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manual de procedimiento del procedimiento administrativo de ejecucion
Typology: Study Guides, Projects, Research
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Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto
http://www.profeco.gob.mx/juridico/normateca.asp 30 de junio de 201 5
Manuales de Procedimientos
Codificación: GT-EAMP- 610
Versión: 07
Vigencia: 30 de junio de 2015
Página: 1 de 61
Revisión (^) RevisiónFecha Consideración del cambio en el documento
01 13 de julio de 2007
Adecuación del contenido del manual conforme a la norma de control interno; actualización conforme a los Lineamientos para Emitir Disposiciones Normativas; incorporación de elementos que apoyan la comprensión y aplicación de la presente Guía Técnica.
02 10 de abril de 2008 Actualización para dar cumplimiento a las bases y directrices de Identidad Institucional.
03 11 de junio de 2009
Actualización para dar cumplimiento al proceso de calidad regulatoria Institucional. Versión dictaminada por el Comeri en la Segunda Sesión Ordinaria de 2009 (11- 06 - 2009).
04 14 de septiembre de 2011
Adecuación del contenido del documento derivada de las necesidades de la operación realizada con las diferentes áreas normativas. Versión presentada ante el Comeri en la Tercera Sesión Ordinaria de 2011 (14- 09 - 11).
05 16 de junio de 2014
Adecuación del contenido de la presente Guía, como parte de una mejora organizacional por parte de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, y para cubrir las necesidades del quehacer establecido en las diferentes áreas de la Institución, alineadas al Programa Nacional de Desarrollo (PND) y al Programa de Desarrollo Innovador (PRODEINN) 2013 – 2018 (DOF. 16-Dic-2013). De igual forma para llevar a cabo la Certificación de Igualdad de Género, que considera el lenguaje incluyente y principios de igualdad en todos los documentos oficiales y normativos de la Institución.
Versión: 07
Manuales de Procedimientos
Codificación: GT-EAMP- 610
Versión: 07
Vigencia: 30 de junio de 2015
Página: 4 de 61
La Coordinación General de Administración (CGA) a través de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto (DGPOP), con fundamento en la Fracción XIII del Artículo 20 del Estatuto Orgánico de la Procuraduría Federal del Consumidor (Profeco), pone a disposición de las Unidades Administrativas (UA), la presente Guía Técnica, con la finalidad de precisar los elementos, criterios e información necesaria para la elaboración y/o actualización de sus manuales de procedimientos, permitiendo con ello la uniformidad y aplicación de las mejores prácticas Institucionales.
Los manuales de procedimientos son fundamentales para la comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa, además sirven de apoyo para la capacitación del personal, ya que facilitan al interior de cada área, la integración de las distintas UA, a través del flujo de información, asimismo, permiten a cualquier usuario/a interno y externo, el conocimiento preciso de las operaciones, trámites y servicios que realizan.
La presente Guía Técnica sirve como herramienta de orientación y ayuda a los/las responsables de elaborar este tipo de instrumentos; además contiene la descripción de los apartados necesarios para su elaboración y ejemplos de éstos, con la finalidad de que la/el lector comprenda mejor el tema.
Es importante utilizar un lenguaje simple, claro y directo, el cual permitirá mejorar la redacción, la comunicación y el grado de instrucción que se desea establecer, por ello se recomienda consultar el Manual de lenguaje claro emitido por la Secretaría de la Función Pública (SFP). Así mismo, se deberá utilizar un lenguaje no sexista en la elaboración de los documentos normativos, en cumplimiento a la Norma Mexicana para la Igualdad Laboral entre Mujeres y Hombres NMX-R-025-2012^1.
La DGPOP, será la instancia para ofrecer la asesoría técnica en esta materia, revisará permanentemente y, en su caso, actualizará la presente Guía Técnica, así mismo, promoverá la actualización de los manuales de procedimientos en virtud de las mejoras realizadas y ante las modificaciones al marco jurídico o a la estructura orgánica vigente de Profeco.
(^1) Norma Mexicana NMX-R-025-SCFI- http://direcciondesarrollo.ceti.mx/equidad/equidad_trabajo_ceti/NORMA_files/NMX-R-025-SCFI- 2012%20Certificacion%20de%20Igualdad%20Laboral.pdf
Manuales de Procedimientos
Codificación: GT-EAMP- 610
Versión: 07
Vigencia: 30 de junio de 2015
Página: 6 de 61
Actividad. Conjunto de tareas necesarias para la obtención de un resultado.
Anexo. Documento de consulta que contiene información (textos, gráficos e imágenes, entre otros), en apoyo al tema de la materia que se trate.
Discriminación: Toda distinción, exclusión o restricción que, basada en el origen étnico o nacional, sexo, edad, discapacidad, condición social o económica, condiciones de salud, embarazo, lengua, religión, opiniones, preferencias sexuales, estado civil o cualquier otra, tenga por efecto impedir o anular el reconocimiento o el ejercicio de los derechos y la igualdad real de oportunidades de las personas. También se entenderá como discriminación la xenofobia y el antisemitismo en cualquiera de sus manifestaciones.
Enlace. Aquel (aquella) servidores(as) público(a) designado(a) por el/la Titular de la unidad administrativa en la que se encuentran adscritos, para proporcionar la información necesaria con el objetivo de integrar el manual, así como dar seguimiento a cada etapa del proceso de elaboración, revisión y aprobación del mismo.
Estructura orgánica. Conjunto de puestos de mando medio y superior organizados por nivel jerárquico y funciones e integrados en unidades administrativas que conforman a la Institución. Se fundamenta en la Ley Federal de Protección al Consumidor, el Reglamento de la Procuraduría Federal del Consumidor y el Estatuto Orgánico de la Procuraduría Federal del Consumidor.
Evidencia. Es todo aquel documento como normatividad aplicable, formatos, oficios, estructura orgánica, reportes, informes, entre otros, que sustentan la ejecución de una o varias actividades del proceso.
Formato. Documento mediante el cual se está requiriendo información en relación al tema que se trate. El cual va acompañado del instructivo de llenado correspondiente
Función. Conjunto de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos de la institución, se definen a partir de las disposiciones jurídico- administrativas (Reglamento y Estatuto Orgánico).
Guía Técnica. Documento que contiene la metodología, las instrucciones y la información esencial para dirigir u orientar la elaboración de diversos tipos de documentos normativos.
Manuales de Procedimientos
Codificación: GT-EAMP- 610
Versión: 07
Vigencia: 30 de junio de 2015
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Instructivo de llenado. Guía para hacer el llenado de un formato, mediante las indicaciones específicas de la información que se solicita para cada uno de los espacios que requieren ser llenados.
Lenguaje claro. Lenguaje simple y directo, que permite a los lectores concentrarse en el mensaje que se quiere transmitir y comprenderlo de manera fácil y sencilla^2.
Lenguaje no sexista. El sexismo en el lenguaje es una práctica de discriminación que invisibiliza a las mujeres, mediante del uso de formas lingüísticas que considera lo masculino como genérico subordinando lo femenino^3.
Manual de Procedimientos. Documento que señala los procedimientos y políticas de operación que establecen y regulan el desarrollo de las atribuciones y funciones de las unidades administrativas.
Objetivos de la Unidad Administrativa. Expresión que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a la misión de la Unidad Administrativa. Es el conjunto de resultados cualitativos que se pretenden alcanzar a través de determinadas acciones.
Política de operación. Conjunto de estrategias, normas internas y parámetros que orientan la actuación de los/las servidores/as públicos/as para alcanzar sus objetivos y metas en un lugar y plazo determinados. Es un marco general de actuación.
Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso^4. Permite establecer la forma en que se realiza un trabajo determinado, explicando en forma clara y precisa ¿Quién?, ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde? y ¿Con qué? se realiza cada una de las actividades.
Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Puesto. Unidad de trabajo específica e impersonal que se caracteriza por un conjunto de operaciones a realizar, aptitudes que poseer y responsabilidades que asumir. Cada puesto puede contener una o más plazas e implica determinados requisitos de aptitud, habilidad, preparación y experiencia, por ejemplo director(a) de área.
(^2) Manual de Lenguaje Claro de la Secretaria de la Función Pública (^3) Recomendaciones para el uso de lenguaje no sexista. 2da Ed. 2009 emitido por CONAPRED. (^4) Norma Mexicana IMNC Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario. NMX-CC-9000-IMNC-2008.
Manuales de Procedimientos
Codificación: GT-EAMP- 610
Versión: 07
Vigencia: 30 de junio de 2015
Página: 9 de 61
Proporcionar un instrumento técnico-administrativo a los responsables de elaborar y/o actualizar los manuales de procedimientos, con uniformidad, contenido y presentación que permita optimizar el cumplimiento de las atribuciones y refleje el quehacer de las Unidades Administrativas
La primera acción a realizar para llevar a cabo una modificación de los Manuales de Procedimientos, consiste en hacer un análisis de la operación bajo un enfoque a procesos, así como detectar si existen áreas de oportunidad, basados en criterios como:
Cambio en la normatividad que rigen los Procedimientos, la atribución o función que lo implica. Eliminación o mejora de trámites. Implementaciones o modificaciones de sistemas internos o externos. Modificación en la estructura orgánica o funcional. Establecer los tiempos de ejecución que representan los Procedimientos en la realidad operativa. Proporcionar nuevos servicios y/o productos. Cambio en los insumos (entradas), el valor agregado o en las salidas. Observaciones por parte de algún Órgano Fiscalizado, Eliminar fallas, omisiones y desempeños del personal involucrado en un determinado procedimiento.
Una vez que se ha definido la necesidad de llevar a cabo la modificación de algún procedimiento, se sugiere programar alguna de las siguientes acciones:
Identificación de proceso: identificar el o los proceso(s) que realiza la UA, así como los procedimientos que los conforman.
Investigación documental: Hacer la selección y el análisis de aquellos escritos que contienen datos de interés relacionados con los procedimientos; para ello, estudiar documentos tales como bases jurídico-administrativas (Reglamento, Estatuto...), diarios oficiales, registros estadísticos, actas de reuniones, circulares, oficios, y todos aquellos que contengan información relevante para el estudio de la operación del procedimiento.
Manuales de Procedimientos
Codificación: GT-EAMP- 610
Versión: 07
Vigencia: 30 de junio de 2015
Página: 10 de 61
Investigación de campo: Consiste en acudir al lugar u oficina en donde se desarrollan las actividades de los procedimientos y observar atentamente todo lo que sucede alrededor; para ello, es necesario anotar todo lo que se considere relevante; con esto es posible verificar o modificar la información recabada en las entrevistas. La observación de campo es muy importante, ya que permite definir y detectar con mayor precisión los problemas, así como descubrir datos valiosos omitidos durante las entrevistas. Cuando el procedimiento no está documentado se puede realizar el levantamiento de las actividades entre las/los involucrados con apoyo del Formato I-1-GT-EAMP-610 y cuando se haya finalizado con el registro de la información de dicho formato o ya se cuente con el procedimiento documentado a fin de realizar una detección específica que nos permita comparar nuestro Procedimiento documentado con el Procedimiento funcional; para lo cual se sugiere la definición de un cuestionario que refiera el procedimiento de principio a fin, con sus respectivos tiempos, impactos directos e indirectos y auxiliares documentales, así como con los factores de los que se desea obtener información específica como parte del procedimiento, es conveniente responder los cuestionamientos fundamentales que se mencionan a continuación:
¿Qué trabajo se hace? Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la unidad administrativa y los resultados que se obtienen de éstas, con el enfoque de que agreguen valor cada una de éstas. ¿Quién lo hace? Son las unidades que intervienen en el procedimiento y el factor humano, ya sea como individuos o como grupos, para la realización del trabajo. ¿Cómo se hace? Se refiere a la secuencia de actividades que se realizan para cumplir con un trabajo o servicio determinado. ¿Cuándo se hace? Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una actividad. ¿Dónde se hace? Se refiere a la ubicación de las áreas (puede ser geográficamente en diferentes lugares).
Manuales de Procedimientos
Codificación: GT-EAMP- 610
Versión: 07
Vigencia: 30 de junio de 2015
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c) Cambiar. En este punto debe revisarse si algún cambio que pueda hacerse en el orden, el lugar o la persona que realiza una actividad, puede simplificar el trabajo. Los procedimientos pueden simplificarse cambiando la secuencia de las operaciones, modificando o cambiando el lugar, o sustituyendo a la persona que realiza determinada actividad. d) Mejorar. Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas circunstancias el resultado más práctico se logra mejorando el procedimiento; rediseñando una forma, un registro o un informe; haciendo alguna mejoría al instrumento o equipo empleado, o encontrando un método mejor. Por ejemplo: un sistema de archivo puede ser mejorado, no solamente si se eliminan, combinan o cambian actividades de los procesos actuales, sino al sustituir el sistema actual de archivo de documentos originales por un archivo electrónico o de microfilmes, cuando el problema básico es el espacio requerido o la seguridad de los originales. e) Mantener. Consiste en conservar las actividades que como resultado del análisis, no fueron susceptibles de eliminar, combinar, cambiar o mejorar. Para aplicar esta técnica, es recomendable contar con un bosquejo de las actividades que componen el procedimiento.
Manuales de Procedimientos
Codificación: GT-EAMP- 610
Versión: 07
Vigencia: 30 de junio de 2015
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Obtenida la información funcional, se sugiere realizar el mapeo del Procedimiento de la versión funcional (recopilación de campo), llegando hasta un flujograma, a fin de estar en posibilidad de aplicar el método comparativo contra el Procedimiento documentado, y visualizar.
La herramienta anteriormente descrita nos permitirá realizar el análisis correspondiente del Procedimiento, a fin de identificar las áreas de oportunidad de mejora del mismo, tales como:
Los factores que representan sensibilidad al riesgo.
Los mecanismos de control a fortalecer.
Necesidad de estandarización del Procedimiento.
Trayectoria innecesaria del Procedimiento.
Optimización del tiempo de respuesta y/o generación del producto o servicios.
Eliminación de cargas innecesarias o duplicidad.
Determinación de tramos de responsabilidad.
Adicionalmente, es importante contar con los Formatos y anexos de uso durante la ejecución del procedimiento.
Manuales de Procedimientos
Codificación: GT-EAMP- 610
Versión: 07
Vigencia: 30 de junio de 2015
Página: 15 de 61
A. La portada principal (Figura 1) deberá contener las siguientes características: a). Logotipo de la Institución de acuerdo al Manual de Identidad Gráfica (parte superior central). b). Nombre de la Institución y unidad administrativa superior jerárquica a la que pertenece (parte superior central). c). Tipo y nombre del documento normativo (parte central).
Procuraduría Federal del Consumidor Coordinación General de Administración
Manual de Procedimientos de la Dirección General de Programación,Organización y Presupuesto
27 de junio de 2012
a).
c).
e).
b).
http://www.profeco.gob.mx/juridico/normateca.asp d).
Figura 1. Portada Principal.
Manuales de Procedimientos
Codificación: GT-EAMP- 610
Versión: 07
Vigencia: 30 de junio de 2015
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B. El formato (Figura 2) deberá comprender las siguientes características: a). Logotipo y nombre de la Institución de acuerdo al Manual de Identidad Gráfica (parte superior izquierda del encabezado). b). Tipo y nombre del documento (parte derecha del encabezado). c). Codificación, versión, vigencia y página (parte del encabezado). d). Sitio Web de la Normateca Interna (parte inferior izquierda del pie de página). e). Codificación del archivo electrónico del documento (parte inferior derecha del pie de página).
La codificación del manual es la secuencia de literales y números asignados consecutivamente conforme a las siglas de la clasificación del tipo de documento y clave presupuestal de la unidad responsable (Procedimiento para revisar, dictaminar y difundir documentos normativos); la versión es el número de versión consecutivo, correspondiente del documento; la fecha de vigencia es la correspondiente al día hábil donde el documento es dictaminado favorablemente por el Comeri y la página es el número consecutivo de hojas utilizadas en el documento, así como el número total de éstas.
Cabe señalar que la paginación de los procedimientos es independiente a los apartados del 1 al 7 del manual, no obstante, forman parte integral de éste.
Manuales de Procedimientos
Codificación: GT-EAMP- 610
Versión: 07
Vigencia: 30 de junio de 2015
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Todos los manuales de procedimientos deberán incluir lo siguiente:
A. Aprobación del Documento (Figura 3). Permite identificar los nombres, puestos y firmas de los/las responsables de la elaboración, revisión, visto bueno y autorización del documento. a). La elaboración corresponde a la UA responsable de la emisión. b). La revisión corresponde a la DGPOP derivada de la asesoría proporcionada en la conformación del documento normativo interno, con fundamento en el artículo 20, fracción XIV, del Estatuto Orgánico de la Procuraduría Federal del Consumidor. c). El visto bueno corresponde al superior jerárquico que emite el manual de conformidad con lo establecido en el artículo 9, fracción VI del Reglamento de la de la Procuraduría Federal del Consumidor vigente, con excepción de los manuales que emitan las áreas de la CGA. d). La autorización corresponde a el/la Coordinador/a General de Administración en apego al artículo 16, fracción II, del Reglamento de la Procuraduría Federal del Consumidor.
B. Control de Revisiones (Figura 3). Registro de número y fechas de revisión del documento, así como de manera general, el motivo de dicha revisión.
Manuales de Procedimientos
Codificación: GT-EAMP- 610
Versión: 07
Vigencia: 30 de junio de 2015
Página: 19 de 61
http://www.profeco.gob.mx/juridico/normateca.asp MP-610.doc/Normateca
a).
b).
Aprobación del Documento
Control de las Revisiones
Firma
Elaboró:
Visto Bueno:
Revisión (^) RevisiónFecha Consideración del cambio en el documento
01 11 de junio de 2009
00
Manual de Procedimientos de nueva creación, para dar cumplimiento al Programa de Trabajo del Comeri 2008; en apego a los Lineamientos para Emitir Disposiciones Normativas y la Guía Técnica para Elaborar o Actualizar Manuales de Procedimientos. Versión dictaminada viable por el Comeri en su Primera Sesión Ordinaria 2008 (14-02-08). Actualización derivada de la “aprobación y registro” de la estructura orgánica de la Procuraduría Federal del Consumidor con vigencia 01 de abril de 2007, conforme a oficio No. SSFP/408/0714 y SSFP/412/1360 emitido por la Secretaría de la Función Pública, así como en apego a los Lineamientos para Emitir Disposiciones Normativas y la Guía Técnica para Elaborar o Actualizar Manuales Específicos de Organización. Versión dictaminada por el Comeri, durante la Quinta sesión ordinaria del 2007 (13- 09-2007).
14 de febrero de 2008
Codificación: MP-
Manual Procedimientos de la…(nombre de la UA correspondiente)
Vigencia: 27 de junio de 2012 Versión: 03 Página: 1 de 21
Revisó:
Autorizó:
Figura 3. Aprobación del Documento y Control de Revisiones.
