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EN ESTE ESPACIO TE ENSEÑA A COMO TENER UNA MEJOR AUDITORIA DENTRO DE UNA EMPRESA PARA QUE PUEDAS MANEJARLO MUY FLUIDO
Typology: Study Guides, Projects, Research
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División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyME
División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyME
Como se conoce, la auditoría administrativa se realiza para verificar si el proceso administrativo de una empresa funciona como debe de ser, además, da información precisa sobre la eficacia que debe tener el proceso administrativo en una estructura organizacional como la PyME. Debido a que la auditoría administrativa es una herramienta de apoyo para la gerencia de una PyME, así como también para la toma de decisiones para los empresarios, la cual permitirá en este capítulo al estudiante de la carrera de Gestión y administración contará con los conocimientos necesarios sobre el marco conceptual de la auditoría administrativa; por lo tanto, esta unidad servirá de base para que el estudiante analicé temas relacionados con la auditoría administrativa y su proceso de ejecución, tema central de esta unidad. Como primer punto se presenta los fundamentos de la auditoría administrativa, documento contextual de la asignatura, en la que se plasman la definición, objetivo, campo de aplicación y el perfil del auditor, necesario para que el estudiante desarrolle los fundamentos necesarios de la auditoría administrativa; así como el identificar esos fundamentos que te permitirá alcanzar su comprensión. En el segundo tema, se aborda lo que se refiere a las etapas del proceso de ejecución de la auditoría administrativa, como también la manera de establecer la identificación del proceso de ejecución de dicha auditoría, esto necesario para lograr una planeación y desarrollo de la información necesaria para la obtención del informe y seguimiento, con este proceso de ejecución poder terminar con la integración de personal necesario en la auditoría y la calidad de la auditoría esperada. Por último, se explica el proceso de auditoría en donde se refleja el programa de la auditoría administrativa desarrollando la planeación y programa del trabajo de la auditoría para asegurar la adecuación y el cumplimiento de la ejecución de la auditoría administrativa, Informe y seguimiento del proceso de auditoría administrativa.
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Unidad I. La auditoría administrativa y su proceso de ejecución ........................................ 2 Presentación de la unidad. ............................................................................................. 2 Propósitos de la unidad .................................................................................................. 3 Competencia especifica. ................................................................................................ 3 1.1. Fundamentos de auditoría administrativa ................................................................ 5 1.2. Etapas de Ejecución de Auditoría ............................................................................ 8 1.3. Proceso de auditoría ............................................................................................. 11 Para saber más ............................................................................................................ 16 Fuentes de consulta ..................................................................................................... 17
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Es importante señalar que actualmente la administración requiere ser más eficiente y efectiva en su proceso administrativo, logrando con esto ser más congruente con la adecuada toma de decisiones de una empresa. Por tanto, es elemental que comprendas el contexto de la auditoría administrativa para que entiendas su significado y su campo de aplicación en el contexto de las exigencias de un ambiente competitivo dentro del mundo de las PyME. De esta manera, en la auditoría administrativa es necesario aplicar el enfoque del proceso administrativo, basado en las funciones administrativas de una empresa, tales como son la planeación, organización, integración, dirección y control. Para los grandes expertos en el estudio de la auditoría utilizan diversas terminologías para referirse a ella, por lo que en este tema identificarás esas definiciones, su proceso y etapas contribuyendo a establecer al logro del análisis de los fundamentos de la auditoría administrativa actual en las PyME. Una auditoría se dice que es un proceso independiente, sistemático y documentado para obtener un tipo de evidencia y evaluarlas de manera objetiva, a fin de determinar el alcance con el que se satisface el criterio de la auditoría. Estas auditorías se realizan con la finalidad que den información sobre la aplicación de su proceso que se implanto en una organización que maneja un proceso administrativo. Al paso del tiempo grandes autores han intervenido en el análisis de esta actividad administrativa, tal es el caso de Enrique Benjamín Franklin y Alfonso Amador Sotomayor que realizan importante aportación, en donde Franklin hace mención que la auditoría administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgánica, nivel jerárquico y calidad de los recursos humanos y materiales; programas de capacitación y adiestramiento; división de actividades y supervisión; existencia y aplicación de manuales de organización; desconcentración y simplificación administrativa; mecanismos de autoevaluación; y a su vez Sotomayor establece que son Funciones, sistemas, procedimientos y controles; las instalaciones y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos. El resultado de la auditoría administrativa es una opinión sobre la eficiencia administrativa que se desarrolla en una organización, asimismo, es una acción utilizada para verificar, evaluar y promover el cumplimiento y a apego a los factores o elementos del proceso administrativo, evaluando la calidad de la administración es su conjunto. Paralelamente Sotomayor (2008) menciona que la auditoría administrativa representa la conjunción de una técnica de control ya existente (la auditoría) y una disciplina que se inicia formalmente y que continúa desarrollándose con nuevos enfoques (la administración).
División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyME En conclusión la auditoría administrativa se determina como una disciplina porque es una actividad funcional y técnica porque representa un proceso sistematizado que examina, revisa, analiza e informa respecto a la operación del proceso administrativo de cualquier tipo de empresa. Es por eso, que en la actualidad es necesario realizar este tipo de análisis para examinar y apegarse a lineamientos y controles establecidos o por establecer en una estructura que busca mejora continua. Por lo que la auditoría administrativa señala que está compuesta por dos componentes, como es la auditoría y la administración, esto hace que en una empresa genere una acción propositiva logrando con ella eficiencia, eficacia, productividad y calidad. Por lo que en el siguiente tema se integra la ejecución de la auditoría administrativa que hará que esta acción propositiva se desarrolle. Para ilustrar mejor la aplicación de la auditoria administrativa, se presenta un caso real, denominado: Farmacia San Carlos: Un caso de auditoría administrativa. El análisis de esta lectura te permitirá entender mejor la importancia de aplicar una auditoría administrativa en la empresa, en especial las pequeñas y medianas para un buen funcionamiento y logro de resultados positivos para lograr una exitosa incursión en el mercado. Para concluir este tema realizarás las siguientes actividades: ▪ Actividad 1. Importancia de la auditoria administrativa ▪ Actividad 2. Perfil del auditor Entra al aula y da clic en Actividades.
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Una vez que has revisado el alcance de la auditoría administrativa y las características del auditor es necesario identificar las áreas de ejecución de la auditoría y esto se logra previo a la elaboración del plan de auditoría, se debe investigar todo lo relacionado con la entidad a auditar, para poder elaborar el plan en forma objetiva. Este análisis debe contemplar: su naturaleza operativa, su estructura organizacional, giro del negocio, capital, estatutos de constitución, disposiciones legales que la rigen, sistema contable que utiliza, volumen de sus ventas, y todo aquello que sirva para comprender exactamente cómo funciona la empresa PyME. Para el logro del conocimiento y comprensión de su ejecución se deben establecer diferentes mecanismos o técnicas que el auditor deberá dominar y estas son: visitas al lugar, entrevistas y en cuestas, análisis comparativos de Estados financieros, análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas), análisis Causa-Efecto o Espina de Pescado, el objetivo y alcance de la auditoría, con la intención de informar a la gerencia sobre el estado real de la empresa, o si es por cumplimiento de los estatutos que mandan efectuar auditorías anualmente a estructuras, en todo caso, siempre se cumple con el objetivo de informar a los socios, a la gerencia y resto de interesados sobre la situación encontrada, esto es para que sirvan de base para la toma de decisiones. Para el autor Alfonso A. Sotomayor (2008) comenta que en la auditoría administrativa existen etapas bien definidas, que permiten llevar acabo esta actividad de manera estructurada y sistematizada. Dentro de las etapas se encuentra la planeación, el desarrollo, la elaboración del informe y seguimiento, desempeñando en ellas tareas específicas, las cuales son necesarias para para efectuar con eficiencia y eficacia las actividades de evaluación. El alcance de dicha auditoría tiene que ver por un lado, con la extensión del examen, es decir, si se van a examinar todo el proceso administrativo, en su totalidad, o solo uno de ellos, o una parte de uno de ellos, o más específicamente el proceso en sí, el análisis preliminar reviste de vital importancia porque de su resultado se comprenderá la naturaleza y extensión del plan de auditoría y la valoración y oportunidad de los procedimientos a utilizarse durante su evaluación. Otro aspecto es la correcta planeación específica de la auditoría. Para la auditoría que se va a practicar, se debe elaborar un plan. Este plan debe ser técnico y administrativo. El plan administrativo debe contemplar todo lo referente al personal que conformarán los equipos de auditoría, horas hombres, honorarios y cronograma de actividades, en la elaboración de programa de auditoría cada miembro del equipo debe tener en sus manos el programa detallado de los objetivos y procedimientos de auditoría que corresponden al logro de esos objetivos planteados. Es decir, debe contener dos aspectos fundamentales: objetivos de la auditoría y procedimientos a aplicar durante el examen de auditoría. En la
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De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) el desarrollo de La práctica de la Auditoría se divide en tres fases: En estas fases se establecen las relaciones entre auditores y la PyME, para determinar alcance y objetivos. Se hace un bosquejo de la situación de la entidad, acerca de su organización, sistema administrativo, controles internos en el proceso administrativo, estrategias y elementos que le permitan al auditor elaborar las fases de ejecución en el programa de auditoría que se llevará a efecto en la auditoría administrativa. En síntesis la práctica de una auditoría administrativa hace que su realización sea constructiva y que su finalidad permita tomar decisiones que sirvan para tomar mejoras evaluando la efectividad de las operaciones desarrolladas en la organización a efecto de contrarrestar las deficiencias e irregularidades existentes. Apoyado por la primera etapa del proceso de auditoría, la planeación; la cual hace posible encausar la evolución de la auditoría con orden, rapidez y seriedad para asegurar el éxito del plan de auditoría. Por lo que la planeación siendo la etapa inicial de la auditoría administrativa traza una directriz que determina el curso de acción para que se desarrollen y culminen las actividades con eficiencia. Esto le da una visión al auditor de la forma en la que se llevara acaba la auditoría administrativa. Por lo que en el siguiente tema se integra el proceso de la auditoría administrativa.
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En la auditoría administrativa, se debe de tomar en consideración las etapas que hacen posible la generación de esta auditoría, desde su planeación, metodología, su ejecución, informe y seguimiento. Con estas actividades, el proceso de la auditoria se desarrollará de manera clara y cronológica en su aplicación. Este proceso inicia al considerar a la planeación en la auditoría, como la función donde se define el desarrollo cronológico de las actividades encaminadas dentro de los programas, así como la determinación del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas. La finalidad de la planeación consiste en poder prever, anticipadamente a la acción, todos aquellos factores que se requieran y que por ausencia de éstos no limiten el curso de acción a seguir en pro de los objetivos esperados. En la planeación, el auditor debe considerar entre otros, los siguientes puntos de acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004): ● Características particulares de la empresa. ● Finalidad de los trabajos ● Secuencia de su desarrollo ● Estimación de tiempos, para estimación de cada trabajo ● Determinación del personal que intervenga ● Determinación de las técnicas que se utilizarán ● Determinación de medios materiales ● Determinación del apoyo que el organismo social proporcionará. En donde dicha información se captará por medio de los manuales de organización y operación, catálogo de formas, proyectos, fundamento legal que norme y regule el desarrollo del trabajo, planes y programas, informes emitidos, todo esto con el objeto de contar con elementos que, además de dar un conocimiento general de la PyME a auditar, y a su vez sirvan de base para la elaboración del programa específico de revisión por parte del auditor. Es importante que se considere que el personal cuente con capacidad, criterio y madurez para observar y analizar los problemas que se piensan encontrar al auditar, llegando con ello a establecer exámenes que prácticamente es donde da comienzo la auditoría, puesto que se inicia con la ejecución de los programas para obtener la información necesaria de las áreas sujetas al estudio. El examen se inicia con la presentación que debe hacer el responsable de la auditoría, del personal que participará en la auditoría, planteando el objetivo y alcance. En la presentación debe hacerse especial énfasis en los fines y aspectos constructivos de la
División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyME 1 Debe estar redactado en forma sencilla, clara y precisa. 3 Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado. reunir, entre otros los siguientes requisitos de acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004), señala que debe contener lo siguiente: De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) establece que el plan de auditoría debe ser revisado por el responsable asignado para la ejecución de la auditoría administrativa y a su vez aprobado. El contenido de la información requerida de la empresa es: 4 El informe, según el caso, deberá acompañarse de todos aquellos documentos formulados como resultado de los trabajos. 2 Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados y convincentes, motivando la acción correspondiente. Para una mayor comprensión del tema, lee el “Capítulo 5: Planeación de la auditoría administrativa”, del libro Auditoría administrativa de Alfonso Amador Sotomayor , para revisar los argumentos del autor y las consideraciones que hace sobre la planeación, ya que es en donde debe establecerse y documentar un plan de auditoría, con el objeto de identificar las áreas, operaciones y procesos; logrando que el punto de partida de la planeación de la auditoría administrativa es determinar los requisitos básicos contra los cuales deben ser realizados.
División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyME ● Datos de la empresa o área a ser auditada. ● Los objetivos y alcance de la auditoría ● Identificación de las personas involucradas con responsabilidad directa del personal a contactar. ● La identificación de los documentos de referencia del proceso administrativo. ● Identificación de los miembros del grupo auditor. ● La fecha y el lugar de realización de la auditoría. ● La fecha estimada y la duración para cada actividad ● Programación de las reuniones a realizarse con la administración del auditado. ● Requisitos de confiabilidad. ● Fecha d emisión y distribución del informe. Al determinar la información requerida, el alcance de la auditoría tiene que estar bien definido durante la fase de planeación, con la finalidad de precisar las áreas que serán auditadas, sus documentos y requisitos, esto para determinar la planeación de la auditoría administrativa. La auditoría debe comenzar con una reunión inicial de trabajo del equipo auditor, especificando a metodología de la auditoría, así como cualquier arreglo administrativo necesario para su ejecución. De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) señala el programa de trabajo para la práctica de una auditoría administrativa, debe contener lo siguiente: Definición del estudio a desarrollar. Diagnóstico administrativo.
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Para complementar tu aprendizaje, revisa las siguientes lecturas: Ejecución de auditoría , en esta lectura sirve de ejemplo para entender los métodos y procedimientos para desarrollar un proceso de auditoría. Asimismo puedes revisar el documento auditoría administrativa en una consultoría , donde se presenta una guía para llevar a cabo una auditoría. Recuerda: → Una vez finalizada tu evidencia de aprendizaje, debes elaborar tu reflexión a partir de los cuestionamientos presentados por tu docente. Esta actividad es considerada en el esquema de evaluación.
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▪ Franklin B, (2007). Auditoría administrativa: Gestión estratégica del cambio. Nueva York: The American Institute of CPAs. ▪ Madariaga J. (2004). Manual práctico de auditoría. España: Ediciones Deusto. ▪ Sotomayor A (2008). Auditoría administrativa, proceso y aplicación. México: Mc Graw Hill. ▪ Universidad Autónoma de Aguascalientes (2006). Auditoría administrativa. México: UAA. Recuperado de http://www.pearsoneducacion.net/franklin/SitioAudAdmin/archivos/ConsultIntegralN egocios.pdf.
