIONES

METODOLÓGICAS PREVIAS

A continuación, se exponen un conjunto de consideraciones y recomendaciones metodológicas, consensuadas por los partici‑ pantes en el proyecto, a tener en cuenta en el proceso de recogida de datos y en el posterior cálculo y análisis de los indicadores de absentismo de la organización.

La voluntad de estas aclaraciones metodológicos es, por un lado, fa‑ cilitar la recogida de información sobre las ausencias de los emplea‑ dos/as de la organización y, por otro, asentar unos criterios comunes y homogéneos para el cálculo del absentismo en los ayuntamientos:

• A efectos de facilitar la recogida de la información y la interpre‑ tación de los datos, debe considerarse únicamente la plantilla de personal estructural del ayuntamiento (es decir, las plazas ocupadas ya sea de forma definitiva o provisional), excluyendo, por lo tanto, planes de empleo y otros trabajadores/as munici‑ pales que no ocupan plaza.
• No incluir en el análisis las ausencias de personal no adscrito directamente a la plantilla del Ayuntamiento, es decir, de orga‑ nismos autónomos y empresas públicas municipales.

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• A efectos de tratar la información, se clasifican las ausencias de la siguiente manera: - Absentismo por motivos de salud:

◊ (^) Por incapacidad temporal:

‑ Por contingencias comunes (enfermedad común + accidente no laboral)

‑ Por contingencias profesionales (enfermedad profesional

• accidente de trabajo)

◊ (^) Por indisposiciones

• Absentismo por el disfrute de permisos, licencias y reduccio‑ nes de jornada:

◊ (^) Por el disfrute del permiso por asuntos propios (o similares)

◊ (^) Por el disfrute de permisos y licencias retribuidos

◊ (^) Por el disfrute de permisos y licencias no retribuidos

◊ (^) Por el disfrute de reducciones de jornada

• Las reducciones de jornada, a efectos de cálculo, se consi- deran absentismo, en tanto que son horas que el trabajador/a se ausenta de su puesto de trabajo (hablamos de la jornada del puesto de trabajo, no de la persona).
• Dentro del cálculo de las ausencias por permisos retribui- dos, hay que incluir, entre otros, el permiso de maternidad,

3. PROPUESTA METODOLÓGICAPARA EL CáLCULO DEL ABSENTISMO

paternidad, las visitas médicas (del propio empleado/a o de un familiar) y las horas sindicales.

• Aunque se incluye en las ausencias por permisos y licencias retribuidos, se considera de interés obtener información desglo‑ sada de las ausencias por horas sindicales (horas de crédito horario y horas de liberados/as sindicales), tanto del total de la plantilla como específicamente de la Policía Local.
• En el caso de sustituciones, no contabilizar las horas de ausencia de las personas que están sustituyendo a una persona ausente (por permiso de maternidad, o permiso no retribuido, por ejemplo).
• A efectos de agilizar la recogida de información, se acuerda no contabilizar los días adicionales de vacaciones o asuntos propios por antigüedad de que disponen los trabajadores/as de la plantilla, por la complejidad que ello introduciría en el análisis.
• No contabilizar como absentismo el tiempo que un/a emplea‑ do/a público/a del ayuntamiento se encuentra en situación de comisión de servicio en otra administración o en situación de excedencia (por el motivo que sea).
• No contabilizar como ausencias el disfrute de horas com- pensadas como consecuencia de la realización de servi- cios extraordinarios (en tanto que se trata de un trabajo que ya se ha realizado previamente).
• Las ausencias causadas por el disfrute de asuntos propios se tendrán en cuenta en el período en que efectivamente se ha disfrutado del permiso (independientemente del mo‑ mento o ejercicio en que se haya generado el derecho a disfrute del mismo).