Guide d'utilisation de Word : Insertion de tableaux, formules, en-têtes et pieds de page, Study notes of Microsoft Word Skills

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Microsoft Word est un programme de traitement de texte conçu pour la réalisation de tâches quotidiennes telles que la rédaction de lettres, la mise à jour de votre CV et la création de bulletins d’informations. Ce logiciel fait partie du Pack Office développé par Microsoft qui comprend notamment d’autres logiciels comme Excel, Powerpoint ou Access dont les books de formation sont également disponibles sur digiSchool commerce.

Développé pour la première fois en 1983 Word a ensuite été intégré en 1993 en tant qu’élément de la suite Microsoft Office. De nombreuses versions ont vu le jour depuis la création et des améliorations n’ont cessé de venir compléter cet outil devenu incontournable.

Figure 1 : Exemples de documents réalisés avec Word

L’interface Word est composée d’un menu (que nous détaillerons au fil de ce tutoriel), d’une barre d’outils permettant la mise en forme basique du texte, d’une règle afin de déterminer les marges ainsi que d’une page vierge.

Figure 2 : L’interface Word

Les logiciels Windows sont des outils cohérents, ainsi vous retrouverez la même interface pour l’ensemble des logiciels fonctionnant sous Windows. En haut de l’interface se trouve la barre de titre indique le nom du document et du logiciel utilisé. On y trouve également trois pictogrammes.

Le premier permet de fermer provisoirement la fenêtre de Word, le deuxième permet de la redimensionner et le troisième permet de la fermer définitivement jusqu’à une nouvelle utilisation. Sous la barre de titre, on trouve la barre de menus qui présente toutes les fonctionnalités de Word qui vous permettront de travailler avec ce logiciel (Accueil-Insérer-Création-Mise en page-Publipostage-Révision-Affichage)

Pour élaborer un document, il est conseillé de procéder au moins en deux étapes afin de perdre le moins de temps possible. La première doit être consacrée à la frappe de l’intégralité du texte et aux éventuelles corrections. Une fois que l’on a rédigé puis corrigé la version définitive de son texte, on peut se préoccuper de la seconde étape qui consiste à mettre en forme le texte, c’est à dire à travailler sa présentation : quels types de caractères faut-il choisir? Quelle taille doit-on leur appliquer? Faut-il changer l’espace entre les lignes? Comment faire ressortir les titres ?... Autant de questions à se poser afin de rendre son texte le plus lisible possible.

3.1 SAISIR UN TEXTE

La saisie du texte s’opère, par défaut, de gauche à droite, ce qui signifie que le texte tapé apparaitra toujours initialement aligné sur la marge gauche. Si l’on souhaite, pour des raisons diverses et variées, changer cet alignement, il faudra utiliser des commandes particulières. Par exemple, si le texte doit apparaitre au centre de la page ou aligné à droite, on ne pourra le faire qu’en passant par l’intermédiaire de commandes.

L’écran ci-après illustre ce qui vient d’être dit. L’adresse située à droite a d’abord enté saisie avec un alignement à gauche, puis, en utilisant une commande, son alignement a été modifié.

Figure 3 : Exemple d’alignement d’un texte

Lors de la saisie d’un paragraphe, les caractères tapés au clavier apparaissent au fur et à mesure à l’écran, de la gauche vers la droite. Lorsqu’il n’y a plus de place sur une ligne, Word se charge de renvoyer automatiquement au début de la ligne suivante le dernier mot tapé. Il n’est donc pas nécessaire de se préoccuper des retours à la ligne sauf dans le cas où l ’on souhaite mettre fin à un paragraphe et en commencer un autre. Par exemple, sur l’écran précédent, l’adresse qui apparait est constituée d’autant de paragraphes que de lignes.

Ainsi, pour Word, tant qu’un retour à la ligne n ’a pas été inséré dans le texte, celui-ci fait partie d’un seul et même paragraphe. Nous verrons l’importance de ceci ultérieurement.

3.2 METTRE EN FORME UN TEXTE

3.2.1 FORMATAGE DES CARACTÈRES

Le formatage des caractères désigne toutes les opérations qu’un utilisateur sera amené à̀ effectuer pour modifier leur apparence. Cette apparence est régie par deux paramètres. Le premier concerne la forme proprement dite des caractères ; c’est ce que l’on appelle la « police ». Il existe plusieurs centaines de polices de caractères.

Figure 4 : La boite de dialogue permettant de formater des caractères

Cette boite de dialogue vous indique les paramètres qui régissent le texte que vous avez sélectionné. En l’occurrence, ici, le texte est en police Garamond, style italique, taille 12.

• sélectionnez, enfin, les paramètres que vous souhaitez appliquer au texte et cliquez sur le bouton Ok.

Vous observerez que, sous la rubrique Aperçu, une zone blanche contient une partie du texte sélectionné – ici, Rapport d’activité – et vous présente l’apparence de ce texte compte tenu des paramètres que vous êtes en train de choisir. Ceci vous permet d’avoir un aperçu de la forme que votre texte prendra une fois que vous aurez cliqué sur le bouton Ok.

3.2.2 FORMATAGE DES PARAGRAPHES

Pour formater un paragraphe, il convient de procéder ainsi :

• sélectionnez le ou les paragraphes dont vous voulez modifier l’apparence en utilisant les mêmes paramètres ;
• cliquez ensuite dans la barre d’outils Accueil, sur la petite flèche à droite de l’option Paragraphe. Une boite de dialogue apparait.

Figure 5 : La boite de dialogue permettant de formater des paragraphes

Cette boite de dialogue vous indique les paramètres qui régissent les paragraphes que vous avez sélectionnés. Ici, les paragraphes sont justifiés.

• sélectionnez, enfin, les paramètres que vous voulez utiliser. NB : un paragraphe est considèré , par Word, comme étant un ensemble de mots ou de lignes délimité par deux retours à la ligne. Aussi, pour modifier les attributs d’un paragraphe, vous suffit-il de sélectionner avec la souris au moins une partie de celui-ci pour que les commandes que vous allez utiliser s’appliquent à la totalité du paragraphe. Ceci n’est valable que pour les attributs des paragraphes et non des caractères.

Les options du menu qui vient d’être décrit agissent de la manière suivante.

Alignement

L’alignement permet d’aligner un texte par rapport aux marges du papier, soit à gauche, soit au centre, soit à droite, soit à la fois à gauche et à droite simultanément : justification. Alignement à Gauche

Retrait Àgauche de 2 cm

Retrait Àdroite de 2 cm

Retrait De 1 erre^ ligne de 1 cm

L’exemple ci-dessous indique un paragraphe auquel on a appliqué les attributs suivants: alignement justifié, retrait à gauche de 1 cm, retrait à droite de 1 cm et retrait de 1 ère^ ligne de 1 cm.

Espacement

L’espacement permet « d’aérer » un texte en rajoutant des espaces avant ou après un paragraphe. Espacement Avant de 6 pt

Interligne

L’interlignage permet de faire la même chose qu’un espacement, mais cette fois en rajoutant des espaces entre chaque ligne et non pas simplement entre chaque paragraphe.

Interligne ligne (Simple)

Interligne 1,5 lignes

Comme la boite de dialogue Police, la boite de dialogue Paragraphe possède une rubrique Aperçu contenant une partie du texte sélectionné et vous présente l’apparence de ce texte compte tenu des paramètres que vous êtes en train de choisir.

Figure 7 : La sélection des éléments àaligner à l’aide de tabulations

• affichez la boite de dialogue Paragraphe, puis cliquez sur le bouton Tabulations, situé en bas et à gauche de celle -ci. La boite de dialogue ci-après apparait.

Figure 8 : La boite de dialogue permettant de poser des tabulations

• sous la rubrique Position, indiquez à quelle distance de la marge gauche vous souhaitez insérer la première tabulation. Ici, indiquez 0,5 cm.

• l’alignement devant s’effectuer à gauche, sélectionnez l’option Gauche sous la rubrique Alignement ;
• cliquez sur Définir pour valider les paramètres saisis ;
• sous la rubrique Position, indiquez à nouveau où doit se situer la deuxième tabulation. Ici, indiquez 9 cm ;
• l’alignement devant s’effectuer à droite, sélectionnez l’option Droite sous la rubrique Alignement, puis cochez l’option 2 pour obtenir des Points de suite. La boite de dialogue se présente maintenant ainsi.

Figure 9 : Les paramètres de tabulation

• terminez en cliquant sur le bouton Ok.

Si vous observez maintenant la règle au-dessus du texte, vous apercevrez que deux symboles sont apparus précisément sous le 0,5 et le 9. Ces symboles indiquent les marques de la tabulation à gauche et à droite.

Maintenant, pour faire en sorte que le texte se positionne sous ces marques, procédez ainsi :

• cliquez avec la souris devant le premier caractère du texte à aligner ;
• appuyez sur la touche Tabulation du clavier de façon à̀ ce que ce texte se positionne sous la marque de tabulation indiquée précédemment ;
• répétez l’opération pour chaque élément àaligner.

• terminez en cliquant sur le bouton Ok. Le tableau ci-contre apparait alors dans le document.

Figure 11 : Exemple de tableau tel qu’il apparait après sa création

Comme pour un texte, il est préférable de saisir le contenu d’un tableau avant de se préoccuper de sa mise en forme.

4.2 METTRE EN FORME UN TABLEAU

Une fois le tableau rempli, pour effectuer sa mise en forme, procédez ainsi.

4.2.1 MODIFIER LA LARGEUR D’UN TABLEAU OU D’UNE COLONNE

Pour modifier la largeur d’un tableau ou d’une colonne, procédez ainsi :

• pour modifier la largeur d’un tableau, positionnez le curseur sur l’angle inferieur droit du tableau. Le curseur prend alors la forme d’une double flèche oblique ;
• cliquez avec le bouton gauche de la souris et, sans le relâcher, déplacez la souris vers la gauche ou vers la droite, puis relâcher la pression lorsque vous avez obtenu la taille souhaitée ;

• pour modifier ensuite la taille d’une colonne, positionnez le curseur sur le trait qui délimite la séparation entre deux colonnes, cliquez avec la souris sur ce trait, puis déplacez-le vers la droite ou vers la gauche.

Attention, si vous avez sélectionné une ou plusieurs cellules avec la souris, et si vous modifiez la largeur de l’une des colonnes faisant partie de la sélection, en cliquant très précisément à la hauteur de votre sélection, c’est uniquement la largeur des cellules sélectionnées qui sera affectée. Donc, si vous souhaitez modifier la largeur de l’intégralité d’une colonne, assurez-vous au préalable qu’aucune cellule n’a été ainsi sélectionnée.

4.2.2 MODIFIER LA HAUTEUR D’UN TABLEAU OU D’UNE LIGNE

La modification de la hauteur d’un tableau ou d’une ligne obéit aux mêmes principes que ceux énoncés ci-dessus. Vous pouvez modifier la hauteur d’une ligne en cliquant sur le trait qui délimite deux lignes et en le déplaçant dans le sens désiré ou modifier la hauteur de tout le tableau en cliquant sur l’angle inferieur droit et en le déplaçant dans le sens désiré.

4.2.3 MODIFIER LA TAILLE DES CELLULES D’UN TABLEAU

Une autre façon de procéder consiste à utiliser l’option Propriétés du tableau. Pour utiliser cette option, procédez ainsi :

• sélectionnez avec la souris tout ou partie du tableau que vous désirez modifier ;
• effectuez un clic droit dans la sélection, puis choisissez l’option Propriétés du tableau. Une boite de dialogue, comme indiqué ci-dessous, apparait.